Учет и Финансы · 10 мин
Как посмотреть в 1С, какие ТМЦ числятся за сотрудником
Как в 1С посмотреть, какие ТМЦ числятся за сотрудником: отчёты по материалам в эксплуатации, карточка работника, способы в ЗУП, ERP и Бухгалтерии.
Материально ответственные лица, спецодежда, инструменты, оргтехника — всё это числится за конкретными сотрудниками, и перед увольнением, инвентаризацией или передачей дел нужно быстро получить список таких ценностей. В 1С задача решается штатными средствами, но путь зависит от конфигурации: в ЗУП, ERP, УПП и Бухгалтерии учёт «выданных» ТМЦ организован по-разному.
Ключевой момент: ТМЦ «числятся» за сотрудником не на балансовом счёте напрямую, а в специальных регистрах и субконто. В одних конфигурациях это регистр «Материальные ценности в эксплуатации», в других — субконто «Работники организаций» на счетах 10.11, МЦ и аналогичных. Поэтому универсального отчёта нет, но есть несколько надёжных способов.
Ниже разобраны рабочие варианты для основных конфигураций, способ проверки через оборотно-сальдовую ведомость, типичные ошибки и контрольные точки, по которым можно убедиться, что вы получили полную картину.
Где в 1С хранятся ТМЦ, выданные сотруднику
Прежде чем искать отчёт, полезно понять, как именно ваша конфигурация учитывает ценности, переданные работнику. От этого зависит, какой инструмент даст корректный результат.
В 1С:ЗУП и в кадровых блоках ERP/УПП передача спецодежды, инструмента и инвентаря оформляется документами типа «Передача материальных ценностей в эксплуатацию». Движения попадают в регистр сведений или накопления «Материальные ценности в эксплуатации», где измерением выступает сотрудник (физическое лицо). Именно этот регистр — основной источник данных.
В 1С:Бухгалтерии выдача чаще отражается проводками по счетам спецоснастки и спецодежды (например, 10.11) с аналитикой по работникам, либо на забалансовых счетах (МЦ — «Материальные ценности в эксплуатации»). Здесь данные извлекаются через стандартные бухгалтерские отчёты с группировкой по субконто.
Способ 1. Отчёт по материальным ценностям в эксплуатации (ЗУП, ERP)
Самый прямой путь в конфигурациях с кадровым блоком — штатный отчёт по ценностям в эксплуатации. В 1С:ЗУП он обычно находится в разделе «Настройка» или «Отчёты, справки» → «Отчёты по сотрудникам», а также доступен из журнала документов передачи ценностей.
Порядок действий типовой: откройте список отчётов, найдите отчёт вида «Материальные ценности в эксплуатации» или «Остатки ценностей в эксплуатации», установите отбор по полю «Сотрудник» (или «Физическое лицо») и сформируйте. В результате получите список номенклатуры, количество, дату передачи и документ-основание.
В ERP и УПП аналогичный отчёт доступен из раздела складского или производственного учёта, а также из карточки физического лица по кнопке связанных отчётов.
- 1Откройте раздел «Отчёты, справки» или журнал документов передачи ценностей
- 2Найдите отчёт «Материальные ценности в эксплуатации» (название может отличаться)
- 3Установите отбор по сотруднику или физическому лицу
- 4Сформируйте отчёт и проверьте колонки: номенклатура, количество, документ передачи
- 5При необходимости выгрузите в табличный документ для печати или передачи
Способ 2. Карточка сотрудника
Во многих конфигурациях данные о выданных ценностях доступны прямо из карточки работника. Откройте справочник «Сотрудники» (или «Физические лица»), найдите нужного человека и посмотрите командную панель: там могут быть кнопки «Перейти», «Связанные документы» или пункт «Материальные ценности в эксплуатации».
Этот способ удобен, когда нужно проверить одного человека — например, перед увольнением. Система покажет только те записи, которые связаны с выбранным сотрудником, без лишних отборов.
Ограничение: карточка показывает данные только тех регистров, для которых предусмотрена связь. Если часть ТМЦ передана документами, не связанными с сотрудником напрямую (например, через подразделение), они в этом списке не появятся.
Способ 3. Оборотно-сальдовая ведомость и карточка счёта (Бухгалтерия)
В 1С:Бухгалтерии, где нет отдельного регистра ценностей в эксплуатации, используют стандартные бухгалтерские отчёты. Основной инструмент — оборотно-сальдовая ведомость по счёту с группировкой по субконто «Работники организаций».
Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт учёта спецодежды или забалансовый счёт МЦ, в настройках добавьте группировку по работникам и сформируйте. Конечное сальдо по каждому сотруднику покажет, что за ним числится в количественном и суммовом выражении.
Для детализации до конкретных позиций номенклатуры используйте отчёт «Карточка счёта» или «Анализ субконто»: установите отбор по виду субконто «Работники организаций» и конкретному сотруднику — получите все движения с документами-основаниями.
