Учет и Финансы · 12 мин
Как оприходовать бесплатные образцы от поставщика в 1С
Как оприходовать бесплатные образцы от поставщика в 1С: пошаговая инструкция, проводки, нулевая цена, НДС, налоговый учёт и типичные ошибки бухгалтеров.
Поставщики нередко прилагают к заказу бесплатные образцы: для тестирования, дегустации, демонстрации клиентам или в качестве бонуса к партии товара. С точки зрения учёта это не «ничто» — образцы влияют на складские остатки, а иногда и на налоговую базу. Если просто не отразить их в программе, на складе возникнет расхождение между фактическим количеством и данными 1С, которое всплывёт при первой же инвентаризации.
Способ оприходования зависит от того, как оформлены образцы в документах поставщика: отдельной строкой с нулевой ценой в накладной, отдельным документом без оплаты или вообще без документов. От этого же зависит, нужно ли начислять НДС и признавать внереализационный доход. Ниже разобраны основные сценарии для 1С:Бухгалтерии 8 и 1С:Управление торговлей / Комплексной автоматизации.
Сразу важный ориентир: в программах 1С нельзя провести поступление с полностью нулевой стоимостью без дополнительных настроек — складской учёт ведётся в количественном и суммовом выражении, и нулевая сумма создаёт сложности при последующей реализации или списании. Поэтому чаще всего образцы приходуют либо по нулевой цене с корректной настройкой, либо по условной оценочной стоимости.
Разберитесь, как оформлены образцы у поставщика
Первый шаг — изучить сопроводительные документы. Возможны три типовые ситуации. Первая: образцы указаны в накладной или УПД отдельной строкой с ценой 0,00. Это самый простой случай — у вас есть первичный документ, и количество можно принять к учёту по нему. Вторая: образцы переданы по отдельной накладной без оплаты, например «на дегустацию» или «для тестирования». Третья: образцы просто лежат в коробке и нигде не упомянуты — тогда у вас фактически излишек, который нужно зафиксировать самостоятельно.
Отдельно проверьте договор с поставщиком. Если в договоре или спецификации прописано, что образцы передаются безвозмездно, это подтверждает отсутствие встречного обязательства. Если же «бесплатные» образцы фактически включены в цену основной партии (цена товара завышена с учётом образцов), налоговая может переквалифицировать сделку, и корректнее распределить общую стоимость на всё количество.
Сценарий 1: образцы указаны в накладной с нулевой ценой
Если в УПД или накладной образец идёт отдельной строкой с нулевой ценой, в 1С:Бухгалтерии создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары». Внесите строку с номенклатурой образца, укажите фактическое количество, а цену и сумму оставьте нулевыми. Программа по умолчанию может не дать провести документ с нулевой суммой — в этом случае проверьте настройки или используйте альтернативный подход, описанный ниже.
На практике многие бухгалтеры поступают так: оприходуют образец по символической стоимости (например, 1 рубль за партию) или по оценочной (рыночной) стоимости с одновременным отражением внереализационного дохода. Первый вариант упрощает движение товара, но при последующей продаже образца возникнет вопрос о себестоимости. Второй вариант методологически корректнее: по правилам бухгалтерского учёта активы, полученные безвозмездно, принимаются по текущей рыночной стоимости.
В 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации для приёмки используйте «Приобретение товаров и услуг». Если планируется, что образцы будут храниться отдельно от товарного запаса, заведите для них отдельный склад (например, «Склад образцов») или используйте характеристики/серии номенклатуры. Это избавит от случайной продажи образца как обычного товара.
- 1Сверьте фактическое количество образцов с накладной поставщика
- 2Создайте документ «Поступление товаров и услуг» / «Приобретение товаров и услуг»
- 3Добавьте строку с образцом: количество — фактическое, цена — 0 или оценочная стоимость
- 4Выберите отдельный склад или серию для образцов, если они не для продажи
- 5Проведите документ и проверьте остатки по складу в отчёте «Остатки товаров»
Сценарий 2: образцы получены без документов
Когда образец обнаружен в поставке, но в документах не значится, у вас фактически излишек. В 1С:Бухгалтерии используйте документ «Оприходование излишков» (раздел «Склад»). Укажите номенклатуру, количество и оценочную стоимость — программа сформирует проводку Дт 41 (или 10) Кт 91.01, то есть стоимость попадёт во внереализационные доходы. В налоговом учёте безвозмездно полученное имущество также признаётся внереализационным доходом по рыночной цене, поэтому двойной записи не потребуется.
