Учет и Финансы · 11 мин
Как отразить в 1С поступление денег в кассу
Как оформить приходный кассовый ордер в 1С: виды операций, проводки, оприходование наличных, возвраты и взнос в кассу с расчетного счета. Пошагово с проверкой.
Поступление денег в кассу в 1С оформляется документом «Приходный кассовый ордер» (ПКО). В зависимости от конфигурации он может называться «Поступление наличных» или «Приходный кассовый ордер», но суть одна: документ отражает движение наличных денежных средств по дебету счета 50 «Касса» и формирует печатную форму КО-1.
Корректное оформление важно не только для бухгалтерского учета: от выбранного вида операции зависят проводки, аналитика и отражение операции в налоговом учете. Ошибка в виде операции — самая частая причина расхождений по счету 50 и «зависших» сумм на счетах расчетов с контрагентами и подотчетными лицами.
Ниже разобран порядок работы в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), а также особенности для 1С:Управление нашей фирмой и 1С:Комплексная автоматизация. Принципы одинаковы, отличается в основном расположение документов в интерфейсе.
Каким документом оформляется поступление наличных
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ находится в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». По кнопке «Создать» выбирается «Приходный кассовый ордер». В 1С:Управление нашей фирмой аналог — «Поступление наличных» в разделе «Деньги» или «Касса». В Комплексной автоматизации и ERP документ называется «Приходный кассовый ордер» и находится в разделе «Казначейство».
Каждый ПКО обязательно содержит: номер и дату (программа нумерует автоматически, но нумерацию можно скорректировать), организацию и кассу (если ведется учет по нескольким кассам), вид операции, сумму, корреспондирующий счет и основание — текст «Принято от...» и «Основание». Эти реквизиты попадают в печатную форму КО-1, поэтому заполнять их нужно так, как они должны выглядеть на бумаге.
Выбор вида операции — ключевой шаг
Вид операции определяет счет кредита и набор аналитики. В типовой 1С:Бухгалтерии доступны основные варианты: оплата от покупателя (Дт 50 — Кт 62), возврат от подотчетного лица (Дт 50 — Кт 71), получение наличных в банке (Дт 50 — Кт 51), розничная выручка (Дт 50 — Кт 90.01), возврат от поставщика, расчеты по кредитам и займам, прочее поступление (Дт 50 — Кт счета, указанного вручную).
Выбирать вид операции нужно по экономическому смыслу операции, а не по «удобным» проводкам. Например, если директор вносит в кассу неизрасходованный аванс — это «Возврат от подотчетного лица», а не «Прочее поступление»: иначе сумма не закроет задолженность на счете 71 и в оборотно-сальдовой ведомости останется ложное сальдо.
Частые виды операций ПКО
Покупатель расплачивается наличными. Закрывает дебиторскую задолженность по счету 62. Требует указания контрагента и договора.
Сотрудник вернул неизрасходованный аванс. Закрывает задолженность по счету 71 по конкретному физлицу.
Снятие наличных с расчетного счета по чеку. Проводка Дт 50 — Кт 51, контрагент не нужен.
Сдача выручки торговой точки. Проводка Дт 50 — Кт 90.01, влияет на выручку и НДС.
Операции, не подходящие под типовые виды: счет кредита указывается вручную. Требует понимания корреспонденции.
Пошаговое оформление ПКО в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Создать» → «Приходный кассовый ордер». Заполните дату — она должна совпадать с фактической датой приема денег, так как кассовые документы нельзя «разносить» задним числом без контроля лимита и кассовой дисциплины.
Выберите вид операции, затем укажите контрагента или физическое лицо (в зависимости от вида), договор и сумму. Поле «Принято от» заполнится автоматически, но его можно отредактировать — именно этот текст увидит кассир на бумажном ордере. В поле «Основание» укажите документ-основание: номер счета, договора, авансового отчета или чека банка.
Проверьте ставку НДС, если операция связана с расчетами с покупателем, — она влияет на авансовый НДС. После заполнения нажмите «Провести», затем при необходимости распечатайте форму КО-1 по кнопке «Печать».
- 1Откройте Банк и касса → Кассовые документы → Создать → Приходный кассовый ордер
- 2Проверьте дату и номер документа, выберите организацию и кассу
- 3Выберите вид операции по экономическому смыслу поступления
- 4Укажите контрагента/сотрудника, договор, сумму и ставку НДС при необходимости
- 5Заполните поля «Принято от» и «Основание» для печатной формы
- 6Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Показать проводки»
- 7Распечатайте КО-1 и передайте квитанцию лицу, внесшему деньги
Отдельные сценарии поступления денег
Получение наличных с расчетного счета
Если деньги сняты в банке по чеку, правильнее оформить не ручной ПКО, а документ «Получение наличных в банке» (в ряде версий — вид операции «Получение наличных в банке» внутри ПКО или кассовый документ на основании списания с расчетного счета). Тогда цепочка «51 счет → 50 счет» будет связанной, и не возникнет разрыва между банковской выпиской и кассой.
Взнос учредителя или возврат займа
Взнос денег учредителем в счет уставного капитала оформляется видом операции с корреспонденцией по счету 75 «Расчеты с учредителями». Возврат займа от контрагента — через «Расчеты по кредитам и займам» со счетами 66/67 или 58/76 в зависимости от того, кто кому должен. Не оформляйте такие поступления как «Оплату от покупателя» — это исказит выручку и дебиторку.
