Учет и Финансы · 13 мин
Как отразить обучение сотрудников в 1С
Как отразить расходы на обучение персонала в 1С:Бухгалтерии и 1С:ЗУП: документы, проводки, НДФЛ, страховые взносы и налоговый учёт затрат.
Затраты на обучение персонала в 1С отражаются по-разному в зависимости от того, кто платит за обучение, какая программа используется и как обучение связано с производственной деятельностью. В типовых конфигурациях — 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — для этого предусмотрены документы «Поступление услуг», «Операция», «Начисление зарплаты и взносов» и специальные кадровые документы о повышении квалификации.
Ключевой вопрос, который нужно решить до ввода документов: несёт ли работник экономическую выгоду от обучения. Если компания оплачивает профессиональную подготовку по направлению работодателя и в интересах организации, затраты обычно признаются расходами и не облагаются НДФЛ. Если же обучение оплачено в личных интересах сотрудника, возникает доход в натуральной форме, который нужно отразить в учёте зарплаты.
Ниже разобраны основные сценарии: оплата обучения по договору с учебным заведением, отражение расходов в бухгалтерском и налоговом учёте, учёт НДФЛ и взносов, а также кадровое оформление повышения квалификации в ЗУП. Инструкции приведены для типовых конфигураций; в доработанных решениях названия документов и разделов могут отличаться.
Определите сценарий: чьё обучение и в чьих интересах
Прежде чем выбирать документ, ответьте на три вопроса: кто является стороной договора с учебным заведением (организация или сам работник), есть ли у образовательной организации лицензия, связано ли обучение с должностными обязанностями сотрудника. От ответов зависит и бухгалтерское отражение, и налоговые последствия.
Типовая практика различает четыре ситуации: профессиональное обучение по инициативе работодателя, обучение по ученическому договору, оплата обучения в личных интересах работника как форма материальной поддержки и компенсация работнику самостоятельно оплаченного обучения. Для каждой ситуации в 1С применяется свой набор документов.
Как выбрать сценарий учёта
Отражение оплаты обучения в 1С:Бухгалтерии
Если договор на обучение заключён между организацией и учебным заведением, основной документ — «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги» в разделе «Покупки». В табличной части укажите номенклатуру типа «Услуга», счёт затрат и аналитику: подразделение и статью затрат с видом «Прочие затраты» или аналогичным, в зависимости от принятой учётной политики.
Счёт учёта затрат выбирается по функции обучаемых сотрудников: для административного персонала это обычно 26 «Общехозяйственные расходы», для торгового персонала — 44 «Расходы на продажу», для производственных работников — 25 или 20. Оплата поставщику отражается стандартным документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику».
Если обучение длительное и оплачено авансом за весь период, бухгалтер может принять решение распределять стоимость по периодам. В бухгалтерском учёте расходы признаются по мере оказания услуг; при необходимости равномерного признания в налоговом учёте проверьте настройки статьи затрат и при необходимости используйте механизм расходов будущих периодов, если это предусмотрено учётной политикой.
- 1Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги»
- 2Укажите контрагента — учебное заведение, договор и реквизиты акта
- 3Добавьте услугу «Обучение сотрудников», счёт затрат 26/44 и статью затрат
- 4Проверьте проводки: Дт 26 (44) Кт 60.01
- 5Зарегистрируйте оплату через «Списание с расчётного счёта»
- 6Проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту затрат за период
НДФЛ и страховые взносы: когда обучение становится доходом сотрудника
Оплата организацией профессионального обучения сотрудника по основным и дополнительным профессиональным программам, как правило, не признаётся его налогооблагаемым доходом при соблюдении условий: наличие лицензии у образовательной организации и направленность обучения на профессиональную подготовку. В этом случае в ЗУП никаких начислений не создаётся — достаточно документов в бухгалтерии.
Если же обучение не связано с профессиональной деятельностью (например, курсы общего характера, оплаченные как благо для работника), стоимость обучения признаётся доходом в натуральной форме. В 1С:ЗУП такой доход регистрируется документом «Доход в натуральной форме» (раздел «Зарплата»), где указывается сотрудник, дата получения дохода и сумма. НДФЛ будет рассчитан при ближайшем начислении зарплаты и удержан при выплате.
