Как отразить в 1С арендованные основные средства

Арендованные основные средства — одна из тем, где порядок учета в 1С кардинально зависит от того, применяет организация ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды» или вправе использовать упрощенные способы. От этого решения зависит, отразится ли арендованный объект только на забалансовом счете 001 или будет признан в балансе как право пользования активом (ППА) с начислением амортизации и процентов.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 оба сценария автоматизированы, но настройки по умолчанию подходят не всем. Ошибка на этапе первичной настройки приводит к некорректной отчетности: объект либо «зависает» на забалансе, хотя должен попасть в баланс, либо амортизация ППА считается по неверному сроку. Ниже разобраны оба варианта учета, конкретные документы и типовые ошибки.

Материал ориентирован на 1С:Бухгалтерию 8.3 актуальных релизов. В 1С:ERP и Комплексной автоматизации логика аналогична, но документы расположены в других разделах интерфейса.

Определите применимый порядок учета аренды

Первый шаг — не в программе, а в учетной политике. ФСБУ 25/2018 обязателен для всех организаций, но арендаторы, которые вправе вести упрощенный бухгалтерский учет (малые предприятия, некоммерческие организации, участники проекта «Сколково»), могут признавать арендные платежи расходами равномерно, не отражая ППА в балансе. Это право должно быть закреплено в учетной политике.

Если упрощенный способ не применяется, арендатор обязан признать право пользования активом и обязательство по аренде в момент получения предмета аренды. Исключение — краткосрочная аренда (до 12 месяцев) и аренда малоценных активов: по ним стандарт разрешает не признавать ППА даже при полном применении ФСБУ 25/2018.

Проверьте также вид договора: операционная аренда, лизинг с учетом предмета на балансе лизингодателя или на балансе лизингополучателя. В 1С это влияет на выбор счета учета и на то, кто начисляет амортизацию. При лизинге с выкупом объект после выкупа переводится в собственные основные средства.

Маршрут решения

Как выбрать порядок учета

Организация — малое предприятие и в учетной политике закреплен упрощенный учет арендыОтражайте объект на забалансовом счете 001, платежи списывайте в расходы равномерно

ФСБУ 25/2018 применяется полностью, срок аренды больше 12 месяцевПризнавайте ППА на счете 01.03 и обязательство по аренде на счете 76

Аренда до 12 месяцев или предмет малоценныйППА можно не признавать даже при полном применении стандарта

Лизинг с выкупом, предмет на балансе лизингополучателяИспользуйте документы поступления в лизинг и последующий выкуп предмета лизинга

Настройте программу перед началом учета

В разделе «Главное → Учетная политика» проверьте настройки по аренде. В актуальных релизах 1С:Бухгалтерии есть отдельное указание, применяет ли организация ФСБУ 25/2018 и с какой даты. От этого переключателя зависит состав доступных документов и счетов по умолчанию.

Убедитесь, что в плане счетов используются счета 01.03 «Арендованное имущество», 02.03 «Амортизация арендованного имущества» и забалансовый счет 001 «Арендованные основные средства». В типовой конфигурации они присутствуют, но если план счетов дорабатывался, проверьте их наличие и аналитику: по счету 001 ведется учет по контрагентам и основным средствам.

Создайте или проверьте способ отражения расходов по арендным платежам в справочнике «Способы отражения расходов»: счет затрат (обычно 20, 25, 26 или 44) и аналитика должны соответствовать месту использования арендованного объекта. Неверный способ отражения — частая причина того, что арендные платежи попадают не в ту статью затрат.

Отразите арендованное ОС на забалансовом счете 001

Для упрощенного учета используется документ «Поступление в аренду (лизинг)» из раздела «ОС и НМА» (в некоторых релизах — «Операции, введенные вручную» с соответствующим видом операции либо документ «Принятие к учету ОС» не подходит — он предназначен для собственных объектов). В документе указывается контрагент-арендодатель, основное средство из справочника «Основные средства» и оценочная стоимость по договору.

Стоимость на счете 001 — условная оценка, обычно это стоимость, указанная в договоре аренды, а при отсутствии оценки в договоре — рыночная или согласованная сторонами оценка. Эта сумма не влияет на баланс и налоги, но нужна для контроля сохранности имущества и отчетности арендодателю.

Арендные платежи отражаются документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги аренды» либо «Услуги» — в зависимости от релиза. Проводка формируется в дебет счета затрат с кредита счета расчетов с арендодателем. НДС по арендным платежам принимается к вычету в обычном порядке при наличии счета-фактуры или УПД.

1. 1
   Создайте элемент в справочнике «Основные средства» с наименованием арендованного объекта
2. 2
   Оформите документ «Поступление в аренду (лизинг)»: укажите арендодателя, объект и стоимость по договору
3. 3
   Проверьте проводку: Дт 001 по контрагенту и объекту
4. 4
   Ежемесячно отражайте арендные платежи документом поступления услуг аренды
5. 5
   Проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 001 в разрезе контрагентов

Признайте право пользования активом по ФСБУ 25/2018

При полном применении стандарта поступление предмета аренды оформляется тем же документом «Поступление в аренду (лизинг)», но с настройками договора, по которому программа формирует ППА. В документе указываются: общая сумма арендных платежей, срок аренды, ставка дисконтирования (приведенная стоимость платежей определяет первоначальную оценку обязательства по аренде).

