Учет и Финансы · 11 мин
Как отразить аренду у физического лица в 1С
Как отразить аренду у физического лица в 1С:Бухгалтерии 8.3: договор, поступление услуг, удержание НДФЛ, страховые взносы и отчётность. Пошаговая инструкция.
Аренда помещения, транспорта или оборудования у физического лица — частая ситуация для организаций и ИП. Главная особенность такой операции: организация-арендатор становится налоговым агентом по НДФЛ и обязана удержать налог из арендной платы, перечислить его в бюджет и отразить в отчётности. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого есть штатный механизм, но его нужно правильно настроить.
Ошибки при отражении аренды у физлица приводят к занижению НДФЛ, штрафам за непредставление 6-НДФЛ и спорам с налоговой по страховым взносам. Ниже разобран полный цикл: от заведения контрагента и договора до удержания налога и проверки проводок — с указанием типичных ошибок и способов их исправления.
Что проверить до отражения аренды в 1С
Прежде чем вводить документы, убедитесь, что у вас есть письменный договор аренды с физическим лицом. В договоре должны быть указаны предмет аренды, срок, размер платы и порядок расчётов. Для аренды недвижимости сроком от года требуется государственная регистрация — без неё налоговая может оспорить расходы.
Определите статус арендодателя: обычное физическое лицо, самозанятый (плательщик НПД) или ИП. От этого зависит вся схема учёта. Если арендодатель — самозанятый или ИП, удерживать НДФЛ не нужно: они платят налог самостоятельно, а вы обязаны получить чек (для самозанятого) или подтверждение статуса. Если это обычное физлицо — вы налоговый агент.
Проверьте, что в программе заведён контрагент с типом «Физическое лицо» и указаны его ИНН и паспортные данные — они понадобятся для отчётности по НДФЛ. Также убедитесь, что в учётной политике и настройках налогов корректно заданы параметры по НДФЛ.
Как завести контрагента и договор аренды
Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте новый элемент. В поле «Тип контрагента» выберите «Физическое лицо», заполните ФИО, ИНН (если есть), дату рождения и паспортные данные. Эти сведения попадут в справку о доходах и 6-НДФЛ, поэтому перепроверьте их по документу, удостоверяющему личность.
В карточке контрагента перейдите на вкладку «Договоры» и создайте договор с видом «С поставщиком». В поле «НДФЛ» укажите, что по договору организация выступает налоговым агентом — в типовой конфигурации для этого предусмотрен соответствующий признак, который влияет на отражение в регистрах НДФЛ. Укажите номер и дату договора — они будут подставляться в документы поступления.
Как отразить начисление арендной платы
Начисление арендной платы оформляется документом «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Услуги (акт)». Перейдите в раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)», создайте документ, выберите контрагента-физлицо и договор.
В табличной части добавьте услугу, например «Аренда офисного помещения», укажите сумму за месяц и счёт затрат: 26 «Общехозяйственные расходы» для офиса, 44 «Расходы на продажу» для торгового помещения, 25 — для производственных площадей. Счёт выбирайте исходя из назначения арендуемого объекта и вашей учётной политики.
В поле «НДС» установите «Без НДС»: физическое лицо (не ИП) плательщиком НДС не является, и входного налога по такой аренде не возникает. После проведения документа сформируется проводка Дт 26 (44, 25) — Кт 76.05 (или 60.01, в зависимости от настроек) на сумму арендной платы.
Первичным документом служит акт оказания услуг или акт приёма-передачи, подписанный обеими сторонами. Распечатайте акт из 1С или используйте форму, согласованную с арендодателем, и подписывайте его ежемесячно.
- 1Создайте «Поступление (акты, накладные)» с видом «Услуги» на сумму аренды, счёт затрат по назначению помещения, НДС — «Без НДС»
- 2Начислите НДФЛ документом «Операция учёта НДФЛ» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все документы по НДФЛ») с видом дохода и ставкой по НДФЛ
- 3Выплатите арендодателю сумму за минусом НДФЛ документом «Списание с расчётного счёта» или «Выдача наличных»
- 4Перечислите НДФЛ в бюджет не позднее установленного срока документом «Списание с расчётного счёта» с видом «Уплата налога»
- 5Проверьте проводки: Дт 26/44 — Кт 76.05 (начисление), Дт 76.05 — Кт 68.01 (НДФЛ), Дт 76.05 — Кт 51 (выплата)
Как начислить и удержать НДФЛ
Стандартный документ поступления услуг в 1С:Бухгалтерии не формирует проводки по НДФЛ автоматически — налог начисляют отдельно. Есть два рабочих способа: документ «Операция учёта НДФЛ» (раздел «Зарплата и кадры» → «НДФЛ» → «Все документы по НДФЛ») или ручная операция через «Операции, введённые вручную».
Рекомендуемый вариант — «Операция учёта НДФЛ». В документе укажите физическое лицо, дату получения дохода (для аренды это дата выплаты), код дохода 1400 «Доход от сдачи в аренду имущества» и сумму. Документ сформирует записи в регистрах НДФЛ, которые попадут в 6-НДФЛ и справку о доходах. Проводку Дт 76.05 — Кт 68.01 при этом может потребоваться добавить ручной операцией, если документ её не формирует — проверьте движения после проведения.
Ставка НДФЛ для резидентов — 13% (с прогрессивной шкалой при высоких доходах), для нерезидентов — 30%. Выплачивайте арендодателю сумму за вычетом налога: при аренде 50 000 руб. и ставке 13% физлицо получает 43 500 руб., а 6 500 руб. вы перечисляете в бюджет.
