Учет и Финансы · 9 мин
Как отразить оплату самозанятому в 1С
Как провести оплату самозанятому в 1С: договор, чек «Мой налог», проводки, документы поступления и списание с расчётного счёта. Разбор типичных ошибок.
Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход, НПД) — частая ситуация для компаний и ИП. В учёте такие операции отличаются от выплат штатным сотрудникам: нет НДФЛ и страховых взносов, но есть обязательные проверки статуса исполнителя и чека из приложения «Мой налог». Ошибка в оформлении грозит доначислением налогов и взносов при проверке.
В программах 1С (Бухгалтерия 8, Управление нашей фирмой, ERP) оплата самозанятому отражается как расчёты с обычным контрагентом по договору, но с рядом особенностей: контрагент заводится как физическое лицо, НДС не выделяется, а основанием оплаты служит чек из «Мой налог» вместе с актом.
Ниже разобран полный цикл: от проверки статуса исполнителя до проводок и контроля закрытия расчётов.
Проверка статуса самозанятого перед оплатой
До первой оплаты убедитесь, что исполнитель действительно применяет НПД. Это делается на сайте ФНС в сервисе «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход» по ИНН физического лица. Сервис покажет, действует ли режим на текущую дату.
Проверку рекомендуется делать не один раз при заключении договора, а на дату каждой оплаты: самозанятый может утратить статус (например, при превышении лимита дохода или отказе от режима). Если оплатить «бывшему» самозанятому, налоговая может признать выплату обычным доходом физлица с обязанностью удержать НДФЛ и начислить взносы.
Результат проверки сохраните: скриншот или PDF со страницы сервиса прикладывайте к пакету документов по сделке. Это ваше доказательство добросовестности при споре с инспекцией.
Как завести самозанятого в справочнике контрагентов
В 1С:Бухгалтерии 8 самозанятый создаётся в разделе «Справочники → Контрагенты». При создании укажите вид контрагента «Физическое лицо», заполните ФИО, ИНН (у самозанятого он обязателен). Поле КПП остаётся пустым — оно есть только у организаций.
По контрагенту создайте договор. Вид договора — «С поставщиком» (если самозанятый оказывает вам услуги или выполняет работы). В самом тексте бумажного договора важно зафиксировать, что исполнитель является плательщиком НПД и обязуется предоставлять чек из «Мой налог» по каждой выплате.
Некоторые конфигурации (например, свежие релизы 1С:Бухгалтерии) содержат отдельные признаки для самозанятых или интеграцию с сервисами проверки статуса. Если такой возможности в вашей версии нет, достаточно корректно заведённого контрагента-физлица — на учёт это не влияет.
Оформление поступления услуг от самозанятого
Факт оказания услуг или выполнения работ отражается документом «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Услуги». В документе выберите контрагента-самозанятого, договор, укажите сумму по акту.
Ключевой момент — НДС. Самозанятые не являются плательщиками НДС, поэтому в документе ставка должна быть «Без НДС». Если программа подставила ставку по умолчанию, исправьте вручную, иначе исказите книгу покупок и отчётность.
Счёт учёта расчётов обычно подставляется автоматически — 60.01 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками». Счёт затрат выбирается по сути услуги: 26, 44, 20, 91.02 и т.д. Например, услуги дизайнера для отдела продаж — счёт 44, ремонт офиса — 26 или 91 в зависимости от характера работ.
Основание для документа — акт выполненных работ (оказанных услуг), подписанный обеими сторонами. Форма акта свободная, но должна содержать обязательные реквизиты первичного документа: наименование, дату, содержание операции, сумму, подписи.
- 1Проверьте статус НПД по ИНН на сайте ФНС и сохраните подтверждение
- 2Получите подписанный акт и чек из «Мой налог» от исполнителя
- 3Создайте документ «Поступление (акты, накладные)» с видом «Услуги»
- 4Выберите контрагента-физлицо и договор, укажите сумму и ставку «Без НДС»
- 5Проверьте счета: расчёты 60.01, затраты — по характеру услуги
- 6Проведите документ и сверьте проводки через кнопку «Дт/Кт»
Как провести оплату самозанятому
Оплата оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Укажите контрагента, договор, сумму и назначение платежа. Если платёж загружается из банк-клиента через обмен, 1С создаст документ автоматически — проверьте, что программа правильно подобрала контрагента и договор.
Стандартные проводки по операции выглядят так:
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Отражена задолженность за услуги по акту | 26 (44, 20, 91.02) | 60.01 |
| Оплачены услуги самозанятому | 60.01 | 51 |
Возможна и обратная последовательность — предоплата. Тогда списание со счёта формирует проводку Дт 60.02 Кт 51, а при поступлении акта задолженность закрывается с аванса. Важно: чек из «Мой налог» самозанятый формирует на дату получения денег, поэтому при предоплате чек появляется раньше акта — это нормально.
