Учет и Финансы · 10 мин
Как оприходовать МФУ до 40 тысяч рублей в 1С 8.3
Пошаговая инструкция, как оприходовать МФУ стоимостью до 40 000 рублей в 1С 8.3: учет как МПЗ или ОС, документы, проводки, списание и контроль остатков.
Многофункциональное устройство стоимостью до 40 000 рублей — типичный «пограничный» объект учета: в бухгалтерском учете организация вправе сама установить лимит стоимости основных средств (в пределах 40 000 рублей по правилам, действовавшим до перехода на ФСБУ 6/2020, и выше — после), а в налоговом учете амортизируемым имуществом признаются объекты дороже 100 000 рублей. Поэтому дешевое МФУ чаще всего учитывают не как основное средство, а как материально-производственные запасы с последующим списанием в расходы.
Порядок оприходования зависит от учетной политики организации и от того, какой лимит стоимости ОС в ней закреплен. Если лимит установлен на уровне 40 000 рублей и МФУ стоит меньше, объект принимается к учету как МПЗ на счете 10. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого используются документы «Поступление (акты, накладные, УПД)» и «Требование-накладная», а не типовая цепочка для основных средств.
Ниже разобраны оба сценария — учет МФУ как МПЗ и как ОС, — с конкретными действиями в программе, проводками и способами проверить результат. Отдельно рассмотрены типичные ошибки: неверный выбор счета, дублирование НДС, потеря контроля над списанной техникой.
Как определить способ учета: МПЗ или основное средство
Первый шаг — проверить учетную политику организации. Если в ней закреплен лимит стоимости основных средств 40 000 рублей, а МФУ куплен дешевле, объект не признается ОС в бухгалтерском учете и учитывается в составе материалов. В налоговом учете при любом раскладе такое имущество амортизируемым не является, поскольку его стоимость ниже 100 000 рублей.
Если организация с начала применения ФСБУ 6/2020 установила иной лимит (например, 100 000 рублей), логика та же: МФУ ниже лимита идет по материальному контуру. Важно, чтобы лимит был прописан в учетной политике — без этого проверяющие могут оспорить списание.
Признак того, что сценарий выбран верно: в бухгалтерском и налоговом учете расходы по МФУ признаются единовременно, разниц по ПБУ 18/02 не возникает, а инвентарный объект контролируется через забалансовый учет или аналитику.
Подготовка: номенклатура и настройки счетов
До ввода документа поступления создайте в справочнике «Номенклатура» новую позицию для МФУ. Тип номенклатуры — «Товары» или «Материалы» в зависимости от настроек конфигурации, единица измерения — штуки. Укажите наименование, по которому объект легко идентифицировать при инвентаризации, например «МФУ лазерное, модель …, инв. № …».
Проверьте счета учета номенклатуры: через «Главное — Настройки — План счетов — Настройка плана счетов» или прямо в карточке номенклатуры должен быть назначен счет 10.01 «Сырье и материалы» (или 10.09 для инвентаря и хозяйственных принадлежностей — многие организации учитывают оргтехнику именно там). Счет 10.09 удобнее тем, что визуально отделяет хозяйственный инвентарь от производственных материалов.
Оприходование МФУ документом поступления
Откройте раздел «Покупки — Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Товары (накладная)». Заполните шапку: контрагента, договор, номер и дату входящей накладной. В табличной части выберите созданную номенклатуру, укажите количество, цену и ставку НДС по счету-фактуре поставщика.
Ключевой момент — счета учета в строке табличной части. По ссылке «Счета учета» проверьте, что счет учета — 10.01 или 10.09, счет НДС — 19.03. Если программа подставила 41.01, замените вручную: МФУ, купленное для собственных нужд, товаром для перепродажи не является.
- 1Создайте позицию в справочнике «Номенклатура» с типом «Товары/Материалы»
- 2Откройте «Покупки — Поступление (акты, накладные, УПД)», вид операции «Товары (накладная)»
- 3Заполните контрагента, договор, реквизиты накладной и строку с МФУ
- 4В «Счета учета» укажите счет 10.01 или 10.09, счет НДС — 19.03
- 5Зарегистрируйте счет-фактуру в поле «Счет-фактура» внизу документа
- 6Проведите документ и откройте «Дт/Кт» для проверки проводок
После проведения сформируются проводки: Дт 10.01 (10.09) — Кт 60.01 на стоимость без НДС и Дт 19.03 — Кт 60.01 на сумму налога. Проводка Дт 68.02 — Кт 19.03 появится при выполнении регламентных операций по НДС или при формировании записей книги покупок, в зависимости от настроек.
Списание МФУ в расходы при передаче в эксплуатацию
Хранить МФУ на счете 10 после того, как оно передано сотруднику и работает, — ошибка. Стоимость списывают документом «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»). В табличной части выберите номенклатуру МФУ, количество, а на закладке «Счет затрат» укажите счет расходов: 26 «Общехозяйственные расходы» для офисной техники, 25 или 20 — если устройство работает в производственном подразделении.
