Как поставить на забаланс основные средства в 1С 8.3

Забалансовый учет основных средств в 1С 8.3 нужен, когда имущество не принадлежит организации на праве собственности, но фактически используется, либо когда стоимость объекта уже списана, а сам он продолжает эксплуатироваться. Типичные ситуации: арендованные помещения и оборудование, спецодежда и инвентарь, полностью самортизированные, но работающие станки, а также объекты стоимостью до лимита, списанные в расходы при поступлении.

В конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3» для этого предусмотрены забалансовые счета: МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации», 010 «Износ основных средств», 001 «Арендованные основные средства» и другие. В зависимости от сценария используются разные документы — от «Принятие к учету ОС» до «Операции, введенной вручную».

Ниже разобраны основные сценарии постановки на забаланс, порядок действий в программе, способы проверки результата и типичные ошибки, из-за которых забалансовый учет расходится с реальным положением дел.

Когда основные средства учитываются за балансом

Прежде чем создавать документы, определите, какой именно сценарий у вас реализуется — от этого зависит счет и документ. Основных ситуаций четыре:

• Малоценные объекты, списанные в расходы. Инвентарь, инструменты, спецодежда стоимостью ниже лимита ОС списываются на затраты сразу, но физически используются. Их учитывают на счете МЦ.04 до списания или износа.
• Арендованные основные средства. Объекты, полученные по договору аренды без выкупа, отражаются на счете 001 в оценке по договору.
• Полностью самортизированные ОС. Если объект самортизирован, но продолжает работать, некоторые организации отражают износ на счете 010 — это актуально в первую очередь для бюджетных учреждений и по решению организации.
• ОС, принятые на ответственное хранение или в переработку. Используются счета 002 и 003 соответственно.

Если ваш случай — стандартное принятие к учету ОС на баланс (счет 01), то забаланс не нужен: объект отражается документом «Принятие к учету ОС» в разделе «ОС и НМА». Забаланс — это дополнение, а не замена балансового учета.

Подготовка: включение счетов и аналитики

Проверьте, что в плане счетов доступны нужные забалансовые счета. Откройте раздел «Главное» — «План счетов» и найдите счета МЦ.04, 001, 010. В типовой конфигурации они присутствуют по умолчанию, но если учет ведется в доработанной базе, счета могли быть отключены.

Для счета МЦ.04 важна аналитика: по номенклатуре, партиям (документам передачи в эксплуатацию) и работникам организации. Именно аналитика по сотрудникам позволяет вести учет спецодежды и инструмента по материально ответственным лицам и вовремя списывать изношенное имущество.

Постановка на забаланс инвентаря и спецодежды (счет МЦ.04)

Самый частый сценарий — передача материалов в эксплуатацию с одновременной постановкой на забаланс. Порядок действий:

1. 1
   Откройте раздел «Склад» — «Передача материалов в эксплуатацию».
2. 2
   Создайте документ и на вкладке «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» добавьте номенклатуру.
3. 3
   Укажите количество, физическое лицо (МОЛ) и способ отражения расходов.
4. 4
   Проведите документ и откройте результат по кнопке «Дт/Кт».
5. 5
   Проверьте, что сформированы проводки: Дт 10 (или затратный счет) при передаче и Дт МЦ.04 — постановка на забаланс.

После проведения документа объект числится на МЦ.04 до момента списания. Когда инвентарь приходит в негодность, оформляется документ «Списание материалов из эксплуатации» (раздел «Склад»), который формирует кредитовую запись по МЦ.04 и снимает объект с забалансового учета.

Если спецодежда передается с линейным способом погашения стоимости, стоимость списывается на расходы постепенно при закрытии месяца, а на МЦ.04 объект числится в полной оценке до полного износа или выбытия.

Учет арендованных основных средств (счет 001)

Арендованные объекты не принимаются на счет 01, поскольку не являются собственностью организации. Их стоимость по договору отражается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства».

Типового документа для постановки на счет 001 в «1С:Бухгалтерии 8.3» нет, поэтому используется ручная операция:

1. Откройте раздел «Операции» — «Операции, введенные вручную».
2. Создайте новую операцию с видом «Операция».
3. Добавьте запись: дебет счета 001, в аналитике укажите контрагента-арендодателя и основное средство (предварительно создайте его в справочнике «Основные средства»).
4. В поле «Сумма» укажите оценку объекта по договору аренды.
5. Сохраните и проведите операцию.

При возврате объекта арендодателю создается аналогичная операция, но с кредитовой записью по счету 001. Если договор предусматривает выкуп, то после выкупа объект принимается к учету на счет 01 стандартным документом «Принятие к учету ОС», а с забаланса снимается.

