Учет и Финансы · 12 мин
Как открыть забалансовый счет в 1С
Как открыть забалансовый счет в 1С: добавление счета в план счетов, настройка субконто и аналитики, типичные ошибки и проверка результата.
Забалансовые счета используются для учета имущества и обязательств, которые не принадлежат организации, но требуют контроля: арендованные основные средства, товары на комиссии, материалы в переработке, списанная задолженность. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, УПП, ERP) часть таких счетов уже есть в плане счетов, но на практике часто требуется добавить собственный — например, для учета спецодежды в эксплуатации или оборудования, переданного в безвозмездное пользование.
Открытие забалансового счета — это добавление нового элемента в план счетов с корректными настройками: признак «Забалансовый», вид субконто, количественный и валютный учет. Ошибки на этом этапе приводят к тому, что счет нельзя выбрать в документах, проводки формируются некорректно или отчеты по счету пустые. Ниже разобран полный порядок действий с проверкой результата.
Инструкция написана на примере 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0, но общая логика одинакова для большинства конфигураций на платформе 8.3. В отраслевых и самописных решениях названия команд могут отличаться, но суть настроек сохраняется.
Что такое забалансовый счет и когда он нужен
По правилам бухгалтерского учета забалансовые счета применяются для объектов, которые организация использует, но не признает своими активами: арендованные помещения и оборудование, товары, принятые на комиссию или ответственное хранение, материалы, переданные в переработку. Также на забалансе контролируют списанную в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов — она числится там в течение срока исковой давности.
Типовой план счетов в 1С уже содержит основные забалансовые позиции: 001 «Арендованные основные средства», 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», 003 «Материалы, принятые в переработку», 004 «Товары, принятые на комиссию», 007 «Списанная в убыток задолженность». Собственный счет создают, когда типовых не хватает — например, для учета ГСМ по путевым листам, бланков строгой отчетности, оборудования в лизинге до перехода права собственности.
Важно понимать ограничение: забалансовый счет не корреспондирует с балансовыми счетами. Проводка по забалансу делается только по дебету или только по кредиту забалансового счета, без второй стороны. Если вам нужна двойная запись — объект должен учитываться на балансовом счете.
Где в 1С находится план счетов
В 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 план счетов открывается через раздел «Главное» → «План счетов» (в некоторых настройках интерфейса — «Главное» → «Настройки» → «План счетов»). Откроется иерархический список всех счетов, сгруппированных по разделам: внеоборотные активы, запасы, денежные средства и так далее. Забалансовые счета расположены в конце списка.
В конфигурациях ERP и Комплексная автоматизация путь обычно такой: «НСИ и администрирование» или «Регламентированный учет» → «План счетов». Если нужного пункта нет в меню, воспользуйтесь поиском по команде (значок лупы или сочетание Ctrl+F в панели навигации) и введите «план счетов».
Для добавления счета нужны права на изменение плана счетов. У пользователя с ролью «Бухгалтер» без полных прав кнопка «Создать» может быть недоступна — в этом случае обратитесь к администратору базы.
Пошаговое создание забалансового счета
Откройте план счетов и нажмите кнопку «Создать». Откроется карточка нового счета. Заполните поля в следующем порядке: код счета, наименование, признак забалансового учета, настройки субконто и количественного учета. Каждое поле влияет на дальнейшую работу, поэтому разберем их отдельно.
Код счета. Забалансовые счета нумеруются трехзначными кодами — 001, 002 и так далее. Для собственного счета выберите свободный код из диапазона забалансовых, например 012 или 013. Если нужна детализация, создайте субсчет: 012.01, 012.02. Следите, чтобы код не совпадал с существующим — программа не даст сохранить дубликат.
Наименование. Укажите понятное название, отражающее содержание: «Спецодежда в эксплуатации», «Оборудование в безвозмездном пользовании». Это название будет видно в отчетах и при выборе счета в документах.
Признак «Забалансовый». Установите флажок «Забалансовый» — это ключевая настройка. Именно она исключает счет из валюты баланса и разрешает односторонние проводки. Без этого флажка счет будет обычным балансовым, и проводки без корреспонденции не пройдут.
- 1Откройте «Главное» → «План счетов» и нажмите «Создать»
- 2Укажите свободный трехзначный код и понятное наименование
- 3Установите флажок «Забалансовый»
- 4Настройте субконто и при необходимости количественный учет
- 5Запишите счет и проверьте его тестовой операцией
Настройка субконто и аналитики
Субконто — это аналитические разрезы счета: по каким объектам будет вестись учет. В карточке счета перейдите на закладку «Субконто» и добавьте нужные виды. Для забалансовых счетов типичные варианты: «Номенклатура» (для товаров и материалов), «Контрагенты» (по кому числится ценность), «Основные средства» (для арендованных ОС), «Склады» (место хранения), «Партии» (документы поступления).
Не добавляйте субконто «на всякий случай»: каждый вид аналитики придется заполнять в каждой проводке, а пустые значения затрудняют сверку. Оптимально — два-три вида субконто, которые реально нужны для контроля и отчетности. Например, для учета товаров комитента достаточно «Номенклатура» и «Контрагенты».
Количественный и суммовой учет
Если по счету нужно отслеживать не только стоимость, но и количество (штуки, литры, комплекты), установите флажок «Количественный учет». Это актуально для спецодежды, ГСМ, тары. Суммовой учет по забалансовому счету ведется всегда — отключить его нельзя, но если объекты учитываются в условной оценке (например, 1 рубль за единицу), это допустимо.
