Учет и Финансы · 12 мин
Как отразить возврат в 1С: инструкция по документам и проводкам
Как оформить возврат товара от покупателя и поставщику в 1С: документы, проводки, НДС, корректировки и типичные ошибки. Практическая инструкция для бухгалтера.
Возврат товара — одна из самых частых операций, в которой бухгалтеры допускают ошибки: не тот документ, неверная сторно-проводка, потерянный счёт-фактура. В 1С возврат оформляется отдельными документами, и выбор конкретного зависит от того, кто возвращает товар (покупатель вам или вы поставщику), в каком периоде произошла продажа и принят ли товар покупателем на учёт.
Ниже разобраны основные сценарии для конфигураций 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:Управление торговлей 11. Названия разделов и документов могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации, но логика учёта одинакова.
Главное правило: возврат всегда создаётся на основании исходного документа реализации или поступления. Это обеспечивает корректное заполнение цен, партий, счетов учёта и связей для НДС. Ручное создание «с нуля» — частая причина расхождений в учёте.
Какой документ выбрать: определяем сценарий возврата
Перед созданием документа ответьте на три вопроса: кто возвращает товар, в каком налоговом периоде произошла первоначальная сделка и успел ли покупатель принять товар к учёту. От ответов зависит и документ, и порядок отражения НДС.
Если товар возвращает ваш покупатель — используется «Возврат товаров от покупателя». Если возвращаете вы своему поставщику — «Возврат товаров поставщику». Смешивать эти документы нельзя: у них разные проводки и разное отражение в книге покупок и книге продаж.
Отдельный случай — продажа и возврат в разных налоговых периодах. Если реализация была в прошлом квартале или прошлом году, потребуется корректировка декларации по налогу на прибыль и, возможно, уточнённая декларация по НДС у покупателя. В 1С:Бухгалтерии для этого есть документ «Корректировка реализации» с видом операции «Корректировка по согласованию сторон».
Как выбрать действие
Возврат товара от покупателя в 1С:Бухгалтерия
Откройте исходный документ «Реализация (акты, накладные)» и нажмите кнопку «Создать на основании» → «Возврат товаров от покупателя». Программа автоматически перенесёт контрагента, договор, номенклатуру, количество, цены и счета учёта.
Проверьте количество возвращаемого товара: по умолчанию подставляется весь объём из реализации, а по факту покупатель может вернуть только часть. Скорректируйте строки вручную. Также убедитесь, что склад и партия (серия, если ведётся серийный учёт) совпадают с исходной отгрузкой — иначе себестоимость при оприходовании может рассчитаться неверно.
При проведении документ формирует сторнирующие проводки: Дт 62 Кт 90.01 (сторно выручки), Дт 90.02 Кт 41 (сторно себестоимости), Дт 90.03 Кт 68.02 (сторно НДС). Товар приходуется обратно на склад по той же себестоимости, по которой был списан.
Если деньги покупателю ещё не возвращены, задолженность остаётся на счёте 62 как аванс полученный. Возврат денег оформляется отдельным документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю».
- 1Найдите исходную реализацию в разделе «Продажи»
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от покупателя»
- 3Отредактируйте количество, если возвращается часть товара
- 4Проверьте склад, партию и счета учёта
- 5Проведите документ и откройте движения (Дт/Кт) для контроля
- 6Оформите возврат денег документом «Списание с расчётного счёта»
- 7Проверьте отражение в книге продаж через отчёт «Книга продаж»
Возврат товара поставщику
Возврат поставщику оформляется симметрично: откройте документ «Поступление (акты, накладные)» и создайте на его основании «Возврат товаров поставщику». В 1С:Бухгалтерии документ находится в разделе «Покупки», в Управлении торговлей — в разделе «Закупки».