Перед оприходованием имеет смысл запросить у поставщика подтверждающий документ — письмо или дополнительную накладную. Это снимет вопросы при проверке: у излишка, оприходованного по акту, всегда больше внимания со стороны налоговой, чем у товара, принятого по накладной контрагента. Если поставщик подтверждает передачу письменно, приложите документ к основанию оприходования.
Оценочную стоимость берите из прайса поставщика, цены аналогичного товара в ваших закупках или открытых источников. Занижать оценку «до рубля» не стоит: при выбытии образца (списании, передаче) налоговая может доначислить налог на прибыль, если оценка явно не соответствует рынку.
НДС по бесплатным образцам
НДС — самая спорная часть темы. При получении образцов входного НДС нет (поставщик не предъявляет налог по нулевой строке), поэтому и вычета нет. Вопрос возникает при дальнейшей судьбе образцов. Если вы передаёте их клиентам бесплатно — в рекламных целях, на дегустацию, в качестве подарка к заказу — налоговая практика в большинстве случаев расценивает это как безвозмездную передачу, облагаемую НДС. Налог начисляется с рыночной стоимости переданных образцов.
В 1С:Бухгалтерии начисление НДС при безвозмездной передаче оформляется документом «Отражение начисления НДС» (раздел «Операции») либо через «Реализацию товаров» с нулевой ценой и ручной корректировкой НДС. Удобнее первый вариант: укажите контрагента при необходимости, номенклатуру, рыночную стоимость и ставку — программа сформирует проводку Дт 91.02 Кт 68.02 и запись в книгу продаж. Счёт-фактура при этом оформляется в одном экземпляре.
Если образцы используются внутри компании — для тестирования, контроля качества, как расходный материал в производстве — объекта по НДС не возникает, поскольку передачи третьим лицам нет. Такое использование оформляйте документом «Требование-накладная» со списанием на затратный счёт (например, 44 «Расходы на продажу» для торговой организации).
Сравнение вариантов отражения
Подходит, когда образец указан в накладной с ценой 0. Ограничение: не все конфигурации проводят нулевые строки без настройки, при продаже будет нулевая себестоимость.
Методологически корректный вариант для бездокументарных и безвозмездных поступлений. Ограничение: увеличивает налоговую базу по налогу на прибыль в периоде оприходования.
Простой компромисс, упрощает движение товара. Ограничение: при значительной реальной стоимости образцов может быть оспорено как занижение оценки.
Налог на прибыль и УСН
В налоговом учёте безвозмездно полученное имущество включается во внереализационные доходы по рыночной стоимости (п. 8 ст. 250 НК РФ). Исключений для образцов нет, если только получение не подпадает под льготы — например, имущество от учредителя с долей более 50%. От поставщика такой льготы нет. Поэтому, если вы оприходовали образцы по рыночной оценке, в регистре налогового учёта появится доход, и 1С:Бухгалтерия отразит его автоматически при проведении «Оприходования излишков».
На УСН «доходы» безвозмездно полученные образцы также увеличивают налоговую базу по рыночной стоимости. На УСН «доходы минус расходы» доход признаётся, а вот расходом стоимость образцов станет только при их реализации или использовании в облагаемой деятельности — и то при корректном документальном оформлении. Мелкие образцы небольшой стоимости на практике часто оценивают и включают в доходы целиком в периоде получения — это самый безопасный вариант.
При последующей бесплатной раздаче образцов клиентам учтите: стоимость переданных образцов, скорее всего, не уменьшит базу по налогу на прибыль, поскольку расходы на безвозмездную передачу не признаются (п. 16 ст. 270 НК РФ). Исключение — рекламные акции с соблюдением требований к рекламным расходам, но здесь нужны подтверждающие документы: приказ об акции, смета, акты раздачи.
