Как оформлять авансовый отчёт в 1С:Бухгалтерия

Авансовый отчёт в 1С:Бухгалтерия оформляется одноимённым документом в разделе «Банк и касса» (в некоторых релизах — «Покупки»). Документ закрывает расчёты с подотчётным лицом по счёту 71: списывает выданный аванс и отражает понесённые расходы — на счета затрат, материалов, товаров или расчётов с поставщиками. Корректное заполнение важно вдвойне: от него зависят и управленческие данные, и принятие расходов в налоговом учёте.

Типичная цепочка выглядит так: сотрудник получает деньги из кассы или на карту (документ «Выдача денежных документов» / «Расходный кассовый ордер» либо «Списание с расчётного счёта»), тратит их на нужды организации, приносит подтверждающие документы, а бухгалтер оформляет авансовый отчёт. Если деньги не выдавались, а сотрудник потратил собственные, документ тоже применяется — тогда после его проведения образуется задолженность организации перед работником.

Ниже разобран весь цикл: от выдачи аванса до проверки оборотно-сальдовой ведомости по счёту 71, включая особенности отражения суточных, билетов и покупки материалов.

Подготовка: что должно быть настроено до оформления

Перед созданием документа убедитесь, что в справочнике «Сотрудники» (или «Физические лица») заведён работник, на которого выдавались деньги. Если выдача производилась через кассу или банк, соответствующие документы («Расходный кассовый ордер», «Списание с расчётного счёта») должны быть проведены — тогда на вкладке «Авансы» программа автоматически подберёт документы выдачи.

Проверьте счета учёта в карточке сотрудника и настройки счетов затрат: при проведении программа подставит их в проводки. Если учёт по статьям затрат или подразделениям ведётся, эти аналитики потребуется заполнить в табличных частях.

Выдача денег подотчётному лицу

Если аванс выдан наличными, создайте «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу» — сформируется проводка Дт 71 Кт 50. При перечислении на карту сотрудника используйте «Списание с расчётного счёта» с операцией «Перечисление подотчётному лицу» (Дт 71 Кт 51). В обоих случаях укажите сотрудника и сумму.

Если сотрудник потратил собственные средства, документы выдачи не создаются. Авансовый отчёт в этом случае сформирует кредиторскую задолженность перед работником, которую затем закрывают выплатой через кассу или банк.

Создание и заполнение документа «Авансовый отчёт»

Откройте раздел «Банк и касса» → «Авансовые отчёты» и нажмите «Создать». В шапке укажите организацию, сотрудника и дату отчёта. Далее заполняются вкладки по видам расходов — документ позволяет отразить разные операции в одном отчёте.

1. 1
   Создайте документ «Авансовый отчёт», укажите организацию, сотрудника и дату.
2. 2
   На вкладке «Авансы» нажмите «Заполнить» — программа подберёт документы выдачи денег.
3. 3
   Вкладка «Оплата»: добавьте расходы по подтверждающим документам (чеки, БСО) со счётом затрат.
4. 4
   Вкладка «Товары»: заполните приобретённые материалы или товары с количеством и ценой.
5. 5
   Вкладка «Оплата поставщикам»: отразите оплату контрагенту, если сотрудник рассчитался с поставщиком.
6. 6
   Вкладка «Прочее»: внесите суточные и иные расходы.
7. 7
   Проведите документ и откройте «Дт/Кт» для проверки проводок.

Вкладка «Оплата» (расходы по чекам)

Сюда вносятся расходы, подтверждённые кассовыми чеками, билетами, квитанциями: проезд, гостиница, канцтовары, представительские расходы. Для каждой строки укажите счёт затрат (например, 26, 44, 10 при покупке материалов без оприходования через склад), статью затрат, сумму и ставку НДС. Если поставщик выдал документ с выделенным НДС, заполните реквизиты счёта-фактуры для принятия налога к вычету.

Вкладка «Товары»

Используется, когда сотрудник купил материалы, товары или инвентарь, которые нужно оприходовать на склад. Укажите номенклатуру, количество, цену и счёт учёта (10.01, 41.01 и т.д.). После проведения ценности встают на складской учёт, а расчёт с подотчётным лицом закрывается.

Вкладка «Оплата поставщикам»

Если подотчётное лицо расплатилось с контрагентом от имени организации (например, оплатило счёт наличными), заполните эту вкладку: укажите контрагента, договор и сумму. Программа сформирует проводки Дт 60 Кт 71, закрыв задолженность перед поставщиком.

