Учет и Финансы · 11 мин
Как посмотреть в 1С, кому мы должны
Как в 1С посмотреть задолженность перед поставщиками: отчёты по кредиторской задолженности, акты сверки, настройка отборов и проверка данных.
Задолженность перед контрагентами в 1С называется кредиторской задолженностью, и посмотреть её можно несколькими способами — в зависимости от конфигурации и от того, какой уровень детализации нужен. Быстрее всего это делается через стандартные отчёты: «Задолженность поставщикам», «Анализ субконто» или оборотно-сальдовая ведомость по счетам расчётов.
В большинстве конфигураций (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) действия похожи: открываете раздел отчётов, выбираете нужный отчёт, задаёте период и организацию — и получаете список контрагентов с суммами долга. Различия касаются в основном названий отчётов и путей в меню.
Важно понимать, что «кому мы должны» и «кто нам должен» — это разные стороны расчётов. Кредиторская задолженность отражается по кредиту счетов 60, 62, 66, 67, 70, 76 в бухгалтерском учёте, а в управленческих конфигурациях — в регистрах взаиморасчётов. Ниже разберём конкретные пути для разных ситуаций.
Какой отчёт выбрать под вашу задачу
В 1С есть несколько отчётов, показывающих долги перед контрагентами, и каждый решает свою задачу. Если нужен просто список «кому и сколько должны» — подойдёт отчёт по задолженности поставщикам. Если нужно проверить конкретного контрагента или дату возникновения долга — лучше использовать анализ субконто или карточку счёта.
Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) по счёту даёт самую полную картину, но требует минимального понимания плана счетов. Для пользователя без бухгалтерского опыта проще начать со специализированных отчётов по задолженности — они уже настроены и не требуют знания счетов.
| Отчёт | Что показывает | Когда использовать |
|---|---|---|
| Задолженность поставщикам | Список поставщиков с суммами долга, иногда с разбивкой по срокам | Быстрый ответ на вопрос «кому и сколько должны» |
| Анализ субконто | Обороты и остатки по контрагентам, договорам, документам | Проверка конкретного контрагента или договора |
| ОСВ по счёту (60, 76 и др.) | Сальдо и обороты по всем контрагентам на счёте | Общая сверка учёта, поиск расхождений |
| Акт сверки взаиморасчётов | Документальная сверка с конкретным контрагентом | Подтверждение долга перед контрагентом |
Как посмотреть долги в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8.3 самый простой путь: откройте раздел «Отчёты» и найдите «Задолженность поставщикам» или «Задолженность поставщикам по срокам долга». Укажите дату, на которую нужны данные, и организацию (если их несколько), затем нажмите «Сформировать». Отчёт покажет список контрагентов, суммы долга и — в версии с сроками — разбивку по просрочке.
Через анализ субконто
Если нужна детализация, откройте «Отчёты» → «Анализ субконто». В поле «Субконто» выберите «Контрагенты», в поле «Счёт» укажите 60.01 (расчёты с поставщиками) или 60.02 (авансы выданные). Сформируйте отчёт: кредитовое сальдо по контрагенту на счёте 60.01 — это ваш долг перед ним. Дебетовое сальдо на 60.02 — это переплата (аванс), а не долг.
Через оборотно-сальдовую ведомость
Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 60 и период. Разверните настройки и включите группировку по субконто «Контрагенты». Кредитовое конечное сальдо по строке контрагента — сумма вашего долга перед ним. Аналогично проверяются счета 62.02 (авансы от покупателей), 66 и 67 (кредиты и займы), 76 (прочие дебиторы и кредиторы).
