Учет и Финансы · 9 мин
Как отразить чек от самозанятого в 1С
Как отразить чек от самозанятого в 1С: проверка чека в «Мой налог», оприходование услуг, проводки, учет НПД, типичные ошибки и проверка результата.
Компании и ИП всё чаще оплачивают услуги самозанятых — плательщиков налога на профессиональный доход (НПД). Чтобы такие расходы принять в учете, от исполнителя требуется чек, сформированный в приложении «Мой налог», а бухгалтеру нужно правильно отразить операцию в 1С: проверить документ, внести контрагента, оприходовать услуги и корректно провести оплату.
Специального типа документа «чек от самозанятого» в конфигурациях 1С нет. Расходы оформляются стандартными документами — «Поступление (акты, накладные, УПД)» или «Поступление услуг», а чек самозанятого служит подтверждением расхода наряду с договором или актом. Дальнейшие шаги зависят от того, кто покупатель (организация или ИП) и какой режим налогообложения применяется.
Ниже разобран порядок действий для 1С:Бухгалтерии 8.3 — самой распространенной конфигурации, а также особенности для УСН и общего режима. Логика одинакова и для 1С:УНФ, отличаются только названия документов.
Что проверить в чеке до отражения в учете
Чек от самозанятого — это электронный документ, который исполнитель формирует в приложении «Мой налог» и присылает покупателю в PDF, по ссылке или по SMS. Он содержит наименование услуги, сумму, дату, ИНН исполнителя и уникальный номер чека. Без такого чека расходы на оплату услуг самозанятого налоговая может не признать.
Перед тем как проводить документ в 1С, проверьте чек по ссылке, указанной в самом чеке, или через сервис проверки на сайте ФНС. Проверка покажет, что чек действителен, не аннулирован и оформлен именно на вашу организацию или ИП: в чеке должны быть указаны ваши наименование и ИНН. Чек «на физлицо» для учета расходов компании не подходит.
Также убедитесь, что исполнитель на дату оказания услуги действительно имел статус самозанятого. Это подтверждается справкой о постановке на учет в качестве плательщика НПД — её можно запросить у исполнителя или проверить статус по ИНН через сервис ФНС. Если человек оказал услугу до регистрации или после снятия с учета, выплата ему облагается как обычный доход физлица.
Как завести самозанятого в справочнике контрагентов
Самозанятый учитывается в 1С как обычный контрагент — физическое лицо. В карточке контрагента укажите вид «Физическое лицо», ФИО, ИНН (у самозанятого он обязателен) и при необходимости адрес и реквизиты для оплаты.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 в карточке контрагента-физлица есть признак, связанный с самозанятостью (в свежих релизах — отметка «Самозанятый» или аналогичная настройка в договоре). Установите её: тогда программа не будет предлагать удержать НДФЛ и начислить взносы при выплатах этому контрагенту, а данные корректно попадут в отчетность.
Если договор с самозанятым разовый, можно работать без договора в программе, но для подтверждения расходов лучше иметь письменный договор или акт оказанных услуг. В 1С заведите договор с видом «С поставщиком» и укажите его в документе поступления.
Как оприходовать услуги самозанятого в 1С:Бухгалтерии
Основной документ — «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)» или «Услуги». Путь: раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» → кнопка «Поступление» → «Услуги (акт)».
Заполните документ: укажите контрагента-самозанятого, договор, дату и номер (можно использовать номер чека из «Мой налог»), в табличной части — номенклатуру с видом «Услуга», количество, цену и сумму. В поле счетов затрат выберите нужный счет: 20, 25, 26, 44 — в зависимости от характера услуги, и укажите статью затрат и подразделение.
В поле «Счет учета расчетов с контрагентом» обычно используется 60.01 (или 76.05, если хотите обособить расчеты с самозанятыми). НДС в документе не выделяется — самозанятые не являются плательщиками НДС, поэтому ставку укажите «Без НДС».
- 1Проверьте чек на сайте ФНС и статус исполнителя как плательщика НПД
- 2Создайте контрагента-физлицо с ИНН и признаком самозанятого
- 3Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» → «Услуги (акт)»
- 4Заполните контрагента, дату, номер чека, услугу, сумму и счет затрат
- 5Укажите ставку «Без НДС», проверьте счета расчетов (60.01)
- 6Проведите документ и проверьте сформированные проводки
- 7Зарегистрируйте оплату документом «Списание с расчетного счета» или «Расходный кассовый ордер»
Как отразить оплату и какие проводки должны получиться
Оплата самозанятому оформляется стандартно. Если платите с расчетного счета — документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику». Если наличными — «Расходный кассовый ордер». Укажите того же контрагента и договор, что и в поступлении, чтобы расчеты закрылись корректно.
