Как отразить расходы в книге доходов и расходов при УСН в 1С

Книга доходов и расходов (КУДиР) — главный налоговый регистр упрощенца, и именно на её основании рассчитывается авансовый платёж и годовой налог по УСН. В 1С:Бухгалтерии книга формируется автоматически из первичных документов, но только при условии, что учётная политика настроена верно, а документы проведены с корректным отражением расходов для целей налогового учёта.

Принципиальная особенность УСН «доходы минус расходы» — кассовый метод признания: расход попадает в книгу не в момент отгрузки или получения акта, а после фактической оплаты, а для ряда затрат — при выполнении дополнительных условий. Если в программе что-то «не попало» в КУДиР, почти всегда причина в невыполненном условии признания, а не в сбое.

Ниже разобраны настройка программы, отражение основных видов расходов, порядок формирования книги и способы проверить, что все суммы встали корректно.

Настройка учётной политики УСН перед началом работы

До ввода первых документов проверьте раздел «Главное — Настройки — Налоги и отчёты», вкладка «УСН». Здесь указывается объект налогообложения: «Доходы минус расходы». Если выбран объект «Доходы», книга расходов формироваться не будет вовсе — программа просто не ведёт этот раздел учёта.

Дополнительно проверьте дату перехода на УСН и ставку налога. Ошибка в дате приводит к тому, что документы «старого» периода начинают или перестают попадать в регистры УСН, и книга собирается с искажениями. После изменения настроек перепроведите документы за период через обработку «Групповое перепроведение документов» — иначе регистры обновятся не во всех записях.

Общий принцип: из каких документов попадают расходы в книгу

В 1С расход признаётся для УСН, когда в проведённом документе заполнено поле «Отражение в НУ» (в ряде документов — «Расходы (НУ)») и выполнены условия признания. Типовые значения: «Принимаются» — расход включается в книгу, «Не принимаются» — не включается, «Распределяются» — делится пропорционально доходам (актуально при совмещении режимов).

Основные документы-источники: «Поступление (акты, накладные)», «Поступление товаров и услуг», «Списание с расчётного счёта», «Расходный кассовый ордер», «Начисление зарплаты», «Поступление основных средств», «Требование-накладная». Каждый из них формирует записи в регистрах «Расходы при УСН» и «Книга учёта доходов и расходов».

Простая логика контроля: если документ оплачен и отражение в НУ — «Принимаются», а в книге суммы нет, значит, не выполнено дополнительное условие признания именно для этого вида расхода.

Материальные расходы и услуги

Услуги (аренда, связь, банковские комиссии, работы подрядчиков) признаются проще всего: достаточно поступления и оплаты. Порядок действий: оформите «Поступление (акты, накладные)» с видом «Услуги», убедитесь, что расходы по НУ принимаются, затем проведите оплату документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». После оплаты сумма появится в разделе I КУДиР.

Материалы на УСН признаются по мере оплаты — требование о списании в производство для упрощёнки не действует. Поэтому даже если материалы ещё лежат на складе, оплаченные суммы уже попадают в книгу. Обратная ситуация: материалы списаны в производство, но поставщику не оплачены — расхода для УСН нет.

Расходы на товары для перепродажи

Товары — самый проблемный участок: расход признаётся при одновременном выполнении трёх условий: товар оприходован, оплачен поставщику и реализован покупателю. До момента продажи оплаченный товар «висит» в регистре расходов УСН как непризнанный.

Отражение в программе: «Поступление товаров и услуг» (оприходование), «Списание с расчётного счёта» (оплата), «Реализация (акты, накладные)» (продажа). После проведения реализации программа в момент закрытия месяца или сразу при проведении списывает стоимость проданных и оплаченных товаров в расходы КУДиР.

1. 1
   Проведите поступление товаров, проверьте «Отражение в НУ» — принимаются
2. 2
   Оформите оплату поставщику с видом операции «Оплата поставщику»
3. 3
   Проведите реализацию товара покупателю
4. 4
   Выполните «Закрытие месяца» за период
5. 5
   Сформируйте КУДиР и проверьте, что стоимость проданных товаров попала в раздел I

Зарплата, взносы и основные средства

Оплата труда и страховые взносы

Начисленная зарплата становится расходом УСН только после фактической выплаты. Начисление документом «Начисление зарплаты» в книгу не попадает — расход формирует ведомость на выплату или списание со счёта. Страховые взносы признаются аналогично: в момент их уплаты в бюджет. Поэтому зарплата, начисленная в одном квартале и выплаченная в следующем, попадёт в КУДиР квартала выплаты.

