Учет и Финансы · 10 мин
Как отразить в 1С выдачу займа: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция по отражению выдачи займа в 1С: создание договора, документы списания, проводки по счетам 58.03 и 73.01, начисление процентов и контроль расчетов.
Выдача займа в 1С отражается через денежные документы (списание с расчетного счета или выдачу наличных) с указанием соответствующего счета расчетов: 58.03 «Предоставленные займы» — для займов юридическим лицам и сторонним физлицам, 73.01 «Расчеты по предоставленным займам» — для займов сотрудникам организации. Корректная настройка вида операции, договора и счетов расчетов определяет, попадет ли сумма в оборотно-сальдовую ведомость, бухгалтерскую отчетность и регистры налогового учета.
Инструкция ниже ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, как наиболее распространенную конфигурацию. В 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации логика аналогична, но документы называются иначе и используются заявки на расходование денежных средств. Принципы — счет учета, аналитика по договору, отдельное отражение процентов — сохраняются во всех конфигурациях.
Подготовка: договор, контрагент и счета учета
До ввода первого документа заведите в справочнике «Контрагенты» заемщика и создайте с ним договор. Вид договора выберите «Прочее» — именно этот вид позволяет вести расчеты по займам без привязки к купле-продаже. В карточке договора укажите номер и дату договора займа, валюту и при необходимости комментарий с условиями (ставка, срок возврата).
Проверьте план счетов: счет 58.03 должен быть активным и вести учет по субконто «Контрагенты» и «Договоры». Если заем выдается сотруднику, убедитесь, что сотрудник заведен в справочнике «Физические лица» и привязан к элементу справочника «Сотрудники» — по счету 73.01 аналитика ведется по сотрудникам, а не по контрагентам.
Если займы выдаются регулярно, полезно сразу определить, как вы будете начислять проценты: вручную операцией или через отдельный документ. От этого зависит, какие счета доходов (91.01 «Прочие доходы») и расчетов по процентам вы закрепите в настройках.
Выдача займа контрагенту через банк
Основной сценарий — безналичная выдача займа другой организации или предпринимателю. Откройте раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» и создайте документ «Списание с расчетного счета».
- 1Создайте документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Выдача займа контрагенту»
- 2Укажите дату, номер, организацию и банковский счет плательщика
- 3Выберите контрагента-заемщика и договор с видом «Прочее»
- 4Укажите сумму займа и проверьте счет расчетов — должен подставиться 58.03
- 5Проведите документ и откройте движения: проводка Дт 58.03 Кт 51
- 6Сверьте формируемую задолженность в ОСВ по счету 58.03 в разрезе договора
Если в вашей версии нет отдельного вида операции «Выдача займа контрагенту», используйте «Прочее списание» и вручную укажите счет дебета 58.03 с аналитикой по контрагенту и договору. Результат будет тот же, но документ не попадет в некоторые стандартные отчеты по займам.
После проведения документа откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 58.03: задолженность должна появиться по дебету в разрезе конкретного заемщика и договора. Если задолженность «повисла» без аналитики — счет в документе указан неверно или не заполнены субконто.
Выдача займа сотруднику организации
Заем сотруднику учитывается на счете 73.01 «Расчеты по предоставленные займы». В 1С:Бухгалтерии создайте «Списание с расчетного счета» с видом операции «Выдача займа сотруднику» (в некоторых релизах — «Перечисление займа сотруднику»). В поле получателя выберите сотрудника из справочника, укажите сумму — программа сформирует проводку Дт 73.01 Кт 51.
Если заем выдается наличными из кассы, используйте «Расходный кассовый ордер» с аналогичным видом операции — проводка будет Дт 73.01 Кт 50. Основание платежа укажите реквизиты договора займа: это важно для кассовой дисциплины.
Для займов сотрудникам с процентами ниже пороговых значений возникает материальная выгода от экономии на процентах, с которой удерживается НДФЛ. В 1С:ЗУП материальная выгода рассчитывается автоматически при наличии данных о займе; в 1С:Бухгалтерии расчет придется выполнять вручную и отражать операцией.
Начисление процентов по займу
Проценты по выданному займу признаются в доходах ежемесячно на последнее число месяца, независимо от того, когда заемщик фактически платит. В типовой 1С:Бухгалтерии нет полностью автоматического документа начисления процентов по займам, поэтому чаще всего используют ручную «Операцию» (раздел «Операции» → «Операции, введенные вручную»).
Типовая проводка: Дт 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кт 91.01 — на сумму процентов за месяц. Для займов сотрудникам проценты можно начислять на тот же счет 73.01 с дополнительной аналитикой или на 73.01 через отдельный вид расчетов — выберите один подход и закрепите в учетной политике, чтобы не путать основной долг и проценты.