- 1Откройте раздел «Отчёты» в главном меню
- 2Выберите «Задолженность поставщикам по срокам долга» или «ОСВ по счёту 60»
- 3Укажите дату или период и организацию
- 4Нажмите «Сформировать»
- 5Проверьте кредитовое сальдо по каждому контрагенту — это сумма долга
- 6При необходимости дважды щёлкните по строке, чтобы увидеть документы, образовавшие долг
Как посмотреть долги в 1С:Управление торговлей, КА и ERP
В управленческих конфигурациях (УТ 11, КА 2, ERP 2) взаиморасчёты ведутся не по бухгалтерским счетам, а по регистрам взаиморасчётов с поставщиками. Откройте раздел «Закупки» → «Отчёты по закупкам» и найдите отчёт «Задолженность поставщикам» или «Ведомость расчётов с поставщиками». В ERP аналогичные отчёты есть также в разделе «Казначейство».
Эти отчёты показывают долг в разрезе партнёров, контрагентов, договоров и даже отдельных заказов и накладных. Удобная возможность — детализация по срокам оплаты: отчёт покажет, какие долги уже просрочены, а какие ещё в пределах отсрочки платежа по договору.
Обратите внимание на настройку «Валюта» в шапке отчёта: если расчёты ведутся в валюте, суммы могут отображаться в валюте взаиморасчётов, а не в рублях. Переключите валюту отчёта, чтобы видеть рублёвый эквивалент.
Как проверить долг по конкретному контрагенту
Когда нужно узнать долг не в целом, а по одному поставщику, удобнее всего использовать отчёт «Анализ субконто» (в Бухгалтерии) или «Ведомость расчётов с партнёрами» (в УТ/ERP) с отбором по конкретному контрагенту. В настройках отчёта нажмите «Показать настройки» или кнопку отборов, добавьте условие «Контрагент равно [нужный контрагент]» и сформируйте отчёт.
Для официальной сверки с контрагентом сформируйте «Акт сверки взаиморасчётов». В 1С:Бухгалтерии он находится в разделе «Покупки» (или «Продажи») → «Акты сверки», либо формируется из карточки контрагента. Акт покажет все документы за период и итоговое сальдо — его можно распечатать и отправить контрагенту для подтверждения.
Полезно помнить: сумма в акте сверки и в отчёте по задолженности может различаться, если в учёте есть непроведённые документы или документы, отражённые после даты формирования отчёта. Всегда проверяйте дату, на которую смотрите данные.
Почему данные могут быть неверными и как это проверить
Отчёт показывает только то, что внесено в базу. Если поступление товара или услуги не отражено документом, долга в 1С не будет — хотя фактически он существует. Обратная ситуация: оплата проведена банком, но платёжное поручение не загружено в 1С, и программа показывает долг, которого уже нет.
Для проверки корректности данных выполните несколько действий. Во-первых, убедитесь, что все банковские выписки загружены за период (в Бухгалтерии: «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Во-вторых, проведите сверку с ключевыми поставщиками по актам. В-третьих, проверьте наличие «развёрнутого сальдо»: если по одному и тому же контрагенту есть и дебетовое, и кредитовое сальдо на разных договорах, возможно, нужен зачёт авансов.
Ещё одна типичная ситуация — дубли контрагентов в справочнике. Один и тот же поставщик заведён дважды с немного разными наименованиями, и долг «размазан» между двумя карточками. Проверить это можно поиском по ИНН в справочнике контрагентов.
Как проверить результат
Кредитовое сальдо соответствует сумме долгов в отчёте по задолженности
Суммы расходятся — возможны непроведённые документы или ошибки в договорах
Все выписки загружены, платежи разнесены по контрагентам
Есть незагруженные дни — долг может быть завышен
Один поставщик — одна карточка с корректным ИНН
Есть дубли — долг разделён между несколькими карточками
Типичные ошибки при просмотре задолженности
Самая распространённая ошибка — неверно выбранный период или дата отчёта. Отчёт «на дату» показывает сальдо на конец указанного дня, и если вы выбрали вчерашнюю дату, сегодняшние оплаты не учтутся. Всегда проверяйте дату в шапке отчёта перед тем, как делать выводы.
Вторая ошибка — смотреть только счёт 60 и забывать про остальные. Долги перед арендодателями, транспортными компаниями и прочими контрагентами часто учитываются на счёте 76, долги по кредитам — на 66 и 67, перед сотрудниками — на 70 и 71. Полная картина «кому мы должны» требует просмотра всех расчётных счетов, а не только расчётов с поставщиками.