Основные средства

Расходы на ОС, приобретённые в период применения УСН, признаются после оплаты и ввода в эксплуатацию — равными долями на последнее число каждого квартала до конца года. В 1С это делает регламентная операция «Признание расходов на ОС при УСН» в обработке «Закрытие месяца». Если ОС не оплачено или не введено в эксплуатацию, операция расход не сформирует.

Формирование и проверка КУДиР

Книга формируется через «Отчёты — УСН — Книга учёта доходов и расходов». Укажите период и организацию. Раздел I содержит доходы и расходы поквартально, раздел II — расчёт расходов на ОС, справочный раздел — минимальный налог и убытки.

Для контроля используйте два инструмента. Первый — отчёт «Анализ расходов при УСН» (в разделе «Отчёты» или из закрытия месяца): он показывает по каждому виду расхода, какая сумма оплачена, признана и почему часть не попала в книгу. Второй — расшифровка строки книги двойным щелчком: программа покажет документы-источники каждой суммы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог расходов раздела I КУДиР

Норма

Совпадает с суммой признанных расходов в отчёте «Анализ расходов при УСН»

Тревожный признак

В анализе есть оплаченные, но непризнанные суммы без понятной причины

Расходы на товары

Норма

В книге только стоимость реализованных и оплаченных товаров

Тревожный признак

В расходах весь оплаченный товарный запас, включая непроданный

Зарплата и взносы

Норма

В книге суммы фактических выплат за период

Тревожный признак

В книге начисленные, но не выплаченные суммы

Частые вопросы и ограничения

Не все затраты вообще могут попасть в книгу: перечень принимаемых расходов при УСН закрытый. Представительские расходы, например, в расходы УСН не включаются — в 1С для них в документе следует ставить «Не принимаются», иначе налоговая база будет занижена.

Ещё одно ограничение — авансы выданные. Предоплата поставщику не признаётся расходом до момента поступления ценностей или услуг. Если аванс ошибочно попал в книгу, проверьте, не оформлена ли оплата как расход напрямую, минуя документ поступления.

Удобный контрольный приём — сверять итог раздела I КУДиР с декларацией по УСН перед её отправкой: программа заполняет декларацию из тех же регистров, и расхождение между книгой и декларацией почти всегда означает, что после формирования одного из отчётов документы перепроводились.

FAQ

Почему оплаченный расход не попадает в КУДиР?

Чаще всего не выполнено дополнительное условие признания: для товаров не было реализации, для ОС — ввода в эксплуатации. Также проверьте вид операции в платёжном документе и значение «Отражение в НУ» в поступлении. Диагностику удобно начать с отчёта «Анализ расходов при УСН».

Как исправить ошибочно отражённый расход в книге?

Найдите документ-источник через расшифровку строки КУДиР, исправьте в нём отражение в НУ или сумму и перепроведите документ. После этого пересформируйте книгу. Ручные операции по счетам бухучёта регистры УСН не изменяют.

Попадает ли банковская комиссия в расходы при УСН?

Да, комиссии банка за расчётно-кассовое обслуживание относятся к принимаемым расходам и признаются в момент списания со счёта. В документе «Списание с расчётного счёта» с видом «Прочее списание» проверьте, что расходы по НУ отмечены как принимаемые.

Нужно ли формировать КУДиР на объекте «Доходы»?

Книга ведётся при любом объекте УСН, но на объекте «Доходы» в неё попадают только доходы — расходы на налоговую базу не влияют и в книге не учитываются для расчёта налога.

Что делать, если расходы признались не в том квартале?

Квартал признания определяется датой выполнения последнего условия: оплаты, реализации, выплаты. Проверьте даты оплаты и реализации в документах. Если даты верны, а период неверен — перепроведите документы за весь год и повторите закрытие месяцев.

Как отразить убыток прошлых лет в 1С?

Убыток вводится в настройках налога УСН или через регистр, используемый при закрытии года, и уменьшает базу при расчёте налога за год (не авансовых платежей). Программа отразит перенос убытка в справочном разделе КУДиР и в декларации.