Учет и Финансы · 9 мин
Как отразить в 1С возврат денежных средств покупателю
Пошаговая инструкция: как оформить возврат денег покупателю в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей, какие документы использовать и какие ошибки избежать.
Возврат денежных средств покупателю — типовая хозяйственная операция: клиент оплатил счёт, но отказался от поставки, вернул товар или переплатил. В программах 1С такая операция отражается по-разному в зависимости от причины возврата, способа оплаты и конфигурации. Ошибка в документе приводит к зависшей задолженности, некорректной выручке и расхождениям с банковскими выписками.
Ключевой принцип: возврат денег всегда должен быть связан с первичным основанием — документом реализации, счётом на оплату или документом возврата товара. Только тогда взаиморасчёты закроются корректно, а в учёте не останется «висящих» авансов или дебиторки.
Ниже разобраны основные сценарии для 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:Управление торговлей 11: возврат аванса, возврат оплаты при возврате товара, возврат через эквайринг и частичный возврат. Также рассмотрены проводки, типовые ошибки и способы проверки результата.
Определяем причину возврата и вид операции
Прежде чем создавать документ, нужно понять, что именно возвращается. От этого зависит вид операции, проводки и налоговые последствия. Основных ситуаций три.
Первая — возврат аванса: покупатель перечислил предоплату, но сделка не состоялась (отмена заказа, расторжение договора). Здесь деньги возвращаются без корректировки реализации, поскольку отгрузки не было. Вторая — возврат оплаты за уже отгруженный товар, который клиент вернул. В этом случае сначала оформляется возврат товара, и только потом возвращаются деньги. Третья — переплата: покупатель ошибочно перевёл сумму больше счёта, и излишек нужно вернуть.
Как выбрать действие
Возврат аванса покупателю в 1С:Бухгалтерии 8.3
Если отгрузки не было, порядок действий простой. Откройте раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» и создайте документ «Списание с расчётного счёта». В поле «Вид операции» выберите «Возврат покупателю».
Заполните получателя (контрагента-покупателя), договор, сумму и банковский счёт покупателя. В табличной части укажите документ расчётов — то самое поступление оплаты, которое возвращается. Это важно: без ссылки на исходный платёж аванс останется числиться в учёте как незакрытый.
При проведении формируется проводка Дт 62.02 (расчёты по авансам полученным) — Кт 51. Аванс по контрагенту закрывается, задолженность перед покупателем погашается. Если организация работает с НДС и с аванса начислялся налог, после возврата авансовый НДС принимается к вычету — для этого нужно сформировать запись книги покупок через документ «Формирование записей книги покупок» в разделе «Операции» → «Регламентные операции НДС».
Возврат денег при возврате товара
Когда покупатель возвращает уже отгруженный товар, последовательность строго двухэтапная. Сначала создаётся документ «Возврат товаров от покупателя» — удобнее всего на основании документа реализации: откройте «Реализацию (акты, накладные)» и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от покупателя».
Документ возврата сторнирует выручку (Дт 62.01 — Кт 90.01 с минусом), себестоимость и НДС. Проверьте, чтобы количество и цены совпадали с возвращаемой партией. Если покупатель — розничный клиент без договора, возврат оформляется через отчёт о розничных продажах или чек возврата в зависимости от настройки учёта.
После проведения возврата товара у покупателя образуется отрицательная задолженность (ваш долг перед ним). Её и закрывает документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю», созданный на основании возврата товаров. Проводка будет Дт 62.01 — Кт 51.
Возврат по эквайрингу и наличными
Если покупатель платил банковской картой, деньги возвращаются на ту же карту через эквайринговый терминал. В 1С это отражается документом «Операция по платёжной карте» с видом операции «Возврат покупателю» (в Бухгалтерии — раздел «Банк и касса»). Проводка: Дт 62 — Кт 57.03 (расчёты по эквайрингу), а фактическое списание с расчётного счёта банком-эквайером закрывает 57.03.
При возврате наличными из кассы используется «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат покупателю». Проводка: Дт 62 — Кт 50.01. Учтите ограничение: возврат по безналичной оплате наличными из кассы — спорная практика с точки зрения банковского контроля и кассовой дисциплины; безопаснее возвращать тем же способом, которым была получена оплата.
