Учет и Финансы · 11 мин
Как оприходовать мобильный телефон в 1С
Как оприходовать мобильный телефон в 1С: выбор счёта учёта, документы поступления и оприходования, НДС, амортизация, проводки и типичные ошибки бухгалтера.
Мобильный телефон, купленный организацией для работника или полученный безвозмездно, нужно поставить на учёт в 1С правильным документом и на правильный счёт. От этого зависят корректность бухгалтерской и налоговой отчётности: ошибка в выборе между основными средствами и материалами приводит к искажению налога на имущество, амортизации и налога на прибыль.
Ключевой вопрос при оприходовании телефона — его стоимость и срок полезного использования. В бухгалтерском учёте лимит для основных средств организация устанавливает сама в учётной политике (часто это 40 000 или 100 000 рублей), а в налоговом учёте амортизируемым имуществом признаётся объект стоимостью свыше 100 000 рублей. Большинство служебных смартфонов дешевле этих лимитов, поэтому их учитывают как материалы или малоценные объекты со списанием стоимости в расходы при передаче в эксплуатацию.
Ниже разобраны оба сценария — поступление от поставщика и оприходование излишков — для конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0), а также особенности учёта в «1С:Управление нашей фирмой» и проверка результата.
Определяем, как учитывать телефон: материал или основное средство
Прежде чем создавать документ, ответьте на два вопроса: сколько стоит телефон и как долго его планируют использовать. Если стоимость ниже лимита, установленного учётной политикой для основных средств, и объект не будет использоваться дольше 12 месяцев как дорогой актив, телефон учитывается в составе материально-производственных запасов на счёте 10 «Материалы».
Если телефон дорогой (например, флагманская модель свыше лимита ОС) и будет служить больше года, его принимают к учёту как основное средство: сначала затраты собираются на счёте 08.04 «Приобретение объектов основных средств», затем объект вводится в эксплуатацию на счёт 01.01. В налоговом учёте при стоимости до 100 000 рублей включительно стоимость списывается в материальные расходы единовременно.
Как выбрать способ учёта
Создаём карточку номенклатуры для телефона
Любое оприходование начинается со справочника «Номенклатура». Откройте раздел «Справочники» → «Номенклатура» и создайте новый элемент. Укажите наименование, например «Смартфон Samsung Galaxy (служебный)», выберите вид номенклатуры «Материалы» (или «Оборудование»/«Основные средства» — в зависимости от выбранного способа учёта) и заполните единицу измерения «шт».
В карточке важно правильно указать счёт учёта: для материалов — 10.01 «Сырье и материалы», для основных средств счёт определится позже при принятии к учёту. Если организация — плательщик НДС, проверьте ставку НДС в карточке: она подтянется в документ поступления автоматически.
Оприходование телефона, купленного у поставщика
Телефон как материал (самый частый случай)
Перейдите в раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Товары (накладная)». Заполните контрагента, договор, склад, добавьте в табличную часть созданную номенклатуру, количество и цену из накладной поставщика. Программа автоматически подставит счёт учёта 10.01 и счёт НДС 19.03.
После проведения сформируются проводки: Дт 10.01 — Кт 60.01 на стоимость без НДС и Дт 19.03 — Кт 60.01 на сумму входного НДС. Если у вас есть счёт-фактура или УПД, зарегистрируйте его по ссылке внизу документа, чтобы НДС попал в книгу покупок.
Телефон как основное средство
Для дорогого устройства создайте документ «Поступление» с видом операции «Основные средства». В табличной части укажите объект ОС (его нужно создать в справочнике «Основные средства»), программа сформирует проводку Дт 08.04 — Кт 60.01. Затем в разделе «ОС и НМА» создайте документ «Принятие к учёту ОС»: укажите способ отражения амортизации (счёт затрат, например 26 или 44), срок полезного использования и материально ответственное лицо.
- 1Создайте номенклатуру с видом «Материалы» и счётом учёта 10.01
- 2Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Товары»
- 3Заполните контрагента, склад, количество и цену по накладной
- 4Зарегистрируйте счёт-фактуру или УПД для вычета НДС
- 5Проведите документ и проверьте проводки: Дт 10.01 / Дт 19.03 — Кт 60.01
- 6Оформите передачу сотруднику документом «Передача материалов в эксплуатацию»
Передача телефона сотруднику и списание в расходы
Оприходовать телефон на склад — только половина задачи. Пока устройство числится на счёте 10.01, его стоимость не попадает в расходы. Для передачи работнику используйте документ «Передача материалов в эксплуатацию» (раздел «Склад» или «Производство» в зависимости от релиза). Укажите сотрудника-получателя, способ отражения расходов (например, счёт 26 «Общехозяйственные расходы») и способ погашения стоимости.
Стандартный вариант — «Погашать стоимость при передаче в эксплуатацию»: тогда стоимость телефона единовременно спишется проводкой Дт 26 (20, 44) — Кт 10.01, а сам объект останется на забалансовом учёте по сотруднику на счёте МЦ.04 «Материальные ценности в эксплуатации». Это позволяет контролировать, у кого числится устройство, и оформить возврат при увольнении.
