Как поменять счет затрат в 1С: пошаговая инструкция

Счет затрат в 1С определяет, на какой счет бухгалтерского учета (20, 23, 25, 26, 44 и другие) программа отнесет расходы при проведении документов. Если затраты попадают не туда — например, общехозяйственные расходы закрываются на 20 счет вместо 90.08, или материалы списываются на 26 вместо 20 — нужно скорректировать настройки, а не исправлять проводки вручную.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 счет затрат подставляется автоматически из нескольких источников: регистра «Счета учета номенклатуры», карточки статьи затрат, настроек склада и самого документа. Какой именно механизм сработал — зависит от вида операции. Поэтому перед изменением важно понять, откуда программа берет текущее значение.

Ниже разберем основные способы замены счета затрат: через настройку счетов учета номенклатуры, через документы, через статьи затрат и способы отражения расходов, а также как исправить уже проведенные документы и проверить результат.

Откуда 1С берет счет затрат

Программа подставляет счет по иерархии настроек. Для материалов и товаров основной источник — регистр сведений «Счета учета номенклатуры», где счет задается для конкретной позиции, группы номенклатуры, склада или организации. Для услуг и прочих расходов счет чаще всего определяется статьей затрат, указанной в документе, либо выбирается вручную на вкладке «Счета затрат».

В зарплатных конфигурациях (1С:ЗУП) счет отражения задается через «Способы отражения зарплаты в бухучете», которые привязываются к организации, подразделению, сотруднику или начислению. В производственном учете дополнительно влияют подразделение и номенклатурная группа.

Из-за многоуровневой логики бывает, что пользователь меняет счет в одном месте, а документ продолжает подставлять старый — потому что срабатывает более приоритетная настройка. Например, запись по конкретной номенклатуре важнее записи по группе, а запись по группе важнее общей записи для организации.

Как изменить счет затрат для номенклатуры через счета учета

Это основной способ, если нужно, чтобы материалы или товары при списании попадали на другой счет автоматически. Откройте раздел «Справочники» → «Номенклатура» → ссылка «Счета учета номенклатуры» (в некоторых версиях: «Главное» → «Настройки» → «План счетов» → «Настройка счетов учета номенклатуры»).

В регистре создайте новую запись или отредактируйте существующую. Укажите, к чему привязана настройка: к конкретной номенклатуре, виду номенклатуры, складу, типу склада или организации. В поле «Счет учета» задайте нужный счет затрат (например, 20.01 вместо 10.01 при передаче в производство настройка определяется видом документа, здесь важнее счета для передачи).

После сохранения новые документы будут подставлять обновленный счет автоматически. Уже созданные, но не проведенные документы счет не обновят сами — откройте документ и нажмите «Заполнить счета» или перевыберите номенклатуру в строке.

1. 1
   Откройте Справочники → Номенклатура → Счета учета номенклатуры
2. 2
   Найдите действующую запись по нужной позиции или группе
3. 3
   Создайте новую запись с более высоким приоритетом либо исправьте существующую
4. 4
   Укажите нужный счет затрат и сохраните
5. 5
   Создайте тестовый документ и проверьте, какой счет подставился
6. 6
   При необходимости перепроведите документы прошлого периода

Как поменять счет затрат непосредственно в документе

Если менять нужно разово, а не на постоянной основе, проще скорректировать счет в самом документе. В документах «Требование-накладная», «Поступление товаров и услуг», «Услуги сторонних организаций» счет затрат указывается либо в табличной части (колонка «Счет затрат»), либо на отдельной вкладке «Счета затрат».

Если колонки не видно, включите ее через кнопку «Еще» → «Изменить форму» в табличной части документа и поставьте флажок у поля «Счет затрат». После этого можно вручную выбрать нужный счет, а также проверить связанные аналитики: подразделение затрат, номенклатурную группу и статью затрат — они должны соответствовать новому счету.

Что проверить вместе со счетом

При смене счета затрат обязательно сверьте субконто. Например, для 20 счета обязательна номенклатурная группа, для 26 — статья затрат с корректным видом расходов. Если статья останется от старой настройки, при закрытии месяца затраты могут распределиться неправильно или не закрыться вовсе.

Настройка счета через статьи затрат и способы отражения

В документах поступления услуг счет затрат часто определяется не напрямую, а через аналитику. Откройте карточку статьи затрат (Справочники → Статьи затрат) и проверьте вид расхода: именно он влияет на закрытие 25, 26 и 44 счетов в конце месяца. Сам счет при этом выбирается в документе, но правильность статьи критична для корректного распределения.

