Учет и Финансы · 9 мин
Как отправить чек на электронную почту покупателя из 1С
Пошаговая инструкция по отправке электронного чека покупателю из 1С: настройка учётной записи почты, обмен с ОФД, типовые ошибки и проверка доставки.
Электронный чек — обязательный элемент расчёта по 54-ФЗ: если покупатель до пробития чека сообщил адрес электронной почты или номер телефона, продавец обязан направить чек в электронной форме. В 1С эта задача решается двумя путями: автоматическая отправка через оператора фискальных данных (ОФД) или прямая отправка письма из программы с вложенным чеком. Выбор зависит от конфигурации, подключённого оборудования и договора с ОФД.
Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации: «1С:Розница», «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP». Названия команд могут незначительно отличаться между релизами, но логика настройки везде одинаковая: сначала настраивается учётная запись почты или обмен с ОФД, затем при пробитии чека указывается адрес покупателя.
Какие способы отправки чека существуют в 1С
Первый и основной способ — отправка через ОФД. Касса передаёт фискальные данные оператору, а тот рассылает чеки покупателям на email или в виде SMS со ссылкой. Продавцу достаточно при пробитии ввести адрес покупателя в соответствующее поле. Этот вариант не требует настройки почты в 1С и работает на любом подключённом фискальном регистраторе с передачей данных в ОФД.
Второй способ — отправка письма непосредственно из 1С. Программа формирует чек (в виде текста, PDF или ссылки) и отправляет его через корпоративный почтовый ящик. Этот вариант используют, когда нужно отправить чек повторно, выслать чек по безналичному расчёту из документа «Операция по платёжной карте» или «Реализация товаров», либо когда ОФД по какой-то причине не доставил чек.
Сравнение вариантов
Подходит для розничных продаж на кассе. Не требует настройки почты, но зависит от договора с ОФД и качества связи кассы.
Подходит для повторной отправки и безналичных расчётов. Требует настройки учётной записи почты и корректных параметров SMTP.
Альтернатива email: покупатель получает ссылку на чек. Требует подключённого сервиса SMS-рассылок или отправки через ОФД.
Настройка учётной записи электронной почты
Если планируется отправка писем прямо из программы, сначала настройте почтовый ящик. Откройте раздел «Администрирование» → «Органайзер» → «Учётные записи электронной почты» (в некоторых конфигурациях путь: «Администрирование» → «Обмен электронными письмами»). Нажмите «Создать» и заполните параметры: адрес отправителя, сервер входящей и исходящей почты (SMTP), порт, логин и пароль.
Для большинства публичных почтовых сервисов 1С подставляет настройки серверов автоматически по адресу ящика. Для корпоративной почты параметры SMTP уточните у системного администратора. Обязательно нажмите кнопку «Проверить настройки» — программа отправит тестовое письмо и сообщит об ошибках подключения, если они есть.
После успешной проверки включите использование ящика для отправки писем и назначьте его ответственным пользователям. Если почтой будут пользоваться несколько кассиров, удобнее сделать ящик общим системным, чтобы письма уходили с единого адреса организации.
Отправка чека через ОФД при пробитии
Это самый частый сценарий в рознице. В рабочем месте кассира (РМК) при оформлении продажи нажмите кнопку оплаты, затем в окне расчёта найдите поле «Телефон или e-mail покупателя» (в некоторых релизах — отдельная кнопка «Отправить чек»). Введите адрес электронной почты покупателя и завершите пробитие чека.
После закрытия чека касса передаёт фискальные данные в ОФД, и оператор направляет чек покупателю. В самой 1С в чеке фиксируется признак, что адрес покупателя был указан. Если покупатель просит и бумажный чек, распечатайте его дополнительно — электронная отправка не отменяет право покупателя на бумажный вариант.
- 1Пробейте товары в РМК и нажмите «Оплата»
- 2В поле «Телефон или e-mail» введите адрес покупателя
- 3Выберите способ оплаты и завершите чек
- 4Убедитесь, что чек ушёл в ОФД (нет сообщений о неотправленных данных)
- 5При необходимости распечатайте бумажный чек
Повторная отправка чека и отправка из документов
Если покупатель не получил чек или попросил выслать его позже, откройте журнал чеков ККМ: «Продажи» → «Чеки ККМ» (в «Рознице») или «Банк и касса» → «Чеки» (в УНФ). Найдите нужный чек по дате, сумме или номеру, откройте его и используйте команду «Отправить по электронной почте» либо кнопку с изображением конверта. Программа предложит ввести адрес и отправит письмо с данными чека через настроенную учётную запись.
