Учет и Финансы · 9 мин
Как подтвердить накладную в ЕГАИС в 1С
Как подтвердить приходную накладную в ЕГАИС через 1С: настройка УТМ, запрос остатков, сопоставление товаров, подтверждение или отказ от акта, типичные ошибки.
Подтверждение накладной в ЕГАИС — обязательная операция для любой организации, закупающей алкогольную продукцию. Поставщик оформляет товарно-транспортную накладную в своей системе учёта, после чего она появляется в вашей базе ЕГАИС, и у вас есть ограниченный срок, чтобы подтвердить получение товара или отказаться от него. Если вовремя не ответить на входящую накладную, приёмка будет нарушена, а остатки по системе разойдутся с фактическими.
В 1С подтверждение выполняется через встроенный обмен с УТМ (универсальным транспортным модулем) ЕГАИС. Типовые конфигурации — «1С:Розница», «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» — поддерживают полный цикл: загрузку входящей ТТН, сопоставление с заказом, актуальную приёмку с расхождениями и отправку акта в ЕГАИС.
Ниже разобран весь процесс: от проверки настроек УТМ до отправки акта подтверждения, включая сценарии с расхождениями, частичным отказом и типичные ошибки, из-за которых акт не уходит в систему.
Проверьте, что УТМ и обмен с ЕГАИС работают
Прежде чем подтверждать накладную, убедитесь, что обмен с ЕГАИС функционирует. Универсальный транспортный модуль должен быть запущен на компьютере или сервере, а в 1С — корректно указаны его адрес и порт. Проверить статус можно в разделе настроек ЕГАИС: типовые конфигурации показывают состояние подключения и дату последнего успешного обмена.
Откройте в браузере домашнюю страницу УТМ (обычно адрес вида http://localhost:8080) и убедитесь, что модуль видит ключевой носитель JaCarta или Рутокен, а сертификаты ГОСТ и RSA действительны. Просроченный сертификат — самая частая причина, по которой акты не отправляются.
Также проверьте, что в 1С запущено регламентное задание обмена с ЕГАИС либо выполните обмен вручную через кнопку «Выполнить обмен». Без этого входящие накладные просто не загрузятся в базу.
Найдите входящую накладную в 1С
Входящие ТТН из ЕГАИС попадают в специальный журнал. В «1С:Рознице» и «Управлении торговлей» это раздел «Закупки» или «Склад» → «ТТН ЕГАИС (входящие)». Также входящие документы отображаются в обработке «Обмен с ЕГАИС» на вкладке входящих.
Накладные, требующие ответа, обычно подсвечены статусом «Требуется подтверждение» или аналогичным. Откройте документ двойным щелчком. Внутри вы увидите данные поставщика, номер и дату ТТН, перечень алкогольной продукции с кодами АП, количеством и, для маркируемой продукции, справки Б и штрихкоды акцизных марок.
Сверьте номер и дату электронной накладной с бумажными документами, которые привёз поставщик. Если ТТН в ЕГАИС не соответствует фактической поставке по реквизитам — это повод для отказа, а не для подтверждения.
Сопоставьте номенклатуру и проверьте количество
ЕГАИС оперирует собственным классификатором алкогольной продукции, а в 1С товары хранятся в вашей номенклатуре. Перед подтверждением программа потребует сопоставить позиции ТТН с карточками номенклатуры. Если товар приходит от этого поставщика впервые, создайте сопоставление вручную: выберите соответствующую позицию справочника или создайте новую.
После сопоставления проведите фактическую приёмку на складе. Пересчитайте товар, сверьте количество по каждой позиции с накладной. Для маркируемой продукции (вино, крепкий алкоголь) отсканируйте акцизные марки сканером штрихкодов — 1С сверит их со списком марок в ТТН.
Если всё сошлось — можно подтверждать накладную полностью. Если есть недостача, пересорт или бой — потребуется акт расхождений, о котором ниже.
- 1Откройте входящую ТТН в журнале документов ЕГАИС
- 2Сопоставьте алкогольную продукцию ЕГАИС с номенклатурой 1С
- 3Пересчитайте товар фактически и отсканируйте марки при необходимости
- 4Нажмите «Подтвердить» (или проведите акт без расхождений)
- 5Выполните обмен с ЕГАИС и дождитесь статуса «Проведен в ЕГАИС»
Подтвердите накладную или оформите акт расхождений
В документе входящей ТТН доступны три варианта ответа: подтверждение, отказ и акт расхождений. Кнопки обычно расположены в командной панели документа или в форме обмена с ЕГАИС.
Полное подтверждение. Нажмите «Подтвердить» — 1С сформирует акт подтверждения и поставит его в очередь на отправку через УТМ. После успешной обработки ЕГАИС продукция зачисляется на ваш баланс в системе, а в 1С создаётся (или привязывается) документ «Приобретение товаров» / «Поступление товаров».
