Как получить акт сверки в 1С: пошаговая инструкция

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов между вашей организацией и контрагентом на определённую дату. В 1С:Бухгалтерии он формируется автоматически на основании проведённых документов: поступлений, реализаций, счетов-фактур и оплат. Понимание логики формирования акта помогает избежать расхождений с контрагентом и ускоряет подписание документа.

Главное условие корректного акта — актуальные данные в базе. Если часть документов не проведена, проведена с ошибками или отражена на неверных счетах учёта, акт покажет искажённую картину. Поэтому формирование акта сверки всегда начинается с проверки взаиморасчётов, а не с нажатия кнопки «Создать».

Ниже разобран полный цикл работы: подготовка данных, создание документа, заполнение табличной части, проверка сальдо, печать и действия при расхождениях. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 (ред. 3.0), но логика применима и к другим конфигурациям.

Что нужно проверить в базе до формирования акта

Акт сверки — это зеркало учёта. Прежде чем его создавать, убедитесь, что все операции по контрагенту отражены в базе: поступления товаров и услуг, реализации, оплаты, возвраты, корректировки. Непроведённые документы в акт не попадут, и сальдо окажется неверным.

Проверьте, что договор с контрагентом заведён корректно и документы привязаны именно к нему. Если по одному контрагенту есть несколько договоров, акт можно сформировать как по конкретному договору, так и по контрагенту в целом — от этого зависит состав данных.

Полезно предварительно построить отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (60, 62, 76) с отбором по контрагенту. Так вы увидите текущую задолженность и сможете сопоставить её с будущим актом. Если в ОСВ уже видны странные суммы — например, «красное» сальдо по дебету и кредиту одновременно, — сначала разберитесь с задвоением аналитики.

Где находится акт сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3

Документ «Акт сверки расчетов с контрагентом» доступен из нескольких разделов. Основные пути: «Покупки» → «Акты сверки расчетов с контрагентами» либо «Продажи» → «Акты сверки расчетов с контрагентами». Оба пункта ведут в один и тот же журнал документов, поэтому неважно, откуда вы начнёте.

Если нужного пункта нет в меню, откройте полный список документов: «Главное меню» → «Все функции» → «Документы» → «Акт сверки расчетов с контрагентом». Отсутствие пункта в панели разделов обычно означает, что он просто не выведен в настройках навигации, а не отключён функциональностью.

Для создания нового акта нажмите кнопку «Создать» в журнале. Откроется форма документа с полями: организация, контрагент, договор, период сверки и табличная часть с операциями.

Как заполнить и сформировать акт сверки

Заполнение документа выполняется последовательно. Сначала укажите шапку, затем запустите автоматическое заполнение табличной части.

1. 1
   Откройте «Покупки» (или «Продажи») → «Акты сверки расчетов с контрагентами» и нажмите «Создать».
2. 2
   Выберите организацию и контрагента, при необходимости укажите конкретный договор.
3. 3
   Установите период сверки — даты начала и окончания.
4. 4
   Убедитесь, что на вкладке «По данным организации» отмечены нужные счета учёта расчётов (60, 62, 66, 67, 76).
5. 5
   Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета» — табличная часть заполнится документами и суммами.
6. 6
   Проверьте итоговое сальдо внизу документа и проведите акт.
7. 7
   Нажмите «Печать» → «Акт сверки взаимных расчетов» и сохраните или распечатайте форму.

На вкладке «По данным организации» собираются операции по учётным данным вашей базы: дебет и кредит по каждому документу. Вкладка «По данным контрагента» предназначена для ручного ввода данных, которые прислал партнёр, — она нужна, когда вы оформляете двустороннюю сверку в одном документе.

Период сверки задавайте осознанно. Стандартная практика — сверка за квартал, полугодие или год, но для инвентаризации расчётов перед годовой отчётностью акт формируют на 31 декабря за весь год. Дата окончания периода определяет, на какое число будет рассчитано итоговое сальдо.

Как проверить результат перед отправкой контрагенту

После автоматического заполнения не отправляйте акт сразу. Сначала сопоставьте итоговое сальдо в документе с сальдо по оборотно-сальдовой ведомости на ту же дату и по тому же контрагенту. Значения должны совпасть до копейки.

Обратите внимание на развёрнутое сальдо. Если у контрагента одновременно есть дебиторская и кредиторская задолженность (например, переплата по одному договору и долг по другому), акт покажет обе суммы. Убедитесь, что это соответствует реальному положению дел, а не ошибке в аналитике.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо в акте и в ОСВ по счетам 60/62/76 на ту же дату

Норма

Суммы совпадают полностью

Тревожный признак

Расхождение — ищите непроведённые документы или неверный период

Состав табличной части

Норма

Присутствуют все реализации, поступления и оплаты за период

Тревожный признак

Документов не хватает — проверьте договор в шапке акта и в документах

Формулировка итогового сальдо

Норма

Указано, кто кому должен, и сумма сходится с расчётом

Тревожный признак

Сальдо «в пользу» неверной стороны или нулевое при наличии долга

Полезно пролистать табличную часть глазами: все ли крупные оплаты и отгрузки на месте. Если контрагент при сверке укажет документ, которого нет в вашем акте, искать причину придётся уже в режиме переписки — это дольше, чем предварительная проверка.

