Как отразить прослеживаемый товар в книге покупок в 1С

Прослеживаемые товары — это товары, включённые в перечень постановления Правительства РФ № 1510, по которым действует система прослеживаемости РНПТ. Для таких товаров в книге покупок действуют особые правила: запись формируется не по обычному счёту-фактуре, а с указанием регистрационного номера партии товара (РНПТ), количества и единицы измерения прослеживаемости. Если эти данные не заполнить, запись в книге покупок будет сформирована некорректно, а вычет НДС может быть оспорен.

В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) отражение прослеживаемых товаров автоматизировано: программа сама подставляет РНПТ в книгу покупок при условии, что в документе поступления и в карточке номенклатуры корректно настроены признаки прослеживаемости. Ниже разобраны настройка, оформление поступления, формирование записи книги покупок и проверка результата.

Проверьте настройки функциональности прослеживаемости

Прежде чем оформлять документы, убедитесь, что в программе включён механизм прослеживаемости. Откройте раздел «Администрирование» → «Параметры учета» → «Настройка функциональности» и на закладке, связанной с запасами и торговлей, установите флаг «Прослеживаемые товары». Без этого флага поля для РНПТ в документах и отчётах не появятся.

Дополнительно проверьте, что в учётной политике организации и в общих настройках учёта включён учёт НДС и ведутся книги покупок и продаж. Если база обновлялась давно, убедитесь, что релиз конфигурации поддерживает актуальные формы книги покупок с графами прослеживаемости — старые релизы формируют книгу по устаревшей форме, и РНПТ в ней не отразится.

Настройте карточку номенклатуры

Откройте карточку товара в справочнике «Номенклатура» и проверьте поле «Код ТН ВЭД». Для прослеживаемого товара код должен соответствовать перечню из постановления № 1510. После выбора такого кода программа автоматически устанавливает признак «Прослеживаемый товар» — при необходимости его можно проверить и включить вручную в поле «Прослеживаемость».

Также укажите единицу измерения прослеживаемости, если она отличается от основной единицы хранения. Именно в этой единице количество попадёт в графу книги покупок, предназначенную для прослеживаемых товаров. Ошибка в единице измерения — частая причина расхождений при сверке с данными ФНС.

Оформите поступление прослеживаемого товара

Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия». В табличной части «Товары» после выбора прослеживаемой номенклатуры появится колонка «РНПТ». Заполните её регистрационным номером партии товара из документов поставщика — из УПД, уведомления о ввозе или документа о привязке прослеживаемых товаров.

Если в одной накладной несколько партий одного товара с разными РНПТ, каждую партию вводите отдельной строкой со своим номером и количеством. Объединять партии в одну строку нельзя — в книге покупок каждый РНПТ отражается отдельной записью.

Затем зарегистрируйте счёт-фактуру: введите номер и дату входящего документа в поля внизу документа поступления и нажмите «Зарегистрировать». Программа создаст документ «Счет-фактура полученный», на основании которого позже сформируется запись книги покупок.

1. 1
   Создайте документ «Поступление» и заполните шапку
2. 2
   Добавьте товар и укажите РНПТ и количество в прослеживаемых единицах
3. 3
   Проверьте проводки и суммы НДС
4. 4
   Зарегистрируйте входящий счёт-фактуру
5. 5
   Проведите документ и проверьте движения по регистрам НДС

Сформируйте запись книги покупок

Записи книги покупок формируются документом «Формирование записей книги покупок» (раздел «Операции» → «Регламентные операции НДС») либо автоматически при проведении счёта-фактуры — в зависимости от настройки учётной политики по НДС. При стандартных настройках достаточно выполнить регламентную операцию в конце квартала.

Откройте обработку «Помощник расчёта НДС» (раздел «Операции») и выполните формирование записей книги покупок за нужный квартал. Программа подберёт все зарегистрированные счета-фактуры, по которым выполнены условия вычета, и создаст записи. Для прослеживаемых товаров в запись автоматически попадут РНПТ, количество и код единицы измерения прослеживаемости.

Проверьте книгу покупок

Сформируйте отчёт «Книга покупок» (раздел «Отчёты» → «НДС») за квартал. Найдите строку с прослеживаемым товаром и проверьте заполнение граф: наименование продавца, номер и дата счёта-фактуры, а также специальные графы — регистрационный номер партии товара, код вида товара, количество и единица измерения.

Если графы с РНПТ пусты, причина почти всегда в документе поступления: не заполнена колонка «РНПТ», не установлен признак прослеживаемости в номенклатуре или счёт-фактура зарегистрирован до ввода РНПТ. Исправьте исходный документ, затем пересформируйте записи книги покупок за период.

Контрольные точки

Как проверить результат

Графа с РНПТ в книге покупок

Норма

Номер партии заполнен и совпадает с УПД поставщика

Тревожный признак

Графа пуста или номер не совпадает с первичкой

Количество в прослеживаемых единицах

Норма

Совпадает с количеством в УПД и уведомлении о ввозе

Тревожный признак

Количество равно нулю или указано в других единицах

Декларация по НДС

Норма

Раздел 8 содержит сведения о РНПТ, контрольные соотношения пройдены

Тревожный признак

Программа выдаёт ошибки проверки по строкам с прослеживаемыми товарами

Особые ситуации: импорт, возвраты и корректировки

Импорт товара

При ввозе из стран ЕАЭС РНПТ формируется на основании заявления о ввозе товаров, при импорте из других стран — на основании таможенной декларации. В 1С используйте соответствующие документы («Заявление о ввозе товаров», «Таможенная декларация на импорт»), где указывается РНПТ. Вычет НДС по импорту отражается в книге покупок после подтверждения уплаты налога.

Корректировки и возвраты

При корректировке поступления или возврате прослеживаемого товара поставщику оформляйте документы «Корректировка поступления» или «Возврат товаров поставщику» с указанием тех же РНПТ, что и в исходной накладной. Программа сформирует корректирующие записи в книге покупок или книге продаж с сохранением номеров партий.

Частые вопросы

Можно ли принять НДС к вычету, если поставщик не указал РНПТ в УПД?

Если товар входит в перечень прослеживаемых, отсутствие РНПТ в документах — нарушение со стороны поставщика и риск для вычета. Запросите у контрагента исправленный УПД с регистрационным номером партии, после чего внесите РНПТ в документ поступления и пересформируйте записи книги покупок.

Что делать, если РНПТ введён после регистрации счёта-фактуры?

Откройте документ поступления, заполните колонку «РНПТ» в табличной части и перепроведите документ. Затем отмените и заново выполните формирование записей книги покупок за период — запись обновится с учётом номера партии.

Нужно ли отражать РНПТ, если товар куплен у плательщика на УСН?

Если поставщик на спецрежиме не выставляет счёт-фактуру, записи в книге покупок не возникает — вычета по НДС нет. Однако обязанность по прослеживаемости сохраняется: РНПТ указывается в документах поступления и последующей реализации независимо от налогового режима поставщика.

Как исправить ошибочный РНПТ в уже сданной декларации?

Исправьте номер партии в документе поступления, сформируйте корректировочные записи книги покупок за тот же квартал и подайте уточнённую декларацию по НДС. Если сумма вычета не изменилась, штрафных последствий обычно не возникает, но приложите пояснение при запросе инспекции.

Где взять РНПТ при покупке товара внутри страны?

Регистрационный номер партии продавец обязан указать в УПД или счёте-фактуре. Возьмите номер из этих документов. Если товар перекуплен у нескольких посредников, РНПТ сохраняется по цепочке от ввоза или производства — уточните его у непосредственного поставщика.