В 1С:ЗУП и при отражении зарплаты в бухучете счет затрат меняется через «Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете». Создайте новый способ с нужным счетом (например, 25 вместо 26) и назначьте его в документе «Начальная штатная расстановка», в карточке подразделения, сотрудника или в настройках организации — в зависимости от того, на каком уровне требуется разделение.

Для амортизации и прочих регулярных списаний счет задается в карточке основного средства или в документе «Принятие к учету ОС» на вкладке «Бухгалтерский учет» — поле «Способ отражения расходов по амортизации». Изменение применяется со следующего месяца начисления.

Сравнение вариантов

Счета учета номенклатуры

Подходит для постоянной настройки по материалам и товарам; требует понимания приоритетов записей

Ручная правка в документе

Быстро для разового случая; не влияет на будущие документы

Статья затрат / способ отражения

Правильный путь для услуг, зарплаты и амортизации; требует перепроведения или нового месяца для эффекта

Как исправить счет в уже проведенных документах

Если ошибка обнаружена в текущем периоде, последовательность такая: сначала исправьте настройку или счет в документе, затем перепроведите документ. После этого обязательно выполните повторное «Закрытие месяца» за затронутый период, потому что регламентные операции (закрытие 20, 25, 26, 44 счетов, расчет себестоимости) рассчитываются по данным на момент проведения.

Для массового исправления удобно использовать обработку «Групповое изменение реквизитов» (Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных), если она доступна в вашей конфигурации. С ее помощью можно заменить счет затрат сразу в выборке документов, но работать с ней нужно аккуратно: сначала отберите документы отбором, проверьте список, затем выполняйте изменение.

Если период закрыт и отчетность сдана, корректнее отразить исправление текущей датой через документ «Операция» (ручная корректировка) с переносом затрат со счета на счет, а не перепроводить прошлые периоды. Такой вариант согласуйте с главным бухгалтером.

Как проверить, что изменения сработали

Простая проверка — создать новый тестовый документ того же вида и посмотреть, какой счет затрат подставился автоматически. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету затрат за период: новые затраты должны отражаться по нужному счету с корректной аналитикой.

Дополнительно полезен отчет «Анализ счета» по старому и новому счетам: на старом счете не должно быть оборотов после даты изменения настройки (кроме осознанных корректировок), на новом — все текущие затраты. После закрытия месяца проверьте справку-расчет «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» — она покажет, как распределились затраты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Новый документ

Норма

Счет затрат подставляется автоматически правильный

Тревожный признак

Подставляется старый счет — настройка не применилась или есть более приоритетная запись

ОСВ по счету

Норма

Обороты идут по новому счету с нужной аналитикой

Тревожный признак

Затраты продолжают копиться на старом счете

Закрытие месяца

Норма

Счета затрат закрываются без остатков и ошибок

Тревожный признак

Остатки на 25/26/44 или ошибки регламентных операций

Частые вопросы

Почему после изменения настройки документ всё равно подставляет старый счет?

Скорее всего, существует запись с более высоким приоритетом в регистре «Счета учета номенклатуры» — например, по конкретной номенклатуре вместо группы. Также документ мог быть создан до изменения настройки: откройте его и нажмите «Заполнить счета» или перевыберите позицию в строке.

Можно ли задать разные счета затрат для разных складов?

Да. В регистре «Счета учета номенклатуры» создайте отдельные записи с указанием конкретного склада — они приоритетнее общих записей по организации. Проверьте результат тестовым документом по каждому складу.

Как поменять счет затрат по зарплате для одного сотрудника?

Создайте отдельный способ отражения зарплаты с нужным счетом и назначьте его лично сотруднику (в ЗУП — через документ кадрового перевода или настройку в карточке сотрудника). Персональная настройка приоритетнее настройки по подразделению и организации.

Что делать, если затраты не закрываются после смены счета?

Проверьте соответствие аналитики: для 20 счета нужна номенклатурная группа, для 25 и 26 — статья затрат с правильным видом расходов. Откройте ошибки в операции «Закрытие месяца» — программа обычно указывает, какой аналитики не хватает.

Нужно ли перепроводить все документы после смены счета учета?

Нет. Перепроводить нужно только те документы, где счет должен измениться задним числом, и только в открытом периоде. Новые документы подхватят настройку автоматически. После перепроведения обязательно повторите закрытие месяца.