Как положить деньги в кассу в 1С: инструкция по приходному кассовому ордеру

Поступление денег в кассу в программах 1С оформляется документом «Приходный кассовый ордер» (ПКО). Именно этот документ отражает любой приход наличных: выручку от покупателя, возврат подотчётных сумм, взнос учредителя, поступление с расчётного счёта и другие операции. Без корректно проведённого ПКО остаток по кассе в учёте не совпадёт с фактическими деньгами, а кассовая книга будет сформирована с ошибками.

Порядок действий зависит от конфигурации. Чаще всего пользователи работают в «1С:Бухгалтерии 8», где ПКО находится в разделе «Банк и касса» — «Кассовые документы». В «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» документ называется «Приходный кассовый ордер» и располагается в разделе «Казначейство» или «Финансы». Логика заполнения везде одинаковая: выбирается вид операции, указывается сумма, контрагент или источник поступления и статья движения денежных средств.

Ниже разобраны основные сценарии оприходования наличных, нюансы заполнения полей, проводки, способы проверки результата и типичные ошибки, из-за которых касса «не сходится».

Где находится приходный кассовый ордер в 1С

В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте раздел «Банк и касса» и перейдите в журнал «Кассовые документы». Нажмите кнопку «Создать» — программа предложит выбрать вид операции сразу, либо создаст документ, в котором вид операции задаётся первым полем. Также ПКО можно создать на основании другого документа: реализации товаров, поступления на расчётный счёт, документа «Выдача денежных документов» и других — тогда часть полей заполнится автоматически.

В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» путь выглядит так: раздел «Казначейство» (или «Финансы») → «Приходные кассовые ордера». Здесь документ дополнительно привязан к конкретной кассе предприятия, которых может быть несколько — касса организации, касса магазина, операционная касса. Перед проведением убедитесь, что выбрана правильная касса, иначе остатки по кассам разойдутся.

Если пункт «Кассовые документы» не отображается в меню, проверьте права пользователя и настройки функциональности. В 1С:Бухгалтерии перейдите в «Главное» → «Функциональность» и убедитесь, что на закладке «Банк и касса» включён учёт кассовых операций.

Как выбрать вид операции

Вид операции определяет, какие поля будут доступны и какие проводки сформирует документ. Выбор неверного вида — самая частая причина ошибок в учёте, поэтому ориентируйтесь на реальное экономическое содержание поступления денег.

Если ни один типовой вид операции не подходит, используйте «Прочее поступление» — в этом случае счёт кредита выбирается вручную. Это удобно, например, при поступлении займа от учредителя (кредит 66 или 67) или при оприходовании излишков кассы (кредит 91.01).

Пошаговое заполнение документа

Рассмотрим заполнение ПКО на примере «1С:Бухгалтерии 8.3», вид операции «Оплата от покупателя». Последовательность одинакова и для других видов, меняется только набор полей.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид операции, соответствующий источнику денег
3. 3
   Укажите дату и номер ордера — программа проставит их автоматически, но номер можно скорректировать
4. 4
   Заполните поле «Контрагент» или «Подотчётное лицо» в зависимости от вида операции
5. 5
   Введите сумму поступления и проверьте ставку НДС, если она требуется
6. 6
   Укажите статью движения денежных средств для отчёта ДДС
7. 7
   Заполните поле «Принято от» — ФИО или наименование плательщика, как в бумажном ордере
8. 8
   Запишите документ, проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт» и проведите

Обратите внимание на поле «Принято от». Оно попадает в печатную форму приходного ордера (форма КО-1) и должно отражать реального плательщика. Для юридического лица указывают наименование организации и основание, например: «ООО «Вега», оплата по счёту № 15 от 12.05». Для физического лица — фамилию, имя, отчество.

Поле «Основание» и «Приложение» заполняются при необходимости: основание — это содержание операции («возврат неиспользованного аванса»), приложение — перечень прилагаемых документов. Эти реквизиты важны при проверках и при передаче дел новому бухгалтеру.

Отдельные сценарии поступления наличных

Снятие денег с расчётного счёта

Если деньги поступают в кассу из банка, правильная цепочка состоит из двух документов. Сначала оформляется списание с расчётного счёта с видом операции «Снятие наличных» (Дт 50 — Кт 51 либо через счёт 57 «Переводы в пути», если настроен соответствующий порядок). Затем на его основании создаётся ПКО. Если в вашей настройке используется счёт 57, ПКО закрывает транзит: Дт 50 — Кт 57.

Признак правильного оформления — отсутствие «висящего» остатка на счёте 57 после того, как деньги фактически получены в кассу. Если остаток на 57 счёте копится, значит, для каких-то списаний не создан приходный ордер.

Возврат подотчётной суммы

Когда сотрудник возвращает неизрасходованные деньги, создайте ПКО с видом операции «Возврат от подотчётного лица» и укажите сотрудника из справочника физических лиц. Документ сформирует проводку Дт 50 — Кт 71 и закроет задолженность работника. Перед проведением сверьте сумму с остатком по сотруднику в отчёте «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71» — нельзя принять в кассу больше, чем числится за человеком.

