Учет и Финансы · 9 мин
Как отразить в 1С выданные займы
Как отразить в 1С выданный заем: документы, счета 58.03 и 73.01, проводки, проценты, НДФЛ с матвыгоды, контроль возврата и типичные ошибки бухгалтеров.
Выдача займа — сотруднику, контрагенту или учредителю — отражается в 1С:Бухгалтерии как финансовое вложение или расчет с персоналом, а не как расход. Ошибка на этом этапе приводит к искажению дебиторской задолженности, неверным данным по НДФЛ с материальной выгоды и вопросам при проверке. Ниже — порядок действий для типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 с конкретными документами, счетами и проводками.
Логика учета зависит от того, кому выдан заем. Займы сотрудникам учитываются на счете 73.01 «Расчеты по предоставленным займам», займы организациям и другим физлицам — на счете 58.03 «Предоставленные займы». Проценты по займу — это прочий доход организации (счет 91.01), а для заемщика-физлица может возникать материальная выгода, с которой организация как налоговый агент удерживает НДФЛ.
Перед отражением в программе убедитесь, что оформлен письменный договор займа с указанием суммы, срока, ставки (или беспроцентности) и порядка возврата. Без договора операцию корректно не отразить ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете.
Определяем, кому выдан заем, и выбираем счет учета
Выбор счета — первый шаг, от которого зависят все последующие документы. Займы сотрудникам организации (включая директора, если он оформлен в штате) отражаются на счете 73.01. Займы другим организациям, ИП и физлицам, не являющимся сотрудниками, — на счете 58.03 как финансовые вложения.
Отдельный случай — заем учредителю, который не состоит в штате. Он отражается на счете 58.03, а не 73.01. Частая ошибка — проводить все займы «подряд» через 73.01, из-за чего задолженность учредителя попадает в расчеты с персоналом и искажает отчетность.
Как выбрать счет учета
Оформляем выдачу займа деньгами
Если заем перечислен с расчетного счета, создайте документ «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса» — «Банковские выписки»). В поле «Вид операции» выберите «Выдача займа сотруднику» или «Выдача займа контрагенту» — программа сама подставит нужный счет расчетов. Укажите получателя, сумму и договор займа.
При выдаче наличными из кассы используйте документ «Выдача наличных» с аналогичным видом операции. Проводка в обоих случаях: Дт 73.01 (или 58.03) — Кт 51 (50). Сумма займа не является расходом организации и в налоговом учете при расчете налога на прибыль или УСН не учитывается.
- 1Проверьте наличие подписанного договора займа и решения о выдаче
- 2Создайте документ «Списание с расчетного счета» или «Выдача наличных»
- 3Выберите вид операции «Выдача займа сотруднику» или «Выдача займа контрагенту»
- 4Укажите получателя, договор и сумму, проведите документ
- 5Проверьте проводку: Дт 73.01 (58.03) — Кт 51 (50)
- 6Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету и сверьте остаток с договором
Начисляем проценты по займу
Проценты по выданному займу — это прочий доход организации. В типовой 1С:Бухгалтерии автоматического документа начисления процентов нет, поэтому их отражают вручную документом «Операция» (раздел «Операции» — «Операции, введенные вручную»). Проводка: Дт 73.01 (58.03) — Кт 91.01 на сумму начисленных процентов за период.
Начисляйте проценты ежемесячно на последний день месяца, даже если по договору они уплачиваются в конце срока — так требует принцип начисления. В налоговом учете проценты включаются во внереализационные доходы. При УСН «доходы» проценты признаются по факту поступления оплаты, а не по начислению.
Отражаем возврат займа и процентов
Возврат займа оформляется документом «Поступление на расчетный счет» или «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат займа сотрудником» или «Возврат займа контрагентом». Проводка зеркальная выдаче: Дт 51 (50) — Кт 73.01 (58.03).
Если сотрудник погашает заем через удержание из зарплаты, потребуется его письменное заявление, а в программе — документ «Операция» с проводкой Дт 70 — Кт 73.01. Удержание из зарплаты ограничено трудовым законодательством: общий размер удержаний, как правило, не может превышать установленную долю заработка, поэтому сверяйте сумму с расчетчиком зарплаты.
После полного возврата сформируйте акт сверки или оборотно-сальдовую ведомость по счету 73.01 (58.03) в разрезе контрагента и договора — остаток должен быть нулевым. Ненулевой остаток при закрытом договоре означает либо неотраженный платеж, либо ошибку в сумме.