Назначение платежа в платёжном поручении формулируйте предметно: «Оплата по договору № ... от ... за услуги ... по акту № ... от ..., НДС не облагается». Указание «НДС не облагается» обязательно — иначе банк или налоговая могут запросить пояснения.
Если оплачиваете нескольким самозанятым регулярно, настройте в обмене с банком правила подстановки контрагентов по назначению платежа или реквизитам. Это снимет рутинную ошибку «не тот контрагент» при загрузке выписок.
Чек «Мой налог» и комплект документов
Чек из приложения «Мой налог» — обязательное подтверждение расхода. Без него налоговая вправе не признать затраты в налоговом учёте, даже если есть договор и акт. Чек должен содержать: ФИО и ИНН самозанятого, наименование вашей организации и ваш ИНН (именно поэтому при формировании чека самозанятый должен указать заказчика-юрлицо или ИП), сумму, дату и уникальный номер чека.
Проверить подлинность чека можно по ссылке или QR-коду в самом чеке — сервис ФНС покажет, зарегистрирован ли он. Проверяйте чеки при получении, особенно при крупных суммах: встречаются случаи, когда исполнитель присылает чек, сформированный не на вашу организацию.
Минимальный комплект документов по каждой выплате: договор, акт выполненных работ, чек «Мой налог», подтверждение проверки статуса НПД на дату оплаты, платёжное поручение. Храните комплект вместе — при выездной или камеральной проверке его запросят целиком.
Как проверить результат в 1С
После оплаты и поступления сальдо по договору нулевое
Висит остаток — не закрыт аванс или не проведён акт
«Без НДС», в книге покупок записи нет
18/20% — счёт-фактура попал в отчётность
Чек выписан на вашу организацию/ИП, сумма совпадает с платежом
Чек на физлицо или на другую сумму
Особенности для разных конфигураций и налоговых режимов
Оплата самозанятому на УСН «доходы минус расходы»
Расход признаётся после фактической оплаты, поэтому в книге доходов и расходов затраты на услуги самозанятого попадут на дату списания денег со счёта. Убедитесь, что в документе поступления корректно заполнено отражение в НУ, иначе сумма не попадёт в КУДиР.
Самозанятый в 1С:УНФ и ERP
В «Управлении нашей фирмой» логика аналогична: контрагент-физлицо, документ «Приходная накладная» или «Акт выполненных работ» от поставщика, оплата — «Расход со счёта». В ERP используются документы «Приобретение услуг и прочих активов» и «Списание безналичных ДС». Во всех конфигурациях принцип один: без НДС, расчёты через 60-й счёт, основание — акт плюс чек.
Если самозанятый — бывший сотрудник
Есть ограничение: доходы от бывшего работодателя не облагаются НПД, если с момента увольнения прошло менее двух лет. Заключать договор с таким исполнителем как с самозанятым нельзя — выплаты будут переквалифицированы. Проверяйте этот момент кадровой службой до заключения договора.
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ при оплате самозанятому?
Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог со своего дохода, а заказчик не является налоговым агентом. Условие — действующий статус НПД на дату оплаты и корректно оформленный чек.
Можно ли оплатить самозанятому наличными?
Можно, если соблюдён лимит наличных расчётов между юрлицом/ИП и физлицом и оформлен расходный кассовый ордер. Однако безналичная оплата удобнее: платёж автоматически попадает в выписку и проще подтверждается.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Запросите чек повторно — он формируется в приложении «Мой налог» в момент получения денег и может быть переслан в любой момент. Без чека расход в налоговом учёте не подтверждён, поэтому оплату лучше проводить только после договорённости о немедленной передаче чека.
Как отразить возврат предоплаты от самозанятого?
Поступление денег оформляется документом «Поступление на расчётный счёт» с видом «Возврат от поставщика» по тому же договору — задолженность по 60.02 закроется. Самозанятый при этом должен аннулировать чек в «Мой налог».
Нужно ли включать выплаты самозанятым в отчётность по взносам?
Нет. Выплаты плательщикам НПД не облагаются страховыми взносами и не включаются в РСВ и персонифицированные сведения. Именно поэтому инспекторы внимательно проверяют, не маскируются ли под самозанятых штатные работники.
Может ли ИП на УСН работать с самозанятыми?
Да, порядок тот же, что у организаций: договор, акт, чек «Мой налог», оплата. Для ИП на УСН «доходы минус расходы» такие затраты уменьшают налоговую базу при наличии полного комплекта документов.
Что важно запомнить
Оплата самозанятому в 1С отражается как обычные расчёты с поставщиком, но с тремя обязательными условиями: проверенный статус НПД на дату оплаты, ставка «Без НДС» в документах и чек из «Мой налог» на вашу организацию. Контролируйте закрытие расчётов по 60-му счёту и храните полный комплект документов по каждой выплате.