Сумму процентов рассчитайте по формуле из договора: сумма займа × ставка / 365 (или 366) × количество дней пользования в месяце. Расчет сохраните как обоснование — при проверке налоговая запросит именно его.
Возврат займа и оплата процентов
Возврат отражается документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат займа контрагентом» (или «Возврат займа сотрудником»). Укажите тот же договор, что и при выдаче, — программа закроет задолженность по счету 58.03 или 73.01. Проводка: Дт 51 Кт 58.03.
Поступление процентов оформляйте отдельным платежом или отдельной строкой с видом операции «Прочее поступление» и счетом расчетов 76.09 — тем же, на котором начислялись проценты. Проводка Дт 51 Кт 76.09 закроет начисленную задолженность по процентам. Если проценты и тело займа пришли одной суммой, разбейте платеж на два документа или две строки.
Частичный возврат отражайте тем же документом на фактическую сумму: остаток задолженности продолжит числиться по договору. Контролируйте полноту закрытия через ОСВ по счету 58.03 (73.01) после каждого платежа.
Как проверить результат
Дебетовое сальдо равно невозвращенной сумме основного долга в разрезе договоров
Сальдо без аналитики, кредитовое сальдо или сумма не совпадает с договором
Задолженность по процентам соответствует расчету и закрывается поступлениями
Копится сальдо, которое не связано с расчетом процентов
Ежемесячные обороты по кредиту равны начисленным процентам
Проценты отражены только в месяце оплаты или отсутствуют
Данные совпадают с расчетами контрагента по телу и процентам
Расхождения по сумме или периодам начисления
Особые ситуации: беспроцентный заем, валюта, прощение долга
Беспроцентный заем
Беспроцентный заем между юрлицами отражается так же — выдача и возврат через 58.03, без начисления процентов. Дохода у заимодавца не возникает. Для займа сотруднику беспроцентный вариант означает ежемесячный расчет материальной выгоды и НДФЛ — не пропускайте этот этап.
Заем в валюте
Валютный заем учитывается на том же счете 58.03 с валютной переоценкой. Убедитесь, что в настройках плана счетов для 58.03 включен валютный учет. Программа будет автоматически переоценивать задолженность при проведении операций на конец месяца, формируя курсовые разницы на 91 счете.
Прощение долга
Если заем прощается, спишите задолженность документом «Операция»: Дт 91.02 Кт 58.03 (73.01). Учтите, что прощение долга сотруднику формирует у него доход, облагаемый НДФЛ, а для взаимозависимых лиц возможны налоговые последствия и у заимодавца. Такую операцию стоит согласовать с главным бухгалтером или аудитором до отражения.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Каким документом выдать заем из кассы?
Расходным кассовым ордером (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»). Вид операции — «Выдача займа контрагенту» или «Выдача займа сотруднику», проводка Дт 58.03 (73.01) Кт 50. В поле «Основание» укажите реквизиты договора займа — это стандартное требование к оформлению кассовых операций.
Почему в ОСВ не видно выданный заем?
Чаще всего в документе списания указан счет без аналитики или выбран неверный вид операции, из-за чего сумма ушла на 60 или 76 счет. Откройте движения документа кнопкой «Дт/Кт», проверьте счет дебета и субконто, при необходимости исправьте документ и перепроведите его.
Нужно ли выставлять счет-фактуру на проценты по займу?
Нет. Операции по предоставлению займов в денежной форме, включая проценты, не облагаются НДС, поэтому счета-фактуры и записи в книге продаж по ним не формируются. В налоговом учете проценты включаются во внереализационные доходы.
Как отразить заем, выданный учредителю?
Технически — так же, как заем сотруднику (если учредитель работает в организации, счет 73.01) или контрагенту (счет 58.03). Но беспроцентный заем учредителю и его невозврат имеют налоговые риски: материальная выгода с НДФЛ, а при прощении — доход физлица. Такие операции требуют особого внимания и документального оформления.
Что делать, если заем возвращают частями?
Каждый платеж оформляйте отдельным поступлением на расчетный счет с видом «Возврат займа» на фактическую сумму и тем же договором. Задолженность по 58.03 будет уменьшаться постепенно. Проценты продолжайте начислять на остаток основного долга, если договор предусматривает такой порядок.
Что важно запомнить
Выдачу займа отражайте списанием с расчетного счета или РКО на счет 58.03 (контрагенты) или 73.01 (сотрудники) с договором вида «Прочее». Проценты начисляйте ежемесячно через операцию Дт 76.09 Кт 91.01, возврат и проценты принимайте раздельными документами. Контролируйте результат по ОСВ в разрезе договоров и не забывайте про НДФЛ с материальной выгоды по льготным займам сотрудникам.