Как отразить в 1С займ от физического лица

Займ от физического лица — распространённый способ привлечь деньги в бизнес: учредитель, сотрудник или стороннее лицо передаёт организации денежные средства на условиях возвратности. В 1С:Бухгалтерии 8.3 такая операция отражается на счетах 66 или 67 и требует корректного оформления нескольких документов: от поступления денег до начисления процентов и удержания НДФЛ.

Ошибки в отражении займа приводят к искажению кредиторской задолженности, доначислению НДФЛ и штрафам при проверке. Особенно внимательно нужно работать с процентными займами: организация здесь выступает налоговым агентом физлица, и проценты нельзя просто перечислить «как есть».

Ниже разобран полный цикл операций: настройка договора, поступление займа, начисление процентов, удержание налога, возврат долга и проверка результата. Инструкции применимы к типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3, ред. 3.0.

Выбор счёта учёта: 66 или 67

Первое решение, которое нужно принять, — на каком счёте учитывать задолженность. Выбор зависит от срока займа, указанного в договоре. Краткосрочные займы (до 12 месяцев включительно) учитываются на счёте 66 «Расчёты по краткосрочным кредитам и займам», долгосрочные (свыше 12 месяцев) — на счёте 67.

В типовом плане счетов для займов предусмотрены субсчета: 66.03 и 67.03 — для основной суммы (тела) займа, 66.04 и 67.04 — для процентов по займам. Разделять тело и проценты на разных субсчетах обязательно: это требование корректной аналитики и упрощает контроль задолженности.

Если долгосрочный займ приближается к погашению (осталось меньше года), методологически правильно перевести задолженность с 67 на 66 счёт. На практике многие организации закрепляют в учётной политике, что перевод не выполняется, — это допустимо, но подход должен быть единообразным.

Настройка договора с физическим лицом

Займодавец должен быть заведён в справочнике «Контрагенты» с видом контрагента «Физическое лицо». Заполните ИНН (если есть) и ФИО полностью — эти данные потребуются при удержании НДФЛ и представлении сведений о доходах.

В карточке контрагента создайте договор с видом «Прочее». Именно этот вид позволяет выбирать контрагента в документах по займам и не смешивает расчёты по займу с расчётами по поставкам. В наименовании договора укажите реквизиты реального договора займа: номер и дату.

Отражение поступления денег по займу

Поступление денег на расчётный счёт оформляется документом «Поступление на расчётный счёт». Если используется обмен с банком, документ загружается из выписки — тогда нужно только скорректировать его заполнение.

Установите вид операции «Получение займа от контрагента». Выберите займодавца, договор с видом «Прочее» и счёт учёта 66.03 или 67.03 в зависимости от срока. После проведения сформируется проводка Дт 51 — Кт 66.03 (67.03).

Если займодавец передал наличные, используйте документ «Поступление наличных» с тем же видом операции — проводка будет Дт 50.01 — Кт 66.03. Убедитесь, что наличный расчёт с физлицом не нарушает ограничения по наличным расчётам и при необходимости применяется ККТ.

1. 1
   Создайте контрагента-физлицо и договор с видом «Прочее»
2. 2
   Откройте «Банк и касса» → «Поступление на расчётный счёт»
3. 3
   Выберите вид операции «Получение займа от контрагента»
4. 4
   Укажите займодавца, договор, сумму и счёт 66.03 или 67.03
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводку Дт 51 — Кт 66.03/67.03

Начисление процентов по займу

Проценты начисляются ежемесячно, независимо от того, когда они фактически выплачиваются, — это требование метода начисления. В типовой 1С:Бухгалтерии автоматического документа для начисления процентов по займам полученным нет, поэтому используется документ «Операция» (раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную»).

Создайте проводку Дт 91.02 «Прочие расходы» — Кт 66.04 (67.04) на сумму процентов за месяц. В субконто дебета укажите статью прочих доходов и расходов с видом «Проценты по займам». Сумму рассчитывайте по формуле: тело займа × ставка / 365 (366) × количество дней пользования в месяце.

Займ в налоговом учёте

Проценты по займам в налоговом учёте по налогу на прибыль признаются во внереализационных расходах, как правило, без нормирования. Исключение — контролируемые сделки (например, займ от взаимозависимого иностранного лица): там применяются правила тонкой капитализации и трансфертного ценообразования. Если займодавец — обычный российский учредитель-физлицо, нормирование не требуется.

