Учет и Финансы · 9 мин
Как оформлять самозанятых в 1С
Как отражать выплаты самозанятым в 1С:Бухгалтерии и 1С:ЗУП: договор ГПХ, проверка статуса, чеки, проводки, налоги и типичные ошибки бухгалтера.
Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход, НПД) в программах 1С отличается от оформления штатных сотрудников и обычных физлиц по договорам ГПХ. Самозанятый не является объектом страховых взносов, из его дохода не удерживается НДФЛ у заказчика, а подтверждением выплаты служит чек из приложения «Мой налог». Всё это нужно корректно отразить в базе, иначе легко получить излишне начисленные взносы, лишний НДФЛ в отчётах и вопросы от налоговой.
Статья разбирает практический порядок действий: как проверить статус исполнителя, как завести его в справочники 1С:Бухгалтерии и 1С:ЗУП, какими документами оформить начисление и выплату, какие проводки получатся и как проверить, что налоги и взносы рассчитались правильно. Материал ориентирован на типовые конфигурации; названия команд могут немного отличаться в зависимости от релиза.
Проверка статуса самозанятого до начала работы
Прежде чем заводить исполнителя в 1С, убедитесь, что он действительно зарегистрирован как плательщик НПД. Проверка выполняется бесплатно на сайте ФНС по ИНН исполнителя: сервис выдаёт справку о постановке на учёт в качестве самозанятого с указанием даты регистрации. Эту справку стоит сохранить в дело — она подтверждает правомерность освобождения от НДФЛ и взносов.
Важный нюанс: статус проверяется не один раз, а на каждую дату выплаты. Самозанятый может утратить статус (сняться с учёта, превысить лимит дохода), и тогда выплата ему без удержания НДФЛ станет нарушением. Для регулярных исполнителей заведите правило запрашивать свежую справку или проверять статус перед каждым платежом.
Отдельно проверьте, что исполнитель не является вашим штатным сотрудником и не уволен из организации менее двух лет назад в контексте тех же работ: выплаты бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения не облагаются НПД, и такой договор создаёт риск переквалификации в трудовой.
Какие документы должны быть до отражения в 1С
Минимальный комплект для каждого самозанятого: договор гражданско-правового характера (оказания услуг, выполнения работ, авторский и т.п.), акт выполненных работ или оказанных услуг, чек из приложения «Мой налог» и справка о постановке на учёт. Без чека расходы по выплате самозанятому рискуют быть не приняты в налоговом учёте.
Чек самозанятый обязан сформировать и передать заказчику при получении оплаты. В чеке указываются наименование услуги, сумма, ИНН исполнителя и реквизиты заказчика. Проверьте, что сумма в чеке совпадает с суммой акта и платёжного документа — расхождения создают проблемы при сверке.
Договор с самозанятым составляется так же, как обычный договор ГПХ, но в него стоит включить пункт о том, что исполнитель является плательщиком НПД, самостоятельно уплачивает налог и обязуется уведомить заказчика об утрате статуса. Это не освобождает от проверки, но фиксирует добросовестность заказчика.
Заведение самозанятого в справочники 1С
В 1С:Бухгалтерии самозанятый заводится как физическое лицо в справочнике «Физические лица» (раздел «Справочники»). Укажите ФИО, ИНН, СНИЛС при наличии, дату рождения. ИНН обязателен — без него невозможно отличить самозанятого в учёте и корректно проверить статус.
Затем создаётся договор с контрагентом-физлицом: в карточке контрагента (вид «Физическое лицо») добавьте договор с видом «С физическим лицом». В типовых релизах в договоре или в карточке физлица предусмотрен признак плательщика НПД — именно он отключает удержание НДФЛ и начисление взносов по выплатам этому лицу. Убедитесь, что этот признак установлен, прежде чем проводить первую выплату.
В 1С:ЗУП физлицо заводится аналогично, а выплаты оформляются документами по договорам ГПХ. В карточке физического лица или в настройках договора укажите, что доход относится к плательщику НПД, чтобы программа исключила его из расчёта НДФЛ и взносов и не включала в отчёты 6-НДФЛ и РСВ.
Отражение начисления и выплаты в 1С:Бухгалтерии
Начисление вознаграждения оформляется документом «Начисление зарплаты» в разрезе договоров ГПХ либо (в зависимости от релиза и настройки учёта) через документы поступления услуг от контрагента-физлица. В первом случае программа формирует проводку по дебету счёта затрат (20, 25, 26, 44 — по назначению расхода) и кредиту счёта 76.10 или 60 с аналитикой по физлицу.
Если признак НПД установлен корректно, документ не создаёт записей по НДФЛ и страховым взносам. Проверьте это сразу после первого начисления: откройте движения документа и убедитесь, что нет проводок по кредиту 68.01 и 69-х счетов в части этого физлица.