Третья ошибка — игнорирование настройки «развёрнутое сальдо». В стандартной ОСВ сальдо может сворачиваться, и аванс одному контрагенту «перекроет» долг другому. Включите в настройках отчёта развёрнутое сальдо по субконто, чтобы видеть долги и авансы отдельно.
Что делать, если отчёт недоступен или данных нет
Если нужного отчёта нет в меню, вероятнее всего, у вашей учётной записи ограничены права. В типовых конфигурациях отчёты по взаиморасчётам доступны ролям «Бухгалтер», «Менеджер по закупкам», «Финансист». Обратитесь к администратору 1С, чтобы вам назначили соответствующую роль — это штатная операция, не требующая доработки программы.
Если отчёт открывается, но показывает пустой результат, проверьте три вещи: правильно ли выбрана организация (в файловых базах с несколькими организациями это частая причина), указан ли корректный период и не стоит ли в настройках случайный отбор. Кнопка «Установить стандартные настройки» возвращает отчёт к исходному виду.
В ситуации, когда учёт в базе вёлся нерегулярно или с ошибками, данные отчётов могут требовать серьёзной корректировки. Самостоятельно стоит ограничиться просмотром данных и актами сверки; исправление учёта (закрытие месяца, перепроведение документов, корректировка регистров) лучше поручить бухгалтеру или специалисту по 1С — ошибочные исправления могут исказить отчётность.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли посмотреть долги в 1С без прав бухгалтера?
Да, если у вашей роли есть доступ к отчётам по взаиморасчётам. Менеджеры по закупкам в УТ и ERP обычно видят задолженность поставщикам в своём разделе. Если отчёт не открывается, попросите администратора добавить нужную роль — дорабатывать конфигурацию для этого не требуется.
Почему отчёт показывает долг, хотя мы всё оплатили?
Чаще всего причина в том, что платёжное поручение не загружено в базу или не сопоставлено с контрагентом и договором. Проверьте банковские выписки за последние дни. Реже встречается ситуация, когда оплата проведена на другой договор или другую организацию, и зачёта не произошло.
Как посмотреть долги с разбивкой по срокам оплаты?
Используйте отчёт «Задолженность поставщикам по срокам долга» (в Бухгалтерии) или «Задолженность поставщикам» с детализацией по срокам (в УТ/КА/ERP). Отчёт группирует суммы по интервалам просрочки: не просрочено, до 30 дней, 30–60 дней и так далее. Интервалы можно настроить в параметрах отчёта.
Чем отличается задолженность поставщикам от кредиторской задолженности?
Задолженность поставщикам — это частный случай: долги за товары и услуги по счёту 60. Кредиторская задолженность — понятие шире: оно включает долги перед поставщиками, покупателями (по авансам), банками, сотрудниками, бюджетом и прочими кредиторами. Для полной картины смотрите все расчётные счета, а не только 60-й.
Как выгрузить список долгов в Excel?
Сформируйте нужный отчёт, затем используйте «Файл» → «Сохранить как» (или кнопку сохранения на панели) и выберите формат Excel или табличный документ. В большинстве конфигураций также работает команда «Ещё» → «Вывести список» для списков. Сохранённый файл можно фильтровать и сортировать уже в Excel.
Данные в 1С и в акте от поставщика не совпадают — что делать?
Сформируйте свой акт сверки за тот же период и сравните документы построчно. Расхождения обычно возникают из-за документов, проведённых разными датами, неотражённых оплат или возвратов. Найденные разногласия фиксируйте в акте и уточняйте с контрагентом, прежде чем вносить исправления в учёт.
Что важно запомнить
Долги перед контрагентами в 1С смотрят через отчёты «Задолженность поставщикам», «Анализ субконто» или ОСВ по счетам расчётов. Кредитовое сальдо — ваш долг, дебетовое — аванс. Проверяйте дату отчёта, полноту банковских выписок и отсутствие дублей контрагентов, а для официального подтверждения долга формируйте акт сверки.