Беспроцентный займ

По беспроцентному займу никаких проводок по процентам не делается — ни в бухгалтерском, ни в налоговом учёте. Материальная выгода у организации-заёмщика не возникает, это подтверждается разъяснениями Минфина. Достаточно отразить поступление и возврат тела займа.

Выплата процентов и удержание НДФЛ

Ключевой момент: при выплате процентов физическому лицу организация становится налоговым агентом по НДФЛ. Выплатить проценты «грязными», не удержав налог, нельзя — это нарушение со штрафом для агента и пенями.

В 1С:Бухгалтерии (без ЗУП) НДФЛ с процентов отражается документом «Операция учёта НДФЛ» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все документы по НДФЛ»). На вкладке «Доходы» укажите физлицо, код дохода 1011 (проценты по займам), сумму и дату получения дохода — день фактической выплаты. Налог рассчитается автоматически по ставке, соответствующей статусу получателя.

Сама выплата оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат займа контрагенту» на сумму процентов за вычетом НДФЛ, со счётом расчётов 66.04 (67.04). Затем отдельным платежом перечисляется удержанный НДФЛ в бюджет — не позднее следующего рабочего дня после выплаты дохода.

Возврат займа физическому лицу

Возврат тела займа оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат займа контрагенту». Укажите займодавца, договор и счёт расчётов 66.03 (67.03). Проводка: Дт 66.03 — Кт 51.

Возврат тела займа не является доходом физлица — НДФЛ с этой суммы не удерживается. Налог удерживается только с процентов. Если возврат происходит частями, каждый платёж оформляется отдельным документом, а остаток задолженности контролируется по оборотно-сальдовой ведомости.

При возврате наличными используйте «Выдачу наличных» с тем же видом операции. Помните про лимит расчётов наличными между юрлицом и физлицом по одному договору и требования о применении ККТ при расчётах с физическими лицами в отдельных случаях.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 66.03/67.03 в разрезе контрагентов

Норма

Кредитовое сальдо равно невозвращённому телу займа

Тревожный признак

Сальдо не совпадает с договором или отсутствует аналитика по займодавцу

ОСВ по счёту 66.04/67.04

Норма

Сальдо равно начисленным, но не выплаченным процентам

Тревожный признак

Проценты висят на счёте тела займа

Регистры НДФЛ по физлицу

Норма

Доход по коду 1011 отражён, налог исчислен и удержан

Тревожный признак

Проценты выплачены, а в учёте НДФЛ доход отсутствует

Частые вопросы по отражению займа в 1С

Можно ли отразить займ от учредителя на счёте 75?

Нет. Счёт 75 предназначен для расчётов по вкладам в уставный капитал и дивидендам. Займ — это заёмные средства, он учитывается на 66 или 67 независимо от того, кто займодавец: учредитель, сотрудник или стороннее лицо.

Нужно ли начислять проценты, если займ беспроцентный?

Нет. При беспроцентном займе отражаются только поступление и возврат тела. Материальной выгоды у организации-заёмщика не возникает, в налоговом учёте доход не признаётся. Главное — прямо прописать в договоре отсутствие процентов.

Что делать, если займодавец — нерезидент РФ?

Порядок отражения займа тот же, но НДФЛ с процентов удерживается по ставке для нерезидентов, если иное не установлено соглашением об избежании двойного налогообложения. Для применения пониженной ставки потребуется подтверждение постоянного местопребывания займодавца.

Как отразить прощение долга по займу?

Невозвращённое тело займа включается в прочие доходы проводкой Дт 66.03 — Кт 91.01. В налоговом учёте это внереализационный доход, кроме случая, когда займодавец — участник с долей более 50% и долг прощён по решению об увеличении чистых активов: тогда доход не облагается налогом на прибыль.

Нужен ли кассовый чек при получении займа наличными от физлица?

По общему правилу получение и возврат займов не являются расчётами за товары, работы или услуги, поэтому ККТ не требуется. Однако при расчётах наличными оформляйте приходный и расходный кассовые ордера и соблюдайте порядок ведения кассовых операций.

Как сверить задолженность по займу с займодавцем?

Сформируйте «Акт сверки расчётов с контрагентом» (раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки»), выбрав договор займа. В акт попадут поступления, начисления процентов и выплаты. Дополнительно сверьте сальдо по субсчетам 66.03/66.04 с графиком платежей по договору.