Как оформить займ в 1С 8.3 Бухгалтерия

Займы в 1С 8.3 Бухгалтерия отражаются в зависимости от роли организации: заёмщик использует счета 66 (краткосрочные) и 67 (долгосрочные), а заимодавец — счёт 58.03 «Предоставленные займы». Автоматического документа «Договор займа» в типовой конфигурации нет, поэтому операции оформляются банковскими документами и ручными операциями с корректной аналитикой.

Ключевое условие корректного учёта — правильно заполнить договор с контрагентом: вид договора «Прочее», валюта, срок возврата. Именно от этих данных зависит, как программа разнесёт суммы по субсчетам и как будет строиться аналитика по задолженности.

Ниже разобраны оба сценария — получение займа от учредителя или сторонней организации и выдача займа сотруднику или контрагенту, а также начисление процентов, возврат долга и проверка остатков.

Подготовка: договор, счета учёта и аналитика

До ввода первой операции создайте договор с контрагентом. Откройте карточку контрагента, перейдите в раздел «Договоры» и добавьте новый: вид договора — «Прочее», наименование укажите по номеру и дате договора займа. Это позволит отделять заёмные обязательства от расчётов за товары и услуги.

Проверьте план счетов. Для полученных займов используются субсчета 66.03 «Краткосрочные займы» и 67.03 «Долгосрочные займы», проценты по ним — 66.04 и 67.04. Для выданных займов — 58.03 «Предоставленные займы». Если заём выдан сотруднику, допустимо использование счёта 73.01 «Расчёты по предоставленным займам».

Срок займа определяет счёт: до 12 месяцев включительно — краткосрочный (66), свыше — долгосрочный (67). Ориентируйтесь на срок, указанный в договоре, а не на фактические планы возврата.

Как отразить получение займа

Поступление заёмных средств оформляется документом «Поступление на расчётный счёт» (раздел «Банк и касса»). Вид операции — «Получение займа от контрагента». Программа автоматически подставит счёт 66.03 или 67.03 в зависимости от выбранного срока.

Порядок заполнения: укажите заимодавца, договор с видом «Прочее», сумму и счёт расчётов. Если займ поступил наличными в кассу, используйте документ «Поступление наличных» с аналогичным видом операции.

1. 1
   Создайте договор с видом «Прочее» у контрагента-заимодавца
2. 2
   Откройте «Банк и касса» → «Поступление на расчётный счёт»
3. 3
   Выберите вид операции «Получение займа от контрагента»
4. 4
   Укажите сумму, договор и счёт 66.03 или 67.03
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводку Дт 51 Кт 66.03

Займ от учредителя

Займ от учредителя оформляется так же, как от любого контрагента: учредитель должен быть заведён в справочнике «Контрагенты». Вид операции тот же — «Получение займа от контрагента». Не используйте для этого операции по вкладам в уставный капитал: займ — возвратное обязательство, а вклад — нет.

Как отразить выдачу займа

Выдача займа контрагенту оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Выдача займа контрагенту». Проводка: Дт 58.03 Кт 51. Аналитика по счёту 58.03 ведётся по контрагентам и договорам, поэтому договор займа должен быть создан заранее.

Выдача займа сотруднику оформляется видом операции «Выдача займа сотруднику» — в этом случае используется счёт 73.01 с аналитикой по физическим лицам. Удержание платежей из зарплаты затем можно отражать документом «Операция, введённая вручную» (Дт 70 Кт 73.01) или через зарплатные документы, если ведётся расчёт зарплаты.

Маршрут решения

Как выбрать счёт учёта

Организация получила займ на срок до 12 месяцевИспользуйте счёт 66.03, проценты — 66.04

Организация получила займ на срок свыше 12 месяцевИспользуйте счёт 67.03, проценты — 67.04

Организация выдала займ контрагентуИспользуйте счёт 58.03

Займ выдан сотруднику организацииИспользуйте счёт 73.01 с аналитикой по физлицу

Начисление процентов по займу

Автоматического начисления процентов в типовой Бухгалтерии 8.3 нет — их отражают вручную документом «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции»). Проценты начисляются ежемесячно, даже если по договору они уплачиваются в конце срока: это требование бухгалтерского учёта.

Для полученного займа проводка: Дт 91.02 «Прочие расходы» Кт 66.04 (67.04). Если заём получен на приобретение инвестиционного актива, проценты могут включаться в его стоимость — тогда дебетуется счёт 08. Для выданного займа: Дт 76.09 (или 58.03, в зависимости от принятой учётной политики) Кт 91.01 «Прочие доходы».

Сумму процентов рассчитайте по формуле из договора: сумма займа × ставка / 365 (366) × количество дней пользования в месяце. Расчёт удобно приложить к операции в виде бухгалтерской справки.

Возврат займа и процентов

Возврат полученного займа оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат займа контрагенту» — проводка Дт 66.03 Кт 51. Уплата процентов — «Возврат займа контрагенту» с указанием счёта 66.04: Дт 66.04 Кт 51.

