Учет и Финансы · 11 мин
Как посмотреть неоплаченные счета в 1С
Как найти неоплаченные счета покупателям в 1С: через журнал документов, отчеты по дебиторской задолженности и карточку контрагента. Способы для 1С:Бухгалтерии и УТ.
Неоплаченные счета — это выставленные покупателям счета на оплату, по которым деньги еще не поступили на расчетный счет. В 1С их можно найти несколькими способами: через журнал документов «Счета покупателям» с отбором по признаку оплаты, через отчеты по дебиторской задолженности, а также через карточку конкретного контрагента. Выбор способа зависит от конфигурации (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) и от того, что именно нужно — список документов или суммы задолженности.
Важно понимать разницу: счет на оплату сам по себе не формирует задолженность в учете, это лишь предложение оплатить. Дебиторка возникает после отгрузки товара или оказания услуги. Поэтому если нужна именно задолженность покупателей, правильнее смотреть отчеты по расчетам, а не только журнал счетов.
Ниже разобраны все рабочие способы с пошаговыми действиями, особенностями для разных конфигураций и типичными ошибками, из-за которых оплаченные счета выглядят неоплаченными.
Где в 1С хранятся счета покупателям
В типовых конфигурациях документ «Счет покупателю» находится в разделе продаж. В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь такой: меню Продажи → Счета покупателям. В Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2: Продажи → Счета на оплату (может называться «Коммерческие предложения и счета на оплату»).
Журнал открывается списком всех выставленных счетов за выбранный период. Если список пустой — проверьте период отбора в верхней части формы: по умолчанию часто стоит текущий месяц или квартал, и старые счета просто не попадают в выборку.
Обратите внимание на колонку «Оплата» или «Статус оплаты». В 1С:Бухгалтерии она заполняется автоматически, когда программа связывает счет с поступившей оплатой по банку. Если колонки нет — ее можно добавить через «Еще → Изменить форму» или настройки списка.
Как отфильтровать неоплаченные счета в журнале
Самый прямой способ — отбор по статусу оплаты. Откройте журнал «Счета покупателям» и нажмите кнопку «Еще → Настроить список» (или сочетание Ctrl+E в некоторых версиях). Добавьте условие отбора: поле «Оплата» (или «Статус оплаты») — «Равно» — «Не оплачен». После применения в списке останутся только счета без оплаты.
Можно комбинировать условия: например, добавить отбор по контрагенту, по дате или по организации, если база ведется по нескольким юрлицам. Так удобно сформировать список должников по конкретному покупателю за нужный период.
Если нужно регулярно видеть этот список, сохраните настройку отбора: в форме настройки списка есть кнопка «Сохранить настройки» с произвольным именем, например «Неоплаченные счета». В следующий раз выборка откроется в один клик.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Счета покупателям»
- 2Убедитесь, что период отбора охватывает нужные даты
- 3Нажмите «Еще» → «Настроить список»
- 4Добавьте отбор: «Оплата» = «Не оплачен»
- 5Примените настройку и проверьте полученный список
- 6При необходимости выгрузите список через «Еще» → «Вывести список»
Как посмотреть задолженность через отчеты
Журнал счетов показывает документы, но не реальную картину долгов: покупатель мог оплатить счет без привязки, или долг возник по акту, а не по счету. Для полной картины используйте отчеты по расчетам с контрагентами.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 основные отчеты находятся в разделе «Продажи» или «Отчеты»:
- «Задолженность покупателей» — показывает долги по срокам оплаты с разбивкой по контрагентам и договорам;
- «Анализ расчетов с контрагентами» — универсальный отчет по взаиморасчетам;
- «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62» — классический бухгалтерский вариант: дебетовое сальдо по 62 счету — это и есть долг покупателей.
В Управлении торговлей 11 ищите отчеты в разделе «Продажи → Отчеты по продажам»: «Задолженность клиентов», «Ведомость расчетов с клиентами», «Состояние расчетов с клиентами». Последний удобен тем, что показывает и отгрузки, и оплаты, и остаток долга по каждому документу.
Способы найти неоплаченные счета
Быстро и наглядно, но видит только сами счета и их статус оплаты. Не покажет долг по отгрузкам без счетов.
Показывает реальную дебиторку по срокам. Подходит для контроля просрочки, но оперирует проводками, а не счетами.
Удобна для разбора ситуации по одному покупателю: все счета, отгрузки и оплаты в одном месте.
Надежный бухгалтерский способ сверки итогов, но без детализации по статусам счетов.
Просмотр долга по конкретному контрагенту
Когда нужно разобраться с одним покупателем, откройте справочник «Контрагенты», найдите нужного и откройте его карточку. В 1С:Бухгалтерии в карточке есть панель со ссылками на связанные документы: счета, реализации, поступления оплаты. По ссылке «Счета» откроется список всех счетов этого покупателя с их статусами.
В Управлении торговлей в карточке клиента есть раздел расчетов: там сразу видна сумма долга, сумма просроченной задолженности и список незакрытых документов расчетов. Это самый быстрый способ ответить на вопрос «сколько должен конкретный клиент».
Дополнительно можно сформировать отчет «Анализ расчетов» или «Ведомость расчетов» с отбором по этому контрагенту — получите детальную картину по каждому договору и документу.
