Учет и Финансы · 11 мин
Как открыть расходный кассовый ордер в 1С
Пошаговая инструкция по созданию расходного кассового ордера в 1С: выдача из кассы, проводки, проверка, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Расходный кассовый ордер (РКО) — документ, которым в 1С оформляется любая выдача наличных денег из кассы организации: выдача подотчетному лицу, оплата поставщику, возврат покупателю, выплата зарплаты или дивидендов. Без корректно проведенного РКО кассовая книга и остаток по кассе перестанут совпадать с фактическими деньгами, а это прямой риск при проверке кассовой дисциплины.
Порядок создания документа зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8.3 РКО находится в разделе «Банк и касса», в 1С:Управление торговлей и ERP — в разделе «Казначейство». Логика заполнения при этом одинаковая: выбирается вид операции, указывается получатель, сумма, счет учета и основание выдачи. Ниже разобрана работа на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 как самой распространенной конфигурации, с уточнениями для других решений.
Важно понимать: «открыть» РКО можно двумя способами — создать новый документ вручную или сформировать его автоматически на основании другого документа (счета на оплату, акта, ведомости на выплату зарплаты). Второй способ снижает риск ошибок в суммах и контрагентах, поэтому его стоит использовать везде, где это возможно.
Где найти расходный кассовый ордер в программе
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Банк и касса» и выберите пункт «Кассовые документы». Откроется общий журнал, где в одном списке отображаются и приходные, и расходные ордера. Нажмите кнопку «Создать» — программа предложит выбрать тип документа: приходный или расходный ордер. Выберите «Расходный кассовый ордер».
Если журнал кассовых документов уже открыт, новый РКО можно создать через кнопку «Создать» → «Расходный кассовый ордер» либо сочетанием клавиш Insert с последующим выбором типа. В некоторых настройках интерфейса кнопка «Создать» сразу показывает выпадающий список видов операций — тогда выбор вида операции становится первым шагом заполнения.
В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP путь другой: раздел «Казначейство» → «Расходные кассовые ордера». Там документ обычно создается на основании заявки на расходование денежных средств, но доступно и ручное создание. В 1С:ЗУП выдача наличных оформляется ведомостями, а РКО формируется уже в бухгалтерской программе после обмена данными.
Выбор вида операции — ключевой шаг
Первое поле, которое нужно заполнить, — «Вид операции». От него зависит набор остальных реквизитов и корреспондирующий счет в проводке. Основные варианты в 1С:Бухгалтерии: оплата поставщику, возврат покупателю, выдача денежных средств подотчетному лицу, выдача зарплаты, взнос наличными в банк, расчеты по кредитам и займам, прочий расход.
Ошибка в виде операции — самая частая причина неверных проводок. Например, если выдачу под отчет оформить как «Прочий расход», сумма попадет на счет прочих расходов вместо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», и задолженность сотрудника в учете не появится. Перед проведением убедитесь, что выбранный вид операции соответствует экономическому смыслу выплаты.
Для выдачи зарплаты наличными используется вид операции «Выплата заработной платы» (по ведомостям или работнику). Для передачи наличной выручки в банк — «Взнос наличными в банк», при этом в документе указывается расчетный счет организации, и формируется проводка Дт 51 — Кт 50 после подтверждения зачисления.
Сравнение вариантов
Подходит для разовых выплат без исходного документа: выдача под отчет, мелкие расходы. Требует внимательного ручного ввода суммы и получателя.
Подходит при оплате по счету, акту или ведомости: суммы и контрагент подставляются автоматически, исключены расхождения с первичкой. Ограничение — исходный документ должен быть корректно заполнен.
Не применяется к РКО: кассовые документы в банковскую выписку не входят, их всегда создают внутри программы.
Пошаговое заполнение документа
После выбора вида операции заполните обязательные поля. Дата документа должна совпадать с фактической датой выдачи денег — от нее зависит отражение в кассовой книге. Номер присваивается автоматически при записи, но при ведении сквозной нумерации с бумажными ордерами проверьте соответствие.
Поле «Получатель» заполняется по-разному в зависимости от вида операции: контрагент из справочника при оплате поставщику, физическое лицо при выдаче под отчет или зарплате. Поле «Сумма» — фактически выданная сумма в рублях. В поле «Счет учета» обычно стоит 50.01 «Касса организации»; если ведется учет по операционной кассе или в валюте, выберите соответствующий субсчет.
Обязательно заполните аналитику: договор с контрагентом (для расчетов), статью движения денежных средств — она нужна для отчета о ДДС и контроля лимита кассы. В поле «Основание» укажите реквизиты документа-основания (номер и дату счета, приказа, заявления), а в поле «Приложение» — подтверждающие документы получателя. Эти поля попадают в печатную форму КО-2.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Создать» → «Расходный кассовый ордер»
- 2Выберите вид операции, соответствующий смыслу выплаты
- 3Укажите получателя, сумму и счет учета (обычно 50.01)
- 4Заполните договор, статью ДДС, основание и приложение
- 5Нажмите «Провести» и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
- 6Распечатайте форму КО-2 и получите подпись получателя
Создание РКО на основании другого документа
Самый надежный способ — формировать ордер из документа-основания. Откройте счет на оплату поставщика, поступление товаров или ведомость на выплату зарплаты и нажмите кнопку «Создать на основании», затем выберите «Расходный кассовый ордер». Программа автоматически подставит контрагента, договор, сумму и вид операции.
