Как перезаполнить авансы в авансовом отчете 1С 8.3

Авансовый отчет в 1С 8.3 (Бухгалтерия предприятия) состоит из двух ключевых частей: таблицы «Авансы», где отражаются суммы, выданные сотруднику под отчет, и таблиц с оплатой, товарами и прочими расходами. Таблица авансов заполняется автоматически по данным учета, но при создании документа копированием, восстановлении последовательности или ручной корректировке она может содержать устаревшие или неполные данные. В таких случаях авансы нужно перезаполнить.

Перезаполнение означает, что программа заново подберет все документы выдачи денег сотруднику (расходные кассовые ордера, списания с расчетного счета, выдачи с корпоративной карты) по состоянию расчетов с подотчетным лицом на дату авансового отчета. Процедура занимает несколько секунд, но требует контроля результата: автоматическое заполнение опирается на остатки по счетам расчетов с подотчетными лицами, и любые ошибки в учете отразятся в таблице.

Ниже разобраны способы перезаполнения, условия корректной работы механизма, проверка результата и типичные ошибки.

Где находится таблица авансов и как она работает

Авансовый отчет в 1С:Бухгалтерии 8.3 находится в разделе «Покупки» (или «Банк и касса» в зависимости от настроек интерфейса) → «Авансовые отчеты». В форме документа первая вкладка — «Авансы». Именно сюда подтягиваются суммы, выданные сотруднику: наличными из кассы, перечислением на карту или с расчетного счета.

Программа заполняет эту таблицу автоматически при создании нового документа: анализируются остатки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (в 1С:Комплексной автоматизации и ERP — соответствующие регистры расчетов) по выбранному сотруднику. Если за сотрудником числится дебиторская задолженность (выдано больше, чем отчитано), документы выдачи попадают в таблицу.

Корректность заполнения напрямую зависит от состояния учета: если расходный кассовый ордер не проведен, датирован позже авансового отчета или оформлен на другое физическое лицо, сумма в таблицу не попадет.

Как перезаполнить авансы кнопкой «Заполнить»

Основной способ — штатная команда заполнения табличной части. Она доступна и в новом документе, и в ранее сохраненном, если вам нужно обновить данные после исправлений в учете.

Откройте авансовый отчет, перейдите на вкладку «Авансы» и нажмите кнопку «Заполнить» в командной панели табличной части. Программа очистит текущие строки и подберет документы выдачи заново по остаткам расчетов с сотрудником на дату документа. После этого проверьте состав строк и проведите документ.

1. 1
   Откройте авансовый отчет и проверьте дату документа — она влияет на подбор выдач
2. 2
   Перейдите на вкладку «Авансы»
3. 3
   Нажмите кнопку «Заполнить» над табличной частью
4. 4
   Сверьте подобранные суммы с первичными документами выдачи (РКО, выписки банка)
5. 5
   Проверьте итоговую сумму авансов и проведите документ
6. 6
   Сформируйте печатную форму АО-1 и сверьте итоги

Если кнопка «Заполнить» не видна, разверните меню «Еще» в командной панели табличной части — в некоторых конфигурациях и версиях платформы команда скрыта туда. Также проверьте, что форма документа не открыта в режиме просмотра без права редактирования.

Условия, при которых перезаполнение сработает корректно

Автоматическое заполнение опирается на данные бухгалтерского учета, поэтому результат зависит от состояния базы. Перед перезаполнением убедитесь в следующем.

• Документы выдачи денег (расходный кассовый ордер, списание с расчетного счета, операция по корпоративной карте) проведены и датированы не позже даты авансового отчета.
• В документах выдачи указано то же физическое лицо, что и в авансовом отчете.
• Организация в шапке авансового отчета совпадает с организацией в документах выдачи.
• По счету 71 (или счетам расчетов с подотчетными в других конфигурациях) есть непогашенный остаток по сотруднику.

Проверить состояние расчетов заранее можно отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» по счету 71 с отбором по сотруднику. Если остаток есть, а таблица авансов пустая — проблема в датах или реквизитах документов. Если остатка нет, программе нечего подбирать, и пустая таблица — корректный результат.

Контрольные точки

Как проверить результат перезаполнения

Сумма авансов в таблице

Норма

Совпадает с суммой выданных документов по кассе и банку

Тревожный признак

Сумма меньше или больше фактической выдачи

Остаток по счету 71 после проведения

Норма

Задолженность закрыта или равна остатку неизрасходованного аванса

Тревожный признак

Появилась кредиторская задолженность перед сотрудником без оснований

Печатная форма АО-1

Норма

Графа «получено аванс» заполнена и совпадает с таблицей

Тревожный признак

Графы пустые или суммы отличаются от табличной части

Что делать, если авансы не заполняются или подбираются неверно

Самая частая причина пустой таблицы — непроведенный или отсутствующий документ выдачи. Откройте журнал кассовых документов и банковских выписок, найдите выдачу сотруднику и проверьте ее статус. Если документ помечен на удаление или сохранен без проведения, он не участвует в расчетах.

Вторая причина — несовпадение дат. Если расходный кассовый ордер проведен датой позже авансового отчета, программа не видит выдачу на момент отчета. Либо измените дату авансового отчета (если это допустимо хронологией хозяйственных операций), либо исправьте дату выдачи при фактической ошибке.