Розничная выручка

Выручка с торговой точки приходуется видом операции «Розничная выручка». Здесь важно указать правильный счёт учёта выручки и склад (торговую точку), если ведётся складской учёт. В конфигурациях с онлайн-кассами и автоматизированными рабочими местами кассира этот документ часто формируется автоматически при закрытии смены — тогда вручную создавать ПКО не нужно, достаточно проверить сформированные документы.

Проводки и печать приходного ордера

После проведения документа откройте его движения по кнопке «Дт/Кт» (или «Показать проводки»). Убедитесь, что дебет всегда приходится на счёт 50.01 «Касса организации», а кредит соответствует сути операции. Если проводка выглядит неожиданно — например, вместо 62 счёта встал 76 — вернитесь к виду операции и настройкам счетов расчётов с контрагентами.

Для печати ордера нажмите кнопку «Приходный кассовый ордер (КО-1)» в командной панели документа. Печатная форма включает отрывную квитанцию, которую нужно выдать лицу, внёсшему деньги. Подписи главного бухгалтера и кассира подставляются из данных организации и настроек ответственных лиц — проверьте их актуальность в разделе «Главное» → «Реквизиты и подписи» или в карточке организации.

Как проверить, что деньги корректно попали в кассу

Проверка результата занимает минуту и избавляет от проблем при инвентаризации кассы. Используйте два инструмента: оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 и отчёт «Кассовая книга» (раздел «Банк и касса» → «Отчёты»).

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 50.01 за день операции

Норма

Оборот по дебету вырос на сумму ПКО, остаток положительный

Тревожный признак

Оборота нет (документ не проведён) или остаток ушёл в минус

Кассовая книга за дату

Норма

ПКО присутствует в листе кассовой книги с верным номером и суммой

Тревожный признак

Документа нет в книге — возможно, нарушена последовательность проведения

Карточка счёта 62/71 по контрагенту

Норма

Задолженность уменьшилась на сумму оплаты

Тревожный признак

Долг не изменился — выбран не тот договор или контрагент

Если кассовая книга не видит документ, выполните восстановление последовательности проведения кассовых документов (в 1С:Бухгалтерии — «Операции» → «Проведение документов» или перепроведение за день). Часто проблема возникает, когда ПКО создан датой раньше уже проведённых документов дня.

Типичные ошибки и ограничения

Отдельно учитывайте ограничение по расчётам наличными между организациями и ИП: действует лимит по одному договору, установленный указанием Центрального банка. Приём крупной суммы наличных от юридического лица в рамках одного договора может нарушить этот лимит — в таких случаях корректнее провести оплату через расчётный счёт.

Ещё одно ограничение касается прав доступа. Если пользователю недоступны кассовые документы, не решайте проблему выдачей полных прав — попросите администратора добавить роль «Кассир» или «Добавление и изменение кассовых документов», чтобы не открыть лишний доступ к банковским операциям и регламентным функциям.

Удобно завести привычку сверять остаток по счёту 50 с фактическими деньгами в кассе в конце каждого дня, когда были кассовые операции. Расхождение в день возникновения найти в разы проще, чем через месяц при инвентаризации.

Частые вопросы

Можно ли внести деньги в кассу без приходного ордера?

Нет. Любое поступление наличных в кассу организации должно быть оформлено приходным кассовым ордером — в 1С это одноимённый документ. Запись «вручную» через операцию (бухгалтерскую справку) технически возможна, но такой приход не попадёт в кассовую книгу корректно и вызовет вопросы при проверке кассовой дисциплины.

Что делать, если ПКО создан ошибочно?

Если документ не проведён — просто удалите или исправьте его. Если проведён, сначала распроведите, внесите исправления и проведите заново. Удалять проведённый ордер следует только в крайнем случае, чтобы не нарушить сквозную нумерацию: лучше пометить на удаление с комментарием в поле «Комментарий» и создать корректный документ со следующим номером.

Почему при проведении появляется ошибка «Не указана статья движения денежных средств»?

Программа требует заполнить статью ДДС, потому что в настройках включён контроль для формирования отчёта о движении денежных средств. Откройте справочник «Статьи движения денежных средств», выберите подходящую статью (например, «Поступления от продажи продукции и товаров») или создайте новую, затем укажите её в документе.

Как оформить взнос наличных учредителем?

Используйте ПКО с видом операции «Взнос в уставный капитал», если это вклад в уставный капитал, либо «Прочее поступление» с указанием счёта 66/67, если это заём от учредителя, или счёта 75 для прочих расчётов с учредителями. В поле «Принято от» укажите ФИО учредителя, в основании — реквизиты решения или договора.

Можно ли создать ПКО на основании реализации?

Да. Откройте документ реализации, нажмите «Создать на основании» и выберите «Приходный кассовый ордер». Контрагент, договор и сумма подставятся автоматически, останется проверить дату, статью ДДС и провести документ. Это снижает риск ошибки в сумме и контрагенте.

Почему кассовая книга не показывает мой ПКО?

Чаще всего нарушена хронология: ордер создан датой раньше уже проведённых документов или перепроведён позже. Перепроведите кассовые документы за нужный день и сформируйте кассовую книгу заново. Также проверьте, что документ проведён именно по той организации, для которой строится отчёт.