Учет и Финансы · 12 мин
Как отредактировать акт сверки в 1С
Как отредактировать акт сверки взаиморасчётов в 1С: исправление периода, контрагента, документов и сумм, перепроведение, печать и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов в 1С формируется автоматически на основании проведённых документов: реализаций, поступлений, счетов-фактур и платёжных поручений. Поэтому редактирование акта чаще всего сводится не к ручной правке готовой печатной формы, а к изменению параметров документа «Акт сверки взаиморасчётов» или к исправлению исходных данных, из которых он собирается. Понимание этого принципа избавляет от главной ошибки — попытки «подправить цифры» в готовом акте, после которой документ перестаёт сходиться с учётом.
Типовые конфигурации (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) содержат документ «Акт сверки взаиморасчётов» в разделе «Покупки» или «Продажи», иногда — в «Расчётах с контрагентами». Документ хранит период сверки, организацию, контрагента, договор и табличную часть с расчётными документами. Любой из этих параметров можно изменить до момента подписания акта второй стороной.
Важно различать две ситуации: акт ещё не согласован с контрагентом — тогда его можно свободно редактировать и перезаполнять; акт подписан обеими сторонами — тогда правильнее создать новый акт за следующий период с корректными данными, а не править подписанный документ задним числом. Ниже разобраны оба сценария и частные случаи.
Где найти акт сверки и как открыть его на редактирование
В 1С:Бухгалтерии 8 документ расположен в разделе «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчётов» (в свежих релизах — «Продажи» → «Сверки взаиморасчётов»). В 1С:Управлении торговлей ищите в разделе «Продажи» или «Закупки» → «Документы по взаиморасчётам». Если документ не виден в интерфейсе, откройте его через «Все функции» → «Документы» → «Акт сверки взаиморасчётов».
Чтобы найти конкретный акт, установите в журнале отбор по контрагенту и периоду. Если актов много, используйте поиск по номеру. Документ открывается двойным щелчком; для редактирования у вас должны быть права на изменение этого вида документов — при их отсутствии форма откроется только на просмотр.
Перед правкой проверьте, не закрыт ли период датой запрета редактирования («Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Даты запрета изменения данных»). Если дата акта попадает в закрытый период, программа не даст записать изменения — сначала потребуется временно сдвинуть дату запрета, что обычно делает администратор или главный бухгалтер.
Изменение шапки документа: период, организация, контрагент, договор
Самая частая правка — неверно указанный период сверки. Измените поля «Период с… по…» в шапке документа. После этого табличная часть не пересчитается автоматически: нажмите кнопку «Заполнить» (или «Заполнить по данным учёта»), чтобы акт собрал документы за новый интервал. Программа предупредит, что текущее содержимое таблицы будет очищено — подтвердите действие.
Если ошиблись контрагентом или организацией, исправьте соответствующее поле и снова перезаполните документ. Учтите: при смене организации может измениться и договор, поэтому проверьте поле «Договор» — при пустом значении акт соберётся по всем договорам контрагента, а при заполненном — только по выбранному. Это удобно, когда с одним партнёром ведётся несколько договоров и сверка нужна по каждому отдельно.
После смены параметров шапки обязательно проверьте итоговое сальдо внизу документа: оно должно совпасть с остатком по счетам расчётов (60, 62, 76) по этому контрагенту на конец периода. Несовпадение — признак того, что в учёте есть непроведённые или ошибочно проведённые документы.
- 1Откройте акт сверки в журнале документов
- 2Исправьте период, организацию, контрагента или договор в шапке
- 3Нажмите «Заполнить» и подтвердите перезаполнение табличной части
- 4Проверьте итоговое сальдо по акту и по отчёту «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»
- 5Запишите и проведите документ, распечатайте обновлённую форму
Как добавить, удалить или исправить строки в табличной части
Табличная часть акта делится на две колонки: «По данным организации» и «По данным контрагента». Строки в первой колонке заполняются автоматически из учёта, но их можно редактировать вручную: добавить строку кнопкой «Добавить», удалить — клавишей Delete или через контекстное меню, изменить сумму или документ — двойным щелчком по ячейке.
Ручное добавление строки оправдано, когда документ физически существует (например, накладная подписана, но ещё не введена в базу) и стороны договорились отразить его в акте. Однако помните: такая строка не связана с учётом, и при следующем автоматическом заполнении она может исчезнуть или задвоиться после ввода документа в базу.
Колонка «По данным контрагента» заполняется вручную или автоматически зеркально — в зависимости от настроек конфигурации. Эта колонка нужна, чтобы зафиксировать расхождения: например, контрагент не видит ваш платёж. Вносите туда данные из акта, полученного от партнёра, и фиксируйте разницу — она покажет, какие документы нужно искать и исправлять.
Корректировка первичных документов, из которых собран акт
Если в акте неверная сумма реализации или оплаты, источник ошибки — первичный документ. Откройте его прямо из акта (двойной щелчок по строке или переход по ссылке в колонке «Документ»), исправьте сумму, дату или реквизиты и перепроведите. Затем вернитесь в акт сверки и перезаполните его.
Типовые причины расхождений: документ проведён не на ту организацию или договор; платёж не разнесён по договору (завис на авансах); реализация введена дважды; документ помечен на удаление, но не отменён проведение. Каждая из них устраняется правкой первички, а не акта. Для поиска проблемных мест удобен отчёт «Анализ субконто» или «Обороты между субконто» по контрагенту.
Если первичный документ находится в закрытом периоде, по которому сдана отчётность, прямая правка недопустима. В этом случае вводят корректировочный документ (корректировку реализации или поступления) текущей датой — он попадёт в акт сверки за текущий период и закроет расхождение корректно с точки зрения учёта.