В оптовых конфигурациях чек по безналичной оплате отправляется из документов «Операция по платёжной карте», «Поступление безналичных денег» или «Реализация товаров и услуг»: сначала пробейте чек из документа (кнопка «Пробить чек»), затем отправьте его командой электронной почты. Адрес покупателя программа может подставить из карточки контрагента, если в контактной информации заполнен email.
Проверка доставки и типичные ошибки
После отправки проверьте результат. Для отправки через ОФД убедитесь, что на кассе нет накопившихся неотправленных документов — обычно об этом сигнализирует индикатор обмена с ОФД или сообщение при открытии смены. В личном кабинете ОФД можно найти чек по номеру и посмотреть статус доставки на указанный адрес.
Для писем из 1С проверьте папку «Отправленные» встроенного почтового клиента или самого ящика. Если письмо не ушло, программа покажет ошибку: чаще всего это неверный пароль приложения, закрытый порт SMTP на стороне антивируса или файрвола, либо опечатка в адресе сервера.
Как проверить результат
Чек передан и отмечен как отправленный покупателю
Чек в очереди или ошибка доставки на адрес
Письмо с чеком присутствует, ошибок отправки нет
Письма нет или есть отчёт о недоставке
Email покупателя записан в чеке корректно
Поле пустое или содержит опечатку
Ограничения и нюансы законодательства
По 54-ФЗ электронный чек должен быть направлен до момента расчёта, если покупатель сообщил абонентский номер или адрес заранее. Если касса работает в автономном режиме без связи с ОФД (например, в местности без интернета), обязанность электронной отправки может не применяться — уточните свой режим работы в договоре с ОФД и настройках ККТ.
Помните о персональных данных: адрес покупателя запрашивайте только для отправки чека и не используйте для рассылок без отдельного согласия. Храните чеки и журналы в соответствии с учётной политикой, а доступ к настройкам почты ограничьте ответственными сотрудниками.
Что важно запомнить
Основной путь — указать email покупателя при пробитии чека, и отправку выполнит ОФД. Для повторной отправки и безналичных расчётов настройте учётную запись почты в 1С и используйте команду отправки из чека или документа. Всегда проверяйте статус доставки и используйте пароль приложения вместо основного пароля ящика.
Часто задаваемые вопросы
Покупатель сообщил email после пробития чека. Что делать?
ОФД уже не отправит чек автоматически. Найдите чек в журнале чеков ККМ и воспользуйтесь командой отправки по электронной почте — письмо уйдёт через настроенный в 1С почтовый ящик. Альтернативно покупатель может сам найти чек по QR-коду на бумажном чеке или через сервис проверки чеков ФНС.
Можно ли отправить чек одновременно на email и по SMS?
При пробитии указывается один идентификатор: либо телефон, либо адрес почты. Если нужно продублировать, отправьте чек вторым способом вручную из журнала чеков или сообщите покупателю ссылку из личного кабинета ОФД.
Почему письма из 1С попадают в спам у покупателей?
Чаще всего причина в отправке с бесплатного ящика без настроенных записей домена или в рассылке с адреса, не связанного с организацией. Используйте корпоративный ящик на домене компании и попросите администратора проверить записи SPF и DKIM для домена.
Нужно ли отправлять электронный чек, если покупатель не просил?
Нет. Обязанность возникает, только если покупатель до расчёта сообщил номер телефона или адрес почты. Без такого запроса достаточно бумажного чека или чека с QR-кодом, по которому покупатель может получить электронную версию самостоятельно.
Чек не ушёл в ОФД из-за обрыва связи. Обязанность нарушена?
Касса накапливает неотправленные данные и передаст их после восстановления связи, после чего ОФД выполнит отправку. Следите за индикатором неотправленных документов: если данные не уходят длительное время, проверьте интернет-канал кассы и при необходимости отправьте чек покупателю вручную из 1С.
Можно ли автоматизировать отправку чеков по безналичной оплате?
Да, если в карточке контрагента заполнен email, многие конфигурации позволяют настроить автоматическую отправку чека сразу после пробития из платёжного документа. Конкретная настройка зависит от релиза: проверьте параметры оборудования и шаблоны сообщений в разделе администрирования.