Учет и Финансы · 8 мин
Как посмотреть, оплачен ли заказ в 1С
Как посмотреть, оплачен ли заказ в 1С: проверка через документ, отчёты по взаиморасчётам, статусы оплаты, типичные ошибки и ответы на частые вопросы.
Вопрос «оплачен ли заказ» в 1С возникает постоянно: перед отгрузкой, при сверке с клиентом, при подготовке отчёта менеджеру. Ответ зависит от того, какая конфигурация используется (Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация, Бухгалтерия) и как в компании оформляют поступление денег — банковскими выписками, эквайрингом или вручную.
Единого «флажка оплаты» нет: программа вычисляет состояние оплаты, сопоставляя заказ с платёжными документами — «Поступление безналичных ДС», «Приходный кассовый ордер», «Операция по платёжной карте». Поэтому проверить оплату можно двумя путями: открыть сам заказ и посмотреть расчётное состояние, либо построить отчёт по взаиморасчётам с контрагентом.
Ниже разобраны оба способа, а также типичные ситуации, когда заказ выглядит неоплаченным, хотя деньги уже пришли, и наоборот.
Проверка оплаты в карточке заказа
Самый простой способ — открыть сам документ. В разделе «Продажи» (или «CRM и маркетинг» → «Заказы клиентов») найдите нужный заказ через поиск по номеру или контрагенту и откройте его.
В Управлении торговлей 11 и ERP в форме заказа есть поле «Состояние» или ссылка «Оплата» — программа показывает сумму заказа, сколько оплачено и сколько осталось. Если оплата полная, состояние будет «Оплачен» или отобразится 100% оплаты. При частичной оплате указывается конкретная сумма и процент.
В 1С:Бухгалтерии 8 заказ покупателя сам по себе не хранит состояние оплаты наглядно — там надёжнее смотреть через отчёт «Анализ субконто» по контрагенту или договору либо «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62» с детализацией по документам расчётов.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Заказы клиентов»
- 2Найдите заказ по номеру, дате или контрагенту
- 3Откройте документ и посмотрите поле состояния оплаты
- 4При необходимости нажмите на ссылку состояния — откроется расшифровка связанных платёжных документов
- 5Сверьте сумму оплаты с суммой заказа
Проверка через отчёты по взаиморасчётам
Когда нужно проверить не один заказ, а расчёты с клиентом в целом, удобнее отчёты. В УТ 11 и ERP используются «Ведомость расчётов с клиентами», «Задолженность клиентов» и «Расчёты с партнёрами». Они находятся в разделе «Продажи» → «Отчёты по продажам» или «Казначейство» → «Отчёты».
В отчёте «Ведомость расчётов с клиентами» видно по каждому документу: долг по заказу, поступившие оплаты и остаток. Если напротив заказа стоит нулевой остаток долга — он оплачен. Отчёт можно отфильтровать по контрагенту, договору или конкретному заказу.
В 1С:Бухгалтерии аналог — «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 62.01 и «Анализ счёта» по контрагенту. Дебетовый остаток по 62.01 означает неоплаченную задолженность покупателя.
Где смотреть оплату
Быстро для одного документа; не подходит для сверки по контрагенту в целом
Полная картина по контрагенту и всем заказам; требует правильного отбора по периоду
Подходит бухгалтерам; не показывает привязку к конкретному заказу без детализации по субконто
Как 1С определяет, что заказ оплачен
Программа не «знает» о деньгах сама по себе — она зачитывает оплату, когда платёжный документ связан с заказом. Это происходит автоматически при загрузке банковской выписки, если в платеже указаны контрагент, договор и сумма совпадает с заказом, либо вручную, когда кассир в документе оплаты выбирает заказ в поле «Документ расчётов».
Если платёж провели «в свободном виде» — без указания заказа — программа может зачесть его по правилам автоматического зачёта (по FIFO в рамках договора), а может оставить как аванс без привязки. Тогда заказ формально останется неоплаченным, хотя деньги на счету есть.
Поэтому признак «заказ оплачен» в 1С — это не факт получения денег, а результат зачёта: сумма зачтённых платежей по документу расчётов равна сумме заказа.