Как оформить выбытие образцов
Выбытие зависит от цели. Передача клиенту вместе с заказом в качестве бонуса: в 1С:Управление торговлей добавьте образец в «Реализацию товаров и услуг» отдельной строкой с нулевой ценой, настройте скидку 100% или используйте механизм подарков/бонусных акций, если он включён. При этом начислите НДС с рыночной стоимости, как описано выше. В 1С:Бухгалтерии аналогично — реализация с нулевой ценой плюс «Отражение начисления НДС».
Использование для внутренних нужд (тесты, дегустация для сотрудников, контроль качества): документ «Требование-накладная» со списанием на 44 или 91.02 в зависимости от цели. Порча или истечение срока годности образцов — «Списание товаров» с указанием статьи затрат. Во всех случаях сохраняйте первичку: акты, приказы, служебные записки — именно они обосновывают отсутствие реализации.
Если образец решили продать как обычный товар, никаких препятствий нет: он уже стоит на учёте, продажа оформляется стандартной реализацией. Проверьте только, что себестоимость отражена корректно — если оприходовали по нулю, прибыль с продажи будет равна всей выручке, и это нормально отразится в отчётах, но стоит быть готовым пояснить происхождение товара.
Как проверить результат
Количество образцов в отчёте «Остатки товаров на складах» совпадает с фактическим
В отчёте образцов нет или количество расходится с фактом
Есть Дт 41/10 с корреспонденцией по Кт 91.01 (при оценке) или количественное поступление без суммы
Документ проведён, но движений по регистрам нет или счёт указан неверно
В книге продаж есть запись на рыночную стоимость переданных образцов
Образцы разданы, а записей в книге продаж нет
Внереализационный доход отражён в регистрах НУ в периоде оприходования
Доход отражён только в БУ — возникает необъяснённая разница
FAQ
Можно ли провести в 1С поступление с полностью нулевой суммой?
Да, но не во всех конфигурациях и релизах это работает «из коробки». В 1С:Бухгалтерии строка с нулевой ценой обычно проводится, если заполнено количество. В УТ/КА может потребоваться указание цены с последующей скидкой 100%. Если программа блокирует проведение, используйте оценочную стоимость с отражением внереализационного дохода.
Нужно ли платить налог на прибыль с бесплатных образцов?
Да, если образцы получены безвозмездно: их рыночная стоимость включается во внереализационные доходы в периоде получения. Если образцы фактически встроены в цену основной партии, корректнее распределить общую стоимость поставки на всё количество — тогда отдельного дохода не возникает.
Что делать, если образцы пришли уже после того, как накладная проведена?
Если образцы не значатся в документах, оформите «Оприходование излишков» на дату фактического обнаружения с оценкой по рыночной стоимости. Параллельно запросите у поставщика подтверждающее письмо или корректировочный документ, чтобы обосновать происхождение товара.
Нужно ли начислять НДС, если образцы раздаём на выставке?
Безвозмездная передача товаров в рекламных целях в большинстве случаев признаётся объектом обложения НДС с рыночной стоимости. Безопасный вариант — начислить налог документом «Отражение начисления НДС». Спорные позиции по мелким раздаточным материалам существуют, но требуют готовности отстаивать их в суде.
Как не перепутать образцы с обычным товаром на складе?
Заведите в 1С отдельный склад «Образцы» или используйте серии/характеристики номенклатуры. Тогда образцы будут видны в отчётах отдельно, не попадут в обычную отгрузку без контроля и не исказят себестоимость товарных партий.
Можно ли списать образцы на рекламные расходы и уменьшить налог?
Можно, если раздача оформлена как рекламная акция: приказ руководителя, смета, акты о раздаче, указание целевой аудитории. Без этих документов стоимость переданных образцов налоговая исключит из расходов как безвозмездную передачу.
Что важно запомнить
Любые бесплатные образцы нужно оприходовать: по накладной с нулевой ценой — через поступление, без документов — через оприходование излишков по рыночной оценке. При бесплатной раздаче клиентам начисляйте НДС, а в налоговом учёте отражайте внереализационный доход. Храните образцы на отдельном складе и подкрепляйте каждую операцию первичными документами.