Возврат займа, выданного контрагенту, отражается документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат займа контрагентом»: Дт 51 Кт 58.03. Возврат от сотрудника — через поступление в кассу или удержание из зарплаты с корреспонденцией по счёту 73.01.

Не закрывайте проценты и тело займа одним документом на общую сумму: раздельное отражение позволит корректно заполнить оборотно-сальдовую ведомость и подтвердить структуру долга при проверке.

Проверка результата и закрытие месяца

После ввода всех операций сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 58.03, 66, 67 и 73.01 с детализацией по контрагентам и договорам. Остаток должен совпадать с непогашенной суммой по договору займа с учётом начисленных, но не уплаченных процентов.

Сверьте данные с актом сверки или графиком платежей по договору. Расхождение между книжным остатком и расчётом по договору — признак пропущенной операции по процентам или ошибочного отнесения платежа не на тот субсчёт.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 66.03/67.03

Норма

Остаток равен невозвращённой сумме тела займа

Тревожный признак

Остаток включает проценты или не сходится с договором

ОСВ по счёту 58.03

Норма

Дебетовый остаток по каждому выданному займу

Тревожный признак

Кредитовый остаток или свёрнутое сальдо без аналитики

Счёт 91.01/91.02 за месяц

Норма

Начислены проценты за каждый месяц пользования

Тревожный признак

Проценты отражены только в месяце уплаты

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — отражение займа через вид операции «Прочее поступление» или «Оплата от покупателя». Это приводит к попаданию заёмных средств в выручку или прочие доходы и завышению налоговой базы. Всегда используйте специализированные виды операций для займов.

Вторая типичная проблема — смешение тела займа и процентов на одном субсчёте. Из-за этого невозможно корректно показать задолженность в балансе: тело займа и начисленные проценты отражаются в отчётности раздельно.

Налоговые особенности

Само получение и возврат займа не влияет на налог на прибыль и УСН: это не доход и не расход. Влияют только проценты: у заёмщика они учитываются в расходах (по контролируемым сделкам — с ограничениями), у заимодавца — в доходах.

При УСН «доходы минус расходы» проценты признаются в расходах на дату фактической уплаты. На ОСНО — в составе внереализационных расходов на последнее число каждого месяца. Убедитесь, что в настройках учётной политики 1С (раздел «Главное» → «Учётная политика») корректно выбран режим налогообложения, иначе налоговый учёт процентов будет отражаться с ошибками.

Если заём выдан физлицу под низкий процент или беспроцентно, у заёмщика-физлица может возникнуть материальная выгода от экономии на процентах, облагаемая НДФЛ. Расчёт матвыгоды в 1С Бухгалтерии не автоматизирован — он выполняется в зарплатных решениях или вручную.

Заведите отдельную папку в справочнике договоров или единый шаблон наименования вида «Займ №… от …» — при нескольких займах это избавит от путаницы при выборе договора в банковских документах и упростит сверку.

Частые вопросы

Можно ли оформить займ в 1С 8.3 без банковского документа?

Да, если движение денег не было безналичным — например, заём выдан наличными из кассы (документ «Выдача наличных») или обязательство возникло без движения средств. В последнем случае используйте «Операцию, введённую вручную» с проводками по счетам 66/67 или 58.03.

Как отразить беспроцентный займ от учредителя?

Так же, как обычный полученный займ: «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Получение займа от контрагента», счёт 66.03 или 67.03. Проценты не начисляются, дохода у организации не возникает. Возврат — стандартным списанием с расчётного счёта.

Почему в ОСВ по счёту 66 остаток больше суммы займа?

Скорее всего, на тот же субсчёт 66.03 попали начисленные проценты или платёж был ошибочно отнесён не на тот счёт. Разверните ОСВ по субсчетам: проценты должны сидеть на 66.04/67.04 отдельно от тела займа. Исправьте ошибочные операции сторнированием и повторным вводом с правильным субсчётом.

Как показать перевод долгосрочного займа в краткосрочный?

Когда до погашения долгосрочного займа остаётся менее 12 месяцев, сделайте ручную операцию: Дт 67.03 Кт 66.03 на остаток тела займа и Дт 67.04 Кт 66.04 на начисленные проценты. Это обеспечит корректное деление обязательств в бухгалтерском балансе.

Нужно ли выставлять счёт-фактуру на проценты по займу?

Нет. Предоставление займа в денежной форме и проценты по нему не являются объектом обложения НДС, счета-фактуры не выставляются. Основание для отражения процентов в учёте — договор займа и бухгалтерская справка-расчёт.

Что делать, если заёмщик не вернул займ в срок?

В учёте задолженность продолжает числиться на счёте 58.03 (или 73.01). Проценты начисляйте по условиям договора, включая неустойку, если она предусмотрена. По истечении срока исковой давности безнадёжная задолженность списывается на прочие расходы ручной операцией с созданием резерва по сомнительным долгам, если он формируется.