Как посмотреть авансовые счета-фактуры в 1С

Авансовые счета-фактуры в 1С возникают в двух ситуациях: когда организация получает предоплату от покупателя и начисляет НДС с аванса, и когда она сама платит аванс поставщику и принимает НДС к вычету. В обоих случаях документы создаются автоматически или вручную, а найти их можно несколькими способами — через журнал счетов-фактур, обработку регистрации, отчеты по НДС и книгу покупок или продаж.

Способ поиска зависит от задачи. Если нужно быстро найти конкретный документ по контрагенту или сумме — удобнее журнал счетов-фактур с отбором. Если требуется проверить, все ли авансы за период «закрыты» счетами-фактурами, — используется обработка регистрации авансовых счетов-фактур. Для контроля перед сдачей декларации по НДС применяют книгу покупок, книгу продаж и анализ счетов 76.АВ и 76.ВА.

Ниже разобраны основные пути в конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) — наиболее распространенной программе для учета НДС. В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» логика похожая, отличаются названия разделов меню.

Где в 1С хранятся авансовые счета-фактуры

Авансовый счет-фактура — это обычный документ «Счет-фактура выданный» или «Счет-фактура полученный», у которого вид операции установлен «На аванс». Отдельного журнала именно для авансовых документов в типовой конфигурации нет, поэтому их ищут в общем журнале с отбором или через специализированные обработки.

При получении аванса от покупателя счет-фактура регистрируется на основании документа поступления оплаты (поступление на расчетный счет, приходный кассовый ордер, эквайринговая операция). При уплате аванса поставщику полученный счет-фактура регистрируется на основании списания с расчетного счета — при условии, что поставщик выставил авансовый счет-фактуру и выполнены условия для вычета.

Просмотр через журнал счетов-фактур

Самый прямой способ — открыть общий журнал и отфильтровать документы по виду. В «1С:Бухгалтерии 8.3» порядок такой:

• Откройте раздел «Продажи» → «Счета-фактуры выданные» (для авансов от покупателей) или «Покупки» → «Счета-фактуры полученные» (для авансов поставщикам).
• Нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить список» или используйте панель быстрого отбора.
• Добавьте отбор по полю «Вид счета-фактуры» (или «Вид») со значением «На аванс».
• При необходимости задайте период, контрагента или организацию.

В результате в списке останутся только авансовые документы. По двойному щелчку открывается сам счет-фактура: в нем видны документ-основание (оплата), сумма аванса, ставка и сумма НДС. Ссылка «Документ-основание» позволяет перейти к платежному документу и проверить, совпадает ли сумма оплаты с суммой счета-фактуры.

1. 1
   Откройте журнал счетов-фактур выданных или полученных
2. 2
   Установите отбор по виду «На аванс» и нужному периоду
3. 3
   Откройте документ и сверьте сумму с документом оплаты
4. 4
   Проверьте проводки: Дт 76.АВ Кт 68.02 у продавца или Дт 68.02 Кт 76.ВА у покупателя

Проверка через регистрацию счетов-фактур на аванс

Обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс» показывает не только уже созданные документы, но и авансы, по которым счета-фактуры еще не зарегистрированы. Это основной инструмент контроля полноты начисления НДС с предоплат.

Найти ее можно так: раздел «Операции» → «Регистрация счетов-фактур на аванс» (в некоторых версиях — «Операции» → «Регламентные операции по НДС» или через «Продажи» → «Ведение книги продаж»). В обработке укажите период и организацию, нажмите «Заполнить» — программа покажет список контрагентов с суммами авансов, суммами уже выставленных счетов-фактур и разницей.

Если в колонке с суммой аванса есть остаток, не закрытый счетом-фактурой, — это либо ошибка (документ не создан), либо аванс, зачтенный в течение периода, по которому счет-фактура по настройкам учетной политики не требуется. Кнопка «Выполнить» или «Зарегистрировать» создаст недостающие документы автоматически.

Поиск через книгу покупок и книгу продаж

Книга продаж (раздел «Операции» → «Книга продаж» или отчет из раздела «Отчеты») показывает авансовые счета-фактуры продавца вместе с обычными. В графе с кодом вида операции авансовые документы отражаются с кодом «02» (получение оплаты в счет предстоящих поставок), что позволяет отличить их от обычных отгрузок с кодом «01».