Валютный учет
Флажок «Валютный учет» нужен, только если по счету возможны обязательства в иностранной валюте — например, оборудование, принятое от иностранного поставщика с оценкой по контракту. В большинстве случаев для забалансовых счетов он не требуется.
Если счет планируется использовать в типовых документах, проверьте, нет ли в конфигурации предопределенных настроек счетов учета. Иногда проще задействовать существующий субсчет, чем вводить полностью новый.
Как сделать проводку по забалансовому счету
После создания счета проверьте его работу через документ «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции» → «Операции, введенные вручную» → «Создать»). Добавьте строку: в поле «Дебет» выберите новый забалансовый счет, заполните субконто и сумму, поле «Кредит» оставьте пустым. Программа должна провести документ без ошибок — это и есть признак корректной настройки.
Для выбытия объекта делается обратная запись: сумма указывается по кредиту забалансового счета, дебет остается пустым. Если при проведении появляется сообщение «Не указана корреспонденция» или «Проводка без корреспонденции запрещена», значит, флажок «Забалансовый» не установлен — вернитесь в карточку счета и исправьте.
Обратите внимание: часть типовых документов (например, «Поступление товаров и услуг» с видом операции «Комиссия») формирует проводки по забалансовым счетам автоматически. Самодельный счет в типовые документы обычно не «подставляется» — для него придется использовать ручные операции или дорабатывать конфигурацию.
Как проверить результат
Установлен флажок «Забалансовый», указаны код и наименование
Флажок снят — счет ведет себя как балансовый
Проводка по дебету без кредита проводится без ошибок
Ошибка «не указана корреспонденция» при проведении
По счету видны остатки и обороты в разрезе субконто
ОСВ пустая или не разворачивается аналитика
Остатки счета не попадают в валюту баланса
Суммы счета увеличивают итог баланса
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — забыть установить признак «Забалансовый». Внешне счет выглядит нормально, но программа требует корреспонденцию в каждой проводке, а остатки попадают в баланс и искажают отчетность. Вторая распространенная проблема — попытка изменить признак у счета, по которому уже есть проводки: платформа может запретить изменение или потребовать перепроведения документов.
Еще одна ошибка — создание дубля существующего типового счета. Если в плане счетов уже есть подходящий счет (например, 004 для комиссионных товаров), добавление параллельного собственного счета приведет к раздвоению учета: часть данных попадет в типовые документы, часть — в ручные операции, и сверка станет затруднительной.
Учтите ограничение при обновлениях: типовые обновления конфигурации могут добавлять новые счета в план счетов. Если ваш самодельный код пересечется с кодом из обновления, возможен конфликт. Поэтому для собственных счетов лучше выбирать коды, далекие от типовых, или субсчета с «нестандартными» номерами.
Альтернативы: субсчет или регистр сведений
Не всегда нужен именно новый счет. Если задача — детализировать учет внутри существующего объекта, достаточно открыть субсчет к типовому забалансовому счету: например, 001.01 «Арендованные здания» и 001.02 «Арендованное оборудование». Субсчет наследует признак забалансовости и частично настройки родителя, что снижает риск ошибок.
Сравнение вариантов
Подходит для принципиально новых объектов учета. Требует ручных операций или доработки документов
Быстрее и безопаснее, наследует настройки. Ограничение — структура аналитики родителя
Для чисто управленческого контроля без бухгалтерских проводок. Не отражается в регламентированной отчетности
Если информация нужна только для управленческого контроля и не должна попадать в бухгалтерскую отчетность, рассмотрите вариант с дополнительными регистрами или свойствами объектов. Это требует участия программиста, но не перегружает план счетов.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить существующий балансовый счет на забалансовый?
Технически флажок можно переставить, но если по счету уже есть проводки, это приведет к нарушению двойной записи и ошибкам в отчетности. Безопаснее создать новый счет и перенести остатки ручной операцией на начало периода.
Почему новый счет не виден в документах поступления?
Типовые документы используют предопределенные счета учета, зашитые в механизмы конфигурации или настройки счетов учета номенклатуры. Самодельный счет туда автоматически не попадает — используйте ручные операции или доработку.
Какой код выбрать для собственного забалансового счета?
Любой свободный трехзначный код, не занятый типовыми счетами — например, 010, 011, 012. Проверьте план счетов перед созданием и выбирайте код подальше от существующих, чтобы избежать конфликтов при обновлениях.
Нужно ли заполнять субконто «Контрагенты» на забалансовом счете?
Не обязательно, но рекомендуется, если ценности принадлежат разным владельцам. Без этой аналитики вы не сможете быстро получить остаток по конкретному комитенту или арендодателю.
Как списать остаток с забалансового счета?
Через «Операцию, введенную вручную»: укажите сумму по кредиту забалансового счета с теми же субконто, по которым числится остаток, поле дебета оставьте пустым. После проведения сверьте остаток по ОСВ — он должен уменьшиться на сумму списания.
Влияет ли забалансовый счет на налоговую отчетность?
Напрямую нет: остатки забалансовых счетов не входят в баланс и не формируют налоговую базу. Но данные забалансового учета используются как справочные, например при расчете налога на имущество по арендованным объектам в отдельных случаях.
Что важно запомнить
Забалансовый счет создается в плане счетов с обязательным флажком «Забалансовый», свободным трехзначным кодом и продуманным набором субконто. Перед изменениями сделайте копию базы, после создания проверьте счет тестовой операцией и оборотно-сальдовой ведомостью.