Страховые взносы и особенности по видам аренды
Арендная плата по договору аренды имущества страховыми взносами не облагается — это прямо следует из норм Налогового кодекса: объект обложения взносами по договорам, связанным с передачей имущества в пользование, отсутствует. Начислять взносы на арендную плату не нужно ни в 1С, ни в расчёте РСВ.
Исключение — смешанные договоры. Если физлицо сдаёт транспорт с экипажем (то есть фактически оказывает услуги по управлению), то часть платы, относящаяся к услугам, облагается взносами на ОПС и ОМС. В этом случае разделите в договоре и в 1С две суммы: арендную часть (без взносов) и услугную часть (со взносами, отражается как договор ГПХ).
Аренда у самозанятого
Если арендодатель применяет налог на профессиональный доход, ваши обязанности сводятся к оплате и хранению чека из приложения «Мой налог». НДФЛ не удерживайте, взносы не начисляйте, в 6-НДФЛ такие выплаты не попадают. В 1С отражайте только поступление услуги и оплату. Проверяйте статус самозанятого на дату каждой выплаты — при утрате статуса обязанности налогового агента возникают у вас.
Аренда у ИП
С предпринимателем расчёты ведутся как с обычным поставщиком: никаких обязанностей налогового агента у организации нет. Договор, акт, оплата — стандартная цепочка документов. Убедитесь, что сдача имущества в аренду соответствует видам деятельности ИП, хотя на ваши обязанности это напрямую не влияет.
Сравнение статусов арендодателя
Вы удерживаете НДФЛ (13%/30%), сдаёте 6-НДФЛ и справку о доходах. Взносов нет. Максимум обязанностей у арендатора
НДФЛ не удерживается, взносов нет, отчётности нет. Обязательно получайте чек «Мой налог» на каждую выплату
Обычные расчёты с поставщиком: ни НДФЛ, ни взносов, ни агентской отчётности. ИП сам платит налог по своему режиму
Как проверить результат и сдать отчётность
После проведения всех документов откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.05 (или 60.01) в разрезе контрагента и сверьте: начисленная аренда за период равна сумме по актам, выплаченная сумма меньше начисленной ровно на НДФЛ, задолженности нет либо она соответствует неоплаченному месяцу.
Сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ» (раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате») и проверьте, что доход по коду 1400, исчисленный и удержанный налог отражены корректно. Удержанный НДФЛ попадает в 6-НДФЛ за тот период, когда доход фактически выплачен, а не начислен.
По итогам года на физлицо подаётся справка о доходах в составе годового 6-НДФЛ. Если налог удержать не удалось (например, расторгли договор и не было выплат), сообщите о невозможности удержания в налоговую — тогда физлицо уплатит налог сам по уведомлению.
Как проверить результат
Начисление = сумма актов, выплата = начисление минус НДФЛ
Выплата равна начислению — НДФЛ, скорее всего, не удержан
Доход по коду 1400, налог исчислен и удержан в периоде выплаты
Доход отсутствует или код неверный — 6-НДФЛ будет искажён
Арендная плата в базу по взносам не включена
Сумма аренды попала в облагаемую базу — нужно сторнирование
Частые вопросы
Можно ли платить аренду физлицу наличными из кассы?
Да, расчёты наличными с физическими лицами (не ИП) не ограничены лимитом в 100 000 руб., который действует для расчётов между организациями и ИП. Оформите выплату документом «Выдача наличных» (РКО) с обязательным указанием получателя и основания платежа.
Кто платит НДФЛ, если арендодатель — нерезидент?
Налоговый агент — по-прежнему организация-арендатор, но ставка для нерезидентов составляет 30% вместо 13%. Статус резидентства определяется на дату выплаты дохода (183 дня пребывания в РФ за 12 месяцев). Если статус менялся в течение года, может потребоваться пересчёт налога.
Нужно ли выставлять счёт-фактуру при аренде у физлица?
Нет. Физическое лицо не является плательщиком НДС, операция облагается по ставке «без НДС», и счёт-фактура не оформляется. В документе поступления в 1С просто выберите «Без НДС» — запись в книгу покупок не формируется.
Что делать, если НДФЛ не удержали вовремя?
Если выплаты физлицу ещё продолжаются, удержите налог из ближайших выплат (но не более 50% от каждой выплаты). Если выплат больше не будет, до конца отчётного периода сообщите в налоговую о невозможности удержания через 6-НДФЛ — тогда физлицо уплатит налог самостоятельно по уведомлению. Доначислять налог за счёт собственных средств организации не требуется, если вы вовремя сообщили о невозможности удержания.
Можно ли учесть в расходах коммунальные платежи по арендованному помещению?
Да, если договором предусмотрено, что коммунальные услуги возмещает арендатор. Возмещение коммуналки физлицу также облагается НДФЛ (это доход арендодателя), поэтому отражайте его отдельной строкой и удерживайте налог. Альтернатива — оплата коммунальных услуг напрямую поставщикам, тогда НДФЛ с этих сумм не возникает.
Как отразить аренду у физлица, если применяем УСН?
Порядок отражения тот же: поступление услуги, начисление и удержание НДФЛ, выплата. На УСН «доходы минус расходы» арендная плата признаётся расходом после фактической оплаты. Обязанности налогового агента по НДФЛ упрощёнка не отменяет — удерживать налог и сдавать 6-НДФЛ нужно в полном объёме.
Что важно запомнить
Аренда у физлица отражается поступлением услуг «без НДС», НДФЛ начисляется отдельным документом по коду дохода 1400 и удерживается при выплате. Страховые взносы на арендную плату не начисляются. Статус арендодателя (физлицо, самозанятый, ИП) определяет весь порядок учёта — проверяйте его до первой выплаты и храните подтверждающие документы.