Учет и Финансы · 11 мин
Как отразить в 1С возврат денежных средств
Как оформить в 1С возврат денег покупателю и от поставщика: документы, проводки, кассовые чеки, типичные ошибки и проверка результата.
Возврат денежных средств — одна из самых частых хозяйственных операций: покупатель вернул товар, поставщик вернул предоплату, банк отозвал ошибочный платёж. В 1С такие операции оформляются отдельными документами, и выбор документа зависит от того, кто кому возвращает деньги и каким способом прошёл расчёт — наличными, по карте или через расчётный счёт.
Ошибка в оформлении возврата приводит к зависшим взаиморасчётам, расхождениям в кассе и проблемам с кассовой дисциплиной: при возврате наличных или оплаты картой почти всегда требуется чек с признаком «возврат прихода». Поэтому важно не просто списать деньги, а правильно связать возврат с исходным документом продажи или оплаты.
Ниже разобраны основные сценарии для конфигураций «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация». Названия документов и разделов могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика учёта везде одинаковая.
Определите сценарий возврата перед оформлением
Первый шаг — понять, какая именно ситуация произошла. От этого зависит вид операции в документе и корреспонденция счетов. Основных сценариев четыре: возврат денег покупателю за возвращённый товар, возврат неотработанного аванса покупателю, возврат денег от поставщика (например, при расторжении договора или возврате товара) и возврат ошибочно перечисленных или полученных сумм.
Также важно, каким способом проходил исходный расчёт. Если покупатель платил наличными или картой — возврат оформляется через кассу с пробитием чека. Если оплата была по безналичному расчёту — деньги возвращаются платёжным поручением через банк, и чек, как правило, не требуется при расчётах между организациями.
Как выбрать действие
Возврат денег покупателю через кассу
Если покупатель возвращает товар, сначала оформляется документ «Возврат товаров от покупателя» — он восстанавливает товар на складе и формирует задолженность перед клиентом. В «1С:Бухгалтерии» документ находится в разделе «Продажи», в «Управлении торговлей» — в разделе «Продажи» или создаётся на основании реализации.
Затем деньги выдаются из кассы документом «Расходный кассовый ордер» (в УТ — «Расходный кассовый ордер» в разделе «Казначейство») с видом операции «Возврат оплаты покупателю». В документе укажите контрагента, договор, сумму и основание — документ возврата или реализации. Типовая проводка: Дт 62.02 (или 76) — Кт 50.01.
Если исходная оплата проходила через онлайн-кассу, на сумму возврата нужно пробить кассовый чек с признаком расчёта «Возврат прихода». В конфигурациях с подключённой кассой чек пробивается прямо из документа возврата или РКО. Возврат на банковскую карту оформляется через эквайринговую операцию — в 1С это документ «Операция по платёжной карте» с видом «Возврат оплаты покупателю».
Возврат покупателю по безналичному расчёту
Когда оплата поступала на расчётный счёт, деньги возвращаются платёжным поручением. В «1С:Бухгалтерии» создайте документ «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса») с видом операции «Возврат покупателю». Укажите получателя, договор, сумму и при необходимости счёт на оплату или документ реализации как основание.
Проводка формируется по дебету счёта расчётов с покупателем (60 или 62 в зависимости от того, была ли это предоплата) и кредиту 51. Если возвращается аванс, по которому ранее был исчислен НДС, не забудьте о праве на вычет НДС с возвращённого аванса — он отражается при формировании записей книги покупок.
После проведения документа проверьте взаиморасчёты: откройте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62» или «Анализ расчётов с контрагентами» и убедитесь, что задолженность перед покупателем закрыта. Если остаток «завис», чаще всего возврат не привязан к тому же договору или документу расчётов, что и оплата.
- 1Найдите исходный документ оплаты или реализации, по которому возникла задолженность
- 2Создайте «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю»
- 3Заполните контрагента, договор, банковский счёт и сумму, укажите основание
- 4Проверьте назначение платежа — оно должно ссылаться на договор или счёт
- 5Проведите документ и выгрузите платёжное поручение в банк-клиент
- 6Проверьте закрытие задолженности в ОСВ по счёту 62 или 60
Возврат денег от поставщика
Зеркальная ситуация — когда деньги возвращают вам: поставщик расторг договор, не отгрузил оплаченный товар или принял возврат. Если средства поступили на расчётный счёт, оформите документ «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат от поставщика». Проводка: Дт 51 — Кт 60.02 (возврат аванса) или 60.01.
Если поставщик вернул деньги в кассу, используется «Приходный кассовый ордер» с аналогичной операцией. Обязательно укажите тот же договор и, если программа требует, документ расчётов — иначе аванс останется «висеть» на счёте 60.02, а поступление создаст новую дебиторку.
Когда возврат связан с возвратом товара поставщику, сначала оформляется документ «Возврат товаров поставщику», а затем — поступление денег на его основании. Это сохраняет корректную цепочку: склад, взаиморасчёты и деньги закрываются согласованно.