Если телефонов много и они регулярно передаются между сотрудниками, не пренебрегайте счётом МЦ.04. При инвентаризации по нему за минуты формируется список: какое устройство за кем числится. Без забалансового учёта списанные телефоны «теряются» в учёте, и доказать, кому выдан аппарат, становится сложно.
Оприходование телефона, полученного безвозмездно или выявленного при инвентаризации
Если телефон получен не по накладной — например, в подарок, как бонус от оператора связи или обнаружен как излишек при инвентаризации, — используйте документ «Оприходование товаров» (раздел «Склад» → «Оприходование товаров»). Укажите склад, номенклатуру, количество и рыночную стоимость: именно она станет учётной ценой.
В документе нужно выбрать статью прочих доходов с видом «Безвозмездное получение имущества» или «Излишки товаров, выявленные при инвентаризации». Проводка будет Дт 10.01 — Кт 91.01 «Прочие доходы». Учтите налоговые последствия: безвозмездно полученное имущество в общем случае включается во внереализационные доходы по налогу на прибыль, кроме льготных ситуаций (например, получение от участника с долей более 50%).
Особенности в разных конфигурациях 1С
В «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) логика похожа: покупка оформляется документом «Приходная накладная», а передача сотруднику — документом «Расход со счёта» не требуется, используется «Перемещение запасов» или списание на расходы через «Расходную накладную» с видом операции на затраты. Дорогое оборудование принимается к учёту документом «Принятие к учёту ВА» в разделе «Компания».
В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» поступление оформляется документом «Приобретение товаров и услуг», а для основных средств — «Поступление ОС» с последующим принятием к учёту в подсистеме внеоборотных активов. Там же настраивается отражение в регламентированном учёте, поэтому проверяйте закладку с проводками после проведения.
Проверка результата и типичные ошибки
После оприходования откройте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» и проверьте остатки. Для материального учёта: на счёте 10.01 телефон числится до передачи, после передачи — на МЦ.04 за конкретным сотрудником. Для ОС: объект на 01.01, с месяца, следующего за принятием к учёту, начисляется амортизация по счёту 02.01.
Как проверить результат
Остаток равен стоимости телефона без НДС
Остаток с НДС или нулевой при проведённом документе
Дт 10.01 Кт 60.01 и Дт 19.03 Кт 60.01
НДС попал на 10.01 или счёт учёта не тот
Телефон числится за сотрудником по количеству
На МЦ.04 пусто — стоимость списана, контроль утерян
Срок полезного использования заполнен, амортизация считается закрытием месяца
Амортизация не начисляется — не указан способ отражения или СПИ
Частые вопросы
На какой счёт оприходовать телефон стоимостью 30 000 рублей?
Если лимит ОС в вашей учётной политике выше 30 000 рублей (обычно так и есть), телефон учитывается как материал на счёте 10.01. При передаче сотруднику его стоимость единовременно списывается на счёт затрат (20, 26, 44), а само устройство ставится на забалансовый счёт МЦ.04 для контроля.
Нужно ли начислять амортизацию на служебный смартфон?
Только если телефон принят к учёту как основное средство — то есть его стоимость превышает лимит ОС по учётной политике в бухучёте и 100 000 рублей в налоговом учёте. Более дешёвые устройства списываются в расходы единовременно при передаче в эксплуатацию, и амортизация по ним не начисляется.
Как оприходовать телефон, который сотрудник купил за свой счёт для компании?
Оформите подотчётную операцию: сначала выдайте сотруднику деньги или признайте задолженность через авансовый отчёт. В документе «Авансовый отчёт» на закладке «Оплата» укажите номенклатуру телефона — программа сформирует проводку Дт 10.01 — Кт 71.01. Дальше передача в эксплуатацию оформляется стандартно.
Что делать, если телефон пришёл в подарок от контрагента?
Используйте документ «Оприходование товаров» с указанием рыночной стоимости и статьёй прочих доходов «Безвозмездное получение имущества». Стоимость включите во внереализационные доходы по налогу на прибыль, если не действует льгота (например, даритель — участник с долей более 50%). Входного НДС к вычету здесь нет.
Как списать телефон при увольнении сотрудника, если он не вернул устройство?
Сначала оформите возврат или недостачу по счёту МЦ.04. Если устройство не возвращено, стоимость взыскивается с сотрудника по правилам о материальной ответственности: оформляется инвентаризация, недостача относится на счёт 94, затем на виновное лицо (счёт 73.02). Без забалансового учёта на МЦ.04 доказать, что телефон числился за сотрудником, будет заметно сложнее.
Можно ли оприходовать телефон без накладной поставщика?
Для постановки на учёт нужен первичный документ. Если накладной нет, но есть акт приёма-передачи, кассовый чек или договор, оприходование возможно на их основании. Совсем без документа объект ставится на учёт только как излишек по результатам инвентаризации с оценкой по рыночной стоимости.
Что важно запомнить
Способ оприходования телефона определяет его стоимость относительно лимита ОС: дешёвые устройства идут на счёт 10.01 и списываются при передаче сотруднику, дорогие принимаются как основные средства через 08.04. Всегда регистрируйте счёт-фактуру для вычета НДС, используйте забалансовый счёт МЦ.04 для контроля выданных устройств и проверяйте проводки по ОСВ после проведения документов.