После создания проверьте подставленные данные: если по счету уже была частичная оплата, сумма в новом РКО должна соответствовать остатку долга, а не полной сумме счета. Также убедитесь, что в поле «Основание» корректно указаны реквизиты исходного документа — они нужны для печатной формы.
Связанные документы видны по кнопке «Еще» → «Связанные документы» или через структуру подчиненности. Это удобно для контроля: по одному счету можно быстро увидеть все созданные ордера и избежать повторной оплаты.
Проверка проводок и печать ордера
После проведения нажмите кнопку «Дт/Кт» (показать проводки) и сверьте корреспонденцию. Типовые проводки: оплата поставщику — Дт 60.01 Кт 50.01; выдача под отчет — Дт 71 Кт 50.01; выдача зарплаты — Дт 70 Кт 50.01; взнос в банк — Дт 51 (или 57 при переводах в пути) Кт 50.01. Если счета не соответствуют ожиданиям, отмените проведение и исправьте вид операции или счет учета.
Для печати нажмите кнопку «Печать» → «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Форма содержит отрывную квитанцию, которую получатель подписывает и оставляет в кассе. Проверьте, что в печатной форме заполнены поля «Основание», «Приложение» и сумма прописью — сумма прописью формируется автоматически из цифрового значения.
Подписи руководителя и главного бухгалтера в печатную форму подставляются из данных организации и ответственных лиц. Если они пустые, заполните раздел «Администрирование» → «Реквизиты организации» и сведения об ответственных лицах, затем перепечатайте форму.
Как проверить результат
Кредит 50.01, дебет соответствует виду операции
Неверный корреспондирующий счет или проводок нет
Уменьшился ровно на сумму РКО и совпадает с фактом
Расхождение с фактическими наличными
Заполнены основание, приложение, сумма прописью, подписи
Пустые поля или неверная сумма прописью
РКО отображается с верным номером и суммой
Документ отсутствует или дублируется
Типичные ошибки и как их избежать
Наиболее распространенная ошибка — неверный вид операции, о котором говорилось выше. Вторая по частоте — неправильная дата: документ датирован днем создания в программе, а не днем фактической выдачи. Это искажает кассовую книгу и может привести к превышению лимита кассы на конкретную дату.
Третья группа ошибок — дублирование выплат: РКО создан и вручную, и на основании счета, в результате долг перед поставщиком закрыт дважды. Перед созданием ордера вручную проверьте структуру подчиненности исходного документа. Четвертая ошибка — проведение РКО при нулевом или отрицательном остатке кассы: программа может разрешить это, но в учете возникнет отрицательный остаток по счету 50, что недопустимо.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельная работа с РКО безопасна, пока вы работаете в типовой конфигурации с одной кассой и стандартными операциями. Сложнее ситуация с валютными ордерами, несколькими кассами, обособленными подразделениями и обменами между базами (например, УТ ↔ Бухгалтерия): там ошибка в настройках синхронизации может задвоить или потерять документы при переносе.
Если после проведения РКО отчеты «Кассовая книга», «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50» и отчет о движении денежных средств показывают расхождения, не исправляйте ситуацию дополнительными документами «вслепую». Сначала сделайте резервную копию базы, затем отмените проведение проблемного документа и разберитесь в причине. При массовых расхождениях за длительный период лучше привлечь специалиста по 1С или бухгалтера.
Частые вопросы
Можно ли изменить проведенный РКО?
Да. Откройте документ, нажмите «Еще» → «Отменить проведение» (или сразу редактируйте — программа сама предложит перепровести), внесите изменения и проведите заново. Учтите: если документ попал в закрытый период или уже отправлена отчетность, изменение потребует корректировки отчетности, поэтому согласуйте его с бухгалтером.
Почему РКО не попадает в кассовую книгу?
Чаще всего документ не проведен, датирован другим днем или в нем указана другая организация/касса. Проверьте статус проведения (иконка документа в журнале), дату и поле «Счет учета». Также убедитесь, что в настройках кассовой книги выбрана та же организация.
Как оформить выдачу под отчет, если сотрудник не закрыл предыдущий аванс?
Технически программа позволит провести РКО — блокировки нет. Но по правилам кассовой дисциплины выдавать новый аванс сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущему, нельзя. Перед выдачей проверьте задолженность отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» с отбором по сотруднику.
Чем РКО отличается от документа «Списание с расчетного счета»?
РКО оформляет выдачу наличных из кассы (кредит счета 50), а списание с расчетного счета — безналичный платеж (кредит счета 51). Вид операции и получатель могут совпадать, но движение денег и контроль остатков ведутся по разным счетам. Выбирайте документ по фактическому способу выплаты.
Можно ли удалить ошибочный РКО?
Да, если период открыт и документ не используется в связанных цепочках. Отмените проведение, затем пометьте документ на удаление. Полное физическое удаление выполняется через «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов». Если на РКО ссылаются другие документы, сначала уберите эти ссылки.
Нужно ли распечатывать РКО, если ведется электронный документооборот?
Кассовые документы традиционно требуют подписи получателя наличных, поэтому на практике КО-2 распечатывают и подписывают даже при электронном учете. Возможность полностью безбумажного оформления зависит от принятого в организации порядка кассовой дисциплины — закрепите его в учетной политике и согласуйте с бухгалтерией.
Что важно запомнить
РКО создается в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы» или на основании исходного документа. Ключ к корректному учету — правильный вид операции, точная дата выдачи и проверка проводки в кредит 50.01. После проведения сверьте остаток кассы с фактическими деньгами и распечатайте форму КО-2 для подписи получателя.