Учет и Финансы · 10 мин
Как отражать самозанятых в 1С: пошаговое руководство
Пошаговая инструкция, как отражать самозанятых в 1С: договор ГПХ, акты, чеки НПД, проводки и налоги. Проверка статуса плательщика НПД и типичные ошибки.
Работа с самозанятыми — плательщиками налога на профессиональный доход (НПД) — требует особого порядка отражения в 1С. Такие исполнители не являются ни работниками, ни контрагентами на УСН или ОСНО в привычном смысле: с выплат им не начисляются страховые взносы и не удерживается НДФЛ, а подтверждающим документом вместо подписанного акта часто служит чек из приложения «Мой налог».
Ошибки в учёте самозанятых приводят к реальным рискам: доначислению взносов при переквалификации договора в трудовой, отказу в признании расходов без чека НПД и штрафам за выплаты бывшим работникам, уволенным менее двух лет назад. Поэтому важно настроить учёт правильно с первого договора.
Материал ориентирован на 1С:Бухгалтерию 8 (ред. 3.0) — самую распространённую конфигурацию для таких операций, но общие принципы применимы и в 1С:ЗУП, и в 1С:Управление нашей фирмой.
Кого можно учитывать как самозанятого и что проверить до договора
Самозанятый — физическое лицо (или ИП), применяющее спецрежим «Налог на профессиональный доход». Заказчик вправе работать с таким исполнителем по гражданско-правовому договору, не платя за него НДФЛ и страховые взносы — налог самозанятый платит сам через приложение «Мой налог».
Перед заключением договора обязательно выполните три проверки. Первая — статус плательщика НПД: запросите у исполнителя справку о постановке на учёт или проверьте его по ИНН через сервис на сайте ФНС. Вторая — ограничение по бывшим работникам: нельзя заключать договор ГПХ с лицом, которое было вашим работником менее двух лет назад, — такие выплаты не попадают под НПД. Третья — соответствие деятельности: самозанятые не вправе продавать подакцизные и маркированные товары, работать по агентским договорам, добывать полезные ископаемые и выполнять ряд других видов деятельности.
Доход самозанятого ограничен 2,4 млн рублей в год. Если исполнитель близок к лимиту, уточните у него текущий оборот: при превышении он обязан перейти на другой режим, а ваши выплаты могут оказаться под вопросом.
Заводим самозанятого в справочники 1С
В 1С:Бухгалтерии 3.0 самозанятый заводится как физическое лицо. Откройте раздел «Справочники» → «Физические лица» и создайте новый элемент: укажите ФИО, ИНН, СНИЛС (если есть), дату рождения. ИНН самозанятого — обязательный реквизит: он нужен и для проверки статуса, и для сверки чеков.
Далее создайте контрагента с видом «Физическое лицо» и привяжите его к карточке физлица. В карточке контрагента укажите договор с видом «С физическим лицом». Именно через этот договор будут проходить начисления и выплаты.
Если в программе ведётся и зарплатный учёт (есть сотрудники), физическое лицо будет использоваться совместно с подсистемой ГПХ. Проверьте в настройках учётной политики и параметров учёта, что включён учёт договоров ГПХ: «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → соответствующий флаг функциональности.
- 1Создайте физическое лицо в «Справочники → Физические лица», укажите ИНН
- 2Создайте контрагента с видом «Физическое лицо» и привяжите физлицо
- 3Заведите договор с видом «С физическим лицом»
- 4Включите функциональность учёта договоров ГПХ в настройках зарплаты
- 5Проверьте статус НПД исполнителя по ИНН на сайте ФНС
Оформление начисления вознаграждения
Основной документ для начисления — «Начисление по договорам ГПХ» в разделе «Зарплата и кадры». В документе выберите физическое лицо, договор, укажите сумму вознаграждения и период оказания услуг. Ключевой момент: в настройках начисления НДФЛ и взносы должны отсутствовать — для плательщиков НПД они не применяются.
Проверьте проводки после проведения: типичная корреспонденция — Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44 — в зависимости от характера услуг) Кт 76.10 «Прочие расчёты с физическими лицами». Если программа предлагает счёт 70 или начисляет взносы — значит, вид начисления настроен неверно, и документ нужно отменить до исправления.
Альтернатива: закупка у физического лица
Если самозанятый оказывает разовые услуги и зарплатная подсистема не используется, допустимо оформить операцию через «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)» с видом «Услуги», указав контрагента-физлицо. Это проще, но менее прозрачно для сводного учёта выплат физлицам. Выберите один подход и придерживайтесь его, чтобы не дробить учёт.
Два способа отражения начисления
Подходит при регулярной работе и ведении зарплатного учёта; даёт корректную аналитику по физлицам и договорам
Подходит для разовых услуг без зарплатной подсистемы; проще, но слабее контроль выплат физлицам
Выплата самозанятому и кассовые документы
Выплату оформляйте документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Прочие расчёты с контрагентами» (или «Выплата по договору ГПХ», если операция доступна в вашей версии). Получатель — контрагент-физлицо, договор — тот же договор ГПХ. Проводка: Дт 76.10 Кт 51.
