Учет и Финансы · 11 мин
Как отразить возврат подотчетных сумм в 1С 8.3
Пошаговая инструкция по отражению возврата подотчетных сумм в 1С 8.3: возврат в кассу, на расчетный счет, удержание из зарплаты, проводки и проверка счета 71.
Подотчетные суммы выдаются сотрудникам на хозяйственные нужды, командировки и покупку материалов. Если работник израсходовал деньги не полностью или вовсе не отчитался по ним, остаток должен вернуться в организацию. В 1С:Бухгалтерии 8.3 такой возврат оформляется несколькими способами в зависимости от того, как сотрудник возвращает деньги: наличными в кассу, перечислением на расчетный счет или через удержание из заработной платы.
Ключевой счет учета расчетов с подотчетными лицами — 71 «Расчеты с подотчетными лицами». При выдаче аванса формируется проводка Дт 71 Кт 50 (или 51), а при возврате неиспользованной суммы — обратная проводка Дт 50 (51) Кт 71. Главная задача бухгалтера — правильно выбрать вид документа, указать сотрудника и контрагировать с тем авансовым отчетом или выдачей, по которой образовался остаток.
Перед отражением возврата убедитесь, что первичная выдача денег оформлена корректно: расходным кассовым ордером с операцией «Выдача денежных средств подотчетному лицу» или списанием с расчетного счета. Если выдача не отражена, возврат «повиснет» на счете 71 с отрицательным сальдо, и отчетность по расчетам с персоналом будет искажена.
Проверьте задолженность сотрудника перед оформлением возврата
Первый шаг — определить точную сумму, которую сотрудник должен вернуть. Для этого сформируйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Отчеты») по счету 71 с детализацией по сотрудникам. Дебетовое сальдо на конец периода по конкретному работнику — это сумма, которую он должен организации: либо не отчитался, либо израсходовал меньше выданного.
Дополнительно полезен отчет «Анализ субконто» по виду «Сотрудники» или карточка счета 71: в ней видно, по каким документам выдачи образовалась задолженность и были ли авансовые отчеты. Это помогает понять, возвращается ли остаток после утвержденного авансового отчета или сотрудник возвращает всю сумму целиком, не отчитавшись.
Если сотрудник частично отчитался авансовым отчетом, сначала проведите документ «Авансовый отчет» на фактически израсходованную сумму. Возврату подлежит только разница между выданным авансом и утвержденными расходами. Оформлять возврат на полную сумму выдачи до проведения авансового отчета — ошибка, которая приведет к двойному закрытию задолженности.
Как проверить исходные данные
Дебетовое сальдо равно сумме возврата
Сальдо отсутствует или меньше возвращаемой суммы — значит, выдача не отражена
Все подтвержденные расходы проведены документами
Есть непроведенный авансовый отчет — сначала проведите его
РКО или списание со счета с видом операции «подотчетному лицу»
Выдача оформлена как прочее списание — счет 71 не задействован
Отразите возврат наличных в кассу
Самый частый сценарий — сотрудник возвращает неизрасходованный остаток наличными в кассу. Перейдите в раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте документ «Приходный кассовый ордер». В поле «Вид операции» выберите «Возврат от подотчетного лица».
Заполните поля документа: укажите сотрудника из справочника «Физические лица» (или «Сотрудники», в зависимости от настроек), сумму возврата и счет учета — 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» (для работников в рублях). В поле «Основание» укажите реквизиты, например «возврат неиспользованного подотчетного аванса по РКО № … от …». После проведения документ сформирует проводку Дт 50.01 Кт 71.01.
Если аванс выдавался в валюте (командировка за рубеж), используется счет 71.21, и возврат оформляется с учетом курсовой разницы: сумма возврата пересчитывается по курсу на дату операции, а разница относится на прочие доходы или расходы. Этот момент стоит проверить отдельно, потому что автоматический пересчет зависит от настроек учетной политики.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Приходный кассовый ордер»
- 2Выберите вид операции «Возврат от подотчетного лица»
- 3Укажите сотрудника, сумму и счет 71.01
- 4Заполните основание и назначение платежа
- 5Проведите документ и проверьте проводку Дт 50.01 Кт 71.01
- 6Распечатайте ПКО и передайте на подпись кассиру и сотруднику
Отразите возврат на расчетный счет
Если сотрудник перечислил неиспользованный аванс на расчетный счет организации (например, получал аванс на карту и вернул остаток безналичным переводом), используйте документ «Поступление на расчетный счет» из раздела «Банк и касса» → «Банковские выписки». Вид операции — «Возврат от подотчетного лица».
В документе укажите сотрудника, сумму по выписке банка и счет 71.01. Проводка будет Дт 51 Кт 71.01. Если банковские выписки загружаются из клиент-банка автоматически, программа может создать документ с видом операции «Прочее поступление» — в этом случае вручную измените вид операции на возврат от подотчетного лица, иначе сумма попадет на счет прочих доходов или останется нераспределенной.
Проверьте назначение платежа в выписке: оно должно позволять идентифицировать сотрудника и основание возврата. Если в платеже не указано, от кого деньги, сверьтесь с сотрудником до проведения документа, чтобы не отнести возврат на неверное лицо — исправление потребует сторнирования и перепроведения.