Если есть расхождения
При недостаче или пересорте оформите акт расхождений: укажите фактически принятое количество по каждой позиции. Подтверждённая часть поступит на остатки, по спорной части решение принимает поставщик — он может согласиться с расхождением или отклонить акт. До решения поставщика спорное количество числится в пути.
Если товар не привозили или накладная ошибочная
При полном несоответствии поставки оформите отказ от накладной. Отказ аннулирует ТТН: продукция возвращается на остатки отправителя. Не используйте отказ, если товар фактически принят частично, — для этого существует акт расхождений.
Варианты ответа на ТТН
Товар и документы совпадают полностью. Продукция зачисляется на остатки сразу после обработки акта.
Есть недостача, пересорт или излишки. Подтверждается фактическое количество, спорную часть разрешает поставщик.
Поставки не было или накладная оформлена ошибочно. ТТН аннулируется целиком, товар возвращается отправителю.
Отправьте акт и проверьте результат
После нажатия кнопки подтверждения акт не уходит мгновенно — он ставится в очередь обмена. Выполните обмен с ЕГАИС вручную или дождитесь регламентного задания. Проследите смену статусов документа: «Подготовлен к отправке» → «Передан в УТМ» → «Проведен в ЕГАИС».
Контрольный признак успеха — статус «Проведен в ЕГАИС» и отсутствие ошибок в протоколе обмена. Дополнительно можно запросить остатки по регистрам ЕГАИС и убедиться, что продукция из накладной появилась на остатках склада (регистр №1) или торгового зала.
Если акт завис в статусе «Передан в УТМ» или вернулась ошибка, откройте протокол обмена — там указан текст ответа ЕГАИС. Типичные причины отказа: просрочен срок ответа на ТТН, накладная уже аннулирована поставщиком, проблемы с сертификатом.
Как проверить результат
«Проведен в ЕГАИС», ошибок в протоколе нет
Статус «Передан в УТМ» долго не меняется или есть ошибка
Продукция из накладной появилась на остатках после запроса остатков
Остатки не изменились — акт не обработан
Есть квитанция о проведении акта
Квитанция с отказом или акт отсутствует в очереди
Что делать, если акт не отправляется или накладная «зависла»
Если акт не уходит, действуйте последовательно. Сначала проверьте работоспособность УТМ и сертификатов. Затем посмотрите очередь исходящих документов в обработке обмена — иногда акт блокируется предыдущим документом с ошибкой, и достаточно удалить или исправить его.
Если ЕГАИС отклонил акт из-за истёкшего срока, накладную придётся решать с поставщиком: он может аннулировать ТТН и выставить её заново. Самостоятельно «подтвердить задним числом» через 1С нельзя — сроки контролируются на стороне ЕГАИС.
При расхождении остатков после подтверждения (например, акт прошёл, а остатки в 1С и ЕГАИС разные) используйте документы передачи продукции между регистрами и акты списания/постановки на баланс ЕГАИС. Не пытайтесь исправить остатки повторным подтверждением той же накладной — система не даст ответить на одну ТТН дважды.
Частые вопросы
Сколько времени есть на подтверждение накладной в ЕГАИС?
Срок ответа на входящую ТТН ограничен и контролируется на стороне ЕГАИС, поэтому принято подтверждать накладные в день фактической приёмки. Если срок истёк, акт будет отклонён — договоритесь с поставщиком об аннулировании и повторном выставлении накладной.
Можно ли подтвердить накладную частично?
Да, для этого служит акт расхождений: вы указываете фактически принятое количество по каждой позиции. Подтверждённая часть поступает на остатки, а по спорной решение принимает поставщик.
Что делать, если поставщик прислал накладную, а товар ещё в пути?
Не подтверждайте ТТН до фактического получения и пересчёта товара. Подтверждение означает, что вы приняли продукцию в полном объёме, и претензии по недостаче предъявить будет крайне сложно.
Накладная подтверждена, но остатки в 1С не изменились. Почему?
Проверьте статус ТТН: остатки зачисляются только после статуса «Проведен в ЕГАИС». Если статус корректный, выполните запрос остатков по регистрам ЕГАИС и проверьте, создан ли в 1С документ поступления на основании ТТН — иногда его нужно провести вручную.
Как отменить ошибочно отправленное подтверждение?
Отозвать проведённый в ЕГАИС акт нельзя. Если подтверждение отправлено ошибочно, остатки корректируются отдельными документами: актом списания, актом постановки на баланс или передачей между регистрами — в зависимости от ситуации.
Нужно ли подтверждать накладные на пиво?
Да, пиво и пивные напитки учитываются в ЕГАИС, и входящие ТТН по ним требуют ответа так же, как по крепкому алкоголю. Отличие в том, что для пива не требуется помарочная приёмка акцизных марок.
Что важно запомнить
Подтверждение накладной выполняется из документа «ТТН входящая ЕГАИС» после фактической приёмки и сопоставления номенклатуры. Успех операции определяется статусом «Проведен в ЕГАИС» и появлением продукции на остатках. При расхождениях используйте акт расхождений, а не отказ, и следите за работоспособностью УТМ и сроком действия сертификатов.