Выплата отражается стандартным списанием с расчётного счёта или выдачей из кассы по дебету счёта расчётов с физлицом. После оплаты запросите у исполнителя чек и приложите его (скан) к договору в файловом архиве или к документу в 1С через механизм присоединённых файлов.
Удобно хранить чеки самозанятых в присоединённых файлах прямо к документу выплаты в 1С. При выборочной проверке или сверке с ФНС вы поднимаете подтверждение за секунды, а не ищете сканы по папкам.
Отражение в 1С:ЗУП и влияние на отчётность
В 1С:ЗУП выплаты самозанятым оформляют документами начислений по договорам ГПХ («Оплата по договорам подряда» и аналогичные, в зависимости от релиза). Ключевой момент — настройка вида начисления или признака в карточке физлица: доход плательщика НПД не должен попадать в облагаемую базу ни по НДФЛ, ни по взносам.
Проверьте отчётность после закрытия месяца: самозанятый не должен фигурировать в 6-НДФЛ как получатель дохода, облагаемого у налогового агента, и в расчёте по страховым взносам как застрахованное лицо. Если физлицо попало в эти отчёты — признак НПД не установлен или установлен позже даты начисления, и документы нужно перепровести.
Если выплата ошибочно прошла как обычный договор ГПХ, исправление делается сторнированием начисления, установкой признака НПД и повторным проведением документов. После исправлений сдайте уточнённые 6-НДФЛ и РСВ за затронутые периоды, если отчётность уже была представлена.
Как проверить результат
Нет проводок по НДФЛ и страховым взносам по этому физлицу
Начислен НДФЛ или взносы — признак НПД не сработал
Самозанятый отсутствует в отчётах
Физлицо включено в отчётность как обычный подрядчик
Договор, акт, чек из «Мой налог», справка о статусе
Чека или справки нет либо суммы не совпадают
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — проведение выплаты до проверки статуса и получения чека. Вторая по частоте — отсутствие признака плательщика НПД в карточке физлица, из-за чего программа удерживает НДФЛ и начисляет взносы как по обычному договору ГПХ. Обе ошибки вскрываются при сверке и требуют корректировки учёта и отчётности.
Учтите ограничения режима НПД: годовой лимит дохода самозанятого, запрет на перепродажу товаров и отдельные виды деятельности, запрет на работу с бывшим работодателем в течение двух лет. Если исполнитель превысил лимит или ведёт запрещённую деятельность, он обязан сменить режим, а заказчику следует пересмотреть схему оформления.
Не используйте договоры с самозанятыми для маскировки трудовых отношений: регулярные выплаты фиксированных сумм, рабочее место, подчинение правилам внутреннего распорядка — признаки, по которым договор переквалифицируют в трудовой со всеми доначислениями.
FAQ
Нужно ли удерживать НДФЛ с выплат самозанятому?
Нет, при подтверждённом статусе плательщика НПД заказчик не является налоговым агентом: налог самозанятый уплачивает сам через приложение «Мой налог». Условие — действующий статус на дату выплаты и наличие чека.
Начисляются ли страховые взносы на выплаты самозанятым?
Нет. Выплаты плательщикам НПД не являются объектом обложения страховыми взносами. В 1С это достигается установкой признака плательщика НПД в карточке физлица или договора — после этого взносы не рассчитываются.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Запросите чек повторно — формирование чека обязанность исполнителя. До получения чека расход считается неподтверждённым: безопаснее не принимать его в налоговом учёте до появления документа. Постоянные отказы — повод пересмотреть работу с этим исполнителем.
Можно ли оформить самозанятого, если он раньше работал у нас по трудовому договору?
Только если с момента увольнения прошло более двух лет. Выплаты бывшему работодателю в течение двух лет после прекращения трудового договора не облагаются НПД, поэтому такая схема неприменима и создаёт риски переквалификации.
Попадает ли самозанятый в 6-НДФЛ и РСВ?
Нет. При корректной настройке выплаты плательщику НПД не включаются в 6-НДФЛ и расчёт по страховым взносам. Если физлицо появилось в этих отчётах, проверьте признак НПД и перепроведите документы начисления.
Каким документом в 1С оформить разовую выплату самозанятому?
В 1С:Бухгалтерии — начислением по договору ГПХ через документ начисления зарплаты либо поступлением услуг от контрагента-физлица, в 1С:ЗУП — документом оплаты по договорам подряда. В обоих случаях у физлица должен стоять признак плательщика НПД, а выплата проводится обычным платёжным документом.
Что важно запомнить
Оформление самозанятого в 1С сводится к четырём контрольным точкам: подтверждённый статус НПД на дату выплаты, признак плательщика НПД в карточке физлица, отсутствие НДФЛ и взносов в движениях документов и чек из «Мой налог» к каждой оплате. Проверяйте отчётность после первого начисления — это дешевле, чем исправлять уточнёнками.