Особенности в разных конфигурациях 1С
Названия разделов и отчетов отличаются в зависимости от программы. Ориентируйтесь на логику, а не на точные подписи кнопок.
1С:Бухгалтерия 8.3. Счета: «Продажи → Счета покупателям». Задолженность: «Отчеты → Задолженность покупателей», «ОСВ по счету 62». Статус оплаты проставляется при загрузке выписок из клиент-банка.
1С:Управление торговлей 11. Счета: «Продажи → Счета на оплату». Здесь у документа есть собственные статусы («На согласовании», «К оплате», «Оплачен» и др.), которые меняются вручную или автоматически по правилам. Расчеты: «Продажи → Отчеты → Задолженность клиентов».
1С:Комплексная автоматизация 2 / ERP. Логика близка к УТ 11: счета на оплату в разделе продаж, детальные отчеты по расчетам в разделе «Финансы» и «Продажи». Доступен отчет «Ведомость расчетов с клиентами» с детализацией до документа.
В старых конфигурациях (УПП 1.3, УТ 10.3) статусов оплаты у счета может не быть вовсе — там неоплаченные счета определяют только через отчеты по взаиморасчетам.
Как выбрать способ
Почему оплаченный счет показывается как неоплаченный
Это самая частая проблема при работе со статусами оплаты. Причины обычно типовые и устраняются без помощи программиста.
Оплата введена вручную без указания счета. Если документ «Поступление на расчетный счет» создан вручную и в нем не заполнено основание (счет или договор), программа не свяжет оплату со счетом. Откройте документ оплаты и укажите документ расчетов.
Не загружена банковская выписка. Если обмен с банком не настроен или прервался, оплаты в базе просто нет. Проверьте раздел «Банк и касса → Банковские выписки» за нужный период.
Оплата пришла на другой договор или счет. Покупатель мог оплатить по другому договору, и программа зачла аванс туда. Разберитесь через отчет «Ведомость расчетов с контрагентом» — он покажет, куда «ушла» оплата.
Как проверить результат и выгрузить список
После формирования списка или отчета сверьте итоги с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 62: сумма дебиторской задолженности в отчете должна сходиться с дебетовым сальдо. Расхождение — повод проверить настройки отчета (например, включены ли авансы, какой период выбран).
Любой список в 1С можно выгрузить: в журнале нажмите «Еще → Вывести список» и сохраните в Excel или табличный документ. Отчеты сохраняются через стандартную кнопку «Сохранить» в формате MXL, Excel или PDF — удобно для отправки менеджерам или руководству.
Для регулярного контроля настройте рассылку отчетов (в Бухгалтерии: «Отчеты → Рассылка отчетов») — программа будет автоматически отправлять задолженность покупателей на почту ответственным лицам по расписанию.
Как проверить результат
Совпадает с дебетовым сальдо по счету 62
Суммы расходятся — проверьте период и настройки отчета
Оплаченные счета имеют статус «Оплачен»
Оплаченный счет висит как неоплаченный — проверьте привязку оплаты
В списке только счета без оплаты за нужный период
Список пуст или содержит лишнее — перепроверьте условия отбора и период
Частые вопросы о неоплаченных счетах в 1С
Можно ли видеть неоплаченные счета сразу при открытии программы?
Да, если сохранить настройку отбора в журнале счетов под отдельным именем и в дальнейшем открывать именно ее. В некоторых конфигурациях также есть виджеты начальной страницы и отчеты-напоминания о просроченной задолженности.
Почему в отчете по задолженности сумма больше, чем сумма неоплаченных счетов?
Потому что задолженность формируется по факту отгрузки (реализации), а не по счету. Покупатель может должен по накладным и актам, по которым счета вообще не выставлялись, либо выставлялись частично.
Как найти просроченные счета, а не просто неоплаченные?
Используйте отчет «Задолженность покупателей по срокам долга» — он группирует долг по интервалам просрочки. В УТ 11 аналогичный отчет называется «Задолженность клиентов по срокам долга». Срок оплаты берется из договора или условий документа.
Что делать, если колонки «Оплата» нет в журнале счетов?
Откройте «Еще → Изменить форму», найдите поле статуса оплаты и включите его видимость. Если поля нет совсем — возможно, конфигурация старая или доработанная, тогда ориентируйтесь на отчеты по расчетам.
Как посмотреть неоплаченные счета поставщикам (наша задолженность)?
Зеркально: журнал «Покупки → Счета поставщиков» с отбором по статусу оплаты, а для реальной кредиторки — отчет «Задолженность поставщикам» или ОСВ по счету 60.
Влияет ли удаление счета на задолженность покупателя?
Нет. Счет не формирует проводок и не влияет на взаиморасчеты. Задолженность определяется документами реализации и оплаты, поэтому удаление или пометка счета ничего в расчетах не меняет.
Что важно запомнить
Неоплаченные счета смотрят в журнале «Счета покупателям» через отбор по статусу оплаты, а реальную задолженность — через отчеты «Задолженность покупателей» и ОСВ по счету 62. Статус оплаты корректен только при загруженных банковских выписках и привязке оплат к счетам. Перед претензиями покупателю всегда сверяйте данные с выпиской и проводками.