Частые ситуации: деньги есть, а заказ «не оплачен»
Наиболее частая причина — платёж не привязан к заказу. Откройте документ поступления денег и проверьте табличную часть «Расшифровка платежа»: там должны быть заполнены договор и документ расчётов (заказ). Если поле пустое, укажите заказ вручную и перепроведите документ.
Вторая причина — оплата поступила на другой договор или другое юрлицо. Если с контрагентом несколько договоров, зачёт в рамках одного договора не закроет долг по другому. Проверьте, что договор в платеже совпадает с договором в заказе.
Третья причина — расхождение суммы из-за копеек, комиссии эквайринга или частичной оплаты. В этом случае состояние будет «Оплачен частично», и нужно смотреть остаток долга в ведомости расчётов.
Проверка по эквайрингу и онлайн-оплатам
Если клиент платит картой или через интернет-эквайринг, в 1С создаётся документ «Операция по платёжной карте». Оплата зачтётся по заказу только если в операции указан тот же договор и документ расчётов. При загрузке отчёта эквайрера проверьте, что операции распределились по заказам, а не повисли нераспределёнными.
Учтите, что эквайринг зачисляет на расчётный счёт сумму за вычетом комиссии. Если в учёте отражают и поступление от эквайрера, и операции по картам, важно не задвоить оплату: операция по карте закрывает долг покупателя, а поступление от банка-эквайрера закрывает долг эквайрера перед вами.
Проверка результата и контрольные точки
После привязки платежа убедитесь, что состояние заказа обновилось: перепроведите платёжный документ, закройте и заново откройте заказ, сформируйте «Ведомость расчётов с клиентами» по этому контрагенту. Остаток долга по заказу должен стать нулевым.
Если остаток не изменился, проверьте дату платежа: оплата более поздней датой, чем отбор отчёта, в отчёт не попадёт. Также убедитесь, что платёж проведён (не помечен на удаление) — непроведённые документы в расчётах не участвуют.
Как проверить результат
«Оплачен» или 100% оплаты
«Не оплачен» или частичная оплата при фактическом поступлении денег
Указан нужный заказ и договор
Поле пустое или указан другой договор
Нулевой остаток долга
Остаток долга равен сумме заказа
Документ проведён, дата в пределах периода отчёта
Документ не проведён или помечен на удаление
Полезно раз в неделю формировать отчёт «Задолженность клиентов» и сверять его с банковской выпиской: так нераспределённые платежи обнаруживаются раньше, чем клиент получит необоснованное напоминание о долге.
Частые вопросы
Почему заказ показывает «не оплачен», хотя деньги пришли на счёт?
Почти всегда причина в том, что платёжный документ не связан с заказом: в «Расшифровке платежа» не указан документ расчётов или выбран другой договор. Откройте поступление денег, укажите заказ и перепроведите документ.
Где в 1С:Бухгалтерии посмотреть оплату по конкретному заказу?
В Бухгалтерии нет наглядного статуса оплаты в заказе. Используйте отчёт «Анализ субконто» по виду субконто «Документы расчётов с контрагентом» с отбором по нужному заказу или ОСВ по счёту 62.01 с детализацией по контрагенту и договору.
Как проверить частичную оплату?
Откройте заказ: в состоянии оплаты будет указана сумма и процент оплаты. Для детализации сформируйте «Ведомость расчётов с клиентами» — там видно, какие суммы зачтены и какой остаток остался доплатить.
Что делать, если оплата зачлась не на тот заказ?
Откройте платёжный документ и в расшифровке платежа замените документ расчётов на правильный заказ, затем перепроведите. Если период закрыт, корректировку должен выполнять бухгалтер, чтобы не нарушить отчётность.
Можно ли проверить оплату без прав на изменение документов?
Да. Отчёты «Ведомость расчётов с клиентами» и «Задолженность клиентов» доступны на просмотр и не меняют данные. Просмотр состояния заказа тоже не требует прав на проведение платежей.
Что важно запомнить
Оплата заказа в 1С — это зачтённый платёж, а не просто факт поступления денег. Проверяйте состояние в карточке заказа, для сверки используйте ведомость расчётов, а если деньги пришли, но заказ «не оплачен» — ищите платёж без привязки к заказу или с другим договором.