Как проверить результат
Дебетовый остаток равен сумме выданного займа по договору
Остаток отсутствует или не совпадает с договором — проверьте вид операции и счет
Остаток по заемщику и договору равен нулю
Висит остаток — не отражен платеж или начисленные проценты не закрыты
Ежемесячные обороты по кредиту 91.01 в сумме начисленных процентов
Оборотов нет — проценты не начислялись, доход занижен
НДФЛ с материальной выгоды по займам сотрудникам
Если сотруднику выдан беспроцентный заем или заем под ставку ниже двух третей ключевой ставки ЦБ, у него возникает материальная выгода. Организация обязана исчислить НДФЛ с этой выгоды на последний день каждого месяца пользования займом и удержать налог при ближайшей выплате дохода сотруднику.
В 1С:ЗУП материальная выгода рассчитывается автоматически документом «Операция учета НДФЛ» или при вводе данных о займе. В 1С:Бухгалтерии без модуля зарплаты расчет придется делать вручную и отражать проводкой Дт 70 — Кт 68.01. Если заем выдан на покупку жилья и сотрудник подтвердил право на имущественный вычет, материальная выгода может освобождаться от НДФЛ — запросите уведомление из налоговой.
Типичные ошибки и контроль учета займов
Самая распространенная ошибка — отражение выдачи займа как расхода (например, через 91.02 или счета затрат). Это искажает финансовый результат и налоговую базу: выдача и возврат займа в расходах и доходах не участвуют. Вторая типичная ошибка — отсутствие ежемесячного начисления процентов, из-за чего доход признается одной суммой в конце срока и нарушается принцип равномерности.
Регулярно сверяйте остатки по счетам 73.01 и 58.03 с условиями договоров: сумма задолженности, срок возврата, начисленные проценты. Просроченные займы выделяйте в аналитике отдельно — это упростит оценку рисков и работу с должниками.
Что важно запомнить
Выдача займа — это дебиторская задолженность, а не расход: сотрудникам — на 73.01, контрагентам и учредителям вне штата — на 58.03. Проценты начисляйте ежемесячно через счет 91.01, возврат оформляйте зеркальным документом поступления, а с материальной выгоды сотрудника удерживайте НДФЛ. Контроль — оборотно-сальдовая ведомость в разрезе договоров.
Частые вопросы
Каким документом отразить выдачу займа в 1С:Бухгалтерии 8.3?
Документом «Списание с расчетного счета» при безналичной выдаче или «Выдача наличных» при выдаче из кассы. В поле «Вид операции» выберите «Выдача займа сотруднику» или «Выдача займа контрагенту» — счет учета (73.01 или 58.03) подставится автоматически.
Нужно ли начислять НДС с процентов по выданному займу?
Нет. Проценты по договорам займа освобождены от НДС. Они включаются только в состав прочих (внереализационных) доходов при расчете налога на прибыль.
Как отразить беспроцентный заем сотруднику?
Выдача и возврат отражаются стандартно через счет 73.01. Дополнительно ежемесячно рассчитывайте материальную выгоду от экономии на процентах и удерживайте с нее НДФЛ через документы учета НДФЛ, если льгота (например, заем на покупку жилья с подтвержденным вычетом) не применяется.
Что делать, если заем не возвращен в срок?
Задолженность продолжает числиться на счете 73.01 или 58.03. Продолжайте начислять проценты, если они предусмотрены договором, зафиксируйте просрочку в аналитике и направьте должнику претензию. Списание безнадежного долга возможно только после истечения срока исковой давности или при невозможности взыскания — с оформлением приказа и инвентаризации.
Можно ли простить заем сотруднику и как это отразить?
Можно, оформив соглашение о прощении долга. В учете это проводка Дт 91.02 — Кт 73.01. Прощенная сумма становится доходом сотрудника, с которого удерживается НДФЛ, и, как правило, облагается страховыми взносами — оцените нагрузку до подписания соглашения.
Как проверить, что заем отражен правильно?
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 73.01 или 58.03 в разрезе контрагентов и договоров: дебетовый остаток должен совпадать с невозвращенной суммой по договору, а после полного возврата — обнуляться. Дополнительно сверьте обороты по 91.01 с графиком начисления процентов.