Печать, подписание и отправка акта

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе. Стандартный вариант — «Акт сверки взаимных расчетов». В форму выводятся реквизиты организаций, период, таблица операций и итоговое сальдо с расшифровкой, в чью пользу задолженность.

Перед печатью проверьте, что в карточке организации заполнены актуальные наименование, ИНН, КПП и адрес — эти данные подтягиваются в шапку акта автоматически. Ошибки в реквизитах — частая причина возврата документа контрагентом.

Акт можно сохранить в PDF и направить контрагенту по электронной почте, отправить через ЭДО (если подключён обмен электронными документами) или распечатать в двух экземплярах для подписания. Юридическую силу имеет подписанный обеими сторонами документ, поэтому после получения ответа сохраните подписанный экземпляр в архиве или прикрепите скан к документу в базе.

Если контрагент просит акт в произвольной форме или с дополнительными колонками (например, номера счетов-фактур отдельно), стандартную печатную форму можно отредактировать перед печатью: в форме предварительного просмотра включите режим редактирования и добавьте нужные данные вручную.

Что делать при расхождениях с контрагентом

Расхождения при сверке — нормальная рабочая ситуация. Чаще всего причины таковы: документ проведён у одной стороны и не проведён у другой, разные даты отражения операции, оплата в пути на дату сверки, возврат или корректировка, отражённые только одной стороной.

Алгоритм поиска простой: сравните акты построчно и найдите операции, которые есть только в одном из них. Затем по каждой такой строке запросите у контрагента первичный документ или предоставьте свой. Как только основание найдено, сторона, у которой документ отсутствует, отражает его в учёте.

Если расхождение принципиальное и стороны не могут договориться, в акте делается отметка о разногласиях с указанием спорных сумм. Такой акт фиксирует позиции сторон и используется при дальнейших переговорах или претензионной работе.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сальдо в акте совпадает с ОСВ и данными контрагентаПечатайте акт, подписывайте и архивируйте подписанный экземпляр

Сальдо в акте не совпадает с ОСВПроверьте договор в шапке, период и непроведённые документы, затем перезаполните акт

Контрагент сообщил о расхожденияхСравните акты построчно, найдите документы, отражённые только одной стороной, и запросите первичку

Нужна сверка по нескольким договорам отдельноСформируйте отдельный акт по каждому договору, указав его в шапке документа

Особенности в других конфигурациях 1С

В 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация акт сверки также присутствует, но расположен в разделах продаж или взаиморасчётов с клиентами и поставщиками. Логика та же: шапка с контрагентом и периодом, автоматическое заполнение по данным учёта, печатная форма.

В «1С:Бухгалтерии» для украинской версии и в отраслевых решениях названия пунктов меню могут отличаться, но документ ищется через «Все функции» по слову «сверка». Если документа нет вовсе, проверьте права пользователя — возможно, роль ограничивает доступ к документам взаиморасчётов.

Частые вопросы об акте сверки в 1С

Почему акт сверки заполнился пустым?

Чаще всего причина в том, что в шапке указан договор, по которому нет операций, либо не отмечены счета учёта расчётов на вкладке настроек заполнения. Также проверьте период сверки и то, что документы по контрагенту проведены, а не просто записаны.

Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?

Штатный документ формируется по одному контрагенту. Для массовой сверки используют групповое создание через обработки или формируют акты в цикле средствами встроенного языка. Альтернатива — отчёт «Анализ расчётов с контрагентами», который даёт общую картину по всем партнёрам без оформления отдельных актов.

Как исправить ошибку в уже сформированном акте?

Если ошибка в учётных данных — исправьте первичный документ, затем перезаполните акт кнопкой «Заполнить». Ручная правка сумм в табличной части допустима только как временная мера: при следующем перезаполнении правки будут перезаписаны данными учёта.

Имеет ли акт сверки из 1С юридическую силу?

Акт сверки не является первичным учётным документом, но подписанный обеими сторонами акт служит доказательством признания задолженности и может прерывать срок исковой давности. Для юридической силы важны подписи уполномоченных лиц обеих организаций и корректные реквизиты сторон.

Как отправить акт сверки контрагенту через ЭДО?

Если в базе настроен обмен электронными документами, акт можно отправить напрямую из документа через сервис 1С-ЭДО: в форме документа доступна команда отправки электронного документа. Контрагент получит акт в своей системе и сможет подписать его электронной подписью.

За какой период лучше формировать акт сверки?

Период определяется целью сверки: для ежеквартальной сверки — квартал, для инвентаризации расчётов перед годовой отчётностью — календарный год на 31 декабря. Если сверяетесь впервые за долгое время, начинайте с даты последнего подписанного акта, чтобы не пересматривать уже подтверждённые периоды.