Учет и Финансы · 10 мин
Как отразить в 1С 8, что организация выдала заем
Как отразить в 1С 8 выданный заем: настройка счетов 58.03 и 76, документы выдачи и возврата, начисление процентов, НДФЛ и проверка учета.
Компания передала заем — сотруднику, контрагенту или учредителю — и теперь эту выдачу нужно корректно показать в учете, чтобы сумма не зависла на расчетном счете как «непонятный» расход. В «1С:Бухгалтерии 8.3» выданный заем отражается цепочкой операций: договор займа с контрагентом, документ выдачи денежных средств, начисление процентов (если они предусмотрены) и последующий возврат. Ошибка на любом из этапов ведет к искаженной дебиторской задолженности, неверному финансовому результату и расхождениям при сверке с заемщиком.
Ключевой момент — правильно определить, кому выдан заем и является ли он процентным. От этого зависят счета учета: краткосрочные и долгосрочные займы контрагентам обычно учитываются на счете 58.03 «Предоставленные займы», беспроцентные займы и займы сотрудникам — на счете 73.01 «Расчеты по предоставленным займам» или 76. Дальше разберем настройку, документы и типовые проводки, а также как проверить, что все отражено корректно.
Определите вид займа и счет учета
Прежде чем вносить документы, ответьте на три вопроса: кому выдан заем (контрагент, сотрудник, учредитель), процентный он или беспроцентный, краткосрочный или долгосрочный. От ответов зависит счет учета и налоговые последствия. Процентный заем сторонней организации — это финансовое вложение, он учитывается на счете 58.03. Заем сотруднику — расчеты с персоналом, счет 73.01. Беспроцентный заем контрагенту финансовым вложением не признается и обычно проходит через счет 76.
Срок тоже важен: если заем возвращают более чем через 12 месяцев, его показывают в составе долгосрочных активов. В типовой 1С:Бухгалтерии деление по срокам ведется аналитикой и настройками отчетности, отдельных счетов для этого не заводят, но при составлении баланса суммы нужно распределить вручную или через настройку отчета.
| Ситуация | Счет учета займа | Счет учета процентов |
|---|---|---|
| Процентный заем контрагенту | 58.03 «Предоставленные займы» | 76 (начисление), доход — 91.01 |
| Беспроцентный заем контрагенту | 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» | — |
| Заем сотруднику | 73.01 «Расчеты по предоставленным займам» | 73.01 или 76, доход — 91.01 |
| Заем учредителю (не сотруднику) | 58.03 или 76 | 76, доход — 91.01 |
Подготовьте базу: договор, контрагент, настройки
Заведите в справочнике «Контрагенты» заемщика, если его еще нет, и создайте договор с видом «Прочее» — именно такой вид договора используется для займов в типовой конфигурации. В договоре укажите номер, дату и при необходимости сумму и срок. Если заем выдается сотруднику, проверьте, что он заведен в справочнике «Сотрудники» и «Физические лица».
Проверьте план счетов: счета 58.03, 73.01, 76 присутствуют в типовой поставке, но убедитесь, что аналитика по контрагентам и договорам включена. Если организация на общей системе налогообложения, дополнительных настроек для займов не требуется — проценты по займам НДС не облагаются. На упрощенке проценты включаются в доходы на дату фактического поступления, а не начисления, это важно учитывать при формировании книги учета доходов и расходов.
Отразите выдачу займа
Если деньги перечислены с расчетного счета, создайте документ «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса»). В поле «Вид операции» выберите «Выдача займа контрагенту» — тогда программа сама подставит счет 58.03. Укажите контрагента, договор с видом «Прочее», сумму и назначение платежа со ссылкой на договор займа. После проведения сформируется проводка Дт 58.03 — Кт 51.
Для займа сотруднику вид операции — «Выдача займа сотруднику», счет дебета — 73.01, проводка Дт 73.01 — Кт 51 (или 50 при выдаче наличными через кассу документом «Расходный кассовый ордер»). Если типовой вид операции в вашей версии отсутствует, используйте «Прочее списание» и вручную укажите счет 58.03 или 73.01 с аналитикой по контрагенту и договору.
- 1Создайте контрагента и договор с видом «Прочее»
- 2Откройте «Банк и касса» → «Списание с расчетного счета»
- 3Выберите вид операции «Выдача займа контрагенту» (или сотруднику)
- 4Заполните сумму, договор, назначение платежа и проведите документ
- 5Проверьте проводку: Дт 58.03 (73.01) — Кт 51
Начисляйте проценты ежемесячно
Проценты по выданному займу — это прочий доход организации, и признавать его нужно ежемесячно, на последнее число месяца, независимо от того, когда заемщик фактически заплатит. Сумму считают по формуле из договора: сумма займа × ставка / 365 (366) × количество дней пользования в месяце. Формулу и ставку берите из договора, не округляйте произвольно.
В 1С:Бухгалтерии начисление оформляется документом «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции»). Проводка: Дт 76 (или 73.01 для сотрудника) — Кт 91.01 «Прочие доходы» с субконто «Проценты по займам выданным» и аналитикой по контрагенту и договору. Некоторые бухгалтеры начисляют проценты сразу на счет 58.03 — методологически допустимы оба варианта, но выбранный способ закрепите в учетной политике и применяйте единообразно.