Укажите причину возврата в комментарии или в соглашении — это упростит разбор расхождений при сверке с поставщиком. Если товар возвращается из-за брака или недопоставки, проверьте, чтобы количество в возврате не превышало остаток по партии: программа при проведении контролирует остатки и не даст списать больше, чем есть.
Проводки зеркальны возврату от покупателя: сторнируется задолженность перед поставщиком (Дт 60 Кт 41 в части стоимости товара через 76 или напрямую — зависит от настроек), восстанавливается НДС, принятый к вычету ранее. Если вы уже оплатили товар, после возврата на счёте 60 образуется дебиторская задолженность поставщика, которую он должен вернуть деньгами или зачесть.
Возврат в 1С:Управление торговлей 11
В УТ 11 возвраты находятся в разделе «Продажи» → «Возвраты товаров от клиентов» и «Закупки» → «Возвраты товаров поставщикам». Документ также рекомендуется вводить на основании реализации или приобретения — тогда подтягиваются отпускные цены и данные для расчёта скидок.
Особенность УТ — разделение финансового и складского документооборота. Если на предприятии используется ордерная схема склада, после проведения возврата от клиента нужно оформить складской ордер «Приходный ордер на товары», чтобы товар физически оприходовался. Без ордера товар будет числиться «к поступлению» и не попадёт в доступные остатки.
Для розничных продаж в УТ возврат оформляется документом «Возврат товаров от розничного покупателя» или чеком ККМ на возврат, если настроено подключение кассового оборудования. Возврат по чеку привязывается к исходному чеку продажи, что важно для корректной передачи данных в ОФД.
НДС и счета-фактуры при возврате
НДС — самая проблемная часть возвратов. При возврате от покупателя продавец принимает к вычету НДС, начисленный при продаже. Для этого в 1С на основании возврата регистрируется счёт-фактура (полученный или корректировочный, в зависимости от ситуации), и формируется запись в книге покупок.
Если покупатель — плательщик НДС и уже принял товар к учёту, он при возврате выставляет вам счёт-фактуру на реализацию. Если товар не был принят к учёту или покупатель — неплательщик НДС, продавец регистрирует в книге покупок свой же счёт-фактуру на отгрузку. В 1С:Бухгалтерии эти записи формируются документами «Формирование записей книги покупок» и «Формирование записей книги продаж» в конце периода.
Типичная ошибка — возврат проведён, а записи книг не сформированы. В результате декларация по НДС не отражает вычет или восстановление. После оформления возврата всегда открывайте «Отчёты» → «Книга покупок» и «Книга продаж» и проверяйте наличие соответствующих строк.
Как проверить результат
Сторнирующие проводки по выручке, себестоимости и НДС с правильными счетами
Отсутствует сторно НДС или товар оприходован по неверной стоимости
Возвращённый товар виден в остатках по нужному складу и партии
Остаток не изменился или появился минус по партии
Есть запись по возврату в нужном квартале
Записи нет — не выполнено формирование записей книг
Задолженность уменьшена на сумму возврата
Сумма «повисла» на 60 или 62 без закрытия
Корректировка реализации вместо возврата
Когда меняется не факт поставки, а её условия — цена, количество по соглашению сторон, частичный возврат по претензии — корректнее использовать документ «Корректировка реализации». Он создаётся на основании реализации и имеет два вида операции: «Корректировка по согласованию сторон» и «Исправление ошибки».
«Корректировка по согласованию сторон» применяется, когда стороны подписали дополнительное соглашение об изменении цены или количества. На основании корректировки выставляется корректировочный счёт-фактура. «Исправление ошибки» используется, если в исходном документе была техническая ошибка — тогда оформляется исправленный счёт-фактура.
Не заменяйте возврат корректировкой и наоборот: при реальном физическом возврате товара на склад нужен именно документ возврата, чтобы корректно сработал складской учёт и партии. Корректировка двигает только финансовые и налоговые регистры.
Возврат денежных средств контрагенту
После проведения товарного возврата задолженность перед покупателем (или поставщика перед вами) нужно закрыть денежной операцией. Возврат покупателю оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю» или «Расходный кассовый ордер», если расчёт наличными.
