Учет и Финансы · 10 мин
Как подшить кассовую книгу, распечатанную из 1С
Как правильно распечатать и прошить кассовую книгу из 1С: нумерация листов, прошнуровка, пломбировка, подписи руководителя и главбуха, сроки хранения.
Кассовая книга, сформированная в 1С, — это не просто распечатка: после окончания отчётного периода её нужно оформить как документ архивного хранения. Прошнуровать, пронумеровать, заверить подписями и печатью. Ошибки при подшивке — одна из частых претензий при налоговых проверках кассовой дисциплины, а штрафы по статье 15.1 КоАП РФ для организаций заметно выше, чем для должностных лиц.
Порядок ведения кассовой книги установлен Указанием ЦБ РФ № 3210-У. Согласно ему, листы книги нумеруются, прошнуровываются и заверяются подписью руководителя, а при наличии печати — и оттиском. Форма КО-4 при этом не является строго обязательной: организация вправе использовать собственную форму, утверждённую в учётной политике, если она содержит все необходимые реквизиты. Печатная форма из 1С этим требованиям соответствует.
Важно понимать: индивидуальные предприниматели, ведущие учёт доходов и расходов по налоговому законодательству, вправе не вести кассовую книгу вовсе. Организации и ИП на упрощённых режимах, принимающие наличную выручку, обязаны её вести. Если вы ведёте книгу в электронном виде с электронной подписью — бумажная подшивка не требуется, но большинство компаний пока работают с бумажным вариантом.
Как правильно распечатать кассовую книгу из 1С
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) печатная форма кассовой книги находится в разделе кассовых документов: «Банк и касса» → «Кассовые документы» → кнопка «Печать» → «Кассовая книга». В открывшейся форме укажите период и организацию — программа сформирует листы с титульным листом и разбивкой по дням.
Проверьте перед печатью три вещи. Во-первых, период: кассовую книгу принято формировать за календарный год, даже если операций было мало. Во-вторых, остатки на начало и конец каждого дня — они должны совпадать с данными учёта и не уходить в минус. В-третьих, наличие подписей кассира в самих листах: если книга подшивается за прошедший период, а подписи не проставлены, это уже нарушение, которое подшивка не исправит.
Печатайте на обычной офисной бумаге плотностью 80 г/м² — она достаточно прочна для прошивки и хранения. Двусторонняя печать допустима, но односторонняя удобнее при нумерации и снижает риск путаницы с листами.
Нумерация листов: как сделать без ошибок
Листы нумеруются сквозной арабской нумерацией, начиная с первого листа (титульного). Номер ставят в правом верхнем углу каждого листа простым или чёрной гелевой ручкой — чётко, без исправлений. Если печать односторонняя, нумеруется каждый лист, а не каждая страница текста.
Развороты кассовой книги из 1С часто выводятся на двух листах: левая часть — приход, правая — расход. В этом случае каждый физический лист получает свой порядковый номер. Не пытайтесь «склеить» разворот в один номер — при подсчёте листов это создаст расхождение с записью на заверительной надписи.
Ошиблись в номере — не замазывайте и не выбрасывайте лист, если на нём есть подписи. Правильный вариант: аккуратно зачеркнуть неверный номер одной чертой, рядом поставить верный и пометку «исправленному верить» с подписью. Если лист без подписей и операций — проще перепечатать его из 1С.
Прошивка: технология и материалы
Для прошивки понадобятся: прочная нить или шпагат (лучше капроновый — не гниёт и не рвётся со временем), игла с большим ушком или шило, канцелярский нож, лист плотной бумаги для наклейки и клей ПВА. Сшивать степлером, скрепками или пружиной нельзя — это не считается надлежащей прошивкой.
Порядок действий стандартный: выровняйте стопку листов, сделайте шилом два-три прокола по левому краю на расстоянии 3–5 см от края и друг от друга. Протяните нить с изнанки через проколы так, чтобы оба конца вышли на обратную сторону последнего листа. Стяжка должна быть плотной, но не перетягивающей бумагу до разрыва.
- 1Распечатайте книгу из 1С за полный период и сверьте остатки по дням
- 2Пронумеруйте все листы сквозной нумерацией в правом верхнем углу
- 3Выровняйте стопку, сделайте шилом 2–3 прокола по левому краю
- 4Прошейте капроновой нитью, концы выведите на оборот последнего листа
- 5Заклейте концы нити бумажной наклейкой с надписью о количестве листов
- 6Поставьте подписи руководителя и главбуха, при наличии — оттиск печати
Если книга получилась толстой (больше 3–4 см), прошивать её целиком неудобно и ненадёжно. В этом случае допустимо разделить книгу на тома — например, по полугодиям или кварталам. Каждый том нумеруется и заверяется отдельно, а на титульном листе делается отметка «Том 1 из 2».
Заверительная надпись и пломбировка
Концы нити на обороте последнего листа связываются узлом и заклеиваются квадратом плотной бумаги размером примерно 5×5 см так, чтобы узел и концы были полностью скрыты. На наклейке пишется заверительная надпись: «В настоящей кассовой книге пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (и печатью) ___ (количество прописью) листов».
