Как отразить в 1С выданный займ

Выдача займа — будь то заём сотруднику, контрагенту или учредителю — требует корректного отражения в учёте: от самого перечисления денег до начисления процентов и возврата. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого не нужны сложные доработки: достаточно стандартных документов «Списание с расчётного счёта», «Операция» и корректной настройки счетов расчётов.

Ключевой момент — правильно выбрать счёт учёта. Процентные займы, выданные организацией, отражаются на счёте 58.03 «Предоставленные займы» как финансовые вложения. Беспроцентные займы финансовым вложением не являются и учитываются на счёте 76.09 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами». Займы сотрудникам удобно отражать на счёте 73.01 «Расчёты по предоставленным займам». От этого выбора зависят проводки, аналитика и отчётность.

Ниже разобран полный цикл: от оформления договора и выдачи денег до начисления процентов, возврата и контроля задолженности. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 ред. 3.0, но логика применима и в других конфигурациях.

Что подготовить до отражения займа в 1С

До ввода документов проверьте, что в базе есть необходимые справочные данные. Контрагент-заёмщик должен быть заведён в справочнике «Контрагенты», а с ним — создан договор. Для займов рекомендуется создавать отдельный договор с видом «Прочее», чтобы расчёты по займу не смешивались с расчётами по поставкам.

Если заём выдаётся сотруднику, убедитесь, что физическое лицо есть в справочнике «Сотрудники». Для выдачи займа учредителю, который не является сотрудником, заведите его как контрагента — физическое лицо.

Также проверьте план счетов: в типовой конфигурации счета 58.03, 73.01 и 76.09 уже существуют. Если в вашей базе используется сокращённый план счетов или есть доработки, убедитесь, что нужные счета активны и по ним включена аналитика по контрагентам и договорам.

Как отразить выдачу займа с расчётного счёта

Основной документ — «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). При создании документа выберите вид операции «Выдача займа контрагенту». Программа автоматически подставит счёт учёта 58.03. Если заём беспроцентный, вручную замените счёт на 76.09.

Заполните получателя, договор, сумму и назначение платежа. После проведения сформируется проводка Дт 58.03 (или 76.09) Кт 51. Если деньги перечисляются по банковской выписке при загрузке из клиент-банка, проверьте, что программа правильно распознала вид операции — при необходимости исправьте вручную до проведения.

Выдача займа из кассы

Если заём выдаётся наличными, используйте документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача займа контрагенту» или «Выдача займа работнику». Проводка будет Дт 58.03 (73.01, 76.09) Кт 50.01. Помните об ограничениях расчётов наличными между юридическими лицами по одному договору — при крупных суммах используйте безналичный расчёт.

1. 1
   Создайте договор с контрагентом с видом «Прочее»
2. 2
   Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки» → «Списание»
3. 3
   Выберите вид операции «Выдача займа контрагенту»
4. 4
   Укажите получателя, договор, сумму, проверьте счёт 58.03 или 76.09
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводку Дт 58.03 Кт 51

Как оформить заём сотруднику

Для займа работнику используйте «Списание с расчётного счёта» или «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача займа работнику». Счёт учёта — 73.01 «Расчёты по предоставленным займам». В аналитике укажите конкретного сотрудника.

Если заём сотруднику беспроцентный или процент ниже установленной планки, у заёмщика возникает материальная выгода от экономии на процентах, с которой нужно удержать НДФЛ. В 1С:Бухгалтерии расчёт матвыгоды в полном объёме не автоматизирован — обычно её рассчитывают в 1С:ЗУП или вручную и отражают операцией. Это частая зона ошибок: отсутствие начисленного НДФЛ с матвыгоды — типичная претензия при проверках.

Как начислить проценты по выданному займу

Проценты по выданному займу — это прочий доход организации. Начислять их нужно ежемесячно, независимо от того, когда заёмщик фактически платит. В 1С:Бухгалтерии для этого используется документ «Операция» (раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную»).

Создайте операцию и добавьте проводку: Дт 76.09 (или 73.01 для сотрудника) Кт 91.01 на сумму процентов за месяц. В субконто кредита укажите статью прочих доходов с видом «Проценты к получению (уплате)». Сумму рассчитайте по формуле из договора: сумма займа × ставка / количество дней в году × количество дней пользования в месяце.

