Как поставить лимит кассы в 1С

Лимит кассы — это предельная сумма наличных денег, которую организация вправе хранить в кассе на конец рабочего дня. Всё, что превышает лимит, нужно сдавать в банк. В 1С:Бухгалтерии лимит не вводится отдельной цифрой в справочник — программа контролирует остаток по кассе через отчёты, а само значение лимита закрепляется внутренним приказом организации и хранится в учётной политике или в регистрах, в зависимости от конфигурации.

Порядок расчёта лимита установлен Указанием Банка России № 3210-У. Организация вправе выбрать один из двух способов: по объёму поступлений наличной выручки или по объёму выдач наличных. Малые предприятия и индивидуальные предприниматели вправе вообще не устанавливать лимит — тогда в кассе может храниться любая сумма, но отказ от лимита тоже нужно оформить приказом.

Ниже разобраны оба варианта расчёта, оформление приказа, отражение лимита в 1С и способы контроля остатка кассы, чтобы сверхлимитные суммы не привели к штрафу при проверке.

Кто обязан устанавливать лимит кассы, а кто может от него отказаться

Обязанность установить лимит лежит на организациях, которые ведут кассовые операции — то есть принимают или выдают наличные деньги. Если вся выручка поступает только на расчётный счёт и наличных операций нет вовсе, касса не ведётся и лимит не требуется.

Субъекты малого предпринимательства и ИП вправе работать без лимита. Чтобы воспользоваться этим правом, недостаточно просто не устанавливать цифру: нужен приказ руководителя о хранении наличных без установления лимита остатка. Без такого приказа инспекторы трактуют отсутствие лимита как лимит, равный нулю, и любой остаток наличных на конец дня считается нарушением.

Если организация потеряла статус малого предприятия (например, превысила лимит выручки), обязанность установить лимит возникает снова. Проверяйте актуальность своего статуса в реестре субъектов МСП и при изменении статуса издавайте новый приказ.

Как рассчитать лимит кассы: две формулы

Первый способ подходит организациям с наличной выручкой. Лимит считается по формуле: объём поступлений наличных за расчётный период делится на количество рабочих дней этого периода и умножается на периодичность сдачи выручки в банк (в рабочих днях). Расчётный период не может превышать 92 рабочих дня, а период между сдачей выручки — 7 рабочих дней (14, если банка в населённом пункте нет).

Второй способ применяется, когда наличной выручки нет, но есть выдачи наличных (например, на хозяйственные нужды или подотчёт). Лимит равен объёму выдач за расчётный период, делённому на рабочие дни периода и умноженному на периодичность получения наличных в банке. В объём выдач не включаются суммы на зарплату, стипендии и другие выплаты персоналу.

Организация вправе выбрать любую из двух формул и любой расчётный период в пределах допустимого — в том числе период с максимальными поступлениями, чтобы лимит получился комфортным. Это законно: Указание № 3210-У прямо позволяет выбирать расчётный период самостоятельно. Выбранный способ и расчёт прикладывают к приказу об установлении лимита.

Оформление приказа об установлении лимита

Лимит вступает в силу только на основании распорядительного документа. Приказ составляется в свободной форме и должен содержать: размер лимита в рублях, дату начала его применения, выбранный способ расчёта и сам расчёт (обычно оформляется приложением к приказу).

Лимит можно установить бессрочно — Указание № 3210-У не требует ежегодного переутверждения. Пересматривать приказ стоит при существенном изменении оборотов: если выручка выросла, старый лимит станет неудобным, а если упала — есть риск, что фактические остатки начнут превышать ранее рассчитанное значение.

Если организация отказывается от лимита как малое предприятие, приказ формулируется иначе: «хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка». К такому приказу расчёт не прикладывается, но полезно указать основание — статус субъекта малого предпринимательства.

1. 1
   Определите, обязаны ли вы устанавливать лимит (статус МСП, наличие кассовых операций)
2. 2
   Выберите формулу расчёта — по поступлениям или по выдачам
3. 3
   Подберите расчётный период и посчитайте лимит
4. 4
   Издайте приказ об установлении лимита (или об отказе от него) с приложением расчёта
5. 5
   Настройте контроль остатка кассы в 1С и назначьте ответственного за сдачу выручки

Где в 1С отражается лимит кассы

В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 нет отдельного поля «лимит кассы», которое автоматически блокировало бы проведение документов. Программа ведёт учёт наличных на счёте 50, а контроль лимита выполняется визуально — через отчёты. Сам приказ и расчёт хранятся в бумажном или электронном архиве, их можно прикрепить к базе через механизм присоединённых файлов.

В некоторых конфигурациях и отраслевых решениях (например, в 1С:Управление нашей фирмой или в доработанных базах) есть регистр сведений или настройка кассы, где лимит указывается явно, и программа выдаёт предупреждение при превышении. Если в вашей конфигурации такой настройки нет, контроль строится на регулярном просмотре остатков.

Практический приём — сохранить значение лимита в комментарии к кассе в справочнике или в учётной политике (раздел, касающийся кассовых операций), чтобы бухгалтер при закрытии дня видел ориентир. Это не заменяет приказ, но упрощает ежедневный контроль.

Контроль остатка через оборотно-сальдовую ведомость

Основной инструмент — отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (раздел «Отчёты»). Выберите счёт 50, период — один день, и сравните конечное сальдо с лимитом. Если сальдо больше — разницу нужно сдать в банк документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Взнос наличными в банк».

