Как подшить кассовую книгу, распечатанную из 1С

Кассовая книга, сформированная в 1С и выведенная на печать, становится официальным документом только после правильного оформления: листы нумеруются, прошиваются, заверяются подписью руководителя и печатью организации. Ошибки при подшивке — отсутствие нумерации, незаверенные листы, неправильная надпись о количестве страниц — могут привести к замечаниям при проверке кассовой дисциплины.

Правила ведения кассовых операций установлены Указанием ЦБ РФ № 3210-У. Согласно документу, кассовую книгу можно вести на бумаге или в электронном виде. Бумажная книга прошнуровывается до начала внесения записей, листы нумеруются, а на последнем листе делается надпись о количестве листов, заверенная подписями руководителя и главного бухгалтера, с оттиском печати при её наличии. Электронная книга распечатывается по окончании календарного года (или при смене программы) и оформляется тем же способом.

На практике большинство организаций ведут книгу в 1С, а в конце года распечатывают все листы и подшивают их в один сшив. Ниже — полный порядок действий от выгрузки из программы до постановки книги на хранение.

Что проверить перед печатью кассовой книги в 1С

До вывода книги на печать убедитесь, что в программе введены все кассовые документы за период: приходные и расходные кассовые ордера, а также документы, отражающие выдачу денег подотчётным лицам и операции по зарплате через кассу. Пропущенный документ, обнаруженный после подшивки, означает перепечатку и перепрошивку всей книги.

Проверьте корректность остатков: сальдо на начало каждого дня должно совпадать с остатком предыдущего дня, а итоговый остаток — с фактическим наличием денег в кассе по инвентаризации. Расхождения устраняются до печати, иначе в прошитой книге окажутся недостоверные данные.

В типовых конфигурациях 1С (например, «1С:Бухгалтерия») печатная форма вызывается из раздела «Банк и касса» → «Кассовые документы» → кнопка «Печать» → «Кассовая книга». Укажите период — обычно календарный год. Программа сформирует титульный лист, листы кассовой книги по дням и отчёты кассира.

Контрольные точки

Как проверить готовность к печати

Все кассовые документы за период

Норма

ПКО и РКО введены, номера идут без пропусков или пропуски объяснены

Тревожный признак

Есть непроведённые или отсутствующие документы

Остатки по кассе

Норма

Сальдо по книге совпадает с данными инвентаризации

Тревожный признак

Остаток в программе не сходится с фактическим наличием

Лимит остатка кассы

Норма

Превышения лимита отсутствуют или документально объяснимы

Тревожный признак

Систематические превышения без пояснений

Как распечатать книгу из 1С правильно

Печатайте книгу на листах формата А4 в один экземпляр. Используйте плотную белую бумагу — книга хранится не менее пяти лет, и тонкая бумага за это время истирается и желтеет. Печать должна быть чёткой: размытые цифры и пропуски тонера делают документ трудночитаемым.

В состав распечатки входят титульный лист, листы кассовой книги (форма КО-4) и отчёты кассира. Проверьте, что каждый лист содержит дату, номера приходных и расходных документов, суммы и остаток на конец дня. Если в какие-то дни кассовых операций не было, листы за эти дни не формируются — это нормально.

Не вносите в распечатанную книгу исправления от руки. Если обнаружилась ошибка, исправьте данные в 1С и перепечатайте лист до подшивки. Зачёркивания и помарки в прошитой книге недопустимы.

Нумерация листов

Разложите листы в хронологическом порядке: титульный лист, затем листы кассовой книги и отчёты кассира по датам от начала к концу года. Пронумеруйте все листы сквозной нумерацией арабскими цифрами, начиная с первого листа (обычно титульного).

Номер ставится в верхнем углу листа, ручкой с чёрными или синими чернилами. Нумерация должна быть непрерывной — без пропусков и повторов. Если листов много, удобно нумеровать партиями по 20–30 листов, сверяясь с порядком дат.

Количество листов, указанное в заверительной надписи, должно точно совпадать с фактическим числом пронумерованных страниц. Пересчитайте листы дважды перед тем как писать надпись — расхождение даже на один лист вызовет вопросы при проверке.

Прошивка книги

Сложите пронумерованные листы ровной стопкой и выровняйте по левому краю. Прошивать удобнее в твёрдую обложку или подложив с двух сторон плотный картон — так книга дольше сохранит вид.

