Учет и Финансы · 10 мин
Как отразить забалансовый счет в 1С
Как добавить и использовать забалансовый счет в 1С:Бухгалтерии: создание счета, проведение операций, документы, проверка остатков и типичные ошибки.
Забалансовые счета в 1С используются для учета имущества, которое не принадлежит организации на праве собственности: арендованных основных средств, товаров на комиссии, материалов в переработку, списанной задолженности. Такие объекты не формируют активы и пассивы баланса, но требуют контроля — иначе при инвентаризации или возврате имущества возникнут расхождения.
Типовой план счетов 1С:Бухгалтерии уже содержит забалансовые счета: 001 «Арендованные основные средства», 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», 003 «Материалы, принятые в переработку», 004 «Товары, принятые на комиссию», 007 «Списанная в убыток задолженность» и другие. Если типовых не хватает, бухгалтер может добавить собственный забалансовый счет — например, для учета бланков строгой отчетности или оборудования на складе поставщика.
Ключевая особенность забалансового учета — отсутствие двойной записи. Проводка формируется только по дебету или только по кредиту забалансового счета, без корреспонденции с балансовыми счетами. Именно поэтому важно правильно настроить признак «Забалансовый» в плане счетов: от него зависит, как программа будет контролировать проводки.
Что такое забалансовый учет и когда он нужен
Забалансовый счет — это счет, остатки по которому не входят в валюту бухгалтерского баланса. На нем учитывают ценности, временно находящиеся у организации, либо права и обязательства, не подлежащие балансовой оценке. В 1С такой учет ведется без корреспонденции: сумма записывается только в одну сторону счета.
Типичные ситуации, когда требуется забалансовый учет: организация арендует помещение или оборудование (счет 001), принимает товары на комиссию (004), получает материалы в переработку (003), списывает безнадежную дебиторку за баланс для контроля в течение срока исковой давности (007). Также за балансом учитывают обеспечения обязательств и платежей (008, 009).
Как проверить и добавить забалансовый счет в плане счетов
Откройте раздел «Главное» → «План счетов» (в некоторых конфигурациях — «Все функции» → «План счетов бухгалтерского учета»). Найдите нужный счет и откройте его карточку. Признак «Забалансовый» отображается флажком в свойствах счета — у типовых счетов 001–011 он установлен по умолчанию и снимать его не следует.
Если типового счета не хватает, создайте новый: нажмите «Создать», укажите свободный код (например, 012 или счет с буквенным обозначением — например, «БСО»), задайте наименование, обязательно установите флажок «Забалансовый», выберите вид счета (активный) и настройте аналитику — субконто «Контрагенты», «Номенклатура», «Договоры» в зависимости от объекта учета.
Признак «Забалансовый» нельзя изменить у счета, по которому уже есть проводки, — программа заблокирует изменение. Поэтому определитесь с типом счета до начала ввода операций. Если ошиблись, придется сначала удалить или перенести все движения.
Как отразить операцию по забалансовому счету вручную
Основной способ — документ «Операция, введенная вручную»: раздел «Операции» → «Операции, введенные вручную» → «Создать» → «Операция». В табличной части добавьте строку, укажите дату, в поле «Дебет» выберите забалансовый счет (например, 001), заполните субконто — контрагента-арендодателя и объект основных средств — и укажите сумму по дебету. Поле «Кредит» оставьте пустым.
При выбытии объекта (возврат арендованного имущества, отгрузка комиссионного товара) создайте аналогичную операцию, но сумму укажите по кредиту забалансового счета, а дебет оставьте пустым. Сумма списания должна совпадать с суммой оприходования по каждому объекту аналитики.
- 1Откройте Операции → Операции, введенные вручную → Создать → Операция
- 2Добавьте строку и выберите забалансовый счет в поле Дебет (при поступлении) или Кредит (при выбытии)
- 3Заполните субконто: контрагент, номенклатура или основное средство
- 4Укажите сумму только в одной колонке — Дт или Кт
- 5Проведите документ и проверьте движения кнопкой «Дт/Кт»
Отражение через типовые документы
Часть забалансовых операций в 1С автоматизирована. При поступлении товаров на комиссию документ «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Товары, услуги, комиссия» формирует проводки по дебету 004 автоматически при использовании договора с комитентом. Аналогично документ «Поступление в переработку» делает запись по дебету счета 003.
Арендованные основные средства обычно отражаются вручную через операцию, поскольку типовой автоматизированный документ для счета 001 в большинстве конфигураций отсутствует. Для удобства создайте объект в справочнике «Основные средства» без принятия к учету на баланс — он будет использоваться только как аналитика забалансового счета.
