Как открыть субконто в 1С: настройка и использование

Субконто в 1С — это аналитический разрез счёта бухгалтерского учёта: контрагенты, номенклатура, договоры, статьи затрат и другие объекты, по которым программа ведёт детальный учёт. Без правильно настроенных субконто невозможно получить оборотно-сальдовую ведомость по конкретному поставщику или увидеть затраты в разрезе подразделений.

Фраза «открыть субконто» на практике означает одну из трёх задач: добавить вид субконто к счёту в плане счетов, открыть справочник, который используется как субконто, или включить отображение субконто в отчёте. Ниже разобраны все три сценария с конкретными действиями для типовых конфигураций 1С:Бухгалтерия 8.3.

Работа ведётся в разделе «Главное — План счетов» либо «Администрирование — Настройки плана счетов». Для изменения плана счетов нужны права главного бухгалтера или администратора; обычный пользователь с правами «бухгалтер» может только подбирать значения субконто в документах.

Что такое субконто и какие виды бывают

Вид субконто — это тип аналитики, привязанный к счёту. Например, к счёту 60 «Расчёты с поставщиками» в типовой конфигурации привязаны три вида субконто: «Контрагенты», «Договоры» и «Документы расчётов с контрагентами». Каждая проводка по этому счёту обязательно содержит значения всех трёх видов.

Максимальное количество субконто на одном счёте в платформе 1С:Предприятие 8 ограничено тремя. Это жёсткое ограничение платформы, обойти его штатными средствами нельзя. Если аналитики не хватает, используют вспомогательные счета, регистры сведений или переносят часть аналитики в управленческие отчёты.

Типовые виды субконто, с которыми чаще всего работают бухгалтеры:

• Контрагенты и договоры — расчёты с покупателями и поставщиками;
• Номенклатура и склады — учёт товаров и материалов;
• Статьи затрат и подразделения — учёт расходов;
• Сотрудники — расчёты с персоналом;
• Основные средства и нематериальные активы — учёт внеоборотных активов.

Как добавить субконто к счёту в плане счетов

Откройте раздел «Главное» и выберите пункт «План счетов». В списке найдите нужный счёт — например, 10 «Материалы» или 26 «Общехозяйственные расходы» — и откройте его двойным щелчком. В карточке счёта перейдите на закладку «Субконто».

Нажмите кнопку «Добавить» и выберите вид субконто из выпадающего списка. Программа предложит только те виды, которые определены в конфигурации. После выбора сохраните карточку счёта кнопкой «Записать и закрыть».

1. 1
   Откройте «Главное — План счетов»
2. 2
   Найдите и откройте нужный счёт двойным щелчком
3. 3
   Перейдите на закладку «Субконто»
4. 4
   Нажмите «Добавить» и выберите вид субконто из списка
5. 5
   Сохраните изменения кнопкой «Записать и закрыть»
6. 6
   Проверьте счёт в отчёте «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»

Для предопределённых счетов типовой конфигурации набор субконто может быть недоступен для изменения — программа защищает типовую аналитику, от которой зависят регламентные операции и отчётность. В этом случае создайте собственный субсчёт к нужному счёту и настройте аналитику на нём.

Как открыть справочник, используемый как субконто

Часто под «открыть субконто» понимают переход к самому списку значений аналитики — например, к списку статей затрат или договоров контрагента. Эти справочники доступны из разных разделов интерфейса.

Основные пути в 1С:Бухгалтерии 8.3:

• «Справочники — Контрагенты» — контрагенты, договоры открываются из карточки контрагента;
• «Справочники — Номенклатура» — товары, материалы, услуги;
• «Справочники — Статьи затрат» — аналитика расходных счетов;
• «Справочники — Подразделения» — структурные единицы организации;
• «Склад — Склады» — места хранения.

Быстрый способ попасть в нужный справочник — из документа. Кликните по полю субконто в табличной части документа, нажмите кнопку выбора (троеточие или F4) — откроется форма соответствующего справочника, где можно выбрать существующий элемент или создать новый.

Как заполнить субконто в документе

При проведении хозяйственных операций значения субконто подставляются автоматически из шапки и табличных частей документа. В документе «Поступление товаров и услуг» контрагент и договор берутся из шапки, номенклатура — из табличной части, а счета учёта определяются по настройкам счетов учёта номенклатуры и расчётов с контрагентами.

Если субконто в проводках пустое, проверьте три места: заполненность полей в самом документе, настройку счетов учёта («Справочники — Номенклатура — Счета учёта номенклатуры») и корректность договора — его вид должен соответствовать типу операции.