Третья ситуация — в таблицу попадают лишние старые авансы, по которым сотрудник уже отчитался. Это признак того, что предыдущий авансовый отчет не проведен, удален или в нем авансы были указаны вручную без привязки к документам выдачи. Восстановите корректную последовательность: проверьте предыдущие авансовые отчеты сотрудника, при необходимости перепроведите их в хронологическом порядке.

Маршрут решения

Как выбрать действие при проблемах

Таблица авансов пустая, хотя деньги выдавалисьПроверьте, проведен ли документ выдачи, его дату и физическое лицо

В таблицу попали старые, уже закрытые авансыПроверьте и перепроведите предыдущие авансовые отчеты сотрудника

Сумма подобралась частичноСравните остаток по счету 71 с суммами выдач — найдите непроведенный или ошибочный документ

Документ выдачи оформить забылиСоздайте РКО или списание с расчетного счета, проведите, затем перезаполните авансы

Ручное добавление авансов: когда это оправдано

В таблицу авансов можно добавить строку вручную кнопкой «Добавить» и указать документ выдачи. Это оправдано, когда автоматический подбор по какой-то причине не захватывает конкретный документ, но вы уверены в его корректности: дата, физическое лицо и организация совпадают.

Ручное редактирование сумм без привязки к документу — плохая практика. Авансовый отчет должен закрывать расчеты по конкретным выдачам, иначе по счету 71 образуются «висящие» остатки, которые будут искажать задолженность перед сотрудником и мешать автоматическому заполнению следующих отчетов.

Перезаполнение в ранее проведенном документе и закрытом периоде

Если авансовый отчет уже проведен и по нему сформированы проводки, перезаполнение авансов изменит движения документа при повторном проведении. Убедитесь, что после перезаполнения суммы на вкладках «Оплата», «Товары», «Прочее» по-прежнему соответствуют приложенным первичным документам, а итоговый расчет (перерасход или остаток) не изменился неожиданным образом.

Особая осторожность требуется при работе в закрытом периоде. Изменение авансового отчета прошлого квартала может повлиять на расходы, авансовые платежи по налогу на прибыль или УСН и на данные, уже отраженные в отчетности. Перед правкой такого документа зафиксируйте текущие проводки (например, распечатайте движения документа), а после исправления сверьте их с новым состоянием. При существенных последствиях согласуйте корректировку с главным бухгалтером.

Проверка итогов после перезаполнения

После перезаполнения и проведения документа выполните контрольную сверку. Сформируйте печатную форму авансового отчета (АО-1 или упрощенную форму, используемую в организации): суммы в графах «получено аванс» должны совпадать с таблицей авансов, а итоговый расчет — с фактическим положением дел.

Затем откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 по сотруднику. Если сотрудник израсходовал весь аванс, остаток должен закрыться. Если осталась неизрасходованная сумма — она должна быть возвращена в кассу или зачтена в следующем отчете. Перерасход (сотрудник потратил свои деньги) отражается как кредиторская задолженность организации и подлежит возмещению.

Часто задаваемые вопросы

Почему кнопка «Заполнить» очищает таблицу, но ничего не добавляет?

Чаще всего по сотруднику нет непогашенного остатка на дату отчета: либо документ выдачи не проведен, либо его дата позже даты авансового отчета, либо задолженность уже закрыта другим отчетом. Проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 с отбором по сотруднику — она покажет, какие документы формируют остаток.

Можно ли перезаполнить авансы в нескольких авансовых отчетах сразу?

Штатной групповой обработки для этого в типовой конфигурации нет. Документы открываются и перезаполняются по одному. Если требуется массовое исправление, перепроводите отчеты последовательно в хронологическом порядке, чтобы расчеты по счету 71 закрывались корректно.

Что делать, если аванс выдан с корпоративной карты, а в таблицу не попадает?

Проверьте, как оформлена выдача: операция по карте должна отражать передачу денег под отчет сотруднику, а не прямую оплату поставщику. Если в банковском документе указан вид операции «Перечисление подотчетному лицу» и верное физическое лицо, сумма подберется автоматически. При операции «Оплата поставщику» расход отражается на вкладке «Оплата», а не в авансах.

Изменится ли проводки документа после перезаполнения авансов?

Да, если состав или суммы авансов изменились, при перепроведении изменятся движения по счету 71 и итоговый расчет с сотрудником. Поэтому после перезаполнения обязательно сверьте суммы на остальных вкладках и проверьте движения документа до и после.

Как поступить, если сотруднику выдано несколько авансов в разные дни?

Программа подберет все непогашенные выдачи отдельными строками с указанием документов-оснований. Это нормально: каждая строка закрывает свою выдачу. Удалять «лишние» строки вручную не нужно — иначе часть задолженности останется незакрытой.

Нужно ли перезаполнять авансы при создании отчета копированием?

Да, это рекомендуется. При копировании таблица авансов переносится из исходного документа со старыми ссылками на выдачи, которые к новому отчету обычно не относятся. Нажмите «Заполнить» на вкладке «Авансы», чтобы подобрать актуальные документы выдачи для нового отчета.