Как посмотреть долг в 1С: пошаговая инструкция

Задолженность в 1С видна сразу в нескольких местах: в отчётах по взаиморасчётам, в акте сверки, в карточке контрагента и в оборотно-сальдовой ведомости по счетам расчётов. Выбор инструмента зависит от задачи: быстро увидеть общую сумму долга, разобрать его по документам или подготовить официальную сверку с контрагентом.

Ниже разобраны основные способы для типовых конфигураций — 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексная автоматизация. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика поиска одинаковая: долг всегда отражается на счетах расчётов с покупателями и поставщиками.

Где в 1С хранится информация о долгах

Все долги в программе формируются из проведённых документов: реализаций, поступлений, оплат, возвратов и взаимозачётов. Пока документ не проведён, он не влияет на взаиморасчёты. Поэтому первое правило: если цифра долга выглядит странной, проверьте, все ли документы проведены и нет ли помеченных на удаление.

В бухгалтерском учёте расчёты отражаются на счетах 60 (поставщики), 62 (покупатели) и 76 (прочие дебиторы и кредиторы). В управленческом учёте конфигураций «Управление торговлей» и «Комплексная автоматизация» дополнительно работают регистры взаиморасчётов, которые детализируют долг по заказам, накладным и срокам оплаты.

Это означает, что один и тот же долг можно увидеть в двух разрезах: бухгалтерском (по счетам) и управленческом (по сделкам и документам). Для ежедневной работы менеджера удобнее второй, для бухгалтера и сверки — первый.

Как посмотреть долг покупателя через отчёт по задолженности

В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «Продажи» и выберите отчёт «Задолженность покупателей». Укажите дату, на которую нужно увидеть долг, и при необходимости отберите конкретного контрагента или договор. Отчёт покажет сумму долга, в том числе с разбивкой по срокам оплаты, если в договорах заданы условия оплаты.

В 1С:Управление торговлей аналогичный отчёт находится в разделе «Продажи» → «Отчёты по продажам» → «Задолженность клиентов». Здесь удобно видеть просроченную часть долга отдельно от текущей: программа сравнивает дату оплаты по документу с фактической датой расчёта.

Для долгов перед поставщиками логика зеркальная: в Бухгалтерии — «Покупки» → «Задолженность поставщикам», в Управлении торговлей — «Закупки» → отчёты по расчётам с партнёрами. Положительная сумма обычно означает долг компании, отрицательная — переплату или аванс поставщику.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» (для покупателей) или «Покупки» (для поставщиков)
2. 2
   Выберите отчёт «Задолженность покупателей» или «Задолженность поставщикам»
3. 3
   Установите дату, на которую нужен расчёт, и при необходимости отбор по контрагенту
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую сумму
5. 5
   Двойным щелчком по сумме раскройте расшифровку до документов

Как сделать акт сверки с контрагентом

Акт сверки — стандартный способ подтвердить долг документально. В 1С:Бухгалтерии перейдите в раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов» и создайте новый документ. Укажите контрагента, договор (или оставьте сверку по всем договорам) и период. На вкладке с табличной частью нажмите «Заполнить» — программа подтянет все документы расчётов за период.

После заполнения проверьте сальдо на конец периода: именно эта сумма и есть долг по данным вашей базы. Акт можно распечатать в произвольной форме или в форме по договорённости с контрагентом — унифицированной формы акта сверки законодательство не устанавливает.

Обратите внимание: акт сверки показывает расчёты по данным вашей базы. Если контрагент присылает свой акт с другой суммой, расхождение нужно искать в непроведённых, неотражённых или разнесённых на разные периоды документах — например, ваша отгрузка проведена в марте, а у покупателя оприходована в апреле.

Как быстро увидеть долг в карточке контрагента

Когда нужно проверить одного партнёра, не обязательно строить отчёт. Откройте справочник «Контрагенты» (в Управлении торговлей — «Партнёры» и «Контрагенты»), найдите нужную запись и откройте карточку. В типовых конфигурациях на форме отображается панель с суммой долга: дебиторская задолженность, кредиторская или обе сразу.

Клик по сумме долга обычно открывает расшифровку — отчёт по документам расчётов именно с этим контрагентом. Это удобно при звонке клиенту: за несколько секунд видно и общую сумму, и конкретные неоплаченные накладные.

Если в карточке сумма долга не отображается, проверьте настройки панелей формы или воспользуйтесь отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с отбором по контрагенту — это универсальный запасной вариант для любой конфигурации.