Переводите оплату на карту или счёт самозанятого. Важно: назначение платежа должно позволять исполнителю корректно отразить доход в «Мой налог» — укажите, что это оплата по договору № и дате, без слов «зарплата» и «аванс по трудовому договору».
Наличная выплата через кассу тоже допустима (расходный кассовый ордер), но безналичный расчёт предпочтительнее: банковская выписка служит дополнительным подтверждением расхода и снижает вопросы при проверке.
Чек «Мой налог» как первичный документ
Главное отличие учёта самозанятых — подтверждающий документ. Расход признаётся на основании чека, сформированного исполнителем в приложении «Мой налог». Чек должен содержать наименование вашей организации и ИНН — самозанятый указывает заказчика при формировании чека.
Рекомендуемый комплект на каждую выплату: договор ГПХ, акт оказанных услуг (подписывается обеими сторонами, хотя формально для НПД он не обязателен) и чек «Мой налог». Такой комплект надёжно закрывает вопросы и налоговой, и трудовой инспекции.
Храните чеки в электронном виде с привязкой к документам начисления. Если чек аннулирован (самозанятый вернул оплату или ошибся), расход нужно сторнировать — проверяйте статус чеков по ссылке или QR-коду на чеке.
Налоги, взносы и отчётность
С выплат самозанятым заказчик не исчисляет НДФЛ и не начисляет страховые взносы — это ключевая экономическая причина работы с НПД. Соответственно, выплаты не попадают в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения о физлицах.
Расходы на оплату услуг самозанятых уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль или УСН при наличии подтверждающих документов (чек + договор + акт). Убедитесь, что расход экономически обоснован: услуги реально оказаны и связаны с деятельностью компании.
Если самозанятый — ИП на НПД, порядок тот же: НДФЛ и взносов нет, чек обязателен. Отличие только в том, что ИП может выставлять документы от имени ИП, а не физлица.
Проверка результата и контроль учёта
После оформления цикла «начисление — выплата — чек» сверьте учёт. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.10 в разрезе физлиц: дебетовый оборот (выплаты) должен совпадать с кредитовым (начислениями), сальдо на конец периода — только по неоплаченным начислениям.
Убедитесь, что суммы по самозанятым не попали в регистры по НДФЛ и взносам: сформируйте анализ взносов и справку 2-НДФЛ по физлицу — они должны быть пустыми. Если там появились суммы, ищите ошибку в настройке вида начисления.
Раз в квартал полезно сверять чеки с выписками: каждой выплате должен соответствовать действующий (не аннулированный) чек на ту же сумму.
Как проверить результат
Дт затратного счёта — Кт 76.10, без НДФЛ и взносов
Использован счёт 70 или начислены взносы
Сальдо равно неоплаченным начислениям
Зависшие разницы без документов
Самозанятый отсутствует в отчётах
Выплаты попали в отчётность
Чек на ИНН организации, не аннулирован
Чек отсутствует или оформлен на физлицо
Что важно запомнить
Самозанятый учитывается как физлицо по договору ГПХ: начисление через документ ГПХ на счёт 76.10, без НДФЛ и взносов, выплата — банковским переводом, расход подтверждается чеком «Мой налог» на ИНН организации. Перед каждой выплатой проверяйте статус НПД и не работайте с бывшими сотрудниками, уволенными менее двух лет назад.
Частые вопросы
Нужно ли подавать уведомление в налоговую о договоре с самозанятым?
Нет, заказчик не обязан уведомлять ФНС о заключении договора ГПХ с плательщиком НПД. Самозанятый сам отражает доход в приложении «Мой налог» и передаёт данные в налоговую автоматически при формировании чека.
Можно ли принять в расходы оплату, если самозанятый не прислал чек?
Формально без чека расход не подтверждён, и налоговая вправе его снять. Запросите чек у исполнителя повторно — он может сформировать его задним числом только в пределах разумного срока, поэтому требуйте чек до или сразу после оплаты.
Что делать, если самозанятый аннулировал чек после оплаты?
Аннулированный чек означает, что доход исполнитель не признал. Если оплата не возвращена — потребуйте объяснений и повторный чек. Если деньги возвращены — сторнируйте начисление и отразите возврат поступлением на расчётный счёт.
Облагаются ли выплаты самозанятому взносами на травматизм?
Нет. Взносы на страхование от несчастных случаев начисляются по договорам ГПХ только если это прямо предусмотрено договором, а применительно к плательщикам НПД выплаты в принципе не являются объектом обложения взносами.
Как отразить в 1С аванс самозанятому?
Оформите «Списание с расчётного счёта» по договору ГПХ как аванс — сумма повиснет по дебету 76.10. После оказания услуг введите начисление и зачтите аванс. Чек самозанятый обычно формирует на всю сумму после выполнения работ, но по закону он вправе выписать чек и на аванс в момент получения денег.
Можно ли работать с самозанятым без письменного договора?
Закон не требует письменный договор для НПД, но на практике без него сложно доказать характер отношений и обоснованность расхода. Минимальный безопасный комплект — договор, акт и чек «Мой налог».