Удобно заводить отдельный элемент справочника «Основные средства» для каждого арендованного объекта с пометкой в наименовании, например «Склад (аренда, ООО Ландлорд)». Тогда оборотно-сальдовая ведомость по 001 в разрезе субконто покажет каждый объект отдельно.
Как проверить остатки и движения по забалансовым счетам
Для контроля используйте стандартные отчеты: «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» и «Анализ счета» (раздел «Отчеты»). Сформируйте ОСВ по счету 001 или 004 с группировкой по субконто — вы увидите остатки по каждому контрагенту и объекту. Конечное сальдо забалансового счета всегда дебетовое (для активных счетов); кредитовый остаток означает, что списано больше, чем оприходовано, — это ошибка.
При закрытии месяца и формировании баланса забалансовые счета не попадают в актив и пассив, но отражаются в справках к бухгалтерскому балансу — например, сведения об арендованных ОС и обеспечениях. Проверяйте, что данные справки совпадают с ОСВ по забалансовым счетам.
Как проверить результат
Дебетовый остаток по каждому субконто
Кредитовый остаток — списано больше, чем принято
Заполнен только Дт или только Кт
Заполнены обе стороны с балансовым счетом
Суммы совпадают с ОСВ по забалансовым счетам
Расхождения или пустые строки при наличии остатков
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — попытка сделать двойную запись с забалансовым счетом, например Дт 001 Кт 76. Такая проводка искажает балансовый счет 76 и обороты по контрагенту. Забалансовый учет по определению односторонний: поступление — только дебет, выбытие — только кредит.
Вторая распространенная проблема — списание забалансовых остатков «в ноль» общей суммой без учета аналитики. В результате по одному контрагенту образуется излишек, по другому — кредитовый минус. Всегда списывайте в разрезе тех же субконто и сумм, что были при оприходовании.
Ограничение: в типовой 1С:Бухгалтерии забалансовые счета не участвуют в регламентных операциях закрытия месяца, переоценке валюты (кроме специально настроенных) и не контролируются автоматически при инвентаризации. Сверку с первичными документами — договорами аренды, актами, отчетами комиссионера — нужно выполнять вручную.
Когда привлекать специалиста
Самостоятельно безопасно выполнять: создание нового забалансового счета, ввод ручных операций, формирование отчетов и сверку остатков. Эти действия не затрагивают балансовый учет и легко исправляются сторнированием операции.
К специалисту по 1С стоит обратиться, если нужно изменить типовые документы для автоматического формирования забалансовых проводок, настроить валютную переоценку забалансовых счетов или исправить массовые ошибки прошлых периодов, по которым уже сдана отчетность. Вмешательство в закрытые периоды требует оценки влияния на регламентированную отчетность.
Что важно запомнить
Забалансовый счет отражается односторонней записью через операцию, введенную вручную: только дебет при поступлении, только кредит при выбытии. Новый счет создается в плане счетов с флажком «Забалансовый». Контролируйте остатки через ОСВ по счету в разрезе субконто — кредитовый минус всегда означает ошибку.
Частые вопросы
Можно ли сделать проводку Дт 001 Кт 001?
Да, внутренняя проводка по одному забалансовому счету допустима — например, для переноса объекта с одного контрагента или склада на другой в аналитике. При этом корреспонденции с балансовыми счетами по-прежнему быть не должно.
Почему забалансовый счет не виден в оборотно-сальдовой ведомости?
В общей ОСВ по всем счетам забалансовые счета по умолчанию могут быть скрыты настройкой. Включите в настройках отчета показ забалансовых счетов или сформируйте ОСВ по конкретному счету, указав его в поле «Счет».
Нужно ли закрывать забалансовые счета в конце года?
Нет, регламентного закрытия забалансовые счета не требуют — остатки переносятся на следующий период. Списание делается только по факту выбытия объекта: возврата арендодателю, реализации комиссионного товара, истечения срока контроля списанной задолженности.
Как учесть арендованное оборудование, если оно числится у нескольких арендодателей?
Используйте счет 001 с аналитикой «Контрагенты» и «Основные средства». Каждый объект оприходуется отдельной операцией по дебету с указанием арендодателя — тогда ОСВ по счету покажет задолженность перед каждым контрагентом в разрезе объектов.
Что делать, если по забалансовому счету образовался кредитовый остаток?
Найдите операцию списания с избыточной суммой или неверной аналитикой через отчет «Анализ счета» и «Карточка счета». Исправьте сумму или субконто в исходной операции либо добавьте корректирующую запись по дебету на недостающую сумму с тем же субконто.
Можно ли добавить субконто к типовому забалансовому счету?
Да, в карточке счета можно добавить дополнительное субконто, если типовой аналитики не хватает. Но учтите: после добавления субконто к счету с существующими проводками старые движения останутся без значения новой аналитики, и отчеты придется интерпретировать с этой оговоркой.