Ручная операция

В документе «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции») субконто заполняется напрямую в таблице проводок. После выбора счёта дебета или кредита программа автоматически показывает колонки для всех видов субконто этого счёта — заполните каждое, иначе проводка будет с незаполненной аналитикой.

Как открыть субконто в отчётах

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту — основной инструмент просмотра аналитики. Откройте «Отчёты — Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт и период. По умолчанию отчёт группируется по всем субконто счёта.

Если аналитика не видна, нажмите «Показать настройки» и перейдите на закладку «Группировка». Убедитесь, что нужные виды субконто отмечены флажками. На закладке «Отбор» можно дополнительно отфильтровать данные по конкретному значению субконто — например, показать обороты только по одному контрагенту.

Контрольные точки

Как проверить результат настройки

Счёт в плане счетов

Норма

На закладке «Субконто» виден нужный вид аналитики

Тревожный признак

Закладка пуста или вид субконто отсутствует

Проводка документа

Норма

В движениях документа все субконто заполнены

Тревожный признак

Колонки субконто пустые

ОСВ по счёту

Норма

Отчёт разворачивается по значениям субконто

Тревожный признак

Отчёт показывает только сводный итог по счёту

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — попытка добавить четвёртое субконто к счёту. Платформа не позволит это сделать; выход — создать субсчёт с другим набором аналитики или вести дополнительную аналитику в регистрах или через свойства и категории справочников.

Вторая распространённая ошибка — изменение состава субконто «задним числом» без анализа последствий. Старые проводки хранят ссылки на прежние виды субконто, и после перенастройки счёта отчёты за прошлые периоды могут перестать сходиться с ранее сданной отчётностью.

Альтернативы, когда субконто не хватает

Если трёх видов субконто недостаточно, рассмотрите варианты в зависимости от задачи. Для дополнительной аналитики по документам подойдут дополнительные реквизиты и сведения, настраиваемые в разделе «Администрирование — Общие настройки». Они не участвуют в проводках, но выводятся в отчётах по справочникам и документам.

Для полноценного управленческого разреза ведите параллельный учёт на самостоятельно созданных субсчетах: например, вместо четвёртого субконто на счёте 26 создайте субсчета 26.01 и 26.02 с разными наборами аналитики. Это безопаснее, чем доработка конфигурации, и не ломает типовое обновление.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно просто посмотреть аналитику по счётуОткройте ОСВ по счёту и включите группировку по субконто в настройках

Нужен новый вид аналитики на счёте без проводокДобавьте вид субконто на закладке «Субконто» в карточке счёта

По счёту уже есть проводкиСделайте резервную копию и создайте новый субсчёт вместо изменения существующего

Не хватает трёх субконтоИспользуйте субсчета, дополнительные реквизиты или регистры сведений

FAQ

Сколько субконто можно добавить к одному счёту в 1С?

Не более трёх — это ограничение платформы 1С:Предприятие 8. Если требуется больше аналитики, создавайте субсчета с разными наборами субконто или используйте дополнительные реквизиты и регистры сведений.

Почему кнопка добавления субконто неактивна?

Чаще всего счёт является предопределённым в типовой конфигурации, и его аналитика защищена от изменений. Решение — создать собственный субсчёт к этому счёту и настроить субконто на нём. Также проверьте, что у вашей учётной записи есть права на изменение плана счетов.

Что будет с проводками, если удалить вид субконто?

Аналитика в существующих проводках по удалённому виду будет потеряна, отчёты за прошлые периоды перестанут показывать эти данные. Перед удалением обязательно сделайте резервную копию базы и убедитесь, что историческая отчётность сохранена в распечатанном или выгруженном виде.

Почему в документе не выбирается договор в поле субконто?

Проверьте вид договора в его карточке: он должен соответствовать типу операции («С поставщиком» для поступлений, «С покупателем» для реализаций). Также убедитесь, что договор привязан к тому же контрагенту и той же организации, что указаны в документе.

Как посмотреть все проводки по конкретному значению субконто?

Используйте отчёт «Анализ субконто» или «Карточка субконто» из раздела «Отчёты». Укажите вид субконто и конкретное значение — отчёт покажет все операции и остатки по этому объекту за выбранный период.

Можно ли добавить субконто к счёту в 1С:Управление нашей фирмой или других конфигурациях?

Принцип тот же: аналитика счетов настраивается в плане счетов, но состав доступных видов субконто и интерфейс зависят от конфигурации. В УНФ и 1С:Комплексная автоматизация настройка также выполняется через карточку счёта, однако часть аналитики там задаётся в документах, а не в плане счетов.