Учет и Финансы · 11 мин
Как оформить залог в 1С
Как оформить залог в 1С: Бухгалтерии и Управлении торговлей. Счета учёта, документы, проводки, возврат залога и типичные ошибки бухгалтера.
Залог в 1С отражают по-разному в зависимости от характера операции: обеспечительный платёж по договору аренды, залог тары, залог товара при продаже или залог имущества по кредитному договору. У каждого сценария свои счета учёта, документы и проводки, поэтому первый шаг — правильно классифицировать операцию, а уже потом выбирать документ в программе.
Материал ориентирован на типовые конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 8 (ред. 3.0) и 1С: Управление торговлей 11. В отраслевых и сильно доработанных решениях названия документов и счетов могут отличаться, но общая логика учёта сохраняется.
Как определить вид залога перед отражением в учёте
Прежде чем создавать документ, ответьте на три вопроса: кто вы в сделке (залогодатель или залогодержатель), что является предметом залога (деньги, тара, товар, недвижимость) и что происходит с залогом в конце договора (возврат, зачёт в счёт оплаты, переход права собственности). От ответов зависит и счёт учёта, и налоговые последствия.
Наиболее частая ситуация — обеспечительный платёж по договору аренды. Это денежный залог, который арендодатель возвращает при окончании договора или зачитывает в счёт последних платежей. Второй типовой случай — залоговая тара (поддоны, кеги, контейнеры): покупатель оплачивает залоговую стоимость и получает её обратно при возврате тары. Третий сценарий — залог имущества по кредитному договору, который отражается только на забалансовых счетах.
Как выбрать сценарий учёта
Обеспечительный платёж: проводки у арендатора и арендодателя
Обеспечительный платёж не является авансом в смысле НДС: он обеспечивает исполнение обязательств, а не оплачивает поставку. Поэтому при перечислении и получении такого платежа НДС не начисляется. Налоговые последствия возникают только в момент зачёта залога в счёт оплаты — тогда сумма превращается в аванс.
У арендатора перечисление обеспечительного платежа оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Прочие расчёты с контрагентами». В поле «Счёт расчётов» укажите 76.09 или создайте отдельный субсчёт, например 76.ОП «Обеспечительные платежи», чтобы сумма не смешивалась с прочей задолженностью. Проводка: Дт 76.ОП Кт 51.
У арендодателя поступление отражается документом «Поступление на расчётный счёт» с тем же видом операции и зеркальной проводкой: Дт 51 Кт 76.ОП. В момент зачёта залога в счёт арендной платы делается проводка Дт 76.ОП Кт 62.02 (через документ «Корректировка долга» или операцию, введённую вручную), и именно с этой суммы арендодатель начисляет НДС как с аванса.
Залоговая тара в 1С: Бухгалтерии
При продаже товара в возвратной таре поставщик выставляет покупателю залоговую стоимость тары. В 1С: Бухгалтерии это делается в документе «Реализация (акты, накладные)»: тара добавляется отдельной строкой из справочника «Номенклатура» с типом «Оборудование» или «Материалы» — в зависимости от того, как она учитывается у вас. Залоговая стоимость указывается в цене строки.
Ключевой момент — счёт учёта расчётов за тару. Чтобы залоговая стоимость не попала в выручку, расчёты по таре ведут на счёте 76.05 «Расчёты с прочими поставщиками и подрядчиками» или на выделенном субсчёте. В документе реализации на закладке «Расчёты» или через счёт расчётов строки укажите 76.05, тогда проводка будет Дт 62.01 (или 76.05) Кт 76.05, а не Кт 90.01.
При возврате тары покупателем оформляется обратный документ: «Возврат товаров от покупателя» по строке тары либо корректировка реализации. Задолженность по залоговой стоимости закрывается оплатой или взаимозачётом. Если тара не возвращена в срок, предусмотренный договором, залоговая стоимость признаётся выручкой от продажи тары — с этого момента начисляется НДС.
Залог при продаже в 1С: Управление торговлей
В 1С: Управление торговлей 11 залоговые операции чаще всего связаны с тарой или с обеспечением заказов клиентов. Для возвратной тары в карточке номенклатуры и в документах реализации предусмотрен механизм учёта залоговой стоимости: тара выделяется отдельными строками, и программа отслеживает количество тары, подлежащей возврату, по каждому клиенту.
Чтобы контролировать возврат, используйте отчёты по расчётам с партнёрами и по движению тары. Если в вашей конфигурации механизм залоговой тары не задействован, проверьте настройки раздела «Нормативно-справочная информация и администрирование» — учёт тары включается функциональной опцией, и без неё залоговые строки придётся вести вручную.
Для обеспечительных платежей в УТ отдельного документа нет: поступление денег оформляется документом «Поступление безналичных денежных средств» с операцией «Прочее поступление» и указанием статьи движения денежных средств. Долг по залогу фиксируется в управленческих расчётах, а в бухгалтерию корректные проводки передаются при синхронизации с 1С: Бухгалтерией.
Залог имущества по кредиту: забалансовый учёт
Когда организация передаёт имущество в залог по кредитному договору, право собственности не переходит, и с баланса актив не списывается. Залогодатель отражает возникшее обеспечение на забалансовом счёте 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные» — в сумме, указанной в договоре залога или по оценочной стоимости имущества.