Ошибочные платежи и прочие возвраты
Отдельный случай — ошибочно перечисленные или полученные суммы, когда договорных отношений по платежу нет. Если контрагент по ошибке перевёл вам деньги, поступление оформляется операцией «Прочее поступление» с указанием статьи движения денежных средств, а возврат — «Прочее списание». Такие суммы не признаются доходом и расходом при условии, что они своевременно возвращены и это документально подтверждено.
Чтобы у налоговой не возникло вопросов, храните письмо контрагента об ошибочном платеже и ваш ответ с реквизитами возврата. В назначении платежа при возврате укажите: «Возврат ошибочно перечисленных денежных средств по платёжному поручению №… от …, НДС не облагается».
Проверка результата и типичные ошибки
После оформления возврата обязательно сверьте три участка: взаиморасчёты с контрагентом, остаток по кассе или банковскому счёту и кассовые чеки. Взаиморасчёты проверяются ОСВ по счетам 60, 62 и 76 — задолженность по возвращённой операции должна быть закрыта. Остаток кассы сверяется с кассовой книгой и Z-отчётом.
Если возврат проходил через онлайн-кассу, сверьте сумму чеков «Возврат прихода» с данными ОФД и личным кабинетом эквайринга. Расхождение между данными 1С и фискальным накопителем — частая причина требований от налоговой.
Как проверить результат
Задолженность по возвращённой операции закрыта, остатка нет
Сумма «висит» на авансе или появилась новая задолженность
РКО и чек возврата совпадают по сумме и дате
Чек есть, а РКО нет, или суммы различаются
Чек «Возврат прихода» передан в ОФД, возврат по карте виден в реестре банка
Чек не фискализирован или возврат не отражён банком
НДС с возвращённого аванса принят к вычету или восстановлен
Корректировки НДС отсутствуют при наличии авансового счёта-фактуры
Если после проверки обнаружены расхождения, не удаляйте проведённые документы задним числом в закрытом периоде — это нарушит последовательность и отчётность. Исправляйте ошибку корректировочным документом текущей датой или восстанавливайте последовательность расчётов штатными средствами программы.
Что важно запомнить
Возврат денег всегда оформляется отдельным документом с правильным видом операции и обязательной привязкой к исходной оплате или реализации. Способ возврата должен совпадать со способом оплаты, при расчётах через кассу пробивается чек «Возврат прихода», а по авансам проверяются корректировки НДС. Финальный контроль — закрытие задолженности в ОСВ и сверка с данными ОФД и банка.
Частые вопросы
Можно ли вернуть деньги покупателю на другую карту или другому лицу?
По общему правилу возврат по эквайрингу выполняется на ту же карту, с которой была оплата, — это требование банковских правил. Возврат третьему лицу возможен только на основании письменного заявления покупателя и, при безналичном расчёте, с указанием основания в платёжном поручении. Перед таким возвратом согласуйте порядок с бухгалтером и юристом, чтобы избежать претензий.
Что делать, если возврат нужно оформить частично?
Частичный возврат оформляется теми же документами, но на часть суммы: в документе возврата товаров укажите только возвращаемые позиции и количество, а в РКО или списании со счёта — фактическую сумму возврата. Чек «Возврат прихода» пробивается на частичную сумму. Остаток задолженности по сделке сохранится и закроется последующими отгрузками или оплатами.
Нужен ли кассовый чек при возврате аванса юридическому лицу?
При расчётах между организациями и ИП по безналичному расчёту чек, как правило, не требуется. Если же аванс был внесён наличными с применением ККТ, то и возврат оформляется чеком «Возврат прихода». Проверьте, как проходила исходная оплата, и действуйте зеркально.
Как оформить возврат, если исходный документ оплаты не найден в базе?
Сначала восстановите первичку: загрузите банковскую выписку за нужный период или найдите документ по контрагенту и сумме через журнал операций. Если документ действительно отсутствовал, создайте его на основании выписки и только потом оформляйте возврат. Возврат «в пустоту», без задолженности, создаст отрицательное сальдо по контрагенту и вопросы при сверке.
В каком периоде отражать возврат, если оплата была в прошлом квартале?
Возврат денег отражается датой фактического списания или выдачи средств — в текущем периоде. Корректировки НДС (вычет или восстановление с аванса) также выполняются в периоде возврата. Изменять закрытый период не требуется, если сама оплата была учтена корректно.
Чем отличается «Возврат от поставщика» от «Прочего поступления»?
Операция «Возврат от поставщика» закрывает задолженность по счёту 60 и привязывается к договору и документу расчётов — это правильный выбор для возвратов по договорам. «Прочее поступление» используется для внедоговорных сумм: ошибочных переводов, возвратов без расчётных документов. Неверный выбор операции ломает аналитику взаиморасчётов.