Удержите неотчитанную сумму из заработной платы
Если сотрудник в установленный срок не отчитался и не вернул деньги, организация вправе удержать сумму из его зарплаты — с письменного согласия работника и с соблюдением ограничений по размеру удержаний, установленных трудовым законодательством. В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 специального документа удержания подотчетных сумм из зарплаты нет, поэтому операция выполняется вручную.
Способ первый — документ «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции»). Создайте проводку Дт 70 Кт 71.01 на сумму удержания с указанием сотрудника в субконто обоих счетов. При этом сумма к выплате по зарплате уменьшится автоматически, поскольку сальдо по счету 70 скорректируется.
Способ второй — корректировка документа «Начисление зарплаты и взносов»: добавьте в документ ручную проводку или удержание, если ваша редакция конфигурации это поддерживает. В 1С:ЗУП, где зарплатный учет ведется полноценно, для этого предусмотрены виды удержаний — там операция оформляется штатно. После любого ручного способа сверьте ведомость на выплату: сумма к выдаче должна уменьшиться ровно на удержанную величину.
Оформите возврат при увольнении или списании задолженности
При увольнении сотрудника непогашенная подотчетная задолженность обычно удерживается из окончательного расчета — тем же ручным способом через проводку Дт 70 Кт 71.01. Если сумма долга превышает причитающийся расчет, остаток сотрудник вносит в кассу или на расчетный счет стандартными документами возврата.
Если взыскать задолженность невозможно (сотрудник уволен, деньги не вернул, согласия на удержание нет), долг признается дебиторской задолженностью. После истечения срока исковой давности или при невозможности взыскания сумма списывается проводкой Дт 91.02 Кт 71.01 через документ «Операция, введенная вручную» и включается во внереализационные расходы. В налоговом учете порядок признания таких расходов имеет особенности, поэтому перед списанием сверьтесь с учетной политикой.
Отдельный случай — возврат подотчетных сумм, выданных на покупку товаров через третьих лиц. Если сотрудник вернул деньги, а поставщик позже вернул оплату на счет организации, это уже не возврат подотчетных сумм, а расчеты с поставщиком. Не смешивайте эти операции: для поставщика используется счет 60, для сотрудника — 71.
Как выбрать способ отражения
Проверьте результат и закройте расчеты
После проведения документа возврата сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 по конкретному сотруднику. При полном возврате сальдо должно обнулиться. Если возвращен остаток после авансового отчета, сальдо обнулится только при условии, что авансовый отчет проведен на корректную сумму.
Проверьте кассовую книгу (раздел «Банк и касса» → «Кассовая книга»): ПКО должен попасть в отчет кассира за день операции. Несоответствие даты документа кассовой дате — частая причина расхождений при инвентаризации кассы. Дата ПКО должна совпадать с фактической датой приема денег.
Для банковских возвратов сверьте документ с выпиской: сумма, дата и назначение платежа должны совпадать. При автоматической загрузке выписок периодически проверяйте журнал «Банковские выписки» на предмет документов с нераспознанным видом операции — именно там чаще всего теряются возвраты подотчетных сумм.
Частые вопросы о возврате подотчетных сумм в 1С 8.3
Какой документ использовать, если сотрудник вернул подотчетные деньги на карту организации?
Используйте «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Если выписка загружается автоматически и программа присвоила другой вид операции, измените его вручную до проведения документа.
Что делать, если в списке операций нет «Возврат от подотчетного лица»?
Проверьте функциональность программы: «Главное» → «Функциональность», закладка «Расчеты» — должна быть включена работа с подотчетными лицами. Также убедитесь, что используется полный, а не упрощенный интерфейс учета.
Можно ли вернуть подотчетную сумму частями?
Да, каждый частичный возврат оформляется отдельным ПКО или поступлением на счет на фактическую сумму. Сальдо по счету 71 будет уменьшаться по мере поступлений и обнулится после последнего возврата.
Как отразить возврат, если аванс выдавался в прошлом закрытом периоде?
Возврат оформляется текущей датой — датой фактического поступления денег. Документы прошлого периода не изменяются: выдача осталась в прошлом периоде, возврат отражается в текущем, и это корректно с точки зрения учета.
Нужно ли пробивать кассовый чек при возврате подотчетных сумм?
Возврат неиспользованного аванса от сотрудника не является расчетом за товары или услуги, поэтому кассовый чек, как правило, не требуется — достаточно приходного кассового ордера. При сомнениях сверьтесь с действующими правилами применения ККТ для вашей ситуации.
Как исправить возврат, проведенный на неверного сотрудника?
Распроведите ошибочный документ, исправьте сотрудника и проведите заново. Если период закрыт, создайте корректировочную операцию текущей датой: сторнирующую проводку по неверному лицу и правильную по верному, затем сверьте сальдо по счету 71.
Что важно запомнить
Возврат подотчетных сумм в 1С 8.3 отражается ПКО или поступлением на расчетный счет с операцией «Возврат от подотчетного лица» и проводкой в кредит счета 71. Неотчитанные суммы удерживаются из зарплаты ручной проводкой Дт 70 Кт 71.01 с согласия сотрудника. Перед оформлением проверьте сальдо по счету 71 и проведите авансовые отчеты, после — убедитесь, что задолженность обнулилась.