Как отразить финансовую помощь в 1С

Финансовая помощь в учёте — выплата, которая не связана с выполнением трудовых обязанностей и не зависит от результатов работы. Из-за этого она отражается иначе, чем зарплата: не включается в расходы на оплату труда, имеет особый порядок обложения НДФЛ и страховыми взносами и требует отдельных проводок. Ошибка в классификации выплаты приводит к доначислениям при проверке, поэтому важно правильно настроить отражение в 1С с самого начала.

Порядок действий зависит от того, в какой программе вы работаете и кому выплачивается помощь: сотруднику, бывшему работнику или стороннему лицу. В 1С:ЗУП материальная помощь оформляется специализированным документом, в 1С:Бухгалтерии без модуля зарплаты — операцией вручную или документом «Начисление зарплаты» с настроенным видом расчёта. Ниже разобраны оба сценария с проводками, налогами и контролем результата.

Определите вид выплаты и основание

Прежде чем заводить документ, зафиксируйте характер помощи, потому что от этого зависят налоги и проводки. Основание — заявление сотрудника и приказ руководителя; для регулярных выплат — положение о материальной помощи или коллективный договор. Без документального основания выплату легко переквалифицировать в скрытую премию.

Различают несколько типовых ситуаций: помощь к отпуску (часто предусмотрена локальными актами), помощь в связи с чрезвычайными обстоятельствами, стихией, смертью члена семьи, при рождении ребёнка, а также «обычная» помощь без особых событий. Для каждого типа действуют свои правила налогообложения: одни выплаты полностью освобождены от НДФЛ и взносов, другие — в пределах необлагаемого лимита, третьи облагаются полностью.

Настройте вид начисления в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом за отражение отвечает вид начисления. Откройте «Настройка → Начисления» и проверьте, есть ли готовое начисление «Материальная помощь». Если его нет, создайте новое: назначение — «Материальная помощь», начисление выполняется по отдельному документу, способ отражения в учёте задайте на счёт прочих расходов (91.02), а не на затраты по оплате труда.

На вкладке «Налоги, взносы, учёт» укажите код дохода по НДФЛ и код вычета. Для стандартной помощи используется код дохода 2760 с вычетом 503 (необлагаемая сумма в пределах установленного лимита за год). Для помощи при рождении ребёнка и в иных льготных случаях применяются отдельные коды — проверьте актуальные значения в справочнике «Виды доходов НДФЛ» и «Виды вычетов НДФЛ», они обновляются с релизами программы.

Оформите документ начисления

В ЗУП перейдите в раздел «Зарплата → Материальная помощь» и создайте документ. Укажите организацию, дату, сотрудника (или список сотрудников через подбор), вид материальной помощи и сумму. Программа автоматически рассчитает НДФЛ с учётом уже использованного в текущем году вычета по коду 503 и начислит взносы, если они предусмотрены для выбранного вида выплаты.

Если документа «Материальная помощь» в меню нет, проверьте настройку: «Настройка → Расчёт зарплаты» — должен быть включён признак выплаты материальной помощи. После проведения документа суммы попадут в расчётный листок сотрудника, в регистры учёта НДФЛ и взносов, а при синхронизации — в бухгалтерскую программу.

1. 1
   Проверьте основание: заявление сотрудника и приказ
2. 2
   Откройте Настройка → Начисления и убедитесь, что вид начисления «Материальная помощь» настроен с верными кодами НДФЛ
3. 3
   Создайте документ Зарплата → Материальная помощь, укажите сотрудника и сумму
4. 4
   Проверьте расчёт НДФЛ на вкладке документа — вычет должен примениться в пределах лимита
5. 5
   Проведите документ и сверьте суммы в расчётном листке сотрудника
6. 6
   Отразите выплату через ведомость вместе с зарплатой или отдельной ведомостью

Отражение в 1С:Бухгалтерии без ЗУП

Если зарплата ведётся непосредственно в 1С:Бухгалтерии, создайте вид начисления: «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Расчёт зарплаты → Начисления». Укажите код дохода 2760, вычет 503, обложение взносами — в соответствии с типом помощи, и статью затрат с отражением на счёте 91.02. Затем сумма вводится документом «Начисление зарплаты» за соответствующий месяц по конкретному сотруднику.

Альтернативный вариант — ручная операция («Операции → Операции, введённые вручную»), но её используйте только для разовых выплат лицам, не состоящим в штате, когда расчёт НДФЛ ведётся отдельно. Для штатных сотрудников ручные проводки «обходят» регистры учёта НДФЛ, и отчёты 6-НДФЛ сформируются неверно.

НДФЛ и страховые взносы

Стандартная материальная помощь работнику не облагается НДФЛ в пределах установленного годового лимита на одного сотрудника; сумма превышения облагается по ставке, применяемой к доходам работника. Помощь в связи со смертью члена семьи, пострадавшим от чрезвычайных ситуаций и в ряде других случаев освобождается полностью — но только при подтверждающих документах (свидетельство о смерти, справки и т. п.).