Страховые взносы на такой доход начисляются, если обучение оплачено в рамках трудовых отношений и не подпадает под необлагаемые категории. Проверьте настройку вида дохода в программе: для натурального дохода должен быть корректно указан код дохода по НДФЛ и порядок обложения взносами, иначе отчётность 6-НДФЛ и РСВ сформируется с ошибками.
Кадровое оформление обучения в 1С:ЗУП
Помимо денежного отражения, обучение часто требуется зафиксировать в кадровом учёте: для личной карточки сотрудника, планирования отсутствий и подтверждения квалификации. В ЗУП сведения о повышении квалификации и профессиональной переподготовке вносятся в карточку сотрудника на вкладке «Образование» — там же хранятся данные об удостоверениях и сертификатах.
Если сотрудник направляется на обучение с отрывом от работы, оформите отсутствие соответствующим документом (например, «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск, командировка)» с видом «Учебный отпуск» или иным предусмотренным видом), чтобы время обучения корректно попало в табель и не исказило расчёт зарплаты. Для учебных отпусков по трудовому законодательству предусмотрены отдельные виды начислений.
При обучении по ученическому договору со стипендией начисление стипендии выполняется через разовые начисления или назначенное плановое начисление. Проверьте, чтобы вид начисления имел правильные настройки по НДФЛ и взносам: стипендии по ученическим договорам имеют особый порядок налогообложения.
Налоговый учёт расходов на обучение
В налоговом учёте расходы на профессиональную подготовку и переподготовку кадров признаются при соблюдении условий: обучение проводится на основании договора, у образовательной организации есть лицензия (или она имеет право вести деятельность без лицензии), а обучаются работники организации. В 1С:Бухгалтерии признание расхода в налоговом учёте контролируется через статью затрат: убедитесь, что у статьи установлен признак «Принимаемые» для налога на прибыль.
Расходы на обучение в личных интересах сотрудника, оформленное как натуральный доход, в налоговом учёте при расчёте налога на прибыль обычно не признаются. В этом случае в проводках появится постоянная разница, если организация применяет ПБУ 18/02, — проверьте корректность её отражения в регламентной операции по расчёту налога на прибыль.
Для организаций на УСН с объектом «доходы минус расходы» расходы на обучение персонала также могут приниматься при выполнении аналогичных условий и после фактической оплаты. В 1С:Бухгалтерии включение в книгу учёта доходов и расходов происходит автоматически при корректно заполненном документе поступления и оплате поставщику.
Как проверить результат
Дт счёта затрат (26/44/25) Кт 60.01 на сумму обучения
Затраты повисли на счёте 60 или ушли на неверный счёт
Сумма обучения включена в обороты и закрыта на 90-й счёт
Остаток на счёте затрат или отсутствие суммы
Натуральный доход и НДФЛ отражены в расчёте
Доход оплачен, но в отчёте отсутствует
Сведения об обучении внесены, отсутствие отражено в табеле
Обучение нигде не зафиксировано
Компенсация работнику самостоятельно оплаченного обучения
Иногда сотрудник сначала сам оплачивает обучение, а организация затем возмещает ему расходы. Такую компенсацию можно оформить через подотчётные суммы: документ «Выдача денежных документов» или авансовый отчёт не подходит напрямую, корректнее — начисление компенсации в ЗУП с последующей выплатой вместе с зарплатой либо отдельной выплатой.
Налоговые последствия компенсации зависят от тех же критериев: если обучение профессиональное и подтверждено документально, компенсация, как правило, не облагается НДФЛ. В ЗУП для этого создаётся разовое начисление с соответствующим кодом дохода. Если условия не выполняются — начисление облагается НДФЛ и взносами в общем порядке.
Зафиксируйте порядок компенсации в локальном нормативном акте (положении об обучении) и приказе. Это снизит риск споров при проверке и даст бухгалтеру однозначное основание для выбора настроек начисления в программе.