Розничная выручка при торговле через ККТ
При автоматизированной рознице выручка обычно попадает в кассу документом «Отчет о розничных продажах», а ПКО на ту же сумму создавать не нужно — иначе выручка задвоится. ПКО вручную оформляют только при неавтоматизированной торговой точке или при инкассации в операционную кассу.
Проверка результата
После проведения откройте проводки документа (кнопка «Показать проводки и другие движения»). Должна быть запись: дебет 50.01 (или субсчет кассы) — кредит счета, соответствующего виду операции. Сумма, валюта и аналитика (контрагент, договор, статья движения денежных средств) должны совпадать с основанием.
Сверьте остаток по кассе: оборотно-сальдовая ведомость по счету 50 за день должна сойтись с кассовой книгой и фактическим наличием денег. Отрицательного остатка по кассе на конец дня быть не должно — это признак ошибки в последовательности документов.
Как проверить результат
Дт 50.01 — Кт корректного счета (62, 71, 51 и т.д.) с верной аналитикой
Счет кредита не соответствует смыслу операции или аналитика пустая
Оборот по дебету увеличился на сумму ПКО, остаток положительный
Остаток по кассе отрицательный или сумма не изменилась
Сальдо по 62 или 71 уменьшилось на сумму поступления
Долг остался прежним — выбран неверный вид операции
Заполнены «Принято от», основание, сумма прописью, подписи
Поля пустые или содержат служебные значения
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — оформление всех поступлений видом «Прочее поступление» с ручным счетом. Это работает технически, но ломает аналитику: статьи движения денежных средств не заполняются автоматически, отчет ДДС собирается с пропусками, а расчеты с контрагентами не закрываются.
Вторая группа ошибок — нарушение последовательности: ПКО проведен раньше снятия денег со счета или позже расходного ордера, из-за чего касса уходит в минус внутри дня. При перепроведении документов задним числом помните про закрытие периода и кассовую книгу: изменение документов прошлого месяца после подписания кассовых отчетов требует повторного формирования книги.
Ограничение, о котором забывают: при нескольких кассах (например, операционная касса и касса ККТ) в документе нужно явно выбирать нужную кассу, иначе остатки по кассам не сойдутся с фактическими.
Особенности в других конфигурациях
В 1С:Управление нашей фирмой документ называется «Поступление наличных» (раздел «Деньги»). Логика та же: вид операции («От покупателя», «От подотчетного лица», «Прочее» и др.) задает корреспонденцию. УНФ дополнительно формирует движения по регистрам денежных средств для управленческого отчета ДДС, поэтому статью движения денег заполнять обязательно.
В 1С:ERP и Комплексной автоматизации ПКО создается в разделе «Казначейство» → «Кассовые ордера». Там поступление может быть привязано к заявке на расходование/получение денежных средств и к распоряжению о перемещении денег — например, при получении наличных из банка сначала создается распоряжение, а затем кассовый документ на его основании.
Что важно запомнить
Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером с корректным видом операции: от него зависят проводки по дебету счета 50 и закрытие задолженности. После проведения сверьте проводки, остаток по кассе и задолженность контрагента, а печатную форму КО-1 заполните полностью.
Частые вопросы
Можно ли оформить поступление в кассу без контрагента?
Да, для видов операций, где контрагент не требуется: получение наличных в банке, прочее поступление, взнос наличными от учредителя через счет 75. Для оплаты от покупателя и возврата от подотчетного лица указание контрагента или сотрудника обязательно — без этого не закроется задолженность.
Как исправить ошибочно проведенный ПКО?
Если период еще открыт, откройте документ, исправьте реквизиты и перепроведите — проводки обновятся автоматически. Если нужно полностью убрать операцию, пометьте документ на удаление. При закрытом периоде и подписанной кассовой книге исправление оформляйте корректировочным документом текущей датой, а не изменением старого.
Почему после ПКО долг покупателя не уменьшился?
Скорее всего, выбран вид операции «Прочее поступление» или указан другой договор/документ расчетов. Откройте проводки ПКО: если кредит идет не на счет 62 с нужной аналитикой, измените вид операции на «Оплата от покупателя» и укажите тот же договор, по которому висит задолженность.
Нужно ли создавать ПКО при снятии денег с расчетного счета?
Да, но корректнее оформить связанную пару документов: списание с расчетного счета (по выписке банка) и получение наличных в кассу. В типовых конфигурациях для этого есть специальный вид операции, который формирует проводку Дт 50 — Кт 51 и связывает банковскую и кассовую части операции.
Как отразить в кассе выручку, если торговля идет через онлайн-кассу?
При автоматизированной рознице выручка приходуется документом «Отчет о розничных продажах» или розничными чеками — отдельный ПКО не нужен, иначе доход задвоится. ПКО вручную оформляется только для неавтоматизированной точки или для передачи выручки между кассами.
Что делать, если касса ушла в минус после проведения ПКО?
Проверьте хронологию документов за день: расходный ордер мог быть проведен временем раньше приходного. Восстановите последовательность (кнопка «Провести по хронологии» или перепроведение кассовых документов за день в правильном порядке) и сверьте остаток по ОСВ со счетом 50.