Что делать, если акт уже подписан контрагентом
Подписанный обеими сторонами акт — юридически значимый документ, который может использоваться в суде для подтверждения задолженности и прерывания срока исковой давности. Редактировать его в программе после подписания нельзя: бумажный и электронный варианты разойдутся, и при споре это сыграет против вас.
Правильный порядок: зафиксируйте расхождение, внесите исправления в первичные документы (или введите корректировки) и сформируйте новый акт сверки — за тот же период с пометкой «уточнённый» в комментарии либо за следующий период, куда войдут исправления. Старый документ в базе оставьте без изменений, при необходимости добавьте в комментарий ссылку на уточняющий акт.
Если контрагент прислал акт со своими данными и вы нашли в нём ошибку, не редактируйте чужой файл молча. Внесите данные контрагента в соответствующую колонку своего акта, выделите расхождения и направьте партнёру свой вариант с сопроводительным письмом — так расхождения документируются прозрачно для обеих сторон.
Как выбрать действие
Проверка результата и печать исправленного акта
После редактирования сверьте итоговое сальдо акта с данными учёта. Откройте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту» 62 (или 60) с отбором по контрагенту на конец периода сверки: конечное сальдо должно совпасть с задолженностью в акте по данным вашей организации. Дополнительно полезен отчёт «Анализ расчётов с контрагентами» — он показывает развёрнутое сальдо по договорам.
Для печати нажмите кнопку «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов». Если нужно изменить внешний вид формы (добавить подписанта, логотип, изменить состав колонок), это делается не правкой печатной формы вручную, а через макет: в типовых конфигурациях доступны настройки печатной формы, а глубокая доработка макета выполняется в конфигураторе или через механизм внешних печатных форм («Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки»).
Отправить акт контрагенту можно напрямую из программы по электронной почте (кнопка «Отправить») или через ЭДО, если обмен настроен. При обмене через ЭДО акт сверки передаётся как неформализованный документ — убедитесь, что контрагент готов принять его в таком виде.
Как проверить результат
Совпадает с сальдо по счетам 60/62/76 в ОСВ на конец периода
Суммы различаются — ищите непроведённые или задвоенные документы
Все документы периода присутствуют, даты внутри интервала сверки
Есть строки вне периода или пропущены документы — перезаполните акт
Расхождения с вашими данными объяснимы и зафиксированы
Разница без объяснения — запросите у контрагента его первичные документы
Указаны организация, контрагент, период, сальдо, подписи сторон
Форма пустая или без итогов — проверьте заполнение шапки документа
Ограничения и частные сценарии
Во всех типовых конфигурациях действуют общие ограничения. Нельзя редактировать акт без прав на документ; нельзя записать изменения в закрытом периоде без сдвига даты запрета; автоматическое заполнение затирает ручные правки табличной части — поэтому сначала перезаполняйте, потом вносите ручные строки, а не наоборот.
Если сверка ведётся в валюте, акт покажет суммы в валюте договора и в рублях. При редактировании первичных валютных документов пересчитаются курсовые разницы — итоговое рублёвое сальдо в акте может измениться даже при неизменной валютной сумме, это нормальное поведение.
В некоторых конфигурациях акт сверки можно сформировать и без документа — отчётом «Акт сверки взаиморасчётов» из карточки контрагента. Такой отчёт нельзя сохранить как документ, но его удобно использовать для быстрой проверки перед правкой основного акта.
Что важно запомнить
Акт сверки редактируется через параметры шапки с последующим перезаполнением; ошибки в суммах исправляются в первичных документах, а не в самом акте; подписанный акт не правят, а оформляют уточнённый. Результат всегда сверяйте с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам расчётов.
Частые вопросы
Почему после нажатия «Заполнить» пропали строки, которые я добавил вручную?
Автоматическое заполнение полностью очищает табличную часть и собирает её заново по данным учёта. Ручные строки, не привязанные к документам, при этом удаляются. Правильный порядок: сначала перезаполнить акт, затем добавить недостающие строки вручную.
Можно ли изменить номер и дату акта сверки?
Дату можно изменить в шапке документа, если период не закрыт датой запрета. Номер редактируется при отключённой автонумерации или вручную в поле «Номер», но учтите: при обмене с контрагентом лучше сохранять сквозную нумерацию, чтобы акты было легко сопоставлять.
Акт не сходится с ОСВ по счёту 62. Где искать ошибку?
Проверьте три типовых причины: непроведённые документы за период сверки, документы, проведённые на другой договор или организацию, и задвоенные строки. Отчёт «Обороты между субконто» по контрагенту покажет все документы, участвующие в расчётах, — сравните их со строками акта.
Как исправить акт, если период закрыт и отчётность сдана?
Первичный документ закрытого периода не редактируют. Введите корректировку реализации или поступления текущей датой, перепроведите её и сформируйте акт сверки за текущий период — корректировка войдёт в него и закроет расхождение без нарушения закрытого периода.
Можно ли отредактировать печатную форму акта в Excel, не меняя документ?
Технически да: печатную форму можно сохранить в табличный документ и отредактировать. Но делать этого не стоит — файл разойдётся с данными базы, и при повторной печати или проверке вы получите другой документ. Все правки вносите в документ или первичку, а форму печатайте заново.
Что делать, если контрагент просит акт в другой форме, отличной от типовой?
Форма акта сверки законодательно не регламентирована, поэтому стороны вправе согласовать любую. В 1С нестандартную форму подключают как внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки» или дорабатывают макет в конфигураторе.