Чтобы не вводить операцию каждый месяц вручную, сохраните её как типовую операцию или скопируйте с корректировкой суммы и даты. При поступлении процентов от заёмщика оформите «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Прочее поступление» и счётом 76.09 — задолженность по процентам закроется.

Удобно вести внешнюю таблицу расчёта процентов (например, в Excel) и сверять её с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 76.09 в разрезе заёмщика. Это упрощает ежемесячное начисление и защищает от арифметических ошибок при частичных возвратах тела займа.

Как отразить возврат займа и процентов

Возврат займа оформляется документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат займа контрагентом». Укажите тот же договор, что и при выдаче, — тогда задолженность по счёту 58.03 (76.09) корректно закроется. Проводка: Дт 51 Кт 58.03.

Если заём возвращается частями, вводите поступления на фактические суммы — аналитика по договору позволит в любой момент увидеть остаток долга. При возврате наличными используйте «Приходный кассовый ордер» с аналогичным видом операции.

Для займа сотруднику с удержанием из зарплаты возврат отражается через удержания в зарплатном учёте (в 1С:ЗУП — документ «Постоянное удержание» или разовые удержания), а в бухучёте — проводкой Дт 70 Кт 73.01.

Как проверить корректность учёта займа

Основной инструмент контроля — оборотно-сальдовая ведомость по счетам 58.03, 73.01 и 76.09 в разрезе контрагентов и договоров. Остаток по дебету 58.03 должен совпадать с суммой невозвращённого тела займа по договору.

Дополнительно сформируйте «Анализ счёта» по 76.09, чтобы увидеть движение процентов: начисление (кредит 91.01) и оплату (дебет 51). Несовпадение начисленных и полученных сумм — сигнал проверить расчёты.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 58.03 по договору займа

Норма

Дебетовый остаток равен невозвращённой сумме тела займа

Тревожный признак

Остаток больше или меньше долга по договору, есть кредитовое сальдо

Проводки документа выдачи

Норма

Дт 58.03 (76.09, 73.01) Кт 51 или 50

Тревожный признак

Использован счёт 60, 62 или 71 — заём «завис» в расчётах

Ежемесячное начисление процентов

Норма

Каждый месяц есть проводка Дт 76.09 Кт 91.01

Тревожный признак

Проценты начислены разово или отсутствуют

Типичные ошибки при отражении займов в 1С

Самая распространённая ошибка — отражение выдачи займа через документ с видом операции «Оплата поставщику». В результате заём попадает на счёт 60 и искажает расчёты с поставщиками, а в отчётности сумма не попадает в финансовые вложения.

Вторая типичная проблема — отсутствие ежемесячного начисления процентов. Многие начисляют их только при фактическом получении, что нарушает метод учёта по начислению и занижает доходы периода. Третья ошибка — смешение тела займа и процентов на одном счёте без раздельной аналитики, из-за чего сложно контролировать долг.

Часто задаваемые вопросы

На каком счёте отражать беспроцентный заём контрагенту?

Беспроцентный заём не является финансовым вложением, поэтому счёт 58.03 не применяется. Используйте счёт 76.09 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами» с аналитикой по контрагенту и договору займа.

Нужно ли начислять НДС на проценты по выданному займу?

Нет, операции по предоставлению займов в денежной форме, включая проценты, не облагаются НДС. Счёт-фактура на проценты не выставляется.

Как отразить заём учредителю, который не является сотрудником?

Заведите учредителя в справочнике «Контрагенты» как физическое лицо, создайте договор с видом «Прочее» и оформите выдачу стандартным документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Выдача займа контрагенту».

Что делать, если заёмщик не возвращает заём в срок?

В учёте задолженность продолжает числиться на счёте 58.03 или 76.09. Проценты начисляйте согласно договору, включая возможные повышенные проценты за просрочку. Если долг признан сомнительным, создайте резерв по сомнительным долгам в соответствии с учётной политикой.

Можно ли простить заём сотруднику и как это отразить?

Можно, оформив соглашение о прощении долга. В учёте спишите задолженность проводкой Дт 91.02 Кт 73.01. У сотрудника возникает доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ, — это обязательно учтите при оформлении.

Как в 1С отразить заём, выданный в валюте?

Используйте тот же документ «Списание с расчётного счёта», указав валютный счёт и договор в валюте. Задолженность будет переоцениваться по курсу на отчётную дату, курсовые разницы отразятся в прочих доходах и расходах автоматически при выполнении регламентных операций закрытия месяца.