Контроль через кассовую книгу

Отчёт «Кассовая книга» (раздел «Банк и касса») показывает остаток на конец каждого дня, в который были движения. Это удобно для проверки за прошедший период: видно, в какие дни лимит превышался. Кассовая книга при этом является обязательным документом кассовой дисциплины, и её данные должны совпадать с проводками по счёту 50.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счёту 50 на конец дня

Норма

Не превышает установленный лимит (или день относится к периоду выплаты зарплаты)

Тревожный признак

Превышение без оформленного РКО на сдачу в банк

Наличие приказа

Норма

Есть приказ с расчётом либо приказ о работе без лимита

Тревожный признак

Приказа нет или он не соответствует текущему статусу организации

Кассовая книга

Норма

Остатки совпадают с ОСВ по счёту 50

Тревожный признак

Расхождения между книгой и учётными данными

Как отразить сдачу сверхлимитной выручки в 1С

Когда остаток в кассе превысил лимит, излишек сдаётся в банк. В 1С:Бухгалтерии создаётся документ «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» — «Кассовые документы») с видом операции «Взнос наличными в банк». Указывается счёт учёта 50.01, банковский счёт организации и сумма взноса. Документ формирует проводку Дт 51 Кт 50.

После поступления денег на расчётный счёт банк подтверждает операцию выпиской, которая загружается в программу через обмен с банком или вводится вручную. Проверьте, что сумма в выписке совпадает с РКО — расхождения чаще всего связаны с комиссией банка за приём наличных, которую нужно отразить отдельно.

Если выручка сдаётся через инкассацию, последовательность документов может отличаться: в некоторых учётных схемах используется счёт 57 «Переводы в пути», поскольку деньги переданы инкассаторам, но на счёт ещё не поступили. Уточните принятую в вашей организации схему в учётной политике.

Типичные ошибки при работе с лимитом кассы

Самая частая ошибка — отсутствие приказа при фактической работе с наличными. Вторая по распространённости — использование устаревшего расчёта: организация изменила обороты, а лимит остался прежним, из-за чего либо постоянно возникает превышение, либо лимит завышен и теряет смысл.

Также бухгалтеры нередко включают в расчёт по формуле выдач суммы, снятые на зарплату, — это завышает лимит и является нарушением методики. Ещё одна ошибка — отражение сдачи выручки непосредственно на счёт 51 без оформления РКО: кассовая книга при этом не закрывается корректно, и остаток по кассе завышается.

Когда лимит стоит пересмотреть и как это сделать

Основания для пересмотра: существенное изменение объёма наличной выручки или выдач, переезд в другой населённый пункт (меняется периодичность сдачи в банк), изменение статуса МСП, открытие или закрытие обособленных подразделений, сдающих выручку в кассу головной организации.

Для пересмотра выполняется новый расчёт и издаётся новый приказ, отменяющий действие прежнего. Старая редакция приказа с расчётом сохраняется в архиве — она подтверждает обоснованность лимита за прошлые периоды, если проверка затронет их.

Обособленным подразделениям, которые сдают наличные в кассу головной организации, лимит устанавливается с учётом доли их выручки: общий лимит распределяется приказом между подразделениями. Это часто упускают, и в результате филиал формально работает с нулевым лимитом.

Удобно назначить в приказе ответственного за контроль лимита — обычно кассира или главного бухгалтера — и закрепить время ежедневной сверки остатка. Тогда сверхлимитная сумма обнаруживается в тот же день, а не при составлении отчётности, когда исправить ситуацию уже нельзя.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли в 1С настроить автоматическую блокировку при превышении лимита кассы?

В типовой 1С:Бухгалтерии такой блокировки нет — программа не запрещает проводить приходные ордера при превышении. Контроль выполняется через отчёты по счёту 50. Автоматические предупреждения возможны только в отраслевых конфигурациях или с помощью доработки.

Нужно ли малым предприятиям оформлять отказ от лимита?

Да. Право работать без лимита реализуется приказом руководителя о хранении наличных без установления лимита остатка. Без приказа контролёры считают лимит равным нулю, и любой остаток наличных на конец дня становится нарушением.

Какой расчётный период выгоднее выбрать?

Закон позволяет выбрать любой период в пределах 92 рабочих дней. Обычно берут период с наибольшими поступлениями наличных — тогда лимит получается выше и удобнее в работе. Период фиксируется в расчёте, приложенном к приказу.

Что делать, если лимит превышен из-за позднего поступления выручки?

Если превышение не связано с днями выплаты зарплаты, излишек нужно сдать в банк как можно скорее, оформив РКО с видом операции «Взнос наличными в банк». Сам факт превышения уже является нарушением, но оперативная сдача и корректные документы снижают риски при возможной проверке.

Распространяется ли лимит на деньги, полученные для выдачи зарплаты?

Нет. В дни выплаты зарплаты, стипендий и иных выплат персоналу наличные, предназначенные для этих целей, могут храниться в кассе сверх лимита в течение установленного срока выплаты — до 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Нужно ли пересматривать лимит каждый год?

Обязательного ежегодного переутверждения Указание № 3210-У не требует: лимит действует, пока не издан новый приказ. Пересматривать его стоит при существенном изменении оборотов или статуса организации, чтобы лимит оставался обоснованным и удобным.