Как подшить кассовую книгу, распечатанную из 1С

Распечатанная из 1С кассовая книга — это не просто стопка листов, а учётный документ, который должен быть оформлен по правилам: листы пронумерованы, прошнурованы и заверены. До перехода организаций на электронную форму книга велась в бумажном виде и подшивалась по окончании года, а вкладные листы (отчёты кассира) — ежедневно вместе с кассовыми документами. Даже сейчас бумажная книга встречается при восстановлении учёта, передаче дел, архивном хранении и при проверках по прошлым периодам.

Ошибки при подшивке — отсутствие нумерации, непрошитые листы, отсутствие заверительной надписи — формально делают книгу неоформленной. При налоговой проверке это может быть расценено как нарушение порядка ведения кассовых операций. Поэтому подшивку стоит выполнить аккуратно и по единой схеме, а не «как получится».

Ниже разобран весь цикл: какие отчёты сформировать в 1С, как напечатать и пронумеровать листы, как прошить книгу ниткой, как оформить заверительную надпись и какие документы подшиваются вместе с книгой, а какие — отдельно.

Что именно распечатывается из 1С и как часто подшивается

В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей и другие) кассовая книга формируется одноимённым отчётом в разделе «Банк и касса» или «Казначейство». Отчёт формирует два вида листов: титульный (при начале ведения книги) и листы кассовой книги за каждый день, в котором были кассовые операции. Если в день операций не было, лист за этот день не формируется и не печатается — это нормально, пустых листов в книге быть не должно.

Важно различать два документа. Первый — сама кассовая книга: она подшивается один раз, как правило, по окончании календарного года (или по закрытии книги, если она велась за другой период). Второй — вкладной лист кассовой книги, он же отчёт кассира: вторая копия дневного листа, которая отрывается и вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами подшивается в отдельную папку по дням. Эти «отчёты кассира» прошиваются отдельно от книги.

Перед печатью проверьте настройки отчёта: правильную организацию, период с начала года по дату последней операции, а также что в книге отражаются все кассовые операции. Если в организации несколько касс (основная и обособленных подразделений), для каждой кассы ведётся и подшивается своя книга.

Как сформировать и напечатать кассовую книгу в 1С

Порядок формирования в «1С:Бухгалтерии» типовой: откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → кнопка «Отчеты» → «Кассовая книга». Укажите период и организацию, сформируйте отчёт. Программа выведет листы в установленной форме с автоматической нумерацией внутри периода. Проверьте, что первый лист имеет номер 1 (или продолжает нумерацию, если книга печатается частями), а последний лист соответствует последнему дню с операциями.

Печатать следует на листах формата А4, в один экземпляр для самой книги. Если книга ведётся в бумажном виде с отчётами кассира, вкладные листы печатаются вторым экземпляром ежедневно — они в общую прошивку не входят. Перед печатью убедитесь, что на листах корректно выводятся номера документов, корреспондирующие счета, суммы и остатки на начало и конец дня — обрезанные колонки при печати делают книгу нечитаемой.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Отчеты» → «Кассовая книга»
2. 2
   Укажите организацию и период с начала года по дату последней операции
3. 3
   Сформируйте и проверьте нумерацию листов и остатки по дням
4. 4
   Напечатайте книгу в одном экземпляре на листах А4
5. 5
   Сверьте итоговый остаток в книге с данными счёта 50 в оборотно-сальдовой ведомости

Нумерация листов перед прошивкой

Все листы кассовой книги нумеруются сквозной нумерацией с начала книги. Если 1С проставила номера листов автоматически, проверьте их непрерывность: не должно быть пропусков и дублей. Если нумерация не проставлена или книга собрана из нескольких распечаток за разные месяцы, пронумеруйте листы вручную в правом верхнем углу простым или химическим карандашом — аккуратно, без исправлений.

Количество листов в книге нужно точно посчитать — эта цифра войдёт в заверительную надпись. Считайте листы, а не страницы: один лист, напечатанный с двух сторон, — это один лист книги. Титульный лист (если печатался) также включается в общий подсчёт.

Как прошить книгу ниткой

Прошивка выполняется прочной ниткой (шпагатом, суровой нитью) через 2–3 прокола, расположенных вертикально вдоль левого поля листов. Проколы делают шилом или толстой иглой на расстоянии нескольких сантиметров друг от друга, отступив от края так, чтобы нить не закрывала текст. Сшивать нужно туго, чтобы листы не вынимались, но без разрыва бумаги.

Оба конца нити выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются узлом. Поверх узла наклеивается небольшой листок бумаги (обычно прямоугольник примерно 4×6 см) так, чтобы концы нити и узел оказались под ним. На этом листке размещается заверительная надпись. Смысл конструкции: снять листок или извлечь листы без видимого повреждения прошивки невозможно.