Сделайте два или три прокола шилом или толстой иглой вдоль левого поля на расстоянии нескольких сантиметров друг от друга. Прошейте книгу прочной нитью (банковским шпагатом, суровой нитью) так, чтобы оба конца нити вышли на оборотную сторону последнего листа.

Концы нити свяжите узлом на обороте последнего листа. Узел должен быть достаточно тугим, чтобы листы нельзя было извлечь или заменить без повреждения нити — именно в этом смысл прошивки как защиты от подмены страниц.

1. 1
   Сложите листы по порядку номеров и выровняйте стопку
2. 2
   Сделайте 2–3 прокола шилом вдоль левого поля
3. 3
   Прошейте нитью, выведя оба конца на оборот последнего листа
4. 4
   Свяжите концы нити тугим узлом
5. 5
   Наклейте на узел листок бумаги с заверительной надписью
6. 6
   Поставьте подписи руководителя и главного бухгалтера, оттиск печати частично на наклейку и лист

Заверительная надпись и печать

На узел нити на обороте последнего листа наклейте небольшой прямоугольный листок плотной бумаги. На нём пишется надпись: «В настоящей книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Количество указывается цифрами и прописью.

Под надписью ставятся подписи с расшифровкой: руководитель организации (или индивидуальный предприниматель) и главный бухгалтер. Если бухгалтерию ведёт сам руководитель или сторонняя организация, достаточно подписи руководителя.

Если организация использует печать, оттиск ставится так, чтобы часть его приходилась на наклейку, а часть — на последний лист книги. Это дополнительная защита от переклейки заверительного листка. С 2015 года печать для большинства организаций не обязательна — если её нет, достаточно подписей.

Хранение и типичные ошибки

Прошитая кассовая книга хранится в организации не менее пяти лет после окончания года, за который она составлена. Ответственность за сохранность несёт руководитель; практически книгу хранят в сейфе или металлическом шкафу вместе с кассовыми документами.

К книге подшиваются или хранятся вместе с ней приходные и расходные кассовые ордера с приложенными документами. Часто их подшивают отдельными сшивами по месяцам или кварталам — это удобнее, чем один громоздкий том.

Если кассовых операций за год мало, сшив получается тонким — это нормально, подшивайте как есть. Не добавляйте пустые листы «для объёма»: все страницы книги должны быть сформированы программой, лишние вклейки вызывают вопросы.

Частые вопросы

Обязательно ли подшивать кассовую книгу, если она ведётся в 1С?

Да. Указание ЦБ РФ № 3210-У требует, чтобы электронная кассовая книга по окончании календарного года распечатывалась, листы нумеровались, книга брошюровалась и заверялась подписями руководителя и главного бухгалтера. Бумажный экземпляр остаётся обязательным документом.

Сколько проколов делать при прошивке?

Жёсткого норматива нет. Практический стандарт — два или три прокола вдоль левого поля. Главное, чтобы нить надёжно скрепляла все листы и их нельзя было извлечь или заменить без видимых повреждений прошивки.

Нужна ли печать организации на кассовой книге?

Если организация использует печать, оттиск ставится частично на заверительную наклейку и частично на последний лист. Если печати нет (сейчас она необязательна для большинства ООО и АО), достаточно подписей руководителя и главного бухгалтера.

Что делать, если после подшивки нашлась ошибка в документе?

Вносить исправления в прошитую книгу нельзя. Корректный путь — исправить данные в 1С, перепечатать книгу и подшить её заново, оформив новую заверительную надпись. Ошибочный сшив не уничтожайте до конца срока хранения, приложите к нему служебную записку о причине замены.

Можно ли не распечатывать книгу, если кассовых операций совсем не было?

Если за год не было ни одного кассового документа, книга не формируется — печатать пустые листы не требуется. Но если операции были хотя бы в одном месяце, распечатать и подшить книгу за весь год нужно обязательно.

Кто должен подписывать кассовую книгу, если бухгалтерии нет в штате?

Если учёт ведёт руководитель лично или передан сторонней организации, книгу заверяет подпись руководителя. При ведении учёта внешним бухгалтером целесообразно, чтобы подписи поставили и руководитель, и лицо, ответственное за ведение учёта.