Вкладка «Прочее» и суточные

На вкладке «Прочее» отражаются суточные и расходы, не попадающие в другие разделы. Суточные начисляются за каждый день командировки по нормам, принятым в организации; для НДФЛ действуют необлагаемые лимиты, превышение которых облагается налогом — эти суммы рассчитываются в зарплатном учёте, а в авансовом отчёте отражается вся начисленная сумма.

Проводки и проверка результата

После заполнения нажмите «Провести» и откройте кнопку «Дт/Кт». Типовые проводки: Дт 26 (44, 10, 41, 60) Кт 71 — списание расходов; Дт 19 Кт 71 — НДС по документам поставщиков; Дт 71 Кт 50/51 — выдача аванса. Если сотрудник не израсходовал весь аванс, остаток возвращается в кассу документом «Приходный кассовый ордер» (Дт 50 Кт 71); перерасход выплачивается работнику (Дт 71 Кт 50).

Итоговый контроль удобно выполнять по оборотно-сальдовой ведомости по счёту 71 в разрезе сотрудников: после проведения всех документов по конкретной выдаче задолженность должна закрыться. «Висящее» сальдо — признак того, что отчёт не оформлен, проведён не полностью или возврат/перерасход не отражён.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Счета затрат и аналитика соответствуют виду расхода, суммы сходятся с чеками

Тревожный признак

Проводки на неверный счёт, отсутствует статья затрат, суммы не совпадают с первичкой

ОСВ по счёту 71 по сотруднику

Норма

После отчёта и возврата остатка сальдо равно нулю

Тревожный признак

Осталась дебиторка (не возвращён остаток) или кредиторка (не выплачен перерасход)

НДС к вычету

Норма

По строкам со счетами-фактурами НДС попал в книгу покупок

Тревожный признак

НДС завис на счёте 19 без движения

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — несовпадение суммы отчёта с суммой выданного аванса без отражения разницы. Если сотрудник вернул остаток, но приходный ордер не создан, задолженность по 71 счёту зависает и искажает отчётность. Вторая распространённая ошибка — отражение расходов без подтверждающих документов: такие суммы рискуют не быть принятыми в налоговом учёте и могут быть переквалифицированы в доход сотрудника.

Особые сценарии

Командировка оформляется тем же документом: суточные — на вкладке «Прочее», билеты и проживание — на вкладке «Оплата» со ссылкой на подтверждающие документы. Если билеты приобретены через агентство безналично, они в авансовый отчёт не попадают — отражаются только личные траты сотрудника.

Покупка валюты подотчётным лицом для загранкомандировки требует отдельного отражения курсовых разниц: отчёт заполняется в валюте расходов, а программа пересчитывает суммы по курсу на дату отчёта. В розничной торговле подотчётных лиц с большим потоком мелких закупок удобнее группировать расходы одним отчётом за период, прикладывая реестр чеков.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник истратил меньше выданного авансаОформите авансовый отчёт на фактические расходы и приходный кассовый ордер на возврат остатка

Сотрудник потратил свои деньги без авансаСоздайте авансовый отчёт без вкладки «Авансы», затем выплатите перерасход через РКО или банк

Сотрудник оплатил счёт поставщикуЗаполните вкладку «Оплата поставщикам» с контрагентом и договором

Нужно оприходовать купленные материалыИспользуйте вкладку «Товары» с указанием номенклатуры и счёта 10 или 41

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить один авансовый отчёт на несколько командировок или покупок?

Да, документ позволяет отразить несколько расходов разных видов в разных строках и на разных вкладках. Главное — чтобы к каждой строке был подтверждающий документ, а аналитика (статья затрат, подразделение) соответствовала конкретному расходу.

Что делать, если сотрудник потерял чек?

Без подтверждающего документа расход рискует не быть принятым в налоговом учёте. На практике оформляют служебную записку сотрудника и решение руководителя о возмещении, но безопаснее запросить у продавца дубликат чека или копию документа.

Почему авансовый отчёт не проводится?

Чаще всего причины: дата отчёта раньше даты выдачи аванса, не заполнены обязательные аналитики (статья затрат, подразделение), нулевые суммы в строках или незаполненный счёт учёта. Текст ошибки при проведении указывает конкретную строку и поле.

Как отразить НДС по расходам подотчётного лица?

В строке расхода укажите ставку и сумму НДС, а при наличии счёта-фактуры — его реквизиты. Программа сформирует проводку Дт 19 Кт 71, и после выполнения регламентных операций налог попадёт в книгу покупок. НДС по чекам без счёта-фактуры к вычету обычно не принимается.

Как проверить, все ли авансы закрыты отчётами?

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71 с детализацией по сотрудникам. Ненулевое дебетовое сальдо означает, что сотрудник не отчитался или не вернул остаток; кредитовое — что организация должна выплатить ему перерасход.