По результатам проведения формируются проводки: Дт 01.03 Кт 76 — признано право пользования активом и обязательство по аренде в приведенной стоимости. Разница между номинальной суммой платежей и приведенной стоимостью — это проценты, которые будут начисляться в течение срока аренды.

Ежемесячно при закрытии месяца регламентные операции начисляют амортизацию ППА (Дт счета затрат Кт 02.03) и проценты по арендному обязательству. Арендные платежи по актам уменьшают обязательство по счету 76. Важно не пропускать закрытие месяца: без регламентных операций амортизация и проценты не начислятся, и отчетность будет искажена.

Ставку дисконтирования программа не подбирает автоматически — её определяет бухгалтер: обычно это ставка, по которой организация могла бы привлечь заемные средства на аналогичный срок. Ставка фиксируется в документе и в учетной политике подход к её определению должен быть раскрыт.

Отразите выбытие, выкуп и возврат объекта

При возврате арендованного имущества арендодателю объект списывается с забалансового счета 001 документом «Передача ОС» с соответствующим видом операции либо ручной операцией Кт 001. Обязательно свяжите списание с актом возврата — без первичного документа остаток на забалансе «зависнет» и исказит контроль имущества.

При выкупе предмета лизинга используется документ «Выкуп предмета лизинга» (в разделе «ОС и НМА»). Программа переводит объект из арендованных в собственные основные средства: формируются проводки по счетам 01.01 и 02.01, выкупная стоимость включается в первоначальную стоимость в соответствии с правилами учета. После выкупа амортизация начисляется уже как по собственному ОС.

Если аренда учитывалась как ППА и договор расторгается досрочно, потребуется списание остаточной стоимости ППА и остатка обязательства по аренде. В типовой конфигурации это оформляется документом выбытия либо операцией, введенной вручную; разница относится на прочие доходы или расходы. Такие операции стоит согласовать с методологом или аудитором, если сумма существенна.

Проверьте результат и типичные ошибки

Контрольная проверка после ввода данных: оборотно-сальдовая ведомость по счету 001 должна показывать остатки только по действующим договорам аренды, отчет «Анализ счета» 01.03 — соответствовать перечню объектов ППА, а остаток по счету 76 (арендные обязательства) — сходиться с графиком оставшихся платежей с учетом дисконтирования.

В бухгалтерской отчетности ППА отражается в составе основных средств или отдельной строкой, обязательство по аренде — в составе заемных средств с разделением на долгосрочную и краткосрочную части. Если программа не делит обязательство автоматически, проверьте настройки отражения в отчетности.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вообще не отражать арендованное ОС на счете 001?

Нет. Инструкция по применению плана счетов требует учета арендованных основных средств на забалансовом счете 001 независимо от применения ФСБУ 25/2018. Без забалансового учета организация не сможет подтвердить сохранность чужого имущества и корректно ответить на запросы арендодателя или проверяющих.

Как учесть НДС по арендным платежам в 1С?

Арендные платежи оформляются документом поступления услуг, к которому регистрируется счет-фактура или УПД арендодателя. НДС принимается к вычету в общем порядке при соблюдении стандартных условий. Если арендодатель — государственный орган, организация может выступать налоговым агентом, и тогда в договоре и документе включается соответствующая настройка.

Что делать, если аренда началась в середине месяца?

Документ поступления в аренду проводится фактической датой передачи объекта. При учете ППА амортизация по правилам программы начинает начисляться со следующего месяца после признания, проценты — за фактический период пользования. Проверьте первый расчет вручную, чтобы убедиться в корректности сумм.

Как отразить улучшения арендованного имущества?

Отделимые улучшения, произведенные с согласия арендодателя, учитываются как капитальные вложения в арендованные объекты: в 1С используется счет 08 с последующим отражением на счете 01 (арендованные объекты) и начислением амортизации в течение срока аренды. Неотделимые улучшения, возмещаемые арендодателем, отражаются как расчеты по возмещению.

Нужно ли платить налог на имущество с арендованного ОС?

Арендатор по общему правилу не является плательщиком налога на имущество по арендованным объектам — его платит собственник. Исключение — лизинг, когда предмет учитывается на балансе лизингополучателя, и объекты, облагаемые по кадастровой стоимости, по которым налогоплательщик определяется отдельно. При учете ППА проверьте настройки налога на имущество в программе, чтобы объект не попал в декларацию ошибочно.

Как исправить ошибку, если объект ошибочно принят к учету как собственное ОС?

Сторнируйте документ принятия к учету и начисленную амортизацию, затем оформите корректный документ поступления в аренду правильной датой. Если ошибка относится к закрытому периоду, по которому сдана отчетность, исправление оформляется в порядке исправления ошибок в бухгалтерском учете — с корректирующими записями текущей датой и, при существенности, пересчетом сравнительных показателей.