Отчётность и проверка корректности отражения
После отражения всех документов сверьте данные бухгалтерского и зарплатного учёта. В 1С:Бухгалтерии сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам затрат и анализ счёта 60 по контрагенту — учебному заведению: задолженности по оплаченному обучению быть не должно.
В ЗУП проверьте, что натуральные доходы и компенсации попали в регистры учёта НДФЛ: сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ по документам основаниям» или карточку учёта доходов сотрудника. При формировании 6-НДФЛ натуральный доход должен отразиться в периоде его фактического получения, а удержанный налог — в периоде ближайшей денежной выплаты.
Если организация применяет ПБУ 18/02, дополнительно проверьте справку-расчёт налога на прибыль: непринимаемые расходы на обучение должны сформировать постоянные разницы, иначе налог в декларации и в учёте разойдётся.
Удобно завести в справочнике статей затрат отдельную статью «Обучение персонала» с оборотной аналитикой по сотрудникам или подразделениям. Тогда в конце года одной оборотно-сальдовой ведомостью по статье вы получите полную картину затрат на обучение для управленческой отчётности и обоснования расходов.
Частые вопросы об отражении обучения в 1С
Нужно ли начислять НДФЛ, если компания оплатила профессиональные курсы сотруднику?
Как правило, нет — при условии, что обучение проводится по профессиональной программе в организации с образовательной лицензией и в интересах работодателя. В ЗУП в этом случае никаких начислений не создаётся, а расход отражается только в бухгалтерском учёте. Обязательно храните договор, акт, приказ о направлении и копию лицензии.
Каким документом отразить обучение, если счёт выставлен на длительный курс?
Используйте «Поступление услуг» на полную сумму, а порядок признания расходов определите учётной политикой. При необходимости равномерного признания применяйте механизм расходов будущих периодов: в документе поступления укажите счёт 97 и справочник РБП с периодом списания, программа будет списывать расход регламентной операцией при закрытии месяца.
Как отразить обучение сотрудника, который после него уволился?
Само по себе увольнение не отменяет уже отражённые расходы, если обучение было связано с работой. Если договором предусмотрено возмещение затрат при увольнении раньше срока, удержание из зарплаты оформляется отдельно и в строгих пределах, установленных трудовым законодательством. В ЗУП такое удержание создаётся как разовое удержание с корректным назначением.
Можно ли учесть расходы на обучение при УСН «доходы минус расходы»?
Да, расходы на подготовку и переподготовку кадров, состоящих в штате, учитываются при выполнении стандартных условий: договор, лицензия у образовательной организации, фактическая оплата. В 1С:Бухгалтерии расход попадёт в книгу учёта доходов и расходов автоматически после оплаты поставщику — проверьте раздел «Отчёты» → «Книга учёта доходов и расходов (УСН)».
Где в ЗУП хранить сведения о пройденном обучении сотрудника?
В карточке сотрудника на вкладке «Образование» есть разделы для повышения квалификации и профессиональной переподготовки: укажите вид обучения, период, наименование программы и реквизиты документа (удостоверение, диплом). Эти данные используются в кадровых отчётах и при формировании сведений о квалификации персонала.
Что делать, если обучение оплачено за иностранного сотрудника или дистанционно у иностранного провайдера?
Проверьте валютные и налоговые аспекты: возможны особенности по НДС при импорте услуг и по подтверждению статуса образовательной программы. В 1С документ поступления оформляется в валюте договора с пересчётом по курсу, а вопрос обложения НДФЛ решается по тем же критериям профессиональной направленности обучения.
Что важно запомнить
Профессиональное обучение по договору организации отражается через «Поступление услуг» на счёте затрат и не облагается НДФЛ. Обучение в личных интересах сотрудника — это доход в натуральной форме с НДФЛ и взносами, который регистрируется в ЗУП. Подтверждайте расходы договором, актом, приказом и копией лицензии, а результат проверяйте по ОСВ, карточке учёта доходов и отчётам 6-НДФЛ.