Учет и Финансы · 11 мин
Как отразить в 1С:ЗУП займ от учредителя
Разбираем, как отразить займ от учредителя в 1С:ЗУП: документы, проводки, синхронизация с Бухгалтерией, проценты, НДФЛ и типичные ошибки.
Займ от учредителя — операция, которая формально относится к бухгалтерскому, а не к зарплатному учёту. Тем не менее вопрос возникает постоянно: во многих небольших организациях вся учётная работа ведётся в 1С:ЗУП, а отдельной Бухгалтерии нет, либо займ связан с сотрудником-учредителем, и его нужно отразить рядом с расчётами по зарплате. Важно сразу разделить две разные ситуации: компания получила деньги от учредителя (займ организации) и учредитель-работник получил займ от компании. В ЗУП штатно автоматизирована только вторая ситуация.
Получение займа от учредителя в типовой 1С:ЗУП не имеет специализированного документа: программа не предназначена для учёта расчётов с контрагентами и кассовых операций. Поэтому правильный путь — отражать такой займ в 1С:Бухгалтерии, а в ЗУП при необходимости фиксировать только те части, которые влияют на расчёты с персоналом: материальную выгоду, НДФЛ, удержания. Если Бухгалтерии нет, придётся использовать ручные операции и понимать их ограничения.
Ниже разобраны оба сценария: как оформить займ, выданный сотруднику-учредителю, штатными средствами ЗУП, и как корректно передать данные о займе, полученном от учредителя, в бухгалтерский учёт, чтобы не задвоить операции и не исказить отчётность.
Почему займ от учредителя не вводится напрямую в ЗУП
1С:ЗУП — это конфигурация для кадрового учёта и расчёта заработной платы. В ней нет плана счетов в полном объёме, нет кассовых и банковских документов, нет учёта расчётов с контрагентами. Получение денег от учредителя — это поступление по расчётному счёту или в кассу с отражением кредиторской задолженности на счетах 66 «Расчёты по краткосрочным кредитам и займам» или 67 «Расчёты по долгосрочным кредитам и займам». Эти операции — зона ответственности бухгалтерской программы.
Попытка «запихнуть» полученный займ в ЗУП через ручные операции приводит к проблемам: данные не попадут в бухгалтерскую отчётность корректно, при синхронизации возникнут дубли или незакрытые обороты, а при проверке будет непонятно, где первичный документ. Поэтому базовое правило: договор займа, поступление денег, начисление и уплата процентов учредителю — всё это отражается в 1С:Бухгалтерии.
Сценарий 1: займ выдан сотруднику-учредителю — штатные документы ЗУП
Обратная ситуация — организация выдала займ учредителю, который числится сотрудником. Здесь ЗУП работает в полную силу. Учёт ведётся в разделе «Зарплата» (или «Выплаты», в зависимости от релиза) — блок «Займы сотрудникам». Основной документ — «Договор займа сотруднику». В нём указываются сотрудник, сумма, срок, процентная ставка, порядок погашения (ежемесячно, в конце срока), способ выдачи.
После проведения договора программа автоматически рассчитывает начисление процентов и удержания при расчёте зарплаты. Если ставка по займу ниже двух третей ключевой ставки ЦБ (для рублёвых займов), у сотрудника возникает материальная выгода, которая облагается НДФЛ по ставке 35%. ЗУП рассчитывает матвыгоду автоматически на последнее число каждого месяца — это видно в документе «Начисление зарплаты и взносов» на вкладке «Займы».
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Займы сотрудникам» → «Договор займа сотруднику»
- 2Заполните сотрудника, сумму, срок, ставку и график погашения
- 3Укажите способ выдачи: через кассу/банк отражается в Бухгалтерии, в ЗУП фиксируется сам факт выдачи
- 4Проведите документ и проверьте вкладку «Займы» в следующем начислении зарплаты
- 5При изменении условий создайте «Изменение условий договора займа сотруднику», не редактируйте старый документ
Сценарий 2: займ получен от учредителя — отражение через Бухгалтерию
Если учредитель дал деньги компании, первичным документом является договор займа, а учётной операцией — поступление на расчётный счёт или в кассу. В 1С:Бухгалтерии это оформляется документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Получение займа от контрагента» (в ряде релизов — «Расчёты по кредитам и займам»). Учредитель при этом заводится как контрагент — физическое лицо, даже если он числится в штате.
Начисление процентов по договору (если займ процентный) выполняется документом «Операция, введённая вручную» проводкой Дт 91.02 Кт 66 (67), а выплата процентов — «Списание с расчётного счёта». Если учредитель — физлицо, при выплате ему процентов организация становится налоговым агентом по НДФЛ: налог удерживается при фактической выплате по ставке 13% (15% с превышения порога). Этот НДФЛ отражается уже в зарплатном контуре, если физлицо — сотрудник, либо в документах учёта НДФЛ в Бухгалтерии.
Беспроцентный займ от учредителя в бухгалтерском учёте отражается так же, но без проводок по процентам. Налоговых последствий по материальной выгоде у организации-заёмщика не возникает — это подтверждённая позиция Минфина, однако сам факт взаимозависимости сторон может вызвать вопросы при крупных суммах, поэтому договор должен быть оформлен письменно.
Синхронизация ЗУП и Бухгалтерии: как не задвоить данные
В связке ЗУП + Бухгалтерия действует правило: ЗУП передаёт в Бухгалтерию только данные о начислениях, удержаниях, НДФЛ и взносах по сотрудникам, а также ведомости на выплату. Операции по займам, выданным сотрудникам, переносятся при синхронизации автоматически: начисленные проценты, удержания в счёт погашения, НДФЛ с матвыгоды. Ручные проводки по займам в Бухгалтерии при этом создавать не нужно — иначе суммы задвоятся.
