Учет и Финансы · 10 мин
Как получить деньги в кассу в 1С: оформление приходного кассового ордера
Пошаговая инструкция по оформлению приходного кассового ордера в 1С: виды операций, проводки, проверка кассовой книги, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Поступление наличных денег в кассу организации в программах 1С оформляется документом «Приходный кассовый ордер» (ПКО). Этот документ отражает любые приходные операции по кассе: оплату от покупателя, возврат подотчетных сумм, получение наличных с расчетного счета, взнос учредителя и другие поступления. Корректное оформление ПКО важно не только для учета — от него зависят остатки по кассе, взаиморасчеты с контрагентами и кассовая дисциплина.
Порядок работы практически одинаков в 1С:Бухгалтерии 8.3, 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация, отличаются лишь названия разделов и часть реквизитов. Ниже разобраны основные сценарии прихода денег в кассу, настройки, проверка результата и типичные ошибки.
Где находится документ прихода денег в кассу
В 1С:Бухгалтерии 8.3 приходный кассовый ордер создается из раздела «Банк и касса» → «Кассовые документы». Нажмите кнопку «Поступление» (или «Создать» → «Поступление наличных») — откроется форма нового ПКО. Также документ доступен через журнал «Кассовые документы», где отображаются все приходные и расходные ордера.
В 1С:Управление торговлей 11 путь немного другой: раздел «Казначейство» → «Кассовые ордера» → «Приходные кассовые ордера». В 1С:Комплексной автоматизации и ERP документ называется «Приходный кассовый ордер» и находится в разделе «Казначейство». Логика заполнения во всех конфигурациях схожа: вид операции, касса, сумма, источник поступления.
Какие виды операций выбрать при поступлении денег
От вида операции зависит корреспондирующий счет и набор реквизитов документа. Неверно выбранный вид операции — самая частая причина ошибок в учете, поэтому важно понимать, какой вариант соответствует вашей ситуации.
| Вид операции | Когда применяется | Типовая проводка |
|---|---|---|
| Оплата от покупателя | Покупатель расплачивается наличными за товары или услуги | Дт 50.01 — Кт 62.01 |
| Розничная выручка | Сдача выручки из розничной точки (автоматизированной или неавтоматизированной) | Дт 50.01 — Кт 90.01.1 |
| Получение наличных в банке | Снятие денег с расчетного счета по чеку | Дт 50.01 — Кт 51 |
| Возврат от подотчетного лица | Сотрудник вернул неизрасходованный аванс | Дт 50.01 — Кт 71.01 |
| Взнос в уставный капитал | Учредитель вносит наличные в качестве вклада | Дт 50.01 — Кт 75.01 |
| Прочее поступление | Операции, не подходящие под стандартные виды | Счет указывается вручную |
Если сомневаетесь в выборе, ориентируйтесь на экономический смысл операции: кто передал деньги и за что. Вид «Прочее поступление» используйте только когда ни один стандартный вариант не подходит — при нем программа не контролирует взаиморасчеты, и задолженность придется отслеживать вручную.
Оформление оплаты от покупателя
Самый распространенный сценарий — покупатель вносит наличные за отгруженный товар. Создайте ПКО с видом операции «Оплата от покупателя», укажите контрагента, договор и сумму. В табличной части «Расшифровка платежа» можно выбрать документ расчетов (счет или реализацию) — тогда программа автоматически зачтет аванс или закроет задолженность.
Поле «Принято от» заполняется ФИО плательщика — оно попадает в печатную форму ордера. Основание (например, «Оплата по счету №…») также выводится на печать. После проверки реквизитов нажмите «Провести» — документ сформирует проводку Дт 50.01 — Кт 62.01 и уменьшит задолженность покупателя.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Поступление»
- 2Выберите вид операции «Оплата от покупателя»
- 3Укажите контрагента, договор и сумму платежа
- 4В расшифровке платежа выберите счет или реализацию для зачета
- 5Заполните поля «Принято от» и «Основание»
- 6Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
Поступление наличных с расчетного счета и розничная выручка
Когда организация снимает деньги с расчетного счета по чеку, оформляется ПКО с видом операции «Получение наличных в банке». Укажите банковский счет организации и сумму — проводка будет Дт 50.01 — Кт 51. Важно, чтобы на стороне банка эта операция тоже была отражена (при загрузке выписки создается списание с расчетного счета), иначе возникнут расхождения в учете.
Для розничной торговли выручка сдается в кассу видом операции «Розничная выручка». Если магазин автоматизированный (АТТ), в качестве источника указывается склад-точка продаж, и выручка списывается со счета 62.Р или формируется через 90.01.1 в зависимости от настроек. Для неавтоматизированной точки (НТТ) поступление выручки одновременно признается доходом, поэтому важно сдавать выручку регулярно и сверять с отчетами о розничных продажах.