Когда заемщик платит проценты, оформите «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Прочее поступление» или «Возврат займа от контрагента» в зависимости от того, что именно пришло. Поступление процентов закрывает дебиторку на счете 76: Дт 51 — Кт 76.
Удобно завести шаблон ручной операции для начисления процентов и копировать его каждый месяц, меняя только сумму и период. Так меньше риск ошибиться в счетах и аналитике, а оборотно-сальдовая ведомость по контрагенту будет стабильно показывать и тело займа, и накопленные проценты.
Оформите возврат займа и процентов
Возврат тела займа отражается документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат займа от контрагента»: проводка Дт 51 — Кт 58.03. Если заем возвращают частями, каждый платеж оформляйте отдельным документом — программа будет постепенно закрывать задолженность по договору. При возврате наличными используйте «Приходный кассовый ордер» с аналогичным видом операции.
Отдельная ситуация — заем сотруднику с удержанием из зарплаты. В этом случае возврат отражается через документы зарплатного учета: удержание по займу уменьшает долг на счете 73.01. Если договором предусмотрено прощение долга, списание оформляется операцией вручную: Дт 91.02 — Кт 58.03 (73.01), при этом у заемщика возникает налогооблагаемый доход, и по сотруднику нужно начислить НДФЛ.
Учтите налоговые нюансы
Для налога на прибыль проценты по выданным займам — внереализационный доход, признается ежемесячно. На УСН проценты попадают в доходы кассовым методом — на дату поступления денег, поэтому начисление проводкой Дт 76 — Кт 91.01 в книгу учета доходов не попадет, а попадет фактическое поступление. Следите, чтобы в регистрах УСН документ поступления корректно сформировал доход.
Заем сотруднику по ставке ниже двух третей ключевой ставки ЦБ (или беспроцентный) порождает у сотрудника материальную выгоду, облагаемую НДФЛ. Материальная выгода рассчитывается на последний день каждого месяца пользования займом. В 1С:ЗУП расчет выполняется автоматически при ведении учета займов, в «чистой» Бухгалтерии — вручную через начисление НДФЛ. Проигнорировать этот момент — значит получить доначисление налога и пени при проверке.
Проверьте результат и типичные ошибки
После отражения всех операций сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 58.03, 73.01 и 76 с группировкой по контрагентам и договорам. Остаток по дебету 58.03 должен совпадать с невозвращенной суммой тела займа по договору, а задолженность по процентам на 76 — с расчетом по формуле. Сверьте обороты по кредиту 91.01 с суммой начисленных процентов за период.
Как проверить результат
Остаток равен невозвращенному телу займа
Остаток не сходится с договором или висит после полного возврата
Дт 58.03/73.01 — Кт 51
Использован счет 60, 62 или 71 — заем попал в расчеты по оплате
Ежемесячные проводки Дт 76 — Кт 91.01
Проценты начислены один раз или только при оплате (для ОСН)
Матвыгода рассчитана и налог удержан
Налог не начислен при льготной ставке
FAQ
Каким документом выдать заем, если деньги переданы наличными?
Используйте «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса») с видом операции «Выдача займа контрагенту» или «Выдача займа сотруднику». Проводка будет Дт 58.03 (73.01) — Кт 50. Основание — договор займа и подпись получателя.
Нужно ли выставлять счет-фактуру на проценты по займу?
Нет. Проценты по займам освобождены от НДС, счет-фактура не оформляется. Достаточно бухгалтерской справки-расчета процентов, которую можно приложить к ручной операции.
Как отразить заем, выданный учредителю?
Если учредитель не является сотрудником, используйте счет 58.03 (процентный заем) или 76 (беспроцентный) с аналитикой по контрагенту-физлицу. Если он сотрудник — счет 73.01. Помните про материальную выгоду и НДФЛ при ставке ниже пороговой.
Что делать, если заем выдан в валюте?
Укажите валюту в договоре и документе списания. Задолженность по займу и процентам переоценивается на отчетную дату, курсовые разницы отражаются в прочих доходах и расходах автоматически при регламентной операции переоценки валютных средств.
Как списать заем, который заемщик не вернул?
После истечения срока исковой давности или признания долга безнадежным заем списывается операцией вручную: Дт 91.02 — Кт 58.03 (или за счет резерва по сомнительным долгам, если он создавался). Основание — приказ руководителя, акт инвентаризации и документы, подтверждающие безнадежность.
Можно ли оформить заем имуществом, а не деньгами?
Да, но учет сложнее: передача имущества отражается через реализацию или операцию вручную с выделением НДС по стоимости передаваемого имущества. Возврат оформляется поступлением аналогичного имущества. Такую операцию лучше согласовать с методистом или аудитором.
Что важно запомнить
Выданный заем — это дебиторская задолженность, а не расход: выдача идет через 58.03 (контрагенты) или 73.01 (сотрудники), проценты начисляются ежемесячно в прочие доходы, возврат закрывает долг по договору. Проверяйте остатки по ОСВ и не забывайте про НДФЛ с материальной выгоды по льготным займам сотрудникам.