Займ, полученный от учредителя, в синхронизацию не попадает вовсе, потому что вводится только на стороне Бухгалтерии. Если вы всё-таки отразили что-то вручную в ЗУП через «Операцию учёта НДФЛ» или «Операцию учёта взносов», убедитесь, что эти записи не дублируют документы Бухгалтерии — например, НДФЛ с процентов учредителю должен быть введён один раз и в одной программе.
НДФЛ с процентов и материальной выгоды: тонкости расчёта
При займе сотруднику-учредителю материальная выгода считается ежемесячно как разница между двумя третями ключевой ставки и ставкой по договору, применённой к остатку долга. ЗУП делает это автоматически, но только если договор займа корректно заведён и проведён, а ключевая ставка в программе актуальна — её стоит проверять после каждого изменения ЦБ.
Если учредитель не является сотрудником, а проценты по выданному им займу выплачиваются ему как физлицу, НДФЛ рассчитывается в Бухгалтерии (документ «Начисление дивидендов» не подходит; обычно используется операция по учёту НДФЛ или кадровые документы, если физлицо всё же оформлено). В ЗУП такой человек должен быть заведён как физическое лицо без трудового договора — иначе отчётность по НДФЛ не соберётся корректно.
Проверка результата и отчётность
После отражения операций проверьте три вещи. Во-первых, в ЗУП по сотруднику-заёмщику сформируйте отчёт «Займы сотрудникам» (или расчётный листок): там должны быть видны начисленные проценты, удержания и НДФЛ с матвыгоды. Во-вторых, в Бухгалтерии по счетам 66/67 с контрагентом-учредителем должна висеть корректная кредиторская задолженность, сверьте её с договором. В-третьих, сведите регистры НДФЛ: суммы по физлицу в ЗУП и в 6-НДФЛ не должны расходиться.
При синхронизации полезно проверить журнал обмена: документы по займам должны переноситься без ошибок сопоставления. Если сотрудник-учредитель в двух базах заведён с разными ФИО или датами рождения, синхронизация создаст дубль физлица — это частая причина расхождений в персонифицированной отчётности.
Как проверить результат
Совпадает с суммой долга по договору займа
Остаток отсутствует или не соответствует договору
Видны проценты, удержания, НДФЛ с матвыгоды
Документы есть, а в отчёте пусто — договор не проведён
Каждая сумма встречается один раз
Дубли записей — налог введён в двух программах
Документы перенесены без дублей физлиц
Появились задвоенные сотрудники или непроведённые документы
Когда без доработок не обойтись
Если в организации нет 1С:Бухгалтерии и весь учёт вынужденно ведётся в ЗУП, штатных средств для полноценного отражения займа от учредителя не хватит. Варианты: вести расчёты с учредителем во внешнем учётном регистре (например, в таблице Excel) с отражением в ЗУП только НДФЛ-значимых событий, либо заказать несложную доработку — дополнительный документ и регистр для учёта займов. Второй путь оправдан, только если таких операций много.
Учтите: сдача бухгалтерской отчётности из ЗУП невозможна, поэтому полностью отказаться от бухгалтерской программы при наличии займов, основных средств и прочих незарплатных операций не получится. ЗУП в этой схеме — только источник данных по НДФЛ и взносам.
Что важно запомнить
Займ, полученный от учредителя, отражается в 1С:Бухгалтерии на счетах 66/67, а не в ЗУП. В ЗУП штатно оформляется займ, выданный сотруднику-учредителю, с автоматическим расчётом матвыгоды и НДФЛ. НДФЛ вводите один раз и в одной программе, а результат проверяйте отчётами по займам и анализу НДФЛ.
Частые вопросы
Можно ли отразить займ от учредителя только в ЗУП, если Бухгалтерии нет?
Технически можно зафиксировать НДФЛ-значимые события через операции учёта НДФЛ, но полноценного учёта задолженности, процентов и формирования бухгалтерской отчётности в ЗУП нет. Для сдачи баланса и корректного учёта расчётов с учредителем потребуется бухгалтерская программа или внешний учёт.
Облагается ли НДФЛ беспроцентный займ, полученный компанией от учредителя?
Нет. Материальная выгода от экономии на процентах у организации-заёмщика НДФЛ не облагается — этот налог касается только физических лиц. У компании также не возникает налогооблагаемого дохода от беспроцентного пользования займом.
Как изменить ставку по договору займа сотруднику в ЗУП?
Создайте документ «Изменение условий договора займа сотруднику» на дату изменения. Не редактируйте исходный договор задним числом — это ломает уже рассчитанные проценты и матвыгоду за прошлые периоды.
Учредитель не является сотрудником. Где удерживать НДФЛ с процентов по займу?
Если физлицо не работает в организации, НДФЛ с выплаченных ему процентов отражается на стороне 1С:Бухгалтерии через документы учёта НДФЛ, а физлицо при необходимости заводится в ЗУП без трудового договора для корректной отчётности. Главное — не вводить один и тот же налог в обеих программах.
Почему в ЗУП не считается материальная выгода по займу сотруднику?
Чаще всего причины три: договор займа не проведён, ставка по договору не ниже двух третей ключевой ставки (тогда выгоды действительно нет) или в программе устарела ключевая ставка ЦБ. Проверьте эти три пункта и пересчитайте документ «Начисление зарплаты и взносов».
Как отразить прощение займа учредителем?
Прощение долга отражается в Бухгалтерии: сумма списывается со счёта 66/67 во внереализационные доходы (или не учитывается в доходах при доле учредителя более 50% — по правилам налогового учёта). В ЗУП эта операция не отражается, если только прощение не касается займа, выданного сотруднику, — тогда у него возникает доход, облагаемый НДФЛ.