При оплате на карту физлица по реквизитам из чека никаких особенностей нет: важно лишь, чтобы получатель совпадал с контрагентом в документе поступления. После проведения оплаты задолженность по счету 60.01 (или 76.05) по этому контрагенту должна закрыться.
Типовые проводки выглядят так: Дт 20 (25, 26, 44) — Кт 60.01 на сумму услуг при поступлении; Дт 60.01 — Кт 51 (50) при оплате. Никаких проводок по НДФЛ (68.01) и взносам (69) быть не должно — если программа их формирует, значит, в карточке контрагента или договоре не установлен признак самозанятого либо документ оформлен неверным типом.
Как проверить результат
Задолженность закрыта, сальдо нулевое
Висит дебетовое или кредитовое сальдо — поступление и оплата не закрыты
Дт затратного счета — Кт 60.01, без НДФЛ и взносов
Есть проводки по 68.01 или 69 — неверно настроен контрагент
Расход отражен после оплаты в книге учета доходов и расходов
Расход не попал в КУДиР — проверьте признак оплаты и вид расхода
Особенности для УСН и ИП
На УСН «доходы минус расходы» услуги самозанятого признаются расходом после их фактической оплаты — это стандартное кассовое правило. В 1С документ поступления формирует запись в регистрах УСН, а окончательное признание расхода происходит после проведения оплаты. Проверьте, что в книге учета доходов и расходов расход появился в том квартале, когда прошла оплата.
Для ИП на общем режиме логика та же, что у организаций: услуги относятся на профессиональные вычеты по НДФЛ при наличии чека и документов. Важно, чтобы услуга была связана с предпринимательской деятельностью — иначе расход могут не принять.
Если сама организация или ИП совмещает режимы (например, УСН и патент), распределяйте расходы по правилам вашей учетной политики и следите, чтобы услуга самозанятого была отнесена к тому виду деятельности, для которого она приобреталась.
Как хранить и подтверждать чеки самозанятых
Чек из «Мой налог» — электронный документ, распечатывать его не обязательно, но на практике удобно прикладывать PDF к документу поступления. В 1С можно прикрепить файл чека к документу через механизм присоединенных файлов (скрепка в форме документа) — тогда при проверке весь комплект документов будет в одном месте.
Полный комплект подтверждающих документов по операции: договор (или оферта), акт оказанных услуг при необходимости, чек самозанятого и платежный документ. Для разовых небольших услуг достаточно чека и платежки, но для регулярных выплат договор настоятельно рекомендуется.
Срок хранения документов, подтверждающих расходы, — не менее пяти лет. Электронные чеки храните вместе с базой или в архиве: ссылка на чек может со временем перестать открываться, поэтому сохраняйте сам файл PDF или скриншот проверки чека на сайте ФНС.
Что важно запомнить
Чек самозанятого отражается стандартным поступлением услуг: проверка чека на сайте ФНС, контрагент-физлицо с признаком самозанятого, счет затрат, ставка «Без НДС», затем оплата. НДФЛ и взносы не начисляются, на УСН расход признается после оплаты. Чек, договор и платежку храните не менее пяти лет.
Частые вопросы
Можно ли принять расходы, если самозанятый прислал только скриншот чека?
Скриншот сам по себе не является надежным подтверждением. Запросите чек в PDF или ссылку на чек и обязательно проверьте его через сервис ФНС: только проверенный, действующий чек с вашими реквизитами подтверждает расход.
Нужно ли подавать 6-НДФЛ и РСВ по выплатам самозанятым?
Нет. Выплаты плательщикам НПД при наличии чека не облагаются НДФЛ и взносами и не включаются в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения. Если программа включает такие суммы в отчетность — проверьте признак самозанятого в карточке контрагента.
Что делать, если самозанятый аннулировал чек после оплаты?
Выясните причину: если чек аннулирован по ошибке, попросите сформировать новый на ту же сумму и дату. Если услуга фактически не оказана, расход нужно сторнировать, а переплату вернуть или зачесть. Расход по аннулированному чеку в учете оставлять нельзя.
Как отразить в 1С услуги самозанятого, если нет ИНН исполнителя?
Без ИНН корректно оформить операцию нельзя: ИНН обязателен и в чеке, и в карточке контрагента. Запросите ИНН у исполнителя — самозанятый обязан указывать его в чеке при продаже организациям и ИП.
Можно ли оплатить самозанятому наличными из кассы?
Да, наличный расчет с самозанятым не запрещен. Оформите расходный кассовый ордер на контрагента, а чек из «Мой налог» исполнитель формирует в любом случае — и при наличной, и при безналичной оплате. Платежный документ и чек вместе подтверждают расход.