Возврат подотчетных сумм и прочие поступления
Если сотрудник вернул неизрасходованный остаток аванса, создайте ПКО с видом «Возврат от подотчетного лица». Укажите сотрудника из справочника «Физические лица» и сумму — программа сформирует проводку Дт 50.01 — Кт 71.01 и закроет задолженность подотчетника. Перед оформлением полезно проверить остаток по сотруднику в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71», чтобы сумма возврата не превышала долг.
Взнос учредителя в уставный капитал оформляется видом «Взнос в уставный капитал» с указанием учредителя. Для нетиповых ситуаций — например, поступление от продажи валюты наличными, возмещение ущерба — используется «Прочее поступление», где счет кредита выбирается вручную. В этом случае обязательно заполните аналитику счета (субконто), иначе отчеты будут неполными.
Проверка результата и кассовая книга
После проведения ПКО убедитесь, что операция отразилась корректно. Откройте проводки документа кнопкой «Дт/Кт» — должна быть запись в дебет 50.01. Затем сформируйте отчет «Кассовая книга» (раздел «Банк и касса» → «Кассовая книга») за день операции: ордер должен попасть в приход с указанием номера, корреспондирующего счета и суммы.
Дополнительно сверьте остаток по кассе в оборотно-сальдовой ведомости по счету 50.01 с фактическим наличием денег в кассе. Если ПКО оформлялся на оплату покупателя, проверьте акт сверки с контрагентом — задолженность должна уменьшиться на сумму платежа.
Как проверить результат
Дт 50.01 в корреспонденции с нужным счетом
Проводок нет или счет кредита неверный
Ордер в приходе за свой день, номер по порядку
Ордер отсутствует или нарушена нумерация
Совпадает с фактическими наличными
Расхождение с реальной суммой в кассе
Долг покупателя уменьшился на сумму ПКО
Задолженность не изменилась — не выбран документ расчетов
Типичные ошибки при оформлении поступлений
Одна из частых ошибок — неверный вид операции: например, оплату от покупателя проводят как «Прочее поступление». В результате взаиморасчеты не закрываются, и в отчетах «висит» задолженность, которой фактически нет. Исправляется это изменением вида операции и перепроведением документа.
Вторая группа ошибок связана с датами и нумерацией. Кассовые ордера должны нумероваться последовательно в пределах дня и периода; если документ создан задним числом после того, как сформирована кассовая книга, книгу нужно пересформировать. Также нельзя оставлять ПКО непроведенным «на всякий случай» — непроведенный документ не отражается в учете, и данные по кассе будут занижены.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить или удалить проведенный приходный ордер?
Да, если у вас есть права и период не закрыт. Документ можно распровести, изменить и провести заново. Однако если кассовая книга за этот день уже сформирована и подписана, исправление потребует пересоздания книги, а при закрытом периоде — согласования с главным бухгалтером.
Как оформить поступление денег от учредителя не в уставный капитал, а как заем?
Используйте вид операции «Получение займа от контрагента» (в некоторых версиях — «Прочее поступление» с указанием счета 66 или 67). Укажите учредителя как контрагента и договор займа — тогда задолженность по займу будет видна в отчетах по расчетам.
Почему ПКО не попадает в кассовую книгу?
Чаще всего документ не проведен, либо дата формирования книги не совпадает с датой ордера. Также проверьте, что в документе выбрана правильная организация и касса — кассовая книга формируется по конкретной организации.
Нужно ли печатать приходный кассовый ордер на бумаге?
По правилам ведения кассовых операций кассовые документы могут оформляться в электронном виде, если обеспечена их сохранность и возможность подписания. На практике многие организации продолжают распечатывать ПКО (форма КО-1) и квитанцию для плательщика. Квитанция отрывается и выдается лицу, внесшему деньги.
Что делать, если ошибочно провели ПКО дважды на одну сумму?
Один из документов нужно пометить на удаление или распровести. Затем проверьте остаток по кассе: он должен уменьшиться на сумму дубля. Если дубль попал в уже сформированную кассовую книгу, пересформируйте ее после удаления лишнего ордера.
Как отразить поступление наличных от физического лица без договора?
Если это разовая розничная продажа, используйте вид «Розничная выручка» или «Оплата от покупателя» с контрагентом «Розничный покупатель». Создавать отдельного контрагента на каждого клиента не требуется — достаточно обобщенной карточки.
Что важно запомнить
Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером с правильным видом операции — от него зависят проводки и взаиморасчеты. После проведения всегда проверяйте проводки, кассовую книгу и совпадение остатка по счету 50.01 с фактическими наличными. Не проводите ПКО до реального поступления денег и не используйте «Прочее поступление» там, где подходит стандартный вид операции.