Как проверить долг через оборотно-сальдовую ведомость

Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) — инструмент бухгалтера, который показывает долги в разрезе счетов учёта. Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 62.01 для расчётов с покупателями или 60.01 для расчётов с поставщиками, задайте период и сформируйте.

Конечное сальдо по дебету счёта 62 — это долг покупателей перед вами, по кредиту счёта 62.02 — полученные авансы. Для счёта 60 картина обратная: кредитовое сальдо 60.01 — ваш долг поставщику, дебетовое 60.02 — выданные авансы. Развёрнутое сальдо по субсчетам важно для корректной отчётности: авансы и долги не должны «сворачиваться» друг с другом.

Из ОСВ по строке контрагента можно перейти в карточку счёта или анализ счёта и увидеть каждую проводку, сформировавшую долг. Это основной способ разбираться с расхождениями: сначала находите сумму в ОСВ, затем спускаетесь до конкретного документа.

Какой инструмент выбрать

Отчёт «Задолженность покупателей/поставщикам»

Подходит для ежедневного контроля долгов и просрочек; не является официальным документом для контрагента

Акт сверки взаиморасчётов

Нужен для документального подтверждения долга с контрагентом; формируется за период, а не на произвольную дату

Карточка контрагента

Самый быстрый просмотр по одному партнёру; показывает только текущий момент без истории

ОСВ по счетам 60/62/76

Бухгалтерский разрез долга и проводок; требует понимания плана счетов

Почему сумма долга может быть неверной и что проверить

Самая частая причина искажения — непроведённые или помеченные на удаление документы. Откройте журнал документов расчётов и проверьте наличие «карандашей» и красных крестов. Второй типичный источник ошибок — задвоенные контрагенты: один и тот же партнёр заведён дважды с немного разным написанием, и долг размазан между двумя карточками.

Третья причина — документы, разнесённые не на тот договор или не на ту сделку. Особенно это касается оплат: платёж, зачтённый не на тот заказ, создаёт одновременно фиктивный долг по одному документу и переплату по другому. В Управлении торговлей помогает обработка «Помощник исправления остатков взаиморасчётов», в Бухгалтерии — перепроведение документов по расчётам и проверка корректности заполнения договоров в платёжках.

Наконец, управленческие и бухгалтерские данные могут расходиться из-за ручных операций: если долг списывали или корректировали операцией вручную, регистры взаиморасчётов это изменение не отразят. Перед сверкой полезно сравнить сальдо по счёту 62 с отчётом по задолженности покупателей — суммы должны совпадать.

FAQ: частые вопросы о просмотре долгов в 1С

Как посмотреть долг по конкретному договору, а не по контрагенту целиком?

В отчёте по задолженности или в акте сверки установите отбор по нужному договору — поле отбора доступно в настройках отчёта. В ОСВ по счёту 60 или 62 включите группировку по субконто «Договоры», и долг разложится по каждому договору отдельно.

Почему отчёт по задолженности и ОСВ по счёту 62 показывают разные суммы?

Чаще всего причина в ручных операциях по счёту 62, которые не затрагивают регистры взаиморасчётов, либо в документах, проведённых по бухгалтерскому, но не по управленческому учёту. Найдите расхождение через отчёт «Анализ счёта» с детализацией до документа и сопоставьте каждую сумму с регистром расчётов.

Можно ли увидеть только просроченный долг?

Да. В отчётах «Задолженность покупателей» и «Задолженность клиентов» есть разбивка по срокам долга, если в договорах или условиях продаж задан срок оплаты. Просроченная часть выделяется отдельной колонкой или группировкой. Если сроки оплаты в программе не настроены, просрочку программа определить не сможет.

Как посмотреть долг сотрудника, а не контрагента?

Расчёты с сотрудниками ведутся на других счетах: подотчётные суммы — счёт 71, займы и возмещения — счёт 73. Сформируйте ОСВ или анализ по этим счетам с группировкой по сотрудникам. Задолженность по зарплате видна в разделе «Зарплата и кадры» через отчёты по расчётам с персоналом.

Что делать, если контрагент прислал акт сверки с другой суммой?

Сформируйте свой акт за тот же период и сравните построчно: обычно расхождение — это документ, отражённый у сторон в разных периодах, или оплата, которую одна из сторон ещё не провела. Сверку ведите именно по документам, а не по итоговым суммам, иначе причину разницы найти не удастся.

Можно ли выгрузить список должников в Excel?

Да, любой отчёт по задолженности сохраняется в табличный документ: кнопка «Сохранить» или «Ещё» → «Сохранить как» с выбором формата XLSX. Перед выгрузкой настройте нужные отборы и группировки, чтобы не обрабатывать лишние данные уже в таблице.