Возврат в 1С:Управление торговлей 11
В УТ 11 логика похожая, но документы называются иначе. Денежный возврат оформляется документом «Списание безналичных ДС» (раздел «Казначейство») с операцией «Возврат оплаты клиенту» или «Расходным кассовым ордером» с аналогичным хозяйственным типом. Документ удобно создавать на основании «Возврата товаров от клиента» или заявки на возврат.
Если в компании используются заявки на расходование ДС, возврат согласуется через «Заявку на расходование денежных средств» с операцией «Возврат клиенту», а затем на её основании формируется платёж. Это обеспечивает контроль: казначей видит, кому, сколько и по какому основанию возвращаются деньги.
Для розницы в УТ 11 возврат по чеку ККМ оформляется документом «Чек ККМ на возврат», и денежная операция создаётся автоматически при закрытии кассовой смены.
- 1Создайте «Возврат товаров от покупателя» на основании реализации и проверьте суммы и количество
- 2Проведите документ и убедитесь, что по контрагенту образовалась отрицательная задолженность
- 3Создайте «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю» на основании возврата
- 4Укажите банковские реквизиты покупателя и сумму, проведите документ
- 5Загрузите банковскую выписку и сверьте фактическое списание с документом
- 6Проверьте ОСВ по счёту 62: задолженность по контрагенту должна быть закрыта
Проверка результата и типовые ошибки
Главный инструмент контроля — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 с детализацией по контрагентам и договорам, а также отчёт «Анализ расчётов с покупателями». После корректного возврата сальдо по связке «контрагент + договор + документ расчётов» должно быть нулевым. Если осталась кредиторка на 62.01 или аванс на 62.02 — документы не связаны между собой.
Дополнительно сверьте банковские выписки: сумма в документе списания должна совпадать с фактическим платежом. При эквайринге проверьте счёт 57.03 — там не должно зависать остатков после сверки с реестром банка.
Как проверить результат
Сальдо по договору и документу расчётов равно нулю
Остался аванс на 62.02 или дебиторка на 62.01
Сумма списания совпадает с документом в 1С
Расхождение сумм или дублирование платежа
Есть запись на вычет авансового НДС
Вычет не отражён — налог переплачен
Обороты по возврату закрыты выпиской банка
Зависший остаток после сверки с реестром
Частые вопросы
Можно ли вернуть деньги, не создавая документ возврата товара?
Только если отгрузки не было вообще — тогда возвращается чистый аванс. Если товар отгружался, документ «Возврат товаров от покупателя» обязателен: без него не скорректируются выручка, НДС и складские остатки, а задолженность закроется неправильно.
Что делать, если покупатель просит вернуть деньги на другую карту или счёт?
Возврат должен идти на тот же счёт или карту, с которых пришла оплата. Возврат на другие реквизиты допустим только по официальному письму покупателя с подтверждением новых реквизитов — иначе банк может отклонить операцию, а у вас появится риск претензий и вопросов по 115-ФЗ.
Как отразить частичный возврат?
В документе возврата товаров укажите только возвращаемое количество и сумму, а в платёжном документе — соответствующую часть оплаты. Оставшаяся задолженность по реализации сохранится и закроется обычным порядком.
Нужно ли выставлять корректировочный счёт-фактуру при возврате?
При возврате всего товара или отказе от поставки продавец регистрирует в книге покупок свой же счёт-фактуру на отгрузку (или авансовый). Корректировочный счёт-фактура применяется при изменении цены или количества по соглашению сторон, а не при полном возврате. Детали зависят от ситуации — сверьтесь с методологией вашего учёта.
Как оформить возврат физическому лицу, оплатившему по квитанции через банк?
Если оплата поступила на расчётный счёт, возврат оформляется стандартным списанием с видом «Возврат покупателю» на счёт физлица. Если покупатель платил наличными в кассу — расходным кассовым ордером. В обоих случаях возьмите заявление покупателя с реквизитами и паспортными данными для подтверждения операции.
Что важно запомнить
Возврат денег покупателю в 1С всегда привязывается к основанию: поступлению оплаты, реализации или возврату товаров. Используйте правильный вид операции («Возврат покупателю»), указывайте документ расчётов, не забывайте про вычет авансового НДС и контролируйте результат по ОСВ 62 и банковским выпискам.