Количество листов указывается обязательно прописью — это исключает подделку цифры. Надпись подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (если он есть; если учёт ведёт сам руководитель — только его подпись). Подписи должны частично заходить за край наклейки на лист книги — так вскрытие становится заметным.
Если у организации есть печать, оттиск ставится так, чтобы он частично попадал на наклейку и частично на лист. С 2016 года печать для ООО и АО не обязательна, поэтому её отсутствие — не нарушение, если печать не предусмотрена уставом.
Как проверить результат
Сквозная, без пропусков и повторов, номер на каждом листе
Пропущенные номера, замазанные исправления без оговорки
Нить тугая, концы скрыты под наклейкой, листы не вынимаются
Слабая стяжка, листы свободно вытаскиваются из переплёта
Количество листов прописью, подписи заходят за край наклейки
Только цифра, подписи не заходят на лист, нет даты
Подписи кассира и бухгалтера на каждом отчёте кассира
Пустые поля подписей за прошедшие даты
Типичные ошибки при подшивке
Самая распространённая ошибка — подшивка книги до завершения проверки листов. Обнаружить после прошивки, что один лист не подписан или распечатан с ошибкой, значит распарывать переплёт и заверять книгу заново. Поэтому сверка остатков и подписей всегда идёт до прошивки.
Вторая ошибка — смешение периодов. Кассовая книга подшивается за один отчётный период, как правило, календарный год. Включать в один переплёт листы разных лет нельзя. Если организация создана в середине года, книга подшивается с даты регистрации по 31 декабря.
Третья группа ошибок — оформительская: количество листов указано цифрой, а не прописью; наклейка заклеивает только часть узла; подписи не заходят на лист. Каждая из этих мелочей формально даёт основание проверяющему поставить под сомнение целостность документа.
Электронная кассовая книга: когда подшивать не нужно
Указание № 3210-У допускает ведение кассовой книги в электронном виде. В этом случае листы подписываются электронными подписями кассира и бухгалтера, а бумажная распечатка и прошивка не требуются. Такой вариант нужно закрепить в учётной политике организации.
На практике большинство небольших организаций выбирают бумажный вариант: он не требует настройки обмена электронными подписями между сотрудниками и привычен для проверяющих. Но если документооборот в компании полностью электронный, электронная книга избавляет от ежегодной процедуры подшивки.
Бумажная или электронная книга
Подходит всем организациям, не требует настройки ЭП, но нужна ежегодная прошивка и архивное хранение
Не требует подшивки, но нужны электронные подписи у кассира и бухгалтера и закрепление порядка в учётной политике
Сроки хранения и передача в архив
Прошитая кассовая книга хранится в организации не менее пяти лет. Срок хранения отсчитывается с 1 января года, следующего за годом окончания ведения книги. До передачи в архив книга хранится у главного бухгалтера или в сейфе — как документ строгой отчётности.
Уничтожение книги по истечении срока хранения оформляется актом по решению руководителя. Если организация ликвидируется, кассовые книги передаются в государственный архив или уничтожаются по согласованию с ним — выбрасывать их с обычными документами нельзя.
Что важно запомнить
Сначала сверка и подписи, потом нумерация, прошивка и заверительная надпись с количеством листов прописью. Подписи и печать должны заходить за край наклейки. Книга подшивается за один календарный год и хранится не менее пяти лет.
Частые вопросы
Можно ли подшить кассовую книгу не за год, а за квартал?
Можно, если такой порядок закреплён в учётной политике организации. Указание № 3210-У не устанавливает обязательный период подшивки, но на практике чаще всего книгу формируют за календарный год. Главное — чтобы периоды не пересекались и каждый том был заверен отдельно.
Что делать, если обнаружил ошибку уже после прошивки?
Распарывать переплёт нежелательно. Если ошибка касается оформления (например, неверный номер листа), составьте бухгалтерскую справку с описанием ошибки и подшейте её отдельно. Если нужно заменить лист, книгу придётся распороть, исправить и прошить заново с новой заверительной надписью.
Обязательна ли печать на заверительной наклейке?
Нет, если организация отказалась от печати и это отражено в её документах. Указание № 3210-У требует заверения подписью руководителя, а печать ставится только при её наличии. Отсутствие оттиска само по себе нарушением не является.
Кто должен подписывать кассовую книгу, если главбуха нет?
Если должность главного бухгалтера в штате отсутствует и учёт ведёт руководитель (что типично для малого бизнеса), книгу заверяет только руководитель. Подписи кассира в листах книги при этом всё равно обязательны, если кассир назначен приказом.
Нужно ли подшивать книгу, если кассовых операций не было?
Если за год не было ни одного кассового документа, кассовая книга не формируется и подшивать нечего. Если операции были хотя бы в одном месяце, книга распечатывается за весь год и подшивается целиком, включая пустые периоды.
Можно ли распечатать кассовую книгу повторно, если оригинал утерян?
Да, из 1С книгу можно перепечатать за любой период. Но подписи кассира и руководителя на листах придётся восстанавливать заново, а факт утери стоит зафиксировать служебной запиской или актом — это снимет вопросы при проверке.