Сравнение способов
Самый точный для ЗУП/ERP, но работает только если передача оформлялась профильными документами
Быстро для одного человека, но показывает не все виды учёта
Универсально для Бухгалтерии, но требует знания счёта и настройки субконто
Способ 4. Универсальный отчёт по регистру
Если штатный отчёт не найден или его форма не устраивает, используйте «Универсальный отчёт» (в типовых конфигурациях — раздел «Отчёты»). Выберите тип объекта «Регистр накопления» или «Регистр сведений», укажите регистр «Материальные ценности в эксплуатации», добавьте отбор по сотруднику и сформируйте.
Этот способ требует аккуратности: важно выбрать правильный вид остатков (например, «Остатки» для регистра накопления), иначе получите обороты вместо текущего состояния. Для регистра сведений периодичность и срез последних также влияют на результат.
Универсальный отчёт удобен ещё и тем, что позволяет вывести список сразу по всем сотрудникам с группировкой — это полезно при инвентаризации или сверке перед реорганизацией.
Как проверить полноту данных и типичные ошибки
Полученный список стоит сверить с первичкой: распоряжениями о выдаче спецодежды, личными карточками учёта СИЗ, актами передачи инструмента. Расхождение обычно означает, что часть операций оформлена «не тем» документом или не проведена.
Частая ситуация — сотрудник переведён в другое подразделение или переименован (изменилась фамилия), и в учёте заведён дубль физического лица. Тогда отчёт по одному элементу справочника покажет только часть ценностей. Проверьте справочник «Физические лица» на дубли перед инвентаризацией.
Как проверить результат
Совпадает с личной карточкой учёта СИЗ и актами
В отчёте пусто, хотя выдача оформлялась документально
Каждая позиция раскрывается до проведённого документа
Есть строки без документа или с помеченными на удаление
Суммарные остатки сходятся с сальдо счёта учёта
Итог по отчёту меньше сальдо счёта — есть «повисшие» остатки
Что делать, если данных нет ни в одном отчёте
Если ни один способ не показывает выданные ценности, сначала уточните, как вообще оформлялась передача в вашей организации. Возможно, ТМЦ списывались сразу в расход без учёта за сотрудником — тогда восстановить картину можно только по первичным документам списания.
Второй вариант — учёт ведётся вручную в Excel или на бумаге, а в 1С отражаются только бухгалтерские проводки. В этом случае ОСВ по счёту с аналитикой по работникам останется единственным источником, и то при условии, что субконто «Работники» заполнялось.
Наконец, проверьте период формирования отчёта: отбор по дате, установленный раньше даты передачи, или срез остатков «на начало» вместо «на конец» дадут пустой результат.
Что важно запомнить
В ЗУП и ERP ТМЦ за сотрудником смотрят через отчёт по регистру «Материальные ценности в эксплуатации» или карточку сотрудника, в Бухгалтерии — через ОСВ и карточку счёта с субконто «Работники». Проверяйте остатки, а не обороты, исключайте дубли физических лиц и сверяйте итог с сальдо счёта.
FAQ
Можно ли получить список ТМЦ сразу по всем сотрудникам организации?
Да. В отчёте по регистру ценностей в эксплуатации или в ОСВ уберите отбор по конкретному сотруднику и оставьте группировку по работникам — получите сводную ведомость по всем лицам, за которыми числятся остатки. Такой отчёт удобен для инвентаризации.
Почему в отчёте видна спецодежда, которую сотрудник уже вернул?
Скорее всего, возврат оформлен не тем документом или не проведён. Регистр закрывается только документом возврата из эксплуатации или списания. Найдите документ передачи и проверьте, есть ли по нему корректный документ возврата с тем же сотрудником и номенклатурой.
Как посмотреть ТМЦ за уволенным сотрудником?
Увольнение не удаляет записи регистра и субконто. Сформируйте тот же отчёт с отбором по физическому лицу уволенного — остатки покажут, что нужно истребовать или списать. Если физлицо задублировано, проверьте обе карточки.
В Бухгалтерии нет субконто «Работники» на счёте — что делать?
Значит, аналитика по сотрудникам при выдаче не велась, и восстановить её по учёту невозможно. Варианты: добавить субконто к счёту и вводом остатков распределить суммы по работникам по данным первичных документов, либо вести учёт за сотрудниками вне 1С.
Можно ли выгрузить список в Excel для подписи сотрудником?
Да. Сформированный табличный документ любого отчёта сохраняется через «Файл → Сохранить как» в формат Excel или PDF. Для подписи удобнее сначала настроить в отчёте нужные колонки: номенклатура, количество, дата передачи.
Отчёт показывает данные только по одной организации, хотя база общая — почему?
Вероятны две причины: в шапке отчёта установлен отбор по организации, либо у вашей учётной записи действует ограничение прав на уровне записей. Снимите отбор в настройках; если данные всё равно не видны, уточните права у администратора системы.