Если листов много и стопка толстая, проколы удобнее делать шилом по частям, разделив книгу на несколько пачек с одинаковой разметкой. Скрепки и степлер использовать нельзя — скобы легко извлекаются, и такая «прошивка» не считается надёжной.

Заверительная надпись, подписи и печать

На наклеенном листке пишется заверительная надпись: «В настоящей кассовой книге пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ___ листов». Количество листов указывается цифрами и прописью — оба значения должны совпадать. Надпись заверяется подписями руководителя организации и главного бухгалтера с расшифровкой.

Оттиск печати (если организация использует печать) ставится так, чтобы он частично заходил на наклеенный листок и частично — на последний лист книги. Это дополнительно защищает прошивку от вскрытия. Если организация отказалась от печати, книга заверяется подписями без оттиска — это допустимо, но внутренним порядком учёта такой вариант стоит закрепить.

Контрольные точки

Как проверить результат

Нумерация листов

Норма

Сквозная, без пропусков и дублей, совпадает с числом в надписи

Тревожный признак

Пропуски, зачёркнутые и переписанные номера

Прошивка

Норма

Нить тугая, узел и концы скрыты под наклеенным листком

Тревожный признак

Листы свободно вынимаются, нить на скрепках или степлере

Заверительная надпись

Норма

Количество листов цифрами и прописью, подписи руководителя и главбуха, печать заходит на оба листа

Тревожный признак

Нет подписей, число листов не совпадает с фактическим

Данные книги

Норма

Остаток на конец периода совпадает с сальдо счёта 50

Тревожный признак

Расхождения между книгой и учётными регистрами

Что подшивается отдельно: отчёты кассира и кассовые документы

Вкладные листы (отчёты кассира) вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами и приложенными к ним документами подбираются по дням в хронологическом порядке и подшиваются в отдельные папки. Обычно формируют папку за месяц или квартал — в зависимости от объёма документов. На обложке папки указывают наименование организации, период и количество документов.

Каждый ордер нумеруется, документы внутри дня располагаются за отчётом кассира. Такая папка тоже прошивается или скрепляется и заверяется, если этого требует внутренний порядок организации. Хранить кассовые документы россыпью в папках-скоросшивателях без прошивки не стоит — при проверке целостность комплекта подтвердить будет сложно.

Сроки хранения и передача в архив

Кассовая книга и кассовые документы относятся к учётным документам с длительными сроками хранения — ориентируйтесь на действующие правила архивного хранения и учётную политику организации; практический ориентир для кассовых документов обычно составляет не менее пяти лет. Прошитая книга хранится в сейфе или металлическом шкафу у главного бухгалтера до передачи в архив.

При смене кассира или главного бухгалтера книга передаётся по акту с пересчётом листов и сверкой остатка. Если организация перешла на электронную кассовую книгу, бумажные книги прошлых периодов всё равно подлежат хранению в подшитом и заверенном виде до истечения срока.

Частые вопросы

Нужно ли прошивать кассовую книгу, если организация ведёт её в электронном виде?

Если книга ведётся в электронном виде в соответствии с установленным порядком, бумажная прошивка не требуется. Но книги за периоды, когда велась бумажная форма, должны быть распечатаны, прошиты и заверены по описанным правилам и храниться до конца срока.

Можно ли подшить книгу за несколько лет в одну прошивку?

Не рекомендуется. Кассовая книга открывается на год (или на иной установленный период) и закрывается отдельно. Каждый период прошивается и заверяется самостоятельно, со своей заверительной надписью и подсчётом листов.

Что делать, если обнаружилась ошибка в уже прошитой книге?

Разрывать прошивку и заменять листы нельзя. Ошибки в записях исправляются корректурным способом в самой книге с оговоркой и подписями, а если требуется замена листов — книгу перепечатывают из 1С и прошивают заново с новой заверительной надписью.

Кто должен подписывать заверительную надпись, если главного бухгалтера нет?

Если должность главного бухгалтера не предусмотрена, книгу заверяет руководитель организации или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта. Состав подписантов должен соответствовать тому, кто фактически отвечает за ведение кассовых операций.

Обязательна ли печать на заверительном листке?

Если организация использует печать, оттиск ставится так, чтобы он захватывал и наклеенный листок, и последний лист книги. Если организация официально работает без печати, достаточно подписей руководителя и главного бухгалтера.

Как хранить отчёты кассира, если документов очень много?

Формируйте несколько папок за период — например, по месяцам. Каждая папка подписывается (организация, период, количество документов), документы внутри располагаются по дням за соответствующим отчётом кассира. Дробление на несколько папок правилам не противоречит.