По страховым взносам действует схожий подход: есть необлагаемый лимит для обычной помощи и полное освобождение для отдельных видов. В 1С обложение определяется настройкой вида начисления, поэтому ошибка в настройке приведёт к систематическому искажению расчёта по взносам у всех сотрудников. После первой выплаты нового вида обязательно сформируйте расчёт по взносам и проверьте попадание суммы в нужный раздел.

Помощь бывшим работникам и сторонним лицам

Выплата бывшему сотруднику (например, пенсионеру организации) оформляется через счёт 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами». В 1С:ЗУП для этого предусмотрен документ «Прочие доходы» или начисление с видом «Выплата бывшим сотрудникам»; в Бухгалтерии — операция с контрагентом или физическим лицом из соответствующего справочника.

НДФЛ с таких выплат удерживается по тем же правилам: льгота по коду 503 действует и для бывших работников. Взносы на выплаты лицам, не состоящим в трудовых отношениях, как правило, не начисляются, но программа сделает это корректно только при правильно выбранном виде дохода. Проверьте, что бывший работник заведён как физическое лицо с корректными данными ИНН и СНИЛС — иначе отчётность не пройдёт форматный контроль.

Проверьте результат и отчётность

После проведения всех документов сверьте три контура: расчётный листок сотрудника (сумма начисления и удержанного НДФЛ), оборотно-сальдовую ведомость по счетам 70, 91.02, 68.01, 69 и регистры учёта НДФЛ («Отчёты → Анализ НДФЛ»). Сумма вычета по коду 503 в разрезе сотрудника за год не должна превышать действующий лимит.

В отчётности проверьте: 6-НДФЛ — помощь отражается с кодом дохода и вычета, полностью необлагаемые выплаты могут не попадать в расчёт в зависимости от их вида; расчёт по страховым взносам — облагаемая часть входит в базу. Перед сдачей выполните экспресс-проверку отчётов штатными средствами 1С — она выявит расхождения между регистрами и отчётными формами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Видна строка «Материальная помощь», НДФЛ рассчитан с учётом вычета

Тревожный признак

Начисления нет в листке или НДФЛ удержан с полной суммы

ОСВ по счёту 91.02

Норма

Сумма помощи сидит на прочих расходах

Тревожный признак

Сумма ушла на счета 20/26/44 — ошибка в способе отражения

Анализ НДФЛ по сотруднику

Норма

Доход 2760 и вычет 503 отражены, лимит за год не превышен

Тревожный признак

Вычет отсутствует или превышает лимит

6-НДФЛ и РСВ

Норма

Формы заполнены, ошибок проверки нет

Тревожный признак

Расхождения между разделами, предупреждения контроля

Частые вопросы

Можно ли выплатить материальную помощь вместе с зарплатой одной ведомостью?

Да. В 1С:ЗУП начисленная документом «Материальная помощь» сумма попадает в общую задолженность перед сотрудником и подхватывается ведомостью на выплату зарплаты. Если нужно выплатить раньше срока зарплаты, создайте отдельную ведомость с видом выплаты по документу-основанию.

Что делать, если НДФЛ удержан с полной суммы, хотя лимит не исчерпан?

Проверьте настройку вида начисления: не указан код вычета 503 или выбран неверный код дохода. Также посмотрите, не был ли лимит уже исчерпан ранее в этом году другой выплатой. После исправления настройки перепроведите документ и пересчитайте НДФЛ документом «Перерасчёт НДФЛ» при необходимости.

Как отразить помощь, если сотрудник работает в обособленном подразделении?

Документ оформляется на организацию, в которой числится сотрудник. НДФЛ уплачивается и отчитывается по месту учёта подразделения — в ЗУП это определяется регистрацией в налоговом органе, указанной в карточке подразделения. Проверьте, что в документе подразделение заполнено корректно.

Нужно ли включать материальную помощь в расходы по налогу на прибыль?

Обычная материальная помощь работникам не уменьшает базу по налогу на прибыль, даже если в бухгалтерском учёте проходит как расход. В 1С:Бухгалтерии при проведении документов вид затрат должен быть настроен как не принимаемый к налоговому учёту — тогда программа корректно сформирует постоянную разницу.

Как исправить ошибочно проведённый документ материальной помощи?

Если период не закрыт, отмените проведение документа, исправьте данные и проведите заново. Если зарплата уже выплачена и отчётность сдана, используйте сторнирование документом «Сторнирование начислений» в ЗУП, затем отразите корректную выплату и подайте уточнённые расчёты. Не правьте суммы ручными операциями — это разорвёт связь с регистрами учёта НДФЛ.