В документе обязательно укажите тот же договор и документ расчётов, что и в возврате, — тогда задолженность закроется автоматически. Если оставить поле документа расчётов пустым, сумма может зачесться как аванс по другой сделке, и сверка с контрагентом покажет расхождение.
Для возврата на карту физическому лицу при розничной продаже действуют правила эквайринга: возврат оформляется на ту же карту, с которой была оплата, через операцию возврата по эквайринговому терминалу. В 1С это отражается документом «Операция по платёжной карте» с видом «Возврат покупателю».
Проверка и сверка результатов
После оформления возврата выполните контроль по четырём направлениям: склад, взаиморасчёты, НДС и финансовый результат. Для склада используйте отчёт «Остатки товаров на складах» — возвращённое количество должно быть видно по нужной партии.
Для взаиморасчётов сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62» (или 60) в разрезе контрагента и договора. Долг должен уменьшиться ровно на сумму возврата. Для НДС откройте книгу покупок и книгу продаж за период возврата и найдите соответствующие записи.
Завершающий шаг — сверка с контрагентом. Акт сверки в 1С формируется документом «Сверка взаиморасчётов» (в Бухгалтерии — отчёт «Акт сверки расчётов» из карточки контрагента). Если обе стороны оформили возврат корректно, расхождений по сумме сделки быть не должно.
Что важно запомнить
Возврат всегда вводится на основании исходного документа: «Возврат товаров от покупателя» — от реализации, «Возврат товаров поставщику» — от поступления. После проведения проверьте проводки, остатки склада, записи книг НДС и взаиморасчёты. Возврат прошлых периодов оформляйте через корректировку и оценивайте необходимость уточнённых деклараций.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить возврат, если исходная реализация удалена или не введена в базу?
Да, документ возврата можно создать вручную, но придётся самостоятельно заполнить цены, счета учёта и партии. Правильнее сначала восстановить исходную реализацию (ввести её или отменить пометку удаления), а затем ввести возврат на её основании — это сохранит корректные связи для НДС и себестоимости.
Как оформить частичный возврат товара?
Создайте возврат на основании реализации и отредактируйте табличную часть: удалите лишние строки и укажите фактически возвращаемое количество. Программа пересчитает суммы и НДС. Оставшаяся часть реализации продолжит числиться как обычная продажа.
Что делать, если покупатель вернул товар в следующем году?
Оформите возврат датой фактического поступления товара. В налоговом учёте по прибыли может потребоваться корректировка прошлого периода — в 1С используйте документ «Корректировка реализации» либо отражение через убыток прошлых лет, в зависимости от методологии. По НДС вычет заявляется в периоде возврата. Перед проведением проконсультируйтесь с ответственным за налоговый учёт.
Почему после возврата в книге покупок нет записи?
Записи книг формируются отдельными регламентными документами: «Формирование записей книги покупок» и «Формирование записей книги продаж» (раздел «Операции» → «Регламентные операции НДС»). Создайте или перезаполните эти документы за нужный квартал — запись по возврату должна появиться.
Как вернуть товар поставщику, если он уже продан покупателю?
Напрямую вернуть проданный товар нельзя — остатка по партии нет, и программа не проведёт документ. Варианты: оформить сначала возврат от своего покупателя, затем возврат поставщику; либо согласовать с поставщиком компенсацию без физического возврата. Попытка провести возврат «в минус» при отключённом контроле остатков приведёт к отрицательным остаткам и ошибкам в себестоимости.
Нужен ли кассовый чек при возврате денег покупателю?
Да, при расчётах с физическими лицами с применением ККТ на возврат оформляется чек с признаком «возврат прихода». В 1С это делается через документ чека ККМ на возврат с привязкой к исходному чеку продажи. Данные автоматически передаются в ОФД и налоговую.