Проводка будет: Дт 26 (25, 20, 44) — Кт 10.01 (10.09). В налоговом учете сумма одновременно попадает в косвенные расходы, поэтому временных разниц не образуется. Дату документа ставьте фактическую дату передачи техники в подразделение.
Контроль списанной техники: забалансовый учет
После списания МФУ исчезает из балансовых остатков, но физически продолжает работать. Чтобы не потерять объект, используйте забалансовый счет МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации». В «Требовании-накладной» есть возможность отразить передачу на МЦ.04, либо введите операцию вручную: Дт МЦ.04 с аналитикой по номенклатуре, сотруднику и подразделению.
Такой учет позволяет проводить инвентаризацию списанной техники, контролировать выбытие при увольнении сотрудника и корректно снимать объект с учета при поломке — документом «Списание материалов из эксплуатации» или ручной операцией по кредиту МЦ.04.
Альтернатива: учет МФУ как основного средства
Если учетная политика предписывает учитывать объекты такого класса как ОС (или стоимость превышает лимит за счет доставки и настройки, включаемых в первоначальную стоимость), используйте стандартную цепочку: «Поступление оборудования» на счет 08.04, затем документ «Принятие к учету ОС» со способом отражения расходов по амортизации. В бухгалтерском учете начислится амортизация, в налоговом — стоимость ниже 100 000 рублей спишется сразу, что создаст налогооблагаемую временную разницу.
Этот путь трудоемче и оправдан только при соответствующей учетной политике. Для типового офисного МФУ дешевле 40 000 рублей сценарий с МПЗ проще, прозрачнее и не порождает разниц между учетами.
Сравнение вариантов учета
Подходит при стоимости ниже лимита в учетной политике. Единовременный расход, нет амортизации и разниц, нужен забалансовый контроль на МЦ.04
Только если так требует учетная политика или объект выше лимита. Амортизация в БУ, единовременное списание в НУ, появляются разницы по ПБУ 18/02
Проверка результата
После всех операций сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.01 (10.09): остатка по МФУ быть не должно. По счету МЦ.04 объект должен числиться за конкретным сотрудником. Обороты по дебету 26 (иного счета затрат) содержат стоимость устройства, а в книге покупок отражен вычет НДС ровно один раз.
Как проверить результат
Остаток по номенклатуре МФУ равен нулю
МФУ «висит» на остатке, хотя передан в работу
Объект числится за сотрудником и подразделением
Забалансовый учет пуст — техника не контролируется
Одна запись вычета по счету-фактуре поставщика
Двойной вычет или отсутствие записи
Дт счета затрат — Кт 10 с верным подразделением
Счет затрат не соответствует месту эксплуатации
Что важно запомнить
МФУ до 40 000 рублей при соответствующем лимите в учетной политике оприходуют на счет 10 документом поступления, списывают требованием-накладной на счет затрат и контролируют дальнейшую эксплуатацию через забалансовый счет МЦ.04. Учет как ОС оправдан только при особой учетной политике.
Частые вопросы
Можно ли оприходовать МФУ сразу на счет 26, минуя счет 10?
Формально некоторые организации учитывают малоценные объекты сразу в расходах, но такой подход лишает возможности контролировать технику между моментом покупки и передачей в эксплуатацию. Безопаснее провести объект через счет 10 и списать требованием-накладной — это дает документальное обоснование движения имущества.
Что делать, если стоимость МФУ чуть выше 40 000 рублей?
Ориентируйтесь на лимит, закрепленный в учетной политике, а не на «круглую» цифру. Если лимит — 40 000, а объект стоит дороже, он принимается к учету как основное средство через счета 08 и 01. В налоговом учете при стоимости до 100 000 рублей он все равно спишется единовременно, что создаст временную разницу.
Нужен ли инвентарный номер для МФУ, учтенного как МПЗ?
Обязательный инвентарный номер присваивается только основным средствам. Однако для контроля списанной техники практично наносить на корпус внутренний номер и отражать его в наименовании номенклатуры или аналитике счета МЦ.04 — это упрощает инвентаризацию.
Как списать сломанное МФУ, которое уже числится на МЦ.04?
Оформите акт о неисправности или решение комиссии, затем снимите объект с забалансового учета: в 1С это делается документом списания материалов из эксплуатации либо ручной операцией по кредиту МЦ.04. На финансовый результат это не влияет, поскольку стоимость уже списана ранее.
Влияет ли НДС на выбор между МПЗ и ОС?
Нет. Лимит стоимости определяется по цене без НДС, а порядок вычета налога одинаков в обоих сценариях: Дт 19 — Кт 60 при поступлении и Дт 68.02 — Кт 19 при принятии к вычету. Выбор модели учета зависит только от стоимости и учетной политики.
Можно ли включить доставку МФУ в его стоимость?
Да, транспортно-заготовительные расходы включаются в фактическую себестоимость материалов — в 1С это делается документом «Поступление доп. расходов» с распределением на поступившую номенклатуру. Учитывайте, что доставка может поднять стоимость выше лимита, и тогда объект придется учесть как ОС.