В 1С: Бухгалтерии такая запись делается документом «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции»). Добавьте проводку по дебету счёта 009 с указанием контрагента и договора в субконто. Аналитика по контрагенту и договору позволит видеть, какое обеспечение выдано по каждому кредиту.
Залогодержатель (банк или другой кредитор) отражает полученный залог на счёте 008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные». При погашении кредита и снятии залога забалансовые записи сторнируются обратной проводкой. Если залог реализуется из-за неисполнения обязательств, это уже отдельная операция продажи имущества с полным комплектом проводок и налогов.
- 1Проверьте в договоре залога оценочную стоимость предмета залога и условия его реализации
- 2Создайте документ «Операция, введённая вручную» в разделе «Операции»
- 3Добавьте проводку по дебету счёта 009 с субконто «Контрагент» и «Договор» на сумму обеспечения
- 4Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 009 и сверьте сумму с договором
- 5При погашении кредита сделайте обратную запись и убедитесь, что сальдо по договору закрылось в ноль
Возврат и зачёт залога: как закрыть операцию
Возврат денежного залога оформляется стандартным платёжным документом с тем же видом операции, что и поступление: «Прочие расчёты с контрагентами» и тот же субсчёт 76. После проведения проверьте по оборотно-сальдовой ведомости, что сальдо по контрагенту и договору на этом субсчёте обнулилось.
Зачёт залога в счёт оплаты оформляется документом «Корректировка долга» (в БП 3.0: «Продажи» или «Покупки» → «Корректировка долга») с операцией «Зачёт авансов» или «Перенос задолженности». Именно в момент зачёта у получателя залога возникает обязанность начислить НДС — программа сделает это при формировании записей книги продаж, если сумма корректно перенесена на счёт авансов 62.02 или 76.АВ.
Если залог удержан залогодержателем в счёт возмещения убытков (например, за повреждение арендованного имущества), удержанная сумма признаётся внереализационным доходом у залогодержателя и расходом у залогодателя. Основание — акт о повреждениях или претензионное письмо, на которое ссылаются в документе списания задолженности.
Как проверить результат
Залоговые суммы на выделенном субсчёте, отдельно от авансов и прочей задолженности
Обеспечительный платёж сидит на 62.02 и попал в расчёт НДС с авансов
Сумма обеспечения совпадает с договором залога, аналитика по договорам ведётся
Забалансовые счета пустые при действующем договоре залога
Сальдо по залоговому субсчёту равно нулю
Остаток «висит» из-за того, что возврат провели на другой субсчёт
НДС начислен только с зачтённой суммы в периоде зачёта
НДС начислен дважды — при получении залога и при зачёте
Частые вопросы по оформлению залога в 1С
Нужно ли выставлять счёт-фактуру на обеспечительный платёж?
Нет. Обеспечительный платёж не является оплатой товаров, работ или услуг, поэтому счёт-фактура и запись в книге продаж на него не оформляются. Обязанность по НДС возникает только в момент зачёта залога в счёт оплаты по договору.
Какой счёт использовать, если в плане счетов нет отдельного субсчёта для залогов?
В типовой 1С: Бухгалтерии можно использовать 76.09 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами» или добавить собственный субсчёт к счёту 76. Пользовательские субсчета корректно работают в отчётах, но при обновлении конфигурации проверяйте, что они не затронуты.
Как отразить залог, если организация на упрощёнке?
На УСН обеспечительный платёж не включается в доходы при получении и не включается в расходы при возврате, поскольку это не реализация. В 1С проверьте, что в документе поступления денег сумма не попадает в графу доходов КУДиР — для вида операции «Прочие расчёты» программа делает это автоматически.
Что делать, если залог частично зачли, а частично вернули?
Оформите две операции: «Корректировка долга» на зачитываемую часть с переносом суммы на счёт авансов и платёжный документ на возвращаемую часть с тем же субсчётом 76. После обеих операций сальдо по залоговому субсчёту должно закрыться в ноль.
Можно ли оформить залог товара документом «Передача товаров»?
Документ «Передача товаров» подходит для передачи без перехода права собственности, но для классического залога имущества по кредиту достаточно забалансовой записи на счёте 009, поскольку само имущество обычно остаётся у залогодателя. Документ передачи используйте, только если предмет залога физически передан залогодержателю и это нужно отразить в складском учёте.
Где смотреть задолженность по залоговой таре по каждому клиенту?
В 1С: Бухгалтерии сформируйте ОСВ или анализ счёта по выделенному субсчёту расчётов за тару с группировкой по контрагентам и договорам. В 1С: Управление торговлей используйте отчёты по расчётам с партнёрами и ведомость по таре, если включён соответствующий механизм учёта.
Что важно запомнить
Вид залога определяет учёт: обеспечительный платёж — счёт 76 без НДС, залоговая тара — отдельные строки в реализации с расчётами на 76, залог имущества по кредиту — забалансовые счета 008/009. НДС с денежного залога начисляется только при зачёте в счёт оплаты. После возврата или зачёта всегда проверяйте, что сальдо по залоговому субсчёту закрылось.