Книга покупок покажет авансовые счета-фактуры в двух ситуациях: когда ваша организация принимает к вычету НДС с аванса, уплаченного поставщику, и когда продавец принимает к вычету НДС с аванса после отгрузки или возврата предоплаты. Настройте отбор по коду вида операции, чтобы увидеть только авансовые записи.

Дополнительно полезен отчет «Анализ учета по НДС» (раздел «Отчеты»): в нем блоки «НДС с авансов полученных» и «НДС с авансов выданных» показывают суммы начисления и вычета, а расшифровка по щелчку выводит конкретные счета-фактуры.

Контроль через счета 76.АВ и 76.ВА

Бухгалтерские счета дают самый надежный способ проверки, потому что авансовый НДС обязательно проходит через них проводками. Откройте «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» и выберите счет 76.АВ «НДС по авансам и предоплатам» — здесь отражается НДС, начисленный с полученных авансов. Счет 76.ВА «НДС по авансам и предоплатам выданным» показывает НДС, принятый к вычету с авансов поставщикам.

По кнопке «Показать настройки» включите группировку по контрагентам и документам — тогда в отчете будут видны конкретные авансы. Карточка счета 76.АВ или 76.ВА по конкретному контрагенту покажет все движения: начисление при оплате и вычет при зачете аванса, со ссылками на документы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток на 76.АВ на конец квартала

Норма

Соответствует незачтенным авансам от покупателей, умноженным на расчетную ставку НДС

Тревожный признак

Остаток есть, а незачтенных авансов нет — возможен «зависший» НДС

Список в обработке регистрации

Норма

Все авансы периода закрыты счетами-фактурами или зачтены реализацией

Тревожный признак

Есть суммы без счетов-фактур — документы не созданы

Книга продаж

Норма

Авансовые строки с кодом 02 присутствуют по всем полученным предоплатам

Тревожный признак

Аванс в банке есть, в книге продаж записи нет

Особенности в разных конфигурациях и типичные ошибки

В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» авансовые счета-фактуры смотрят через раздел «Продажи» → «Счета-фактуры выданные» с отбором по типу «На аванс», а регистрация выполняется рабочим местом «Оформление счетов-фактур» или через регламентные операции закрытия месяца. Названия пунктов меню зависят от версии, но принцип отбора по виду документа сохраняется.

В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Бухгалтерии КОРП» логика идентична базовой бухгалтерии. Если организация применяет УСН и не является плательщиком НДС, авансовые счета-фактуры в учете не формируются — искать их в журнале бессмысленно.

Частые вопросы

Почему авансовый счет-фактура не создался автоматически?

Чаще всего причина в том, что документ оплаты не проведен, введен после закрытия периода или в учетной политике настроен порядок регистрации «Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные в течение...». Проверьте проведение платежного документа и настройки учетной политики по НДС, затем повторно заполните обработку регистрации.

Как найти авансовый счет-фактуру по конкретному контрагенту?

Откройте журнал счетов-фактур, установите отбор по контрагенту и виду «На аванс». Альтернатива — карточка счета 62.02 или 76.АВ по этому контрагенту: там видны все документы, сформировавшие движения, включая счета-фактуры.

Можно ли посмотреть авансовые счета-фактуры за прошлый закрытый период?

Да, журнал и отчеты доступны за любой период. Но изменять или пересоздавать документы в закрытом периоде нельзя без снятия запрета редактирования и повторного закрытия месяца — это может изменить декларацию по НДС и потребовать подачи уточненки.

Чем отличается счет-фактура на аванс от обычного в журнале?

Видом документа («На аванс»), кодом вида операции 02 вместо 01 и отсутствием номенклатуры: в табличной части указывается обобщенное наименование по договору. Сумма НДС считается по расчетной ставке (например, 20/120), а не по прямой.

Где посмотреть восстановление НДС с аванса у покупателя?

В книге продаж: восстановление НДС с авансов, ранее принятых к вычету, отражается там записью с соответствующим кодом операции. Также движения видны в карточке счета 76.ВА по контрагенту — там будет оборот по кредиту счета при зачете аванса.