Учет самортизированных, но работающих ОС (счет 010)

Счет 010 «Износ основных средств» применяется ограниченно — в основном бюджетными учреждениями и в случаях, прямо предусмотренных учетной политикой. В коммерческих организациях полностью самортизированный объект просто продолжает числиться на счете 01 с нулевой остаточной стоимостью, и дополнительный забалансовый учет обычно не требуется.

Если ваша учетная политика предусматривает отражение износа на 010, операция также выполняется вручную: дебет 010 с указанием основного средства и суммы накопленного износа. При выбытии объекта делается кредитовая запись по 010.

Сравнение вариантов забалансового учета

Счет МЦ.04

Для инвентаря, инструмента и спецодежды, списанных в расходы, но используемых. Ведется документами раздела «Склад».

Счет 001

Для арендованных без выкупа ОС. Отражается ручной операцией в оценке по договору.

Счет 010

Для износа ОС — только если это предусмотрено учетной политикой или отраслевыми правилами.

Счета 002, 003

Для товарно-материальных ценностей на ответственном хранении и материалов в переработке.

Проверка результата и отчеты

После постановки на забаланс убедитесь, что данные отражаются корректно. Основной инструмент — оборотно-сальдовая ведомость по забалансовому счету: раздел «Отчеты» — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», где в настройках указывается счет МЦ.04, 001 или 010.

Для счета МЦ.04 полезен отчет с группировкой по сотрудникам — он показывает, какое имущество закреплено за каждым материально ответственным лицом. Это упрощает инвентаризацию и контроль при увольнении работников.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

По МЦ.04 есть дебетовая запись без корреспондирующего счета

Тревожный признак

Проводка по МЦ.04 отсутствует или сформирована с корреспонденцией

ОСВ по забалансовому счету

Норма

Сальдо соответствует количеству и стоимости переданных объектов

Тревожный признак

Сальдо нулевое при фактически используемом имуществе

Аналитика по сотрудникам

Норма

Каждый объект привязан к МОЛ

Тревожный признак

Объекты висят без привязки к ответственному лицу

Типичные ошибки и ограничения

Отдельное ограничение: забалансовые счета не участвуют в автоматическом закрытии месяца и не влияют на финансовый результат. Это значит, что контроль их оборотов — полностью ручная задача бухгалтера. Рекомендуется хотя бы раз в квартал сверять обороты по МЦ.04 и 001 с первичными документами и договорами.

Если база ведется давно и забалансовый учет не велся, восстановить его можно ручными операциями на текущую дату: соберите данные инвентаризации, определите стоимость используемых объектов и введите остатки по забалансовым счетам единой операцией.

Перед массовым вводом операций сделайте архивную копию информационной базы через «Администрирование» — «Обслуживание». Ручные операции не имеют типовых механизмов отмены, и восстановить данные после ошибочного пакетного ввода можно только из копии.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли поставить на забаланс ОС в 1С 8.3 без ручных операций?

Для счета МЦ.04 — да: документ «Передача материалов в эксплуатацию» формирует забалансовые проводки автоматически. Для счетов 001 и 010 типовых документов нет, поэтому используется «Операция, введенная вручную».

Нужно ли отражать на забалансе ОС стоимостью до 100 000 рублей?

Обязанности вести забалансовый учет таких объектов в бухгалтерском учете нет, но организация вправе закрепить его в учетной политике для контроля сохранности. На практике учет на МЦ.04 помогает отслеживать инвентарь и спецодежду, списанные в расходы.

Как снять объект с забалансового учета?

Для МЦ.04 используется документ «Списание материалов из эксплуатации» (раздел «Склад»). Для счетов 001 и 010 создается ручная операция с кредитовой записью по соответствующему счету на ту же сумму, что была поставлена.

Влияет ли забалансовый учет на налоги и отчетность?

Нет. Забалансовые счета не входят в баланс и не участвуют в расчете налоговой базы. Однако данные по арендованным ОС могут запрашиваться для раскрытия в пояснениях к отчетности, поэтому учет должен быть достоверным.

Что делать, если в плане счетов нет счета МЦ.04?

В типовой «1С:Бухгалтерии 8.3» счет МЦ.04 присутствует. Если он отсутствует, вероятно, конфигурация доработана или счет удален. Добавить счет в предопределенный план счетов самостоятельно нельзя — потребуется участие специалиста по сопровождению конфигурации.

Как провести инвентаризацию забалансовых ОС?

Используйте документ «Инвентаризация товаров на складе» с отбором по счету МЦ.04 или сформируйте ОСВ по забалансовому счету и сверьте с фактическим